Az iroda lelke, az adminisztráció motorja - milyen a jó irodavezető?
Közvetítő a management és a csapat között, vezetői asszisztens, néha HR-es és beszerző, de mindenképpen a cég frontembere. Néhány címszó az irodavezetői, angolul office manager pozícióból. A covidhelyzet új kihívások elé állította a szakmában dolgozókat. Ki a versenyképes e területen?

Kulcsszereplő volt a márciusi home office-ra való átállásban
“Fontos szerepet játszott irodavezetőnk abban, hogy márciusban két óra alatt sikerült a teljes irodát távmunkára átállítani” - erősíti meg Csákics Krisztina, az üzleti tanácsadással foglalkozó VGD Hungary marketing és HR ügyekért felelős business managere, aki korábban sok éven át irodavezetőként is dolgozott. Az office manager volt az, aki a telekommunikációs szolgáltatóval letárgyalta a céges telefonok átirányítását, az informatikusokkal egyeztette a technikai eljárásrendet, és tájékoztatta, segítette a kollégákat a gyors átállásban. Ez nem sikerült volna ilyen flottul, ha nincs meg az előzetes protokoll, a tervszerű feladatkiosztás, az előzetesen meghatározott kommunikációs rend, például az ügyfelek értesítésére, azaz azok a „kisokosok”, amelyeket csak ki kellett húzni a fiókból. Hogy nem volt pánik, ahhoz a vezetők és az irodavezető megfontolt és nyugodt fellépése is szükséges volt. A pozíció tehát összetett személyiséget igényel. Az alapvető szaktudás mellett a már említetteken kívül precizitás, együttműködés, empátia, jártasság a váratlan helyzetek kezelésében és diplomáciai érzék egyaránt szükséges.Mennyit mosolyog a jelölt állásinterjún?
Amikor Csákics Krisztina a VGD Hungary új irodavezetőjét kereste, akkor a pályázók iskolai végzettsége és nyelvtudása mellett a szakmai tapasztalatot és a személyiséget is vizsgálta. “Fontos volt az interjún, hogy mennyit mosolyog a jelölt, milyen a kisugárzása, mennyire pozitív személyiség, hogyan kommunikál, s hogy milyen lenne vezetőként. Ő lesz a cég arca, tárgyalópartnereket, ügyfeleket fogad, meghatalmazással képviseli a munkaadót, valamint ő irányítja a back office csapatot és jól kell tudnia együttműködni a cég vezetőivel és a munkatársakkal is” - jegyzi meg. Hozzáteszi, hogy csak olyan kollégával tudnak együttdolgozni, aki képes integrálódni a csapatba, nyitott, befogadó és szerethető, hiteles személyiség. “A szakmai tudás és a vállalat sajátosságához igazodó eljárásrendek megtanulhatók, azonban a személyes alaptulajdonságokat, mint például az igényességet, szorgalmat, a hozzáállást azt vagy hozza valaki magával, vagy nem, ezen nehéz változtatni.” Ha már a szakmánál tartunk: az irodavezetőnek az adminisztráció és szervezés mellett egy sor más szakterülethez kell minimum alapszinten értenie (pénzügy, jog), hiszen jól kell tudnia kérdezni a könyvelőtől, a jogásztól vagy a munkavédelmis szakembertől, és naprakésznek kell lennie a vállalatot érintő jogszabályi környezettel és egyéb előírásokkal is, azaz az „élethosszig tartó tanulás” elvárás ebben a pozícióban. Figyelnie kell a határidőkre, a szükséges dokumentumok begyűjtésére, azok szakszerű kezelésére és az adatvédelemre. A GDPR hazai hatályba lépése óta utóbbi különösen érzékeny terület.Tudja, mikor kell azonnal bekapcsolni a vezetőhöz a telefont
Az irodavezető amellett, hogy a vezetőjét operatívan támogatja, amikor emlékeztetőket készít, tárgyalásra háttéranyagokat gyűjt, kezeli a vezető napirendjét, a beérkező megkereséseket fogadja, mérlegel és reagál. A jó irodavezető pontosan ismeri a kompetenciáit, a felelősségi- és hatáskörét. Tudja, mi az a hír, hívás, amit akkor is továbbítani kell, ha éppen az ügyvezető fontos tárgyaláson ül és mi az, amivel nem terheli őt. Felismeri, mit és kinek delegálhat, kitől és mit kérhet számon. A napi adminisztrációs feladatok mellett széles az irodavezetői tevékenység palettája. Ott, ahol nincs erre külön szervezeti egység, sokszor az irodavezetőt bízzák meg a rendezvények megszervezésével is: ő a felelős a céges külsős vagy belső események, csapatépítő tréningek, vállalati ünnepségek, sajtótájékoztatók vagy éppen a születésnaposok/évfordulós kollégák felköszöntésének előkészítéséért és lebonyolításáért is.