E-mail: az erőforrás zabáló szörny?

Az Intel a legutóbbi nagyvállalat azon cégek sorában, akik elindították az "e-mail-mentes nap" intézményét. Péntekenként a cég 150 mérnöke a kommunikáció régimódi módját választja. Valójában az e-mail küldése, olvasása nem tiltott számukra, de arra ösztökélik őket, hogy élőszóban vagy telefonon beszéljenek egymással, mintsem e-mailen keresztül. (A beérkező e-mailek döntő többsége kéretlen, így nem is lehet csodálkozni az új trenden.)

Az e-mail megjelenésével és elterjedésével a hagyományos írott kommunikáció, a levelezés tizedére csökkent a néhány évtizede tapasztalhatóhoz képest.

Paul Otellini, a cég vezérigazgatója legutóbb a mérnököket kritizálta e-mailezési szokásaik miatt: "annak ellenére, hogy egymás mellett dolgoznak, e-mailt küldenek ahelyett, hogy odamennének egymáshoz, s úgy kommunikálnának.

Amerikai tapasztalatok

Az e-mail-mentes nap ötlete nem újkeletű az Egyesült Államokban - ahol már trenddé kezd válni - a vállalatot számos előnyhöz juttató heti egy napos e-mail szünet. A US Cellular mobilszolgáltató és a Deloitte & Touché tanácsadó cég is próbálkozott az e-mail forgalom korlátozásával.

A múlt év során a PBD tanácsadó cég is bevezette az e-mail-mentes pénteket, mivel Scott Dockter, a cég vezére úgy vélekedett, hogy az elektronikus levelezéstől való függés nagyban befolyásolta a termelékenységet. Négy hónappal a bevezetés után kiderült, hogy sikeres volt a teszt, mivel javult a csapatmunka, felgyorsult a problémamegoldás, valamint a kliensek is elégedettebbek lettek.

E-mail stressz

Az amerikai The Radicati csoport felmérése szerint egy alkalmazott egy nap átlagosan 37 e-mailt küldött 2006-ban, s ez a szám idén év végére a becslések szerint felkúszik 47-re.

Egy másik, a Glasgowi és Paisley-i egyetem kutatásai szerint a felhasználók harmada találta stresszesnek azt a levélmennyiséget mellyel naponta kellett foglalkoznia. Amikor az e-maillel kapcsolatos viselkedést vizsgálták, arra derült fény, hogy számos felhasználó akár óránként 30-40 alkalommal is megnézte levelesládáját.

"Óriási különbség mutatkozott abban, hogy az alkalmazottak mit gondoltak, hányszor nézték meg postaládájukat, és hogy valójában hányszor tették ezt meg" - mutatott rá Mario Hare, a Paisley-i egyetem lektora. A lektor elmondása szerint az alkalmazottak saját e-mail-kezelési szabályokat állítottak fel maguknak. "Néhányan nyugalmas attitűddel kezelték a beérkező leveleket, míg mások úgy késztetést éreztek a levelek azonnali megválaszolására.

Hare szerint az e-mail-mentes napok bevezetése hasznos lehet azon dolgozók számára, akiknek hosszabb ideig kell koncentrálniuk egy adott dologra. A lektor most kollégáival azon dolgozik, hogy kifejlesszen egy olyan kiegészítést e-mail kliensekhez, mely a címzett számára meghatározza például a válaszadási határidőt, vagy rangsorolja a leveleket.

Erőforrás zabáló szörny

Azonban nincs mindenki meggyőződve arról, hogy az e-mail-mentes nap jótékony hatással lenne a stressz csökkentésére és a termelékenység javítására.

"A pénteki e-mail szüneteltetése helyett - mely leginkább az e-mail áradat hétfői feldolgozását jelenti - a vállalatoknak alkalmazottaik e-mail-menedzselést kellene tanítani" - közötle Alan Eliott, a Mirapoint e-mail specialista cég üzletfejlesztési igazgatója. Nem szabad úgy tekinteni az e-mailre mintha egy erőforrás-elszívó szörny lenne, a modern üzleti világ realitásait figyelmen kívül hagyva.