Megjelent: 9 hónapja

Óvatosan az irodai beléptetőrendszereken alapuló munkaidő-nyilvántartással!

A Covid-19 jelentős változást hozott az irodahasználati szokásokban, aminek következtében hosszabb távon egyre nagyobb teret hódíthat a hibrid munkavégzés. Felmerül a kérdés, hogy miként tartható be, hogyan ellenőrizhető az irodai jelenlét egy ilyen rendszerben. Talán a legkézenfekvőbb megoldás a szinte valamennyi modern irodaház által alkalmazott beléptetőrendszer és beléptetőkártya, amellyel az ilyen épületekben dolgozó minden munkavállaló rendelkezik. A Deloitte szakértői megvizsgálták, hogy használható-e munkaidő-nyilvántartásra a kártya, és melyek a beléptetőrendszerek adatvédelmi vonatkozásai.

A beléptetőrendszerek alkalmazása több célt szolgálhat egyszerre: az épületbe belépők azonosítása mellett a kártyák által tárolt adatokat a munkáltatók gyakran összekötik a munkaidő-nyilvántartó rendszerekkel.

A GDPR-ban meghatározott szabályok alapján személyes adatnak minősül a munkavállaló munkaidejének kezdete és vége, a munkaközi szünetek és a szabadság időtartama is, vagyis minden olyan információ, amely a munkavállaló épületen belüli és kívüli mozgását írja le. Először tehát meg kell határozni, hogy ki kezeli a beléptetőrendszer által tárolt adatokat.
 
Nagyobb irodaházaknál általános gyakorlat, hogy a beléptetőrendszert az épület üzemeltetője működteti, a munkáltatók, mint az irodaterületek bérlői pedig csak bizonyos események, incidensek kapcsán kapnak adatot, vagy rendszeres adatszolgáltatás keretében.

„Természetesen, ha a beléptetőkártya és a munkaidőnyilvántartás összekapcsolódik, akkor a munkáltatók is kézhez kaphatják a munkavállalók mozgására vonatkozó adatokat” – hívja fel a figyelmet dr. Kustos Petra, a Deloitte Legal adatvédelmi szakértője. „Akármelyik eset is érvényesüljön, az adatkezelő és adatfeldolgozó pozíciók rögzítése mindig rendkívül fontos, ugyanis a GDPR eltérő kötelezettségeket határoz meg kettejük tekintetében.”
 
Felmerülhet a közös adatkezelés esete is: ilyenkor célszerű szerződésben rendelkezni a felelősségmegosztásról. Az adatkezelőnek az adatfeldolgozóhoz képest többletkötelezettségei vannak, az adatfeldolgozó pedig csak abban az esetben tartozik felelősséggel az adatkezelés által okozott károkért, ha nem tartotta be a GDPR-ban meghatározott kötelezettségeket, vagy ha az adatkezelő jogszerű utasításait figyelmen kívül hagyta, vagy azokkal ellentétesen járt el.
 
Beléptetőrendszer alkalmazása esetén az adatkezelőnek meg kell határoznia az adatkezelés célját és jogalapját, és az érintetteket megfelelően tájékoztatnia kell. Minden ilyen esetben szükséges az érdekmérlegelési teszt elvégzése, amelyben az adatkezelőnek a többi között az alábbiakat kell bizonyítania:
1. a személyes adatokat csak az adott célok elérése érdekében kezeli (pl. személy-és vagyonbiztonság, munkaidőnyilvántartás)

2. csak annyi adatot kér be, amennyire ténylegesen szükség van (pl. vendég belépésekor nem fénymásol személyigazolványt, amelyről a NAIH több határozatában is kimondta, hogy jogellenes).

Az irodai beléptetőrendszerek alapján készült jelenlét-nyilvántartások nem alkalmasak arra, hogy a munkáltató által kötelezően vezetendő munkaidő-nyilvántartásként szolgáljanak - teszi hozzá dr. Kustos Petra.

A biometrikus adatokon alapuló beléptetőrendszerek esetében még szigorúbbak az adatkezelésre vonatkozó követelmények.

Az Európai Adatvédelmi Testület legújabb állásfoglalása szerint az ilyen érzékeny adatokon alapuló beléptetés csak és kizárólag szigorúan indokolt esetben lehetséges. Például, ha egy gyártó üzem know-how technológiát alkalmaz, amely nyilvánvalóan egy magasabb fokú vagyonbiztonságot tesz indokolttá.

Ezekben az esetekben az adatvédelmi hatásvizsgálatot is el kell végezni a tervezett adatkezelés kapcsán, amelyhez szükséges az adatkezelés körülményeinek és következményeinek megfelelő bemutatása, kiértékelése, valamint a kockázatcsökkentő intézkedések prezentálása.

  • 2022.05.27Lean Fórum – Digitális Transzformáció Konferencia A program kialakítás alatt. A képzésre jelentkezés a jegyek menüpont alatt, vagy a következő telefonszámon: 06-1-201-1237 Részletek Jegyek
  • 2022.05.30AmCham HR Dream Day – motiváció és megtartás Találkozzunk a Kopaszin, ahol a Gallup londoni partnere beszél a nemzetközi HR trendekről, a legelismertebb hazai szakértőkkel együtt gondolkodunk motivációról, megtartásról, produktivitásról és adatvezérelt HR megoldásokról. Részletek Jegyek
  • 2022.07.21 Munkavédelmi technikus Munkavédelmi technikusra lehet szüksége minden olyan cégnek, amelynél kiemelten fontos a munkahelyi egészség és biztonság megvalósítása. A Munkavédelmi technikus ugyanis elősegíti a munkahelyi balesetek és foglalkozási megbetegedések megelőzését, valamint a munkavédelemre fordított költségek optimalizálást. Támogatja a munkáltatót a munkavédelmi kötelezettségek teljesítésében, ezzel hozzájárul a mulasztások és szabályszegések hátrányos személyi és anyagi következményeinek elkerüléséhez Részletek Jegyek
Follow hrportal_hu on Twitter
További cikkek
A létszám és ami mögötte van

Megváltozott a létszám fogalma. A 2020.évi CXVIII törvény módosította a számviteli törvényben a létszám fogalmát, amely az átlagos statisztikai... Teljes cikk

Tízből hat nagyvállalalatnál szempont az infláció a béremelés tervezésében

Pozíciótól függően 6,5-8,3 százalék közötti átlagos béremelési tervekről számolt be tavaly decemberben közel 200 nagy multinacionális vállalat... Teljes cikk

2022 legfontosabb jogszabályi változásai a foglalkoztatásban

Ezek a változások érintik a személyi jövedelemadót, ezen belül fiatalokat, a négy vagy több gyereket nevelő anyákat, a családi adókedvezményt, a... Teljes cikk