Otthoni munkavégzés irodai infrastruktúrával

Az ipari forradalom előtt, a céhes rendszerek idején még elképzelhetetlen volt, hogy valaki ne otthonról dolgozzon, ma pedig már az otthon végzett munka számít érdekességnek. Az a természetes, hogy az ember több időt tölt együtt a munkatársakkal, mint a családjával, és hiába teremt kemény munka árán otthont magának, a munkahelyén éli az életét. Dr. Forgács Tamás, a Magyar Távmunka Szövetség elnöke szerint Magyarország is elindult az úton, hogy ezeket az ész érveket követve a munkáltatók és munkavállalók rábízzák magukat a technikára, és maguk válasszák meg a munkakörnyezetüket. "Egyenes irány ez szerintem, kérdés, hogy mennyi idő alatt fogjuk elérni a kívánt rugalmasságot" - mondta el egy sajtóreggelin az elnök.

A távmunka elterjedése világméretű trend: az Ipsos legfrissebb felméréséből kiderül (Itthon elenyésző a távmunka, 2012.01.23. www.ipsos.hu/site/itthon-eleny-sz-a-t-vmunka/), a feltörekvő piacokon minden negyedik, és még nemzetközi átlagban is minden hatodik (17 százalék) alkalmazott dolgozik otthonról, de legalábbis irodán kívüli helyről. Magyarországon ugyanakkor csak a foglalkoztatottak három százalékának adott ez a lehetőség. "Ez a 2-3 százalékos arány körülbelül 80 ezer embert jelent - így kifejezve már nem is olyan kicsi ez a szám, de Európán belül is van hová fejlődni" - Forgács Tamás arra is felhívta a figyelmet, hogy a statisztikák nem feltétlenül mutatják a valós képet: "teljesen más adatokat kapunk, ha nem konkrétan a távmunkára kérdezünk rá a vállalatoknál, hanem körbeírjuk a kérdést. Egyelőre tehát azok vannak kevesen, akik ezt a vállalati kultúra részeként felvállalják."

Egy másik fontos mutató a távmunkában dolgozók aránya mellett az is, hogy hányan lennének nyitottak erre a munkavégzési formára. Globálisan a válaszadók 34 százaléka jelezte, hogy szívesen váltana otthoni vagy távoli munkavégzésre. A hazai munkavállalók 37 százaléka örülne a távmunka lehetőségének. Világszinten a dolgozók 65 százaléka véli úgy, hogy a távmunkások hatékonyabban dolgoznak, mivel a rugalmasság miatt jobban összpontosíthatnak valódi feladataikra, több befolyásuk van a munkakörülményekre és elégedetté teszi őket a szabad munkaszervezés. 24 ország válaszadóinak nagy többsége szerint a távmunka piacon tarthatja a gyermekvállalás miatt a munkából ideiglenesen vagy végleg kieső nőket. Magyarországon a válaszadók 51 százaléka szerint a távmunka segítene a munkahelyi stressz csökkentésében is.

Ugyanazért a pénzért több munkát kaphat a munkáltató

A távmunka beruházási költségei meg sem közelítik a vele elérhető megtakarításokat, ráadásul jótékony hatással van a munkavégzés hatékonyságára is. Forgács Tamás szerint ez a pont a legfontosabb. Az elnök kifejtette, sok kérdéstől függ, hogy egy távmunkában dolgozó munkavállalóval mennyit takaríthat meg a munkáltató. Össze lehet adni az utazási költséget, az irodaköltséget, melyek jelentős megtakarítást hozhatnak, ez az összeg mégis elenyésző lesz egy vállalat számára a legnagyobb "kiadáshoz", a munkabérekhez képest. Nem az ilyesfajta költségcsökkentés miatt fog egy cég a távmunka mellett dönteni, sokkal nagyobb motiváló erőt jelenthet számára a növekvő eredményesség - hangsúlyozta az elnök.

A munkáltatók viszont félnek, hogy nem ellenőrizhető a munkában eltöltött idő, az otthoni internetkapcsolat célszerű használata. Ezekre megnyugtató választ jelentenek a munkaidő ellenőrzésére szolgáló informatikai eszközök, rögzíthető a hálózatra bejelentkezés és onnan a lekapcsolódásnak az időpontja, követhető és rögzíthető a hálózati forgalom. A munkaidő elszámoló rendszerek alapján a fix nyolc órás munkaidőre felvett alkalmazottak Magyarországon a munkaidő 30-40 százalékában hatékonyak, a fennmaradó idő telefonálással, internetezéssel, kávézással telik. Forgács Tamás szerint távmunkában a munkabérre vetítve 30 százalékos hatékonyságnövelést lehet elérni, azaz a munkáltató több munkát kap a kifizetett összegért.

A cégek egyik alapvető félelme a távmunkával kapcsolatban az izoláció, a munkavállaló túlzott elszigeteltsége. Az elnök szerint erre lehet megoldás a nem száz százalékos távmunka, azaz a munkavállaló 2-3 napot a cégnél, a többi napon pedig otthonról dolgozik. A személyes kommunikációt sosem lehet teljes mértékben pótolni, tény azonban, hogy a mai generációk több időt töltenek a Facebookon, mint amennyit a szomszédjukkal beszélgetnek - erre alapozva a vállalaton belüli kommunikáció elektronizálása részben kiválthatja a személyes kapcsolatot - foglalta össze Forgács Tamás. A távmunka előnyei évek óta nyilvánvalóak, valamiért mégis gátakba ütközik az elterjedése. Nem lehet tudni, hogy az áttörés mikorra várható. Talán egy olyan radikális fordulat hozza majd meg ezt, mint például a benzinár drasztikus növekedése - bocsátkozott találgatásokba Forgács Tamás, majd még egyszer nyomatékosította, hogy a technikai megoldások adottak, csak a vezetői döntést kell meghozni.

Kusza rendszerek - "szigetszerű" működés

Az ACE Telecom által rendezett sajtóreggelin a cég ügyvezetője is felszólalt. Strelisky Ádám a technika oldaláról mutatta be azokat a lehetőségeket, amelyek sokak számára megváltoztathatják az otthoni munkáról alkotott elképzeléseiket. "Ma a vállalkozások többsége infrastrukturálisan sem felkészült még arra, hogy otthoni elérést biztosítson munkatársainak. A folyamatos munkavégzéshez ugyanis nem elegendő egy email hozzáférés engedélyezése, olyan informatikai háttérre van szükség, amely az irodaival egyenértékű munkafeltételeket garantál" - mondta el a távmunka informatikai hátteréről szólva Strelisky Ádám.

"A cégeknél finoman szólva kusza rendszereket találunk - fogalmazott az ügyvezető - az ideiglenes megoldások pedig folyamatos problémákat okoznak, ezt gyakran csak tabula rasával, azaz teljes újrakezdéssel lehet megoldani. Az ügyvezető szerint a vállalkozások IT infrastruktúráját vizsgálva rendszerint - ma már elavultnak számító - ADSL vagy más, többnyire aszimmetrikus sávszélességű internetkapcsolat jellemző. Ez komoly korlátokat szab a telephelyek közti online kommunikációban, és így az ehhez informatikai szempontból hasonló távmunkában is. A különböző telephelyek ráadásul nem érnek el közös alkalmazásokat, eszközöket, például távolról nem tudják használni a számlázási rendszert, vagy nem küldhetnek dokumentumokat az irodai nyomtatóra.

A közös tárhelyek használata is egy-egy irodaépületre korlátozódik, amelyek csak az ott dolgozókat kapcsolják össze, így a telephelyek egymástól elszigeteltek. Hasonló a helyzet a telefonos kommunikáció terén, irodánként más-más, gyakran még hagyományos PBX alközpontot (kisméretű telefonközpont, amely magánhálózatokban üzemel) tartanak fent, ami miatt szinte elképzelhetetlen, hogy különböző telephelyek munkatársai, vagy akár az otthonról dolgozó kollégák mellékek hívásával, azaz gyakorlatilag díjmentesen kereshessék egymást. A helyzetet tovább nehezíti a telephelyenként gyakran eltérő internet- és telefonszolgáltató.

Felkészülés a távmunkára - a legfontosabb lépések

Strelisky Ádám szerint egy cég szempontjából először az a fontos, hogy gondolják végig, mi az, amit meg szeretnének valósítani. A tervezéssel, a jövőkép kialakításával kell kezdeni a folyamatot, és egy "jövőálló", fejlesztésre nyitott rendszert kialakítani, úgy, hogy az otthonról dolgozó alkalmazottak biztonságosan elérhessék a belső irodai hálózatot, a közös meghajtókat, valamint az irodai hívásaikat is képesek legyenek fogadni.

Az első lépés a külső hálózat - egy stabil, megbízható minőségű és sávszélességű internet hozzáférés kiépítése, amely ideális esetben bérelt vonali, de legalább fél bérelt vonali szolgáltatást jelent a központban és a telephelyeken. További biztonságot és magasabb fokú rendelkezésre állást nyújthat egy tartalék vonal bekötése, mely az elsődleges kapcsolat kiesésekor azonnal biztosítja a folyamatos internet elérést. A munkatársak otthoni internet hozzáféréseihez pedig olyan eszközre van szükség, amely előre konfigurált és úgynevezett plug&play módon - azaz külön konfiguráció nélkül - beüzemelhető, ezáltal a kifelé irányuló hálózat már maga a céges belső hálózat (VPN).

Második lépés a belső hálózat kiépítése. Strelisky Ádám javaslata, hogy a cégek virtualizált formában használják a hálózati meghajtókat és a közös alkalmazásokat futtató berendezéseket, fontos ugyanis, hogy ezekhez mindenki hozzáférhessen. Távmunka esetén különösen nagy szükség van rá, hogy a távolról elérendő eszközök és alkalmazások biztonságos helyen üzemeljenek. A céges belső hálózat (VPN) létrehozására és az otthoni internetelérés kapcsán szükséges VLAN megoldására is gondot kell fordítani. A harmadik lépés pedig a közös kommunikációs hálózat megvalósítása. Ajánlott rugalmasan bővíthető IP alközpont alkalmazása, amelyre egy-egy újabb mellék felvétele nem jelent nehézséget távoli felhasználó esetén sem.

Az otthoni munkavállalók és a különböző telephelyek összekapcsolása, valamint a biztonságos kapcsolat megvalósítása után hatékony informatikai megoldások állnak rendelkezésre a távfelügyelet megvalósítását illetően is. A munkafázis minden pontját figyelemmel lehet kísérni.