Open office vagy elszeparált munkaállomások? Melyik a hatékonyabb?

Az open office

A nyitott iroda azt jelenti, hogy a munkaterület közös, az tehát nem kerül falakkal és beltéri ajtókkal leválasztásra. Van, aki el sem tudja képzelni a munkát más környezetben, sokan azonban képtelennek tartják magukat az ilyen munkavégzésre. De milyen előnyökkel és hátrányokkal járhat az open office? 

A kommunikáció megkönnyítése, a kollaboráció elősegítése

A munkavállalók szempontjából a legnagyobb előny természetesen az, hogy mindenki gyorsan elérhető: ha kérdésünk van, segítségre van szükségünk, vagy jelezni szeretnénk, hogy a munka ránk eső részével elkészültünk, csak felvesszük a szemkontaktust az érintett kollégával, és máris lehetőségünk van megbeszélni az adott kérdést. Itt tehát könnyű együtt dolgozni, ötletelni, gyors megbeszéléseket tartani: összességében egyszerűbb és gördülékenyebb a kommunikáció. 

Akkor lehet tehát jó megoldás az open office, ha egy munkahelyen fontos a csapatmunka, a jó hangulat és az, hogy egy új dolgozó gyorsan és egyszerűen ismerkedjen meg mindenkivel. Ez a hatékony platform a kreatív ötletek megszületéséhez és a projekt alapú munkavégzéshez. 

Költséghatékonyság

Mivel nincsenek önálló irodák és falak, egy nyitott iroda kialakításához jóval kevesebb helyre van szükségünk. Emiatt az ingatlan megvásárlása vagy bérlése is olcsóbb lesz, de a munkaállomások kialakításához sem lesz szükség akkora beruházásra. A dolgozók bizonyos eszközöket – nyomtatókat, scannereket stb. – közösen használhatnak, így ezek beszerzésén is spórolhatunk, de az is fontos, hogy az irodahelyiség gyorsan és egyszerűen átalakítható, ha az igények megváltoznak.

A munkavállalók egyszerű felügyelete

Az open office lehetőséget teremt arra, hogy a vezetők és a beosztottak is egy légtérben dolgozzanak. Ennek mindkét oldalról megvannak az előnyei: a munkavállaló bármikor segítséget kérhet, a vezető pedig pontosan látja, hogy ki milyen intenzitással végzi a munkáját. 

Az open office hátulütői

Bár az open office a fentiek szerint elősegítheti a hatékony munkavégzést, a munkavállalói elégedettséget bizonyos esetekben éppen hogy csökkentheti. Vannak, akiket kimondottan motivál a társaság és a folyamatos háttérzaj, sokak számára azonban a munkavégzés ilyen módon ellehetetlenül. A nyitott irodában halljuk egymás párbeszédeit, telefonbeszélgetéseit vagy megjegyzéseit, ezek a zajok pedig könnyen elterelik a figyelmet és csökkentik a koncentrációt. 

Itt nincs lehetőség arra, hogy néhány percre elvonuljunk és csendben átgondoljuk a következő feladatunkat, de arra sem, hogy egy munkatársunkkal egy rövid magánbeszélgetést folytassunk le. A privát szféra ilyen hiánya frusztrációhoz, stresszhez vezethet, ez pedig természetesen nem lesz jó hatással a munkavégzésre sem.

Elszeparált munkaállomások

A klasszikus, mindenki által ismert munkahely jellemzője az, hogy a teret kisebb irodákra bontják, melyeket falak és beltéri ajtók választanak el a mások által, illetve a közösen használt helyiségektől. Egy irodában rendszerint a hasonló munkakört betöltők kapnak helyet, de ahol erre lehetőség adódik, akár az egyéni elhelyezés is biztosítható. De miért is előnyös ez a megoldás?

Magas szintű koncentráció

Ha az irodában egyedül vagyunk, semmi sem zavarhatja meg a munkavégzést. Egyszerűen magunkra csukjuk a szoba ajtaját, lenémítjuk a telefont és minden probléma nélkül tudunk a feladatunkra összpontosítani. Ha 2-3 ember dolgozik ugyanabban az irodában, az természetesen már igényel egy kis együttműködést, ilyen kis közösségben azonban rendszerint kialakul egy mindenki számára elfogadható rendszer. 

A hatékony munkavégzést segítheti az is, hogy a személyes terét egy kicsit mindenki testre szabhatja: ez növeli a komfortérzetet, aminek köszönhetően a munkakedv is megnő. 

Privát szféra megőrzése

Az elszeparált munkaállomás lehetőséget teremt arra, hogy időnként lefolytassunk egy rövid magánbeszélgetést, esetleg a cipőnket levéve, kényelmesen dolgozhassunk. Nem kell attól tartanunk, hogy valaki folyton rálát a monitorra, így megismeri a félkész munkánkat, melyet még nem állunk készen másoknak bemutatni. 

A külön iroda hátrányai

Ami az open office előnye, az itt akár negatív oldaláról is megmutatkozhat. Ha egymástól elszeparáltan dolgozunk, megnehezül a kommunikáció: ha kérdésünk van, fel kell kutatnunk az illetékest, akit lehet, hogy éppen egy fontosabb munkában zavarunk meg, hiszen nem látunk rá arra, hogy éppen mivel foglalkozik. 

Amennyiben a munka szempontjából fontos az ötletelés és a folyamatos együttműködés, nehezebb dolgunk lehet, hiszen folyton meetingeket kell szerveznünk, nem tudunk egyszerűen, az asztalnál ülve megbeszélni kisebb kérdéseket. Ha pedig valaki extrovertált személyiség, az magányosnak is érezheti magát, miután magára csukta az iroda ajtaját. A munkáltató szempontjából negatívum lehet, hogy nehezebben tudja ellenőrizni a munkavégzés fázisait, az iroda kialakítása pedig jóval költségesebb.

Nincs rossz választás

Láthatjuk, hogy mindkét megoldás számos előnnyel és hátránnyal járhat. Amikor az irodahelyiséget szeretnénk kialakítani, a legjobb az, ha előre átgondoljuk, pontosan milyen módon is történik majd a munkavégzés. Ha dolgozóink csapatban, szorosan együttműködve dolgoznak, jobb megoldás lehet az open office, ha viszont nagyobb koncentrációt igényel a munkájuk, ültessük őket külön, fallal elválasztott irodákba. A lényeg az, hogy a cég és az ott dolgozók számára legjobb megoldást válasszuk, így biztosíthatjuk majd a hatékony és gyors munkavégzést.