Történet a cégvezetőről és a beteg könyvelőről

A rendszerváltás után csökkent az alkalmazotti munkavállalás lehetősége, valamint egyre többen úgy gondolták, hogy saját vállalkozás indításával jobb lesz az életük. Aki jól választotta meg a profilt és a kollégákat, sikeres vállalkozóvá vált. A sikerhez szorosan kapcsolódik, hogy megfelelő szaktudással rendelkező könyvelő végezze a pénzügyi, gazdasági munkákat.

Egy kft. 10 évvel ezelőtt ismerősök ajánlására megbízott egy könyvelőt, hogy a cég pénzügyi és gazdasági ügyeit kezelje. Hosszú éveken keresztül az ügyvezető nyugodtan foglalkozott a cég egyéb ügyeivel, meg volt győződve arról, hogy a könyvelő helyesen jár el mindenben, jól végzi a munkáját. Időnként jöttek felszólítások az APEH-tól elmaradt befizetésekről, de a könyvelő ezeket mindig az ügyvezető számára megnyugtatóan kezelte.

Az elmúlt év nyarán azonban a könyvelő lebetegedett, kórházba került. Egyszemélyes könyvelő irodát tartott fenn egy adminisztrátorral, és így nem tudott eleget tenni a rendszeres utalásoknak, beszámolók készítésének. Az APEH ezt nem vette figyelembe, mivel az adóhivatalnak nem a könyvelő tartozott elszámolással, hanem a cégvezető. A kft. ügyvezetője sorozatban kapta a felszólításokat, büntetéseket, azonban a 10 évre visszamenő iratai, bizonylatai a könyvelő irodájában voltak elzárva. A könyvelő asszisztense nem adott felvilágosítást, és az iratokhoz való hozzáférést is megakadályozta. Az ügyvezető személyesen majd ügyvéden keresztül is próbálta elérni, azonban a könyvelő többszöri keresésre sem reagált, a telefonokat nem vette fel, a lakásba való bejutást is megakadályozta. Végül a Kft. vezetője hat hónap után, futáron keresztül hatalmas dobozokban kézhez kapta a cég 10 évre visszamenő iratait, de ekkorra az APEH már több százezer forintos büntetést rótt ki rá.

Mit tehetünk, hogy az ilyen eseteket elkerüljük?

A könyvelőnek és a Kft.-nek volt ügyfélkapus hozzáférése, de az ügyfélkapus regisztrációkor csak a könyvelő részére kértek meghatalmazást, hogy e-mailen keresztül kapjon értesítéseket az APEH-tól.

Mit nevezünk ügyfélkapunak és mire használható?

Az ügyfélkapu egy olyan elektronikus ügyfélbeléptető és azonosító rendszer, amely lehetővé teszi a felhasználó számára, hogy egyszeri belépéssel biztonságosan kapcsolatba léphessen a közigazgatási és szolgáltatást nyújtó szervekkel. Az ügyfélkapus regisztrálásnál meg kell adni egy elektronikus levélcímet, ahova a hatóság megküldi a belépési jelszót.

Az ügyfélkapunál megadott e-mail címre vagy címekre az illetékes hatóság értesítéseket küldhet és a regisztrált felhasználó láthatja a hivatalos szervvel történő levelezést.

A kft. vezetője annyira megbízott a könyvelőben, hogy csak a könyvelő e-mail címét adták meg a regisztrációkor, az ő e-mail címét nem, így nem kapott értesítéseket, nem tudta nyomon követni a számlák mozgását, befizetéseket, a pénzügyi tranzakciókat.

Előfordult, hogy valamilyen elmaradást úgy rendezett a könyvelő, hogy az ÁFA visszaigénylés összegéből fedezte a büntetést. A számviteli törvény előírja, hogy a gazdálkodó az üzleti jelentéseket, főkönyvi kivonatot, egyéb dokumentumokat 10 évig, a könyvviteli elszámolást alátámasztó bizonylatokat, főkönyvi számlákat, az analitikus nyilvántartásokat pedig legalább 8 évig őrizze meg.

A kft. vezetője a nevezett iratokat soha nem kérte el a könyvelőtől, hagyta, hogy a könyvelői irodában tárolják. Amennyiben legalább negyedévente elkérte volna és ellenőrizte volna a bizonylatokat, nyilvántartásokat, láthatta volna, hogy nem megy minden rendben, idejében felkérhetett volna egy másik könyvelőt az ügyintézésekre.

Mi ebből a tanulság?

Egy cégvezetőnek az ügymenet több részletére oda kell figyelnie. Figyelnie kell a befizetési, jelentési határidőket, ki kell használnia a törvény adta ellenőrzési lehetőségeket. Például az ügyfélkapus értesítésekről ő is kérjen e-mailben tájékoztatást, ne csak a könyvelő. A több évre visszamenő irat sok helyet foglalhat, azonban a rendelkezéseket be kell tartani és a kellemetlenség ellenére megfelelő helyet kell biztosítani az iratoknak. Ez abban is segíthet, ha valamilyen ok könyvelő váltásra kényszerít, rendezetten átadhatják az elmúlt évek fontosabb iratait, zökkenőmentesen át lehet nézni az elmúlt éveket, tájékoztathatják az új kollégát a cégben történt gazdasági eseményekről.

A könyvelőktől nem várható el, hogy minden határidőre odafigyeljenek, a vállalkozások jelentős büntetéseket kerülhetnek el, ha figyelemmel kísérik a törvényi változásokat, határidőket. Ilyen például a 2013-ban Budapesti Kereskedelmi és Ipari Kamara által bevezetett 5000 forintos befizetési kötelezettség, amit minden év március 31-ig a be kell fizetni. Ennek elmulasztása pályázatokból való kizárást, vagy akár 100000 forintos bírság befizetését is magával vonhatja.

2014. március 15-én hatályba lép az új Polgári Törvénykönyv és ez bizonyos esetekben módosítási kötelezettséget jelent a gazdasági társaságok részére. Ezt az időszakot megelőzően változtatási kötelezettség terheli azokat a cégjegyzékbe bejegyzett, valamint bejegyzés alatt álló azon korlátolt felelősségű társaságokat, akiknek a jegyzett tőkéje nem éri el a hárommillió forintot, vagy ha eléri a hárommillió forintot, de létesítő okiratuk valamely rendelkezése nem áll összhangban az új Ptk. rendelkezéseivel.