Dobránszky Blanka: A back office is hozzájárul a fenntarthatósági törekvésekhez

Az irodai háttérmunka kapcsán is sokat hallani arról, hogy a feladatok egy részét már úgynevezett szoftverrobotok is képesek hatékonyan és biztonságosan elvégezni. Ez a jövő: robotok váltják fel az emberi erőforrást?

Azért ezt nem gondolom, de az tény, hogy a hagyományos szolgáltatási modell átalakulóban van. A digitalizáció, így például az automatizáció térnyerésével nem csak a hétköznapi irodai munkavégzés alakul át, de a hagyományosnak mondott back office terület is. Vannak iparágak, ahol nagyobb igény mutatkozik arra, hogy egy-egy feladatot ne csak elvégezzenek a háttériroda munkatársai, de lehetőség szerint jelezzék előre a várható üzleti eredményeket, találják ki, milyen igényekkel jelentkeznek majd a partnerek az ügyféloldalon. És akkor még nem beszéltem a fenntarthatóság felértékelődéséről, amely a back office területre is egyértelmű hatással van, valamint arról, hogy mind több szervezet várja el a háttérirodától, hogy járuljanak hozzá az üzleti eredmények javításához, igyekezzenek a költségek csökkentésén túl a rendelkezésre álló adatok birtokában előrevetíteni a várható fejlődési irányokat. A Vespucci Partners Zrt. hibrid jellegéből adódóan a külföldön már teret nyert és Magyarországra is egyre jobban betörő ESG (Enviromental, Social and Governance) irányelveket és célokat is szem előtt tartja mind a társaság működése, mind pedig a finanszírozandó projektek tevékenysége és működése esetén.

Dobránszky Blanka interjúját a jó back office működéséről a fenti linken olvashatjátok.

A robotok „bevetése” jellemzően a munkaerőhiány miatt szokott a cégvezetők eszébe jutni, hiszen azt gondolják, egy automatizálási feladat elvégzésére képes robottal kiszámíthatóbbá válik a szervezet élete, hisz nem igényli a szabadságot, nem betegszik meg, ráadásul mindig egyenletes színvonalon dolgozik. Egy másik ok, amely egyben a humán erőforrás talán legnagyobb kihívása is, hogy egyre nehezebb a szakképzett munkaerő megtalálása, illetve megtartása. Biztos, hogy a back office területen is sok olyan ember dolgozik, akik nem szeretik az ismétlődő feladatokat elvégezni, ezért például a nemzetközi nagyvállalatoknál mind jobban erősödik a trend, amely szerint igyekeznek az automatizálás felé elmozdulni, tehermentesítve ezzel a munkatársakat. Az automatizálás nemcsak a háttérirodai alkalmazottak idejére van jótékony hatással, de adott esetben csökkenti az emberi hibákat is, ezáltal növeli a műveletek hatékonyságát. Sokaknál a végső cél a folyamatok teljes mértékben algoritmusok általi irányítása, végső soron a mesterséges intelligencia bevezetése a back office területére.

Hogyan járulhat hozzá a back office a fenntarthatósági törekvésekhez?

A környezettudatosság, a zöld programok jelenléte, a minél kisebb ökológiai lábnyom kialakítása nemcsak magánemberként, de a tőkealap munkatársaként is rendkívül fontos számomra túl azon, hogy természetesen a fenntarthatóság egyre inkább kiemelt választási szempontként jelentkezik a partnereink, ügyfeleink és munkavállalóink számára egyaránt.

A back office jövőbeli átalakítása nemcsak a használt technológiák, rendszerek modernizálásáról szól, de arról is, hogyan leszünk képesek hatékonyabban, egyúttal motiváltabban ellátni a feladatainkat, javítja a munkavállalói élményt. Azt gondolom, ha mi, a back office munkatársak jól dolgozunk, azáltal megteremtjük annak a lehetőségét is, hogy más kapacitásokat szabadítsunk fel, amelyek hozzájárulhatnak a hosszú távú célok eléréséhez, amellyel egyúttal támogathatjuk vállalat pénzügyi fenntarthatóságát is.

A világjárvány alatt kialakult „karantén-protokollok” szerte a világon arra kényszerítették a legkülönfélébb területeken működő vállalkozásokat, így a kockázati tőkalap-kezelőket, hogy a hatékonyabb, egyszerűsített, ezáltal fenntarthatóbb munkafolyamatok felé forduljanak. Ezek a változások a back office részlegeket is érintették. A Vespucci Partners online meetingek előtérbe helyezésével igyekszik csökkenteni a szén-dioxid kibocsátást, a papírhulladék csökkentése érdekében, ahol csak mód van rá, elektronikus aláírással látjuk el a dokumentumokat, a hulladékot pedig szelektíven gyűjtjük. A fenntarthatóságot nem csak környezeti, hanem társadalmi, illetve felelős vállalatirányítási szempontból is fontosnak tartjuk. Ennek érdekében a Vespucci Partners fő célja az Európai Unión belüli fejlődő régiók kiemelt támogatása és fejlesztése. Fontos a fenntartható és felelős humánpolitika és a célkitűzések között szerepel a folyamatos munkahelyteremtés és megtartás, az esélyegyenlőség szem előtt tartásával.

Mai rohanó világunkban az esélyek a technológiai változásokhoz rugalmasan alkalmazkodó vállalatoknak kedveznek. Mi magunk is olyannyira elkötelezettek vagyunk a fenntarthatósági kérdések kapcsán, hogy ha majd szükséges, akár a teljes munkafolyamatot újragondoljuk, hogy elősegítsük az átalakulást. Jelenleg azonban minden szempontból jól működünk mind a back office, mind a vállalat más területein.

Hogyan jellemezné a Vespucci Partners szervezeti kultúráját?

A Vespucci Partners-nél mindig is a support-ot, tehát a szervezetet támogató funkciót szerettük volna hangsúlyozni. Célunk, hogy minden esetben aszerint építsük fel a szervezeti egységeket, hogy azok elősegítsék azt, hogy a munkatársak optimálisan tudjanak együtt dolgozni, valamint, hogy hatékonyan tudják tartani egymással a kapcsolatot. Minden jelenlegi és jövőbeni kihívásra előremutató gondolkodással és innovatív megoldások bevezetésével reagálunk.

Ebben nagy segítség, hogy vannak Amerikában, így például a Szilícium-völgyben élő kollégáink, akiknek elsősorban az a feladatuk, hogy segítséget nyújtsanak az Amerikába érkező magyar startupoknak a legkülönbözőbb kérdésekben, de nyilvánvalóan hatással vagyunk egymás gondolkodására is. Általuk gyakorlatilag első kézből értesülünk a várható irányokról, így nagyon gyorsan tudunk alkalmazkodni az esetlegesen megváltozott körülményekhez. Ehhez tudni kell, hogy a Vespucci Partners egy budapesti székhellyel, de amerikai szemléletmóddal rendelkező kockázati tőkealap-kezelő, amelynek értelmében az általunk befektetéssel és okostőkével támogatott startupok fejlesztései Magyarországon valósulnak meg, ugyanakkor a régió korlátozott lehetőségei miatt, az adott terméket vagy szolgáltatást az Egyesült Államok versenyképesebb és nagyobb vásárlóerővel bíró piacán értékesítjük.

Jelenleg a back office területen ketten dolgozunk, számunkra semmilyen nehézséget nem okoz, hogy minden napot megbeszéléssel kezdünk, ahol áttekintjük, milyen elvégzendő feladatok várhatóak, és azokat hogyan priorizáljuk.  Mi vagyunk felelősek azért, hogy minden a megfelelő helyen legyen. A keletkező dokumentumokat nyilván kell tartani, az adatszolgáltatási kötelezettségünknek eleget kell tenni különböző szervek felé, a jelentések előkészítésében is a back office osztály segíti a tőkealapok és az alapkezelő munkáját. A döntési folyamatokból is szervesen kivesszük a részünket, hiszen az illetékesek közreműködésével mi készítjük elő a szükséges dokumentumokat, mi hívjuk meg a résztevőket a megbeszélésekre, tájékoztatjuk őket a napirendi pontokról, ahogy tároljuk és rendszerezzük, valamint elérhetővé tesszük a befektetői vagy igazgatósági ülésekről készült jegyzőkönyveket is. Összetettebb dolog a back office, mint azt sokan gondolnák.