Mészáros Etelka
Megjelent: 8 éve

Virtuális teamek: kulcskompetenciák kulcspozícióban

- Mit értünk virtuális teamen?

- Napjainkban egyre gyakrabban találkozunk olyan projekt-teamekkel, amelyek tagjai nagy földrajzi távolságokat áthidalva együttműködnek, dolgoznak - kezdte a beszélgetést Hári Péter. Egy globális vállalatnál az a munkatárs, aki először kerül be egy virtuális teambe gyakran tele van kétkedéssel. A virtuális együttműködés magas kihívásokat teremt a résztvevők számára.

- Hogyan járulnak hozzá a virtuális teamek egy vállalat sikerességéhez?

- A virtuális team tagjai olyan szervezetekből vagy szervezeti egységekből érkeznek, amelyek különböző megközelítéseket vagy megoldásokat alkalmaznak egy-egy probléma megoldásában. A virtuális teamek erőssége a teamben felhalmozódó tudás sokszínűségében rejlik. Valószínűsíthető, hogy egy "face-to-face" team tagjai, akik ugyanabból a szervezeti egységből kerülnek kiválasztásra, hasonlóan fognak szemlélni egy problémát, hiszen ugyanazokhoz az információkhoz vagy tudáshoz férhetnek hozzá. A virtuális teamek alkalmazásának további előnye, hogy ez az együttműködési forma olyan módon teremt kapcsolatot nagy földrajzi távolságban élő munkatársak között, hogy az együttműködést nem terheli az utazás, a lakhatás vagy az irodabérlet költsége.

Gyengeségük pedig az együttműködéshez és a kommunikációhoz köthető. A team tagjai nem mindig reagálnak azonnal egy-egy üzenetre, nehezen érhetők el, és sokszor csak írott beszámolók alapján követhető, hogy mivel foglalkoznak. A rendelkezésre álló infokommunikációs eszközök fejlettségétől függően, a rendkívül információ gazdag non-verbális jelzések egy része elveszhet. A nyelvi és kulturális különbségek tovább nehezíthetik az együttműködést. A kommunikáció folyamatos technológiai támogatást igényel, az eszközök telepítése, karbantartása, a technikai hibák kezelése mind-mind erőforrást igénylő feladatok. Összességében elmondható a virtuális kommunikációról, hogy az egyén számára nehézkes és költséges folyamattá válhat.

- Mitől lesz sikeres egy virtuális team? A kutatás kapcsán tudna példát mondani a virtuális működésére?

- Igen. Egy globális vállalaton belül virtuális teamet hoztak létre azzal a céllal, hogy egységes képzési rendszert dolgozzon ki a szervezet összes termelési egysége számára. A projekt-teambe 5 képzési specialista és 2 informatikus kapott helyet a vállalat különböző országokban működő egységeiből. A projekt vezetője egy magas beosztású HR vezető volt, aki megfelelő képzettséggel és nagy szakmai tapasztalattal rendelkezett IT és tudásmenedzsment területeken. A vezető felmérte a jelentkezők kompetenciáit, és úgy válogatta össze a csapatot, hogy a feladat elvégzéséhez szükséges összes szakmai kompetencia jelen legyen a teamben, a virtuális együttműködéshez elengedhetetlen digitális, kommunikációs és együttműködési kompetenciák mellett. A projekt elindult, a team tagjai lassan megismerték egymás kompetenciáit. A vezető minden területen bizonyította rátermettségét, sok esetben a területek szakértőinél is színvonalasabb munkát végzett. A team tagjai elismerték a vezető szakmai képességeit, ezért egyre gyakrabban fordultak hozzá segítségért. A projekt előrehaladásával csúszás halmozódott fel, a 6 hónap hosszúságúra tervezett projektet 10 hónap után sem sikerült lezárni - folytatta a szakértő.

- Mi okozhatta a projekt csúszását? Milyen tényezők állnak egy virtuális team sikeressége mögött?

- A vezető megfelelő alapossággal válogatta össze a team tagjait, a feladat elvégzéséhez szükséges összes szakmai kompetencia képviselte magát a csoportban. Egy felmérés szerint a virtuális teamek tagjai úgy ítélik, hogy a szakmai kompetenciák mellett a digitális, kommunikációs és együttműködési kompetencia határozza meg leginkább egy virtuális team teljesítményét. A digitális kompetencia az infokommunikációs eszközök magabiztos és kritikus használatára való képességet jelenti. Kommunikációs készség annyit tesz, hogy a team tagjai képesek egymás számára érthető módon megosztani információkat. Ehhez elengedhetetlen a magas szintű nyelvtudás vagy a kommunikáció kulturális sajátosságainak figyelembevétele. Az együttműködési készség mások támogatására való hajlandóságban, rugalmasságban, kompromisszumokra való hajlandóságban és a figyelmességben érhető tetten. Egy team sikerességét természetesen más kompetenciák is meghatározhatják. A felmérésben résztvevők mégis ezeket a kompetenciákat emelték ki, mint amelyeket a leggyakrabban használtak, és amelyek leginkább meghatározták a virtuális team eredményességét.

- A kompetenciák mellett mi befolyásolhatja még egy virtuális team eredményességét?

- A kutatások szerint a team tagok közötti kommunikációs struktúra is nagyban hozzájárul egy team sikerességéhez. Hálózatkutatók által az 50-es évek óta vizsgált kérdés, hogy a központosított vagy a decentralizált csoportkommunikációs struktúra eredményez hatékonyabb működést. Másképpen fogalmazva, hatékony team működéshez vezet-e, ha a csoporton belül minden információ egy személyen keresztül áramlik? A kutatási eredmények azt mutatják, hogy a komplex feladatokat a decentralizált struktúrában működő csoportok hatékonyabban oldják meg a centralizált csoportokhoz képest. Ennek oka, hogy komplex feladatok megoldása során a centralizált struktúra "középpontja" túlterheltté válik, amelynek következtében a struktúra sérülékenysége megnő a komplex feladat által támasztott kihívásokkal szemben. A fenti esettanulmányban a team vezetőjéhez futott be minden szakmai kérdés, a megoldandó problémák nagyon leterhelték a team kommunikációs hálózatában központi pozícióban lévő vezetőt. Az információáramlás szűk keresztmetszeteként azonosítható vezető túlzott leterheltsége hosszú távon rossz hatással lehet a team teljesítményére.

Virtuális teamek esetében gyakrabban jelentkezhet a kommunikációs központ túlterhelődéséből fakadó probléma, mert a virtuális együttműködés erőforrás-igényesebb folyamat, több egyeztetést és szervezést igényel a személyes együttműködéshez képest. Ahhoz, hogy a vezető elkerülje az általa vezetett projekt csúszását és a túlzott leterheltséget, változtatnia kell az együttműködés alapját jelentő kommunikáció struktúráján: a teamben egymással eddig ritkán együttműködő kollégákat kell összekapcsolni, és az ő együttműködésükre kell alapoznia a projekt előrehaladását. Nem egyszerű feladat, hiszen rövidtávon lehetséges, hogy csökkenni fog a munka minősége, és a változásból fakadó előnyök csak hosszabb távon figyelhetők meg.

- Milyen feltételekhez kell alkalmazkodnia egy virtuális munkacsoportnak?

- Az esettanulmányban szereplő virtuális teamet a képzési rendszer kidolgozása után egy kevésbé komplex feladattal bízták meg. A globális munkahelyi elégedettség-felmérés kommunikációs stratégiáját kellett megtervezniük. A teamen nagy volt a nyomás, rövid idő alatt kellett a feladatot teljesíteni, a feladat elvégzéséhez kevés támpontot kaptak és nagy volt a "központ" elvárása a korábbi, kevésbé sikeres projekt után. Kutatások szerint nagy nyomás alatt megnő a csoport igénye a centralizáltabb kommunikációs struktúra kialakítására. Habár az információáramlás középpontjának terhelése ebben az esetben is megnő, a centralizált struktúrára összességében stabilabb, szervezettebb működést eredményez kevesebb hibázással. Különösen igaz ez a megfigyelés egyszerűbb feladatok esetében, amelyek nem igénylik nagyszámú komplex probléma feldolgozását. Az esettanulmány tanulsága az, hogy a virtuális team kommunikációs struktúrájának alkalmazkodnia kell a környezeti feltételekhez.

- Mire kell odafigyelnie a team vezetőjének a munkavégzés során?

- Gyakran előforduló eset, hogy a projekt sikeressége szempontjából kulcsfontosságú szakmai kompetenciákkal rendelkező munkatárs elszigetelődik a projekt-team többi tagjától. Az elszigetelődés oka lehet, hogy a munkatárs virtuális együttműködés számára elengedhetetlen kompetenciái fejlesztést igényelnek. Az alacsonyabb szintű nyelvi, kommunikációs kompetenciák vagy az infokommunikációs eszközök kezelési képességének hiánya azt eredményezheti, hogy a projektben nem tud hasznosulni az ő szaktudása. Ez a probléma elsősorban a virtuális teamek sajátossága, mert a nagy földrajzi távolságokból történő együttműködés kevesebb lehetőséget teremt a team tagok számára, hogy felismerjék egymás erősségeit, így előfordulhat, hogy a team nem tesz lépéseket az elszigetelődött, de értékes munkatársak fejlesztésére vagy bevonására.

Összességében megállapítható, hogy egy virtuális team vezetőjének érdemes feltárni, hogy illeszkedik-e a csoporton belül kialakult információs hálózat a projektfeladat illetve a környezet által támasztott elvárásokhoz és a résztvevők rendelkeznek-e a virtuális együttműködéshez szükséges kompetenciákkal. Jelentős mértékben javíthat a virtuális team hatékonyságán, ha a vezető a HR-rel együttműködve értékelő alkalmakat illeszt a munkafolyamatba, melynek részeként a munkatársak értékelik egymás kompetenciáit és a csoport korábbi működését. Fontos, hogy az értékelést követően a vezető a team tagok és a HR bevonásával fejlesztési programot dolgozzon ki.

- Amennyiben egy nemzetközi cég virtuális munkavégzésen gondolkozik, csatlakozhat-e még az Önök kutatásához?

- A BME Ergonómia és Pszichológia Tanszékén jelenleg is folyik egy a virtuális teamek működését feltáró kutatás. A kutatás részeként összegyűjtjük a vállalati tapasztalatokat, és megfogalmazunk különböző "best practice"-ket a virtuális csoportműködéssel kapcsolatban. A kutatásban résztvevő cégek kapnak egy aprólékosan kidolgozott szempontrendszert, amely alapján a csoporttagok értékelhetik egymást és a team működését. A kutatáshoz lehet csatlakozni, az érdeklődő vállalatok a BME Ergonómiai és Pszichológia Tanszékén jelentkezhetnek - összegezte a szakértő.

A téma feldolgozásában a BME Gazdaság- és Társadalomtudományi Kar Ergonómia és Pszichológia Tanszékének munkatársai voltak a szerző segítségére.
  • 2021.08.10 Munkavédelmi technikus Munkavédelmi technikusra lehet szüksége minden olyan cégnek, amelynél kiemelten fontos a munkahelyi egészség és biztonság megvalósítása. A Munkavédelmi technikus ugyanis elősegíti a munkahelyi balesetek és foglalkozási megbetegedések megelőzését, valamint a munkavédelemre fordított költségek optimalizálást. Támogatja a munkáltatót a munkavédelmi kötelezettségek teljesítésében, ezzel hozzájárul a mulasztások és szabályszegések hátrányos személyi és anyagi következményeinek elkerüléséhez Részletek Jegyek
  • 2021.08.28Agilis Transformáció Leader képzés online, videokonferenciás Hazánkban egyre több és több vállalat lép az agilis átalakulás útjára, így felértékelődik az agilis transzformációt vezető szakemberek jelentősége. Az Agile Transformation Leader egy olyan szervezetfejlesztő szakember, aki felkészíti és végig kíséri az agilis átalakulás útján a vállalatot. Ügyfél-fókuszt, Design Thinking szemléletet hoz be, vezetőket coachol, csapatokat mentorál, miközben pozitív, felhatalmazó légkört teremt a szervezeten belül. Részletek Jegyek
  • 2021.09.23HR Basic Sajátítsd el évek helyett 12 napban az operatív HR munka legfontosabb eszközeit! HR gondolkodás e-learning videókkal, esettanulmányokkal, testre szabva gyakorlatorientáltan. Részletek Jegyek
  • 2021.09.28Kötelező visszaélés-bejelentési rendszer bevezetése, alkalmazása Az EU 2019/1937 sz. irányelve új kötelezettséget ír elő. Visszaélés-bejelentési rendszert kell alkalmazni. Minden 50 fő feletti munkavállalót foglalkoztató vállalkozásnak, továbbá a közszférában működő szervezetnek kötelező lesz visszaélés bejelentési rendszert kialakítania és működtetnie. Részletek Jegyek
Follow hrportal_hu on Twitter
További cikkek
Telefonjukon követhetik munkahelyük mindennapjait a dolgozók

Saját mobilalkalmazást fejlesztett a Körber pécsi telephelye. A gépgyár több mint ezer munkavállalója bármikor küldhet be innovációs ötletet,... Teljes cikk

A fenntarthatóságban is stílust teremtenek a textilnyomtatók

Sose volt annyira egyszerű ruhatervekből kézzelfogható divatcikkeket létrehozni, mint a festékszublimációs textilnyomtatók korában. A rendkívül... Teljes cikk

Budapesten alakítja ki új Automatizációs Tudásközpontját a Morgan Stanley

A Morgan Stanley úgy döntött, hogy Budapesten alakítja ki azt a tudásközpontot, amelynek célja az automatizáció felgyorsítása a banknál a... Teljes cikk