kapubanner for mobile
Megjelent: 11 éve

A sikeres audit titka

Multinacionális környezetben gyakori jelenség, hogy néhány napra, hétre auditorok lepik el az irodát. Legyen szó belső auditról - ahol belső auditorok adnak tanúsítványt arról, hogy az adott vállalat vagy részleg a belső szabályzatnak megfelelően végzi mindennapi feladatait - vagy külső auditról - ahol tanúsító cég vagy az ügyfél maga ellenőrzi a minőségi követelmények betartását, az auditáltak mindig lázas készülődésbe fognak és izgalommal várják a "vizsganapo(ka)t". A Multiculti HR Blog szerzője legújabb bejegyzésében tanácsokat ad a felkészüléshez, hogy az audit jó eredménnyel záruljon.

Mit csinál egy auditor?

Az audit során az auditor végignézi az egyes munkafolyamatokat, tevékenységeket. Az információgyűjtés fő eszközei számára az adott munkafolyamat megfigyelése, az interjú a folyamat résztvevőivel, valamint a bizonyítékok és dokumentumok megtekintése. Az ő feladata ugyanis, hogy az összegyűjtött információk alapján bizonyítékokat szolgáljon a tanúsító testület felé, hogy az auditált irányítási rendszerünk megfelel minden vele szemben támasztott szabványkövetelménynek.

Fő tevékenységei:

  • Részletesen elemzi a vizsgált folyamatokat.
  • Bekéri a szükséges dokumentációkat, interjút készít a folyamat résztvevőivel.
  • Áttekinti a mérési eredményeket és azok felhasználását, esetleges korrekciós lépéseket.
  • Összesíti és kielemzi a begyűjtött adatokat és mintákat.
  • Megvizsgálja a kivételek kezelésének módját.
  • Feltárja a folyamatleírástól eltérő gyakorlatokat.
  • Értékelést / Tanúsítványt készít a vizsgálat során tapasztaltakról.

    Kommunikáció

    Az audit sikerességéhez szükség van a cég vezetésének, és - legalább az auditon részt vevő - alkalmazottaknak a támogatására, együttműködésére. Ezért különösen fontos, hogy a menedzsment előzetesen tájékoztassa az auditról az érintett alkalmazottakat, és ismertesse az audittal kapcsolatos elvárásait és célkitűzéseit. Fontos az is, hogy a dolgozók megértsék, hogy miért van szükség az auditra, mit kíván a vezetőség a sikeres audittal elérni (belső ellenőrzés, ügyfél kritériumoknak megfelelés, speciális tanúsítvány megszerzése, stb). Ha a dolgozók belátják, hogy az adott tanúsítvány megszerzése a cég piaci helyzetének megerősítése érdekében szükséges, akkor bevonásuk is jóval hatékonyabb. Az audit célján túl érdemes tájékoztatni az alkalmazottakat az érintettek köréről, az audit időpontjáról és tartamáról, a kiadható információkról, dokumentumokról és az elvárt eredményről.

    Valóság vs. kirakati show

    Minden auditált cég érdeke, hogy az auditon az auditon "a legszebb arcát" mutassa. Ha azonban a bemutatott folyamatok és a valóság között túl nagy szakadék tátong, azt még a legtapasztalatlanabb auditor is hamar kiszúrja. Ilyenkor a leggyakoribb auditori reakció, hogy eltér a megtervezett forgatókönyvtől és így már sokkal kevésbé tudják a cég auditon részt vevő tagjai irányítani az eseményeket. A hirtelen fordulat miatt a hangulat feszélyezettebbé válik és az előre szépen megrendezett "előadás" szempillantás alatt fejetlen kapkodássá válik. Fontos, hogy már a felkészülés alatt részletesen tájékoztassuk az audit interjú alanyait, hogy valójában mire számíthatnak. Az auditor az interjú alanyok munkaköréhez kacsolódó feladatokról, az azokhoz kapcsolódó szabályozásokról, valamint a szabályozások gyakorlati betartásáról kér bemutatót. Sőt legtöbbször az elmondottakat alátámasztó bizonyító dokumentumokat is kér. Nagyon meggyőző tud lenni, ha az interjú alany azonnal tud mutatni egy-két tipikus példát, amikor miden a szabályozott és szokásos módon működött.

    Első lépések

  • A felkészülésért felelős személyek és az auditban résztvevők kijelölése.
  • Agenda elkészítése (audit dátuma, fontosabb események, audit megnyitása és zárása, az egyes előadások és interjúk sorrendje és időpontja, stb).
  • A résztvevők nevének és elérhetőségének kilistázása.
  • Az auditorok elhelyezésének és ellátásának biztosítása (belépési engedély, teremfoglalás, catering, szükséges hozzáférések, stb).
  • Résztvevők tájékoztatása és oktatása.

    Résztvevők és kapcsolattartók körültekintő kiválasztása

    Rendszerint az audit sikere áll vagy bukik a megfelelő személyek kiválasztásán. Érdemes tehát olyan személyeket választani, akik részletesen ismerik a vizsgált folyamatokat, jó prezentációs képességekkel rendelkeznek, lehetőség szerint vettek már részt korábbi auditon és elérhetőek az audit idejére. Ha bizonytalan, a tapasztalatlan dolgozókkal találkozik az auditor, akik összezavarhatóak néhány jól irányzott kérdéssel, akkor könnyen oda lehet a tanúsítvány.
    • 2024.07.10GDPR A HR-BEN: ADATVÉDELEM A MUNKAHELYEN Programunkon gyakorlati oldalról tekintjük át a munkaviszonnyal összefüggésben leggyakrabban előforduló kérdéseket, tipikus buktatókat és lehetséges hibákat, melyek az elmúlt 6 év során a GDPR szabályozás létrejöttét követően felmerültek.info button Részletek ticket button Jegyek
    • 2024.09.05Business Beach Conference Az Ingatlan Regatta már 8 éve köti össze az ingatlanpiac legfontosabb szereplőit egy különleges sporteseménnyel. Az idei évtől kezdve, Litkey Farkassal közös szervezésben “új” eseményként csatlakozik hozzánk a Bankár Kupa.info button Részletek ticket button Jegyek
    • 2024.09.26Best Practice Fórum - Roto A Fórum Célja: A Digitalizációs és Lean szemléletű folyamatfejlesztések sikeres vállalati megoldásainak, jó gyakorlatainak megosztása a fórum résztvevői között. info button Részletek ticket button Jegyek
    • 2024.10.02Tréning Kerekasztal Konferencia 2024. A 2024-es, őszi Tréning Kerekasztal Konferenciánk célja, hogy a résztvevők sokféle megközelítést kapjanak arról, a technológia hogyan épülhet be a tréningek világába.info button Részletek ticket button Jegyek
    További cikkek
    Szeptembertől a tanárok és az igazgatók is kapnak értékelést az alapján, hogy milyen munkát végeztek

    Megjelent a Magyar Közlönyben az oktatásért is felelős Pintér Sándor belügyminiszter rendelete a pedagógusok teljesítményértékeléséről, amely... Teljes cikk

    Női oktató kapta idén a Gács-András díjat

    Csomós Petra, az ELTE TTK Alkalmazott Analízis és Számításmatematikai Tanszékének docensének személyében másodszor nyerte el női oktató az... Teljes cikk

    Az X generációsok tudják: ha nem tanulsz, véged - avagy miért jó megtartani a középkorú munkavállalót?

    Nincsenek könnyű helyzetben manapság az X generációs (jellemzően 1960 és 1979 között született) munkavállalók. Könnyen kerülhetnek... Teljes cikk