A sikeres audit titka
Itt állíthatja be, hogy a Google kereső elöl hozza a HR Portálos találatokatMultinacionális környezetben gyakori jelenség, hogy néhány napra, hétre auditorok lepik el az irodát. Legyen szó belső auditról - ahol belső auditorok adnak tanúsítványt arról, hogy az adott vállalat vagy részleg a belső szabályzatnak megfelelően végzi mindennapi feladatait - vagy külső auditról - ahol tanúsító cég vagy az ügyfél maga ellenőrzi a minőségi követelmények betartását, az auditáltak mindig lázas készülődésbe fognak és izgalommal várják a "vizsganapo(ka)t". A Multiculti HR Blog szerzője legújabb bejegyzésében tanácsokat ad a felkészüléshez, hogy az audit jó eredménnyel záruljon.
Mit csinál egy auditor?
Az audit során az auditor végignézi az egyes munkafolyamatokat, tevékenységeket. Az információgyűjtés fő eszközei számára az adott munkafolyamat megfigyelése, az interjú a folyamat résztvevőivel, valamint a bizonyítékok és dokumentumok megtekintése. Az ő feladata ugyanis, hogy az összegyűjtött információk alapján bizonyítékokat szolgáljon a tanúsító testület felé, hogy az auditált irányítási rendszerünk megfelel minden vele szemben támasztott szabványkövetelménynek.
Fő tevékenységei:
Részletesen elemzi a vizsgált folyamatokat.
Bekéri a szükséges dokumentációkat, interjút készít a folyamat résztvevőivel.
Áttekinti a mérési eredményeket és azok felhasználását, esetleges korrekciós lépéseket.
Összesíti és kielemzi a begyűjtött adatokat és mintákat.
Megvizsgálja a kivételek kezelésének módját.
Feltárja a folyamatleírástól eltérő gyakorlatokat.
Értékelést / Tanúsítványt készít a vizsgálat során tapasztaltakról.
Kommunikáció
Az audit sikerességéhez szükség van a cég vezetésének, és - legalább az auditon részt vevő - alkalmazottaknak a támogatására, együttműködésére. Ezért különösen fontos, hogy a menedzsment előzetesen tájékoztassa az auditról az érintett alkalmazottakat, és ismertesse az audittal kapcsolatos elvárásait és célkitűzéseit. Fontos az is, hogy a dolgozók megértsék, hogy miért van szükség az auditra, mit kíván a vezetőség a sikeres audittal elérni (belső ellenőrzés, ügyfél kritériumoknak megfelelés, speciális tanúsítvány megszerzése, stb). Ha a dolgozók belátják, hogy az adott tanúsítvány megszerzése a cég piaci helyzetének megerősítése érdekében szükséges, akkor bevonásuk is jóval hatékonyabb. Az audit célján túl érdemes tájékoztatni az alkalmazottakat az érintettek köréről, az audit időpontjáról és tartamáról, a kiadható információkról, dokumentumokról és az elvárt eredményről.
Valóság vs. kirakati show
Minden auditált cég érdeke, hogy az auditon az auditon "a legszebb arcát" mutassa. Ha azonban a bemutatott folyamatok és a valóság között túl nagy szakadék tátong, azt még a legtapasztalatlanabb auditor is hamar kiszúrja. Ilyenkor a leggyakoribb auditori reakció, hogy eltér a megtervezett forgatókönyvtől és így már sokkal kevésbé tudják a cég auditon részt vevő tagjai irányítani az eseményeket. A hirtelen fordulat miatt a hangulat feszélyezettebbé válik és az előre szépen megrendezett "előadás" szempillantás alatt fejetlen kapkodássá válik. Fontos, hogy már a felkészülés alatt részletesen tájékoztassuk az audit interjú alanyait, hogy valójában mire számíthatnak. Az auditor az interjú alanyok munkaköréhez kacsolódó feladatokról, az azokhoz kapcsolódó szabályozásokról, valamint a szabályozások gyakorlati betartásáról kér bemutatót. Sőt legtöbbször az elmondottakat alátámasztó bizonyító dokumentumokat is kér. Nagyon meggyőző tud lenni, ha az interjú alany azonnal tud mutatni egy-két tipikus példát, amikor miden a szabályozott és szokásos módon működött.
Első lépések
A felkészülésért felelős személyek és az auditban résztvevők kijelölése.
Agenda elkészítése (audit dátuma, fontosabb események, audit megnyitása és zárása, az egyes előadások és interjúk sorrendje és időpontja, stb).
A résztvevők nevének és elérhetőségének kilistázása.
Az auditorok elhelyezésének és ellátásának biztosítása (belépési engedély, teremfoglalás, catering, szükséges hozzáférések, stb).
Résztvevők tájékoztatása és oktatása.
Résztvevők és kapcsolattartók körültekintő kiválasztása
Rendszerint az audit sikere áll vagy bukik a megfelelő személyek kiválasztásán. Érdemes tehát olyan személyeket választani, akik részletesen ismerik a vizsgált folyamatokat, jó prezentációs képességekkel rendelkeznek, lehetőség szerint vettek már részt korábbi auditon és elérhetőek az audit idejére. Ha bizonytalan, a tapasztalatlan dolgozókkal találkozik az auditor, akik összezavarhatóak néhány jól irányzott kérdéssel, akkor könnyen oda lehet a tanúsítvány.
Az audit során az auditor végignézi az egyes munkafolyamatokat, tevékenységeket. Az információgyűjtés fő eszközei számára az adott munkafolyamat megfigyelése, az interjú a folyamat résztvevőivel, valamint a bizonyítékok és dokumentumok megtekintése. Az ő feladata ugyanis, hogy az összegyűjtött információk alapján bizonyítékokat szolgáljon a tanúsító testület felé, hogy az auditált irányítási rendszerünk megfelel minden vele szemben támasztott szabványkövetelménynek.
Fő tevékenységei:
Kommunikáció
Az audit sikerességéhez szükség van a cég vezetésének, és - legalább az auditon részt vevő - alkalmazottaknak a támogatására, együttműködésére. Ezért különösen fontos, hogy a menedzsment előzetesen tájékoztassa az auditról az érintett alkalmazottakat, és ismertesse az audittal kapcsolatos elvárásait és célkitűzéseit. Fontos az is, hogy a dolgozók megértsék, hogy miért van szükség az auditra, mit kíván a vezetőség a sikeres audittal elérni (belső ellenőrzés, ügyfél kritériumoknak megfelelés, speciális tanúsítvány megszerzése, stb). Ha a dolgozók belátják, hogy az adott tanúsítvány megszerzése a cég piaci helyzetének megerősítése érdekében szükséges, akkor bevonásuk is jóval hatékonyabb. Az audit célján túl érdemes tájékoztatni az alkalmazottakat az érintettek köréről, az audit időpontjáról és tartamáról, a kiadható információkról, dokumentumokról és az elvárt eredményről.
Valóság vs. kirakati show
Minden auditált cég érdeke, hogy az auditon az auditon "a legszebb arcát" mutassa. Ha azonban a bemutatott folyamatok és a valóság között túl nagy szakadék tátong, azt még a legtapasztalatlanabb auditor is hamar kiszúrja. Ilyenkor a leggyakoribb auditori reakció, hogy eltér a megtervezett forgatókönyvtől és így már sokkal kevésbé tudják a cég auditon részt vevő tagjai irányítani az eseményeket. A hirtelen fordulat miatt a hangulat feszélyezettebbé válik és az előre szépen megrendezett "előadás" szempillantás alatt fejetlen kapkodássá válik. Fontos, hogy már a felkészülés alatt részletesen tájékoztassuk az audit interjú alanyait, hogy valójában mire számíthatnak. Az auditor az interjú alanyok munkaköréhez kacsolódó feladatokról, az azokhoz kapcsolódó szabályozásokról, valamint a szabályozások gyakorlati betartásáról kér bemutatót. Sőt legtöbbször az elmondottakat alátámasztó bizonyító dokumentumokat is kér. Nagyon meggyőző tud lenni, ha az interjú alany azonnal tud mutatni egy-két tipikus példát, amikor miden a szabályozott és szokásos módon működött.
Első lépések
Résztvevők és kapcsolattartók körültekintő kiválasztása
Rendszerint az audit sikere áll vagy bukik a megfelelő személyek kiválasztásán. Érdemes tehát olyan személyeket választani, akik részletesen ismerik a vizsgált folyamatokat, jó prezentációs képességekkel rendelkeznek, lehetőség szerint vettek már részt korábbi auditon és elérhetőek az audit idejére. Ha bizonytalan, a tapasztalatlan dolgozókkal találkozik az auditor, akik összezavarhatóak néhány jól irányzott kérdéssel, akkor könnyen oda lehet a tanúsítvány.
- 2026.06.05Bértranszparencia Az irányelv legfontosabb újdonságairól és kötelezettségeiről. A munkáltatókat érintő jogi és HR-es kihívásokról. Gyakorlati példákról, amelyek segítenek megérteni a kockázatokat. Megoldási stratégiákról: hogyan lehet a megfelelést eszközzé tenni a munkahelyi bizalom és a munkáltatói márka erősítésében.
Részletek 
Jegyek - 2026.06.15Stratégiai emberi erőforrás szaktanácsadó szakirányú továbbképzés A képzés valós szervezeti helyzeteken, gyakorló HR-vezetők tapasztalatán és emberközpontú stratégiai szemléleten keresztül ad azonnal alkalmazható tudást. Részletek Jegyek
- 2026.06.18Mesterséges intelligencia üzleti használata - a rejtett kockázatok Az előadás célja, hogy gyakorlati, adatvédelmi és AI jogi szempontból is bemutassa a mesterséges intelligencia üzleti használatának legkritikusabb kockázatait. Kiemelt fókuszt kap, hogy milyen adatokat tilos, de legalább is nem jó ötlet AI rendszerekbe bevinni és hogyan történik mindez a valóságban, akár észrevétlenül. Részletek Jegyek
- 2026.09.23Élménnyel eredmény? Earlybird jegyek június 30-ig! Élménnyel eredmény! Országos kutatás és gyakorlati iránymutatás HR és L&D szakembereknek a Tréning Kerekasztal konferencián. Részletek Jegyek
Állások
- Dolgozz szállodai programszervezőként napsütötte nyaralóhelyeken
- Kőműves, homlokzati hőszigetelő
- Minőségbiztosítási munkatárs/Minőségellenőr
- takarító
- Marketing koordinátor - Győr
- karbantartó
- Store disztribúció CE driver (2026. 06. 03)
- Ügyfélforgalmi Munkatárs | 1138 Budapest, Váci Út 135-139. (2026. 06. 03)
- Műszerész (2026. 06. 03)
- Műszerész (2026. 06. 03)
- Operátor Székesfehérvár (2026. 06. 03)
- Cybersecurity gyakornok (2026. 06. 03)
Partnereink hírei
- A cékla titkai és hatásai: Miért fogyaszd rendszeresen?
- A gyömbér rejtett gyógyereje: az ízületi gyulladástól az emésztés javításáig
- 6 különös módszer a meztelencsigák ellen, ami tényleg működik
HR Blog oldalak
-
Adózásról érthetően
Bértranszparencia a gyakorlatban: hasznos módszer a különböző munkák értékének összehasonlítására
Ugyan mára már egyértelmű, hogy a Bértranszparenciáról szóló uniós irányelv hazai jogrendbe való átültetésének...
-
Jövőt Építők Generációja
A jövő munkaereje már az óvodában formálódik – kvantumfizika 4 éveseknek
Amikor először hallottam, hogy egy óvodai foglalkozáson szuperpozícióról, összefonódásról és kvantumbitről fognak...
-
SzupervízióHub
Miért nem működnek hosszú távon az „önsegítő” megoldások?
A magányos megküzdés korlátai vs. a professzionális kísérés ereje
Az ördög Pradát visel: mit tanulhat a HR a popkultúra legtoxikusabb főnökétől?