Szerző: HRPortal.hu hírszerkesztő Megjelent: 11 éve

Az üzleti e-mail írás trükkjei

Az e-mailezés az utóbbi években az üzleti kommunikáció szerves részévé vált. A partnerek sokszor már nem telefonon, hanem elektronikus úton tartják a kapcsolatot egymással. Az ilyen jellegű levelezésnek is megvannak az íratlan szabályai, amelyeket jobb szem előtt tartani. A túl bizalmaskodó, az udvariatlan mailek kárt okoznak, a hosszúakat és terjengőseket pedig nem olvassák el. Kóczy Juditot, a ControllTraining Továbbképző Központ ügyvezetője fejtette ki az e-mail írás szabályait.

A "Tárgy"rovatot mindig töltsük ki

Az e-mailezéssel kapcsolatban az első szabály a "Tárgy" (Subject)) mezőre, pontosabban annak kitöltésére vonatkozik.
A tapasztalatok azt mutatják, hogy egyáltalán nem szerencsés tárgy nélkül elküldeni egy e-mailt. Egyrészt, mert bizonyos levelezések az ilyen leveleket spamként értékelik, másrészt ezeket nem minden esetben olvassák el a címzettek. Fontos, hogy a tárgynak rövidnek, de annál informatívabbnak kell lenni. Nem jó, ha túl általános. Például, ha egy ajánlatot küldünk ki, akkor ne csak annyi legyen, hogy "Ajánlat". Ehelyett írjuk azt: "Tréning-ajánlat: Tárgyalástechnika".

A tárgy után következik maga a levél, amelynek első eleme a megszólítás. Ez első levélváltás esetén mindenképp Tisztelt Hölgyem/Uram vagy Tisztelt ...(az illető teljes neve) legyen. A "Kedves ..." megszólítást a személyes találkozásig, illetve a közvetlenebb hangulat kialakulásig nem javasolt.

A megszólítást egyébként csak egy esetben hagyhatjuk el: ha rövid időn belül történik több e-mail váltás. Például, ha időpontot egyeztetnek a felek, vagy ha a partner egy rövid igen-nem választ vár a kérdésére. Ilyenkor nem szükséges újra és újra köszönni a címzettnek. Ha a címzettel a kapcsolat régebbi keletű, természetesen a megszólítás és a levél hangneme is lehet oldottabb.

Írjuk le, miért küldjük a levelet

A megszólítás után térhetünk rá a levél tartalmára, amelyet minden esetben érdemes egy rövid mondattal bevezetni. Például "Telefonon történt érdeklődésére: ...", vagy "Az Alkimista kisokos című kiadványukban olvastuk, hogy..." In medias res nem tanácsos belevágni a mondandóba, előbb mindenképp írjuk le, miért küldjük a levelet.

Jó, ha az elektronikus levél tartalma rövid és tárgyszerű, és a szöveg maximum 4-5 bekezdésből áll. Az ennél hosszabb e-maileket nem szívesen olvassák el a címzettek. Ha mégis bővebb a mondanivalónk (például szerződésünk módosításait kívánjuk átküldeni), akkor érdemes azt egy külön dokumentumban csatolt fájlként eljuttatni az illetőhöz.

Akármiről is lenne szó, ha a levél első néhány bekezdése felkeltette a címzett figyelmét, a csatolt állományt is megnézi. Ha nem, akkor ne raboljuk az idejét. Néhány sort akkor is szükséges írni, ha csak egy csatolt fájlt küldünk a partnernek (például egy szerződést). Ebben az esetben ugyanúgy szükséges a tárgy, a megszólítás és az elköszönés, viszont ilyenkor nem kell több soros tartalmat felmutatni, elég csak ennyit írni: "Előzetes megbeszélésünkhöz híven mellékelten csatoltan küldöm a ...".

A levél végén legyen ott elérhetőségünk

Az üzleti levelet "Üdvözlettel," elköszönéssel tanácsos lezárni, ám az elköszönés előtt érdemes egy mondatban utalni további szándékainkra, vagy épp felajánlani segítségünket a partnernek. Például: "Várjuk jelentkezését", vagy "Amennyiben bármilyen kérdés felmerül Önben, kérem, hívjon az alábbi telefonszámon." Az elköszönéssel azonban az e-mail még nem érhet véget. Nem maradhatnak el a levélíró pontos azonosításához szükséges adatok sem: a levélíró telefonszáma, faxszáma, cége honlapjának címe, és titulusa. Ezen adatok kétféleképpen helyezhetők el: aláírásként vagy csatolt névjegyként. Mivel vannak, akik nem szeretik a csatolt fájlokat, inkább használjuk az aláírást. Igen zavaró, ha ezt nem tesszük be, hiszen így a másik fél nem tudja, hol érhetne el minket, ahogy azt sem, hogy a vállalati hierarchia mely szintjéről kapta a megkeresést.

Kerüljük a mosolyjeleket

Az utóbbi egy-két évben igen elterjedtté váltak a mosolyjelek. Az üzleti levelezésekben azonban csak igen ritkán használhatók.

Tulajdonképpen akkor sem tanácsos alkalmazni őket, ha a partner él velük. Komoly tárgyalópartnerként jobb megmaradni a hivatalos formulánál, személyes hangú levélben azonban kedves hangulatfestők. A használt betűkkel szintén nem árt óvatosnak lenni, jobb elfelejteni például a színes, túl díszes betűtípusokat. Nem tűnik túl komolynak az a cég, amelyik rózsaszín betűket használ. Ehelyett a kétféle szokásos alap betűtípus használandó, az Arial vagy a Times New Roman, fekete színben. Természetesen ha a cég arculatának tervezése kiterjedt az e-mailre is, akkor azt kell használni.
Follow hrportal_hu on Twitter
További cikkek
21 kollégáját mérgezte halálra egy német munkás

A rendőrség nyomozást folytat egy férfi ellen, aki a gyanú szerint az elmúlt 18 évben több, mint húsz kollégáját mérgezhette meg - írja a 444.hu Teljes cikk

Már nem is adataid kellenek, hanem a videokártyád - a kriptovaluta és a hackerek

A kriptovaluták népszerűségével együtt az áruk is emelkedik és minden zuhanás ellenére az egyik legjövedelmezőbb befektetésnek bizonyultak az... Teljes cikk

Mit szólna ha hat órát kellene ingáznia?

Magyarországon szinte elképzelhetetlen, hogy valaki napi hat órát ingázzon a munkába. Kínában olyan magasak a fővárosban a bérleti díjak, hogy a... Teljes cikk