Távmunka - lehetőségek, korlátok

Távmunka – lehetőségek, korlátok 2004. június 7. " class="kapcsszoveg">Vass Enikő Magyarországon ma ötvenezer távmunkás, ha van. A lehetőség a munkaadókat egyelőre kevésbé hozza lázba, mint a munkavállalókat. Pedig a távmunkával a költséget csökkenteni, a hatékonyságot növelni lehet. hirdetés A munka törvénykönyvének módosítása szabályozza a távmunkát. Az új paragrafus teljes mértékben eukonform, tartalmazza azokat a feltételeket, amelyről az európai munkaadók és munkavállalók érdekképviseletei korábban megállapodtak. A PricewaterHouseCoopers (PwC) átfogó tanulmányt készített a távmunka össztársadalmi vonatkozásairól. A tanulmány a munkavállalók és a munkaadók körében jelentkező társadalmi, gazdasági előnyöket és hátrányokat foglalja össze.Mi a távmunka?A PwC meghatározásában a távmunka egy speciális munkaszervezési mód. A munkavégzésnek azt a formáját nevezik így, amelyben a munkaadó lehetőséget ad a munkavállalónak, hogy munkáját az irodától távol, más helyszínen végezhesse el. A távmunka a munkavégzés módját változtatja meg, a munkaviszonyra, az elvégzendő munka tartalmára, a felelősségi körökre nincs hatással. Hazai körkép Magyarországon eddig nem készült hivatalos felmérés a távmunkások számáról. Becslések szerint ez ma az aktív munkavállalók mintegy egy százaléka, s ez megközelítőleg 50 ezer távmunkást jelent. Kimutatások szerint a távmunkások aránya évente 20-30 százalékkal növekszik, de Németországban például elérte az évi 100 százalékos növekedést az elmúlt három évben. A távmunka iránt Magyarországon is fokozott érdeklődés mutatkozik munkavállalói oldalon. Idén februárban naponta 100 új regisztrációt jegyeztek fel távmunkavégzésre a Távmunka Projekt weboldalán. Felmérések szerint a munkavállalók 83 százaléka úgy vélekedik, hogy jelenlegi munkáját távmunkában is el tudná látni (177 fő megkérdezése alapján, Távmunka Projekt, 2004). A távmunka lehetőségét kínáló állásajánlatokra általában túljelentkezés van. A munkaadói oldalon azonban egyelőre csekély aktivitás tapasztalható. Felmérések szerint ez az információhiányra vezethető vissza. A munkáltatók ugyanis egyelőre nem látják pontosan, hogyan tudnák felhasználni üzleti céljaik megvalósítására a távmunka módszertanát, és nincsenek tisztában azzal, hogy miért érné meg nekik ez az átalakulás. Márpedig a PwC tanulmánya szerint a távmunkát alkalmazó vállalatok komoly költségcsökkentést és hatékonyságnövelést érhetnek el. Mindemellett a távmunka elterjedése – a versenyszférában való alkalmazáson felül – természetes megoldást jelenthetne a mozgáskorlátozottak, a csökkent munkaképességűek, a gyesen lévők és az egyetemisták munkavállalási gondjainak megoldására is. Így a távmunka kapcsán valóban össztársadalmi hatásról beszélhetünk.Mindennek nyoma maradA távmunkában a munkafeladatok kiosztása, az eredmények befogadása, valamint a kommunikáció is informatikai eszközök segítségével történik. Így automatikusan minden archiválásra kerülhet. A dokumentálási igények megfelelő szervezésével minden információ visszakereshetővé válik, s a feladatkiosztásnak nyoma marad. Nincs elfelejtett feladat, véletlenül kitörölt dokumentum, elveszett eredmény. Kölcsönös előnyök A távmunka jellemzői révén mind munkavállalói, mind munkaadói oldalról nyilvánvaló előnyökkel jár a hagyományos munkavégzéssel szemben, vagyis kölcsönös előnyökkel szolgál. A tanulmány szerint a munkaadó számára előny például az, hogy a munkafolyamatok átláthatóvá válnak. A távmunka alkalmazásának egyik feltétele, hogy a feladatokat jól körülírják, meghatározzák, és a munkát végzők között elosszák. A munkafolyamatok átvilágítása során kiderülhet, hogy egyes folyamatok automatizálhatók, és ezzel az egyes kritikus üzleti tényezők hatékonyabban szervezhetők. Ugyancsak az átvilágításból származó előny, hogy nagy jelentőségű döntéstámogató kimutatások elkészítését teszi lehetővé. A távmunka alkalmazása során szükség lehet valamilyen munkafolyamat-ellenőrző szoftverre, amelynek bevezetésével a hibaszázalék is csökkenhet. A vállalatoknál átlagban 10-20 százalék körüli a spontán fluktuáció (munkavállaló oldaláról kezdeményezett munkaviszony-megszüntetés). A nemzetközi felmérések szerint távmunka esetén ez a szám átlagban akár 30-40 százalékkal csökkenthető, és ez jelentős, azonnali költségmegtakarítást eredményezhet. A kimutatások szerint a hagyományos munkavégzés során a munkavállalók hatékonysága 60-70 százalék. A munkavállalói elégedettség, a nyugalmasabb munkavégzési környezet, a rugalmasabb munkaidő-beosztás révén a nemzetközi statisztikák szerint 20-30 százalékkal lehet hatékonyabb a munkavégzés.Visszanyert napokA tanulmány megemlíti, hogy például Budapesten a munkavállalók átlagban napi 1,5 órát töltenek utazással. Ezt az átlagos utazási időt alapul véve heti egy nap távmunka esetén már éves szinten 10 munkanap, heti 5 nap távmunka esetén pedig 50 munkanap szabadulhat fel. Eltűnnek a távolságok A speciális munkaszervezés és az infrastruktúra lehetővé teszi, hogy az elvégzendő munkafeladatokat a több leányvállalattal működő társaság is a legkülönbözőbb szempontok (költség, tudás, terheltség) szerint oszthassa szét. Különösen értékes megtakarításokat eredményezhet ez azoknál a vállalatoknál, amelyeknek az Európai Unió több tagállamában is van irodájuk, mivel a tagállamok közötti munkabérkülönbség gyakran meghaladja a 30 százalékot. A távmunkások kevesebbet hiányoznak, a kimutatások szerint évente átlagosan 1-2 nappal kevesebb betegszabadságot vesznek ki. Az enyhébb lefolyású betegség esetén a munkavállaló a munkáját otthoni környezetben továbbra is el tudja végezni. A kismamák esetében a távmunka megoldja, hogy a munkavállaló értékes tudása az otthonlét ideje alatt is hasznosítható legyen. A távmunka szabadabb, rugalmasabb munkavégzést ígér, emiatt a legtöbb munkavállaló szívesen dolgozna ebben a formában. A távmunka által kialakuló munkaszervezés révén a munkavállalóknak nagyobb rálátásuk lehet az elvégzett munkára, a velük kapcsolatos elvárásokra, határidőkre és a felelősségi körökre. Ez a rálátás a felmérések szerint nyugodtabb, kiszámíthatóbb közérzetet ad. A távmunka a családcentrikusabb élet lehetőségét kínálja a munkavállalóknak. Különösen fontos szempont ez a kismamáknak és gyermeküket egyedül nevelő szülőknek.Mindenkit érintA távmunkásokat érő környezeti változás a munkavállalók környezetében élőkre is kihatnak. Nem csak a munkavállalónak kell felkészülnie a megváltozott körülményekre, hanem a családnak is, a gyermekeknek, de még a hagyományos munkavégzésben foglalkoztatott munkaerőnek is. Gyakori probléma, hogy a távmunkát kiváltságnak vagy éppen ellenkezőleg, hátránynak értelmezik a munkavállalók. Ezek megfelelő kommunikációja és a várható hatásokra való felkészülés szociológiai feladatokat is ró a távmunkaprogramok alkalmazóira. Előkészítés nélkül nem megy A távmunka megfelelő előkészítés nélküli bevezetése azonban a vállalati működés fennakadását is okozhatja. A tanulmány a munkafolyamatok helyes, szakszerű átvilágításának fontosságát hangsúlyozza. Előfordulhat, hogy ha a munkaadók kihagyják ezt a lépést, és negatív tapasztalatokat szereznek a távmunka alkalmazása területén, akkor ezek a tapasztalatok akár globálisan is visszatarthatják a távmunka elterjedését. Csak a megfelelő ellenőrzési és minőségbiztosítási technikák alkalmazása mellett érhető el, hogy a munkavállaló a tervezett költségkereteken belül állítsa elő a megfelelő minőségű terméket vagy szolgáltatást. A távmunka bevezetése után ezért – a hagyományos munkavégzéssel ellentétben – a legegyszerűbb munkafolyamatok is állandó minőségbiztosítást és ellenőrzést igényelhetnek. A távmunkásnak az új munkakörnyezetbe kerülés pszichológiai hatásával is meg kell küzdenie. Az önállóság, az emberi kapcsolatok hiánya, az otthon új szerepben való megjelenése, a családdal való együttlét átminősülése nagy kihívás elé állítja az erre vállalkozót. Ezekre a hatásokra fel kell készíteni a távmunkást, és gondoskodni kell a munkaerő folyamatos pszichológiai kontrolljáról. Erre olyan speciális tesztek alkalmazhatók, amelyek kitöltése és értékelése informatikai megoldásokkal automatizálhatók. A PwC tanulmánya szerint nagyon fontos ezeknek a teszteknek és megoldásoknak munkafolyamat-specifikus kialakítása. Gazdaságos megoldás A PwC számításai szerint a távmunka egy százalékpontos növekedése mintegy 50 ezer távmunkahely kialakítását jelenti. A PwC vizsgálat dinamikus növekedéssel számol és – a nemzetközi példákra is alapozva – úgy véli, hogy két éven belül a távmunkások száma meghaladhatja a 150 ezret. A PwC szerint általános felkészültséggel számolva egy nagyvállalatnál kialakított 50 távmunkahely esetén egy távmunkahely teljes beruházási költsége 1 és 2,5 millió forint közé tehető. A távmunka munkaszervezési módszertanának alkalmazásával – távoli munkavégzés engedélyezése nélkül is – már mintegy 7-8 százalékos megtakarítás érhető el. Egy 100 százalékos, heti 5 napos távmunkamodell esetében az üzemeltetési költségek csökkentése és a hatékonyságnövelés átlagosan 30-40 százalékos megtakarítást is eredményezhetnek a távmunkát alkalmazó vállalatoknak. Elérheti akár az 50 százalékot is, ha a munkafolyamatokat egy lényegesen alacsonyabb működési költségekkel járó régióba helyezik át. A modell további előnyei: az irodahelyiség 100 százaléka felszabadítható, a munkaerő a földrajzilag távol eső, olcsóbb régióból is választható, a telephelyek között átcsoportosítható az erőforrás. A PwC tanulmánya hangsúlyozza: a távmunka elterjedése több szakterület együttes erőfeszítéseinek az eredménye. Az egyes területek megoldásai ma még nem eléggé összehangoltak ahhoz, hogy az érdeklődő vállalatok egységes képet kapjanak a távmunka bevezetéséhez felhasználható megoldásokról. A távmunka gyorsabb terjedése érdekében rendkívül fontos szerepe lenne a távmunka alkalmazásához kapcsolódó megoldások összehangolt bemutatásának, esettanulmányok közlésének.