Az iroda lelke, az adminisztráció motorja - milyen a jó irodavezető?

„A koronavírus-járvány okozta válsághelyzetben fokozottan igaz: a vezetőt még jobban erősíti, ha számíthat egy megbízható és terhelhető irodavezetőre, aki a rendszeres feladatok, de az előre nem látható események megoldása során is a jobbkeze. Az irodavezető azonban nemcsak az ügyvezető támasza, a csapattagoknak is biztonságot jelent, hiszen hozzájárul ahhoz, hogy zökkenőmentes legyen az ügymenet” - mondja Földváry Beáta, a WIFI Hungária tréningcég ügyvezetője.
Hozzáteszi, hogy „az irodavezetést nem lehet csupán iskolában vagy könyvekből megtanulni. Szükséges hozzá a saját tapasztalat. De még az sem elég, mert ezeket rendszerezni kell és érdemes másoktól is tanulni. A nélkülözhetetlen irodavezető jól ismeri a cég termékeit, szolgáltatásait és folyamatait. Képes rugalmasan alkalmazkodni a körülményekhez és az egyik legfontosabb képessége a proaktivitás. Márciusban sok cégnél az office manager oroszlánrészt vállalt az online kommunikációs csatornák kialakításában.”

Kulcsszereplő volt a márciusi home office-ra való átállásban

“Fontos szerepet játszott irodavezetőnk abban, hogy márciusban két óra alatt sikerült a teljes irodát távmunkára átállítani” - erősíti meg Csákics Krisztina, az üzleti tanácsadással foglalkozó VGD Hungary marketing és HR ügyekért felelős business managere, aki korábban sok éven át irodavezetőként is dolgozott.

Az office manager volt az, aki a telekommunikációs szolgáltatóval letárgyalta a céges telefonok átirányítását, az informatikusokkal egyeztette a technikai eljárásrendet, és tájékoztatta, segítette a kollégákat a gyors átállásban. Ez nem sikerült volna ilyen flottul, ha nincs meg az előzetes protokoll, a tervszerű feladatkiosztás, az előzetesen meghatározott kommunikációs rend, például az ügyfelek értesítésére, azaz azok a „kisokosok”, amelyeket csak ki kellett húzni a fiókból. Hogy nem volt pánik, ahhoz a vezetők és az irodavezető megfontolt és nyugodt fellépése is szükséges volt.

A pozíció tehát összetett személyiséget igényel. Az alapvető szaktudás mellett a már említetteken kívül precizitás, együttműködés, empátia, jártasság a váratlan helyzetek kezelésében és diplomáciai érzék egyaránt szükséges.

Mennyit mosolyog a jelölt állásinterjún?

Amikor Csákics Krisztina a VGD Hungary új irodavezetőjét kereste, akkor a pályázók iskolai végzettsége és nyelvtudása mellett a szakmai tapasztalatot és a személyiséget is vizsgálta. “Fontos volt az interjún, hogy mennyit mosolyog a jelölt, milyen a kisugárzása, mennyire pozitív személyiség, hogyan kommunikál, s hogy milyen lenne vezetőként. Ő lesz a cég arca, tárgyalópartnereket, ügyfeleket fogad, meghatalmazással képviseli a munkaadót, valamint ő irányítja a back office csapatot és jól kell tudnia együttműködni a cég vezetőivel és a munkatársakkal is” - jegyzi meg.

Hozzáteszi, hogy csak olyan kollégával tudnak együttdolgozni, aki képes integrálódni a csapatba, nyitott, befogadó és szerethető, hiteles személyiség. “A szakmai tudás és a vállalat sajátosságához igazodó eljárásrendek megtanulhatók, azonban a személyes alaptulajdonságokat, mint például az igényességet, szorgalmat, a hozzáállást azt vagy hozza valaki magával, vagy nem, ezen nehéz változtatni.”

Ha már a szakmánál tartunk: az irodavezetőnek az adminisztráció és szervezés mellett egy sor más szakterülethez kell minimum alapszinten értenie (pénzügy, jog), hiszen jól kell tudnia kérdezni a könyvelőtől, a jogásztól vagy a munkavédelmis szakembertől, és naprakésznek kell lennie a vállalatot érintő jogszabályi környezettel és egyéb előírásokkal is, azaz az „élethosszig tartó tanulás” elvárás ebben a pozícióban. Figyelnie kell a határidőkre, a szükséges dokumentumok begyűjtésére, azok szakszerű kezelésére és az adatvédelemre. A GDPR hazai hatályba lépése óta utóbbi különösen érzékeny terület.

Tudja, mikor kell azonnal bekapcsolni a vezetőhöz a telefont

Az irodavezető amellett, hogy a vezetőjét operatívan támogatja, amikor emlékeztetőket készít, tárgyalásra háttéranyagokat gyűjt, kezeli a vezető napirendjét, a beérkező megkereséseket fogadja, mérlegel és reagál. A jó irodavezető pontosan ismeri a kompetenciáit, a felelősségi- és hatáskörét. Tudja, mi az a hír, hívás, amit akkor is továbbítani kell, ha éppen az ügyvezető fontos tárgyaláson ül és mi az, amivel nem terheli őt. Felismeri, mit és kinek delegálhat, kitől és mit kérhet számon.

A napi adminisztrációs feladatok mellett széles az irodavezetői tevékenység palettája. Ott, ahol nincs erre külön szervezeti egység, sokszor az irodavezetőt bízzák meg a rendezvények megszervezésével is: ő a felelős a céges külsős vagy belső események, csapatépítő tréningek, vállalati ünnepségek, sajtótájékoztatók vagy éppen a születésnaposok/évfordulós kollégák felköszöntésének előkészítéséért és lebonyolításáért is.
Földváry Beáta (WIFI Hungária): A nélkülözhetetlen irodavezető jól ismeri a cég termékeit, szolgáltatásait és folyamatait. Képes rugalmasan alkalmazkodni a körülményekhez és az egyik legfontosabb képessége a proaktivitás
Szintén kisebb szervezeti struktúrával rendelkező vállalatoknál a HR-t érintő feladatokkal is gyakran találkozik az irodavezető: általában ő fogadja az új kollégát az első munkanapján, felszereli a szükséges munkaeszközökkel, majd körbevezeti a vállalaton, és őrá bízzák azt is, hogy igazítsa el az új kollégát a cég „szokásaiban”. Az új belépő beilleszkedésének (onboarding) segítése és a rá fordított figyelem az új kollégának meghatározó élmény.

A vezető részéről elvárás lehet az irodavezető felé, hogy jelzést adjon a „közhangulatról”, a dolgozói elköteleződésről, az esetleges feszültségekről. Sok vállalatnál az irodavezető egyben a mood manager is, azaz ő gondoskodik a jó hangulatról, munkahelyi problémák és egyéni igények esetén hozzá lehet fordulni.

Egyensúlyt teremt a vezető és a munkatársak között

Csákics Krisztina megjegyzi, hogy ez a feladatkör feltételezi a kollégák bizalmát és kell hozzá egyfajta egyéni ráhangolódás is, amelyre nem mindenki alkalmas. A lényeg, hogy egyensúlyt teremtsünk az ügyvezetés és a kollégák kommunikációja között, mindkét felet képviselve, amellyel win-win szituációt eredményezünk. Néhány példát is mondott: a kollégák zúgolódnak, hogy vacak a kávé, és jó lenne már egy új kávégép, akkor az irodavezető ezt úgy adja tovább az ügyvezetésnek, mint egy felmerült dolgozói igényt és kész megoldási javaslattal áll elé.
A vezetőség azt a döntést hozta, hogy a covid-járvány miatt a hagyományos év végi parti elmarad, amely lehangolja a kollégákat, de az irodavezető kompenzálni tud a csapat felé az ügyvezetés üzenetével: “most ugyan nem lesz, de ha véget ér a járványhelyzet, ígérjük, egy sokkal nagyobb partit tartunk majd.”

Csákics Krisztina elmondta, hogy a covidjárvány tavaszi hónapjai alatt a VGD-nél még erőteljesebb fókuszt kapott a szorosabb kapcsolattartás a távmunkában dolgozó kollégákkal, a rájuk való odafigyelés és a hiteles, megnyugtató tájékoztatás, hiszen a munkahelyi szociális kapcsolatok is online térbe kerültek. Ebben élen jártak a vállalat ügyvezetői, akik maguk is naponta beszélgettek a kollégákkal. A munkatársak a szakmai meetingek mellett online társasjátékot szerveztek, virtuális kávészünet és esti közös borozgatás is zajlott a vállalati Skype-on, az irodavezető pedig ezeknek a programoknak kifejezetten egyik motorja volt.

Földváry Beáta úgy összegez, hogy az irodavezetői poszt nagy informális befolyással jár. Amellett, hogy szűri az információkat vezető és munkatársak között mindkét irányban, a belső kommunikációban képes befolyásolni az irodán belüli hangulatot és fegyelmet. A jó irodavezetőnek van tekintélye, de ugyanakkor példakép is.

Az ideális irodavezető ismérvei:

Többnyire felsőfokú végzettség
Magas szintű idegennyelv-tudás
Számítástechnikai ismeretek
A cégen belüli folyamatok ismerete
Megbízhatóság
Kellemes személyiség
Jó megjelenés
Diplomáciai érzék, a megkeresések priorizálása, kezelése
Empátia
Gyors problémamegoldás
Stressztűrés

A nyitóképen Csákics Krisztina