Ezeket a hibákat ne kövesd el online megbeszéléseken

“Az online konferenciák, meetingek, tréningek sokkal fárasztóbbak, mint egy ugyanilyen hosszú személyes találkozás” - írja Győri Zoltán a HR Blogon az Eureka Games blogjában.

Gmail-olvasás, hírportál átfutás és közben megy a megbeszélés
Természetesen élőben sem egyszerű feszült figyelemmel kísérni egy több órás megbeszélést, azonban egy huzamosabb online beszélgetés után extrán kimerül az ember idegrendszere, ennek a legfontosabb oka pedig a multitasking, azaz a nagyon sok a párhuzamosan végzett tevékenység és inger. A számítógépen ugyanis túl sok lehetőség, rengeteg minden van “nyitva” előttünk, extrém könnyű elkalandozni és sokkal nehezebb fókuszban maradni, mintha a kollégáink szemébe nézve egy közösen meghatározott témára koncentrálnánk a tárgyalóban.

“Sokat segít, ha minimalizáljuk a párhuzamosan végzett teendőket és bár nagyon kecsegtető elkalandozni (hiszen csak pár kattintás egy másik munka közben...), lehetőleg egyszerre egy dologgal foglalkozzunk. A javasolt online megbeszélési idő pedig maximum 1,5 óra, egy nap ez legfeljebb kétszer javasolt az idegrendszer pihentetése végett, köztük minimum fél órás szünettel” - írja Győri Zoltán.

A saját arcot vizsgálgatni perceken át
Elsőre furcsának tűnhet, de kicsavart és életszerűtlen helyzet, hogy beszélgetés közben ezeken a platformokon önmagadat (is) látod. Ez a való életben, egy klasszikus beszélgetésben nincs így, ennek köszönhetően sokkal többet foglalkozunk magunkkal, mint amúgy, megbeszélésen sokkal nehezebb a beszélőre fókuszálni. Amíg azzal vagyok elfoglalva, hogy hogy áll a hajam, karikás-e a szemem, a többiek miként látnak engem, addig sem rájuk figyelek. Sokakat könnyen kizökkent ez a kényelmi opció.

Győri Zoltán szerint segíthet, ha a beszélgetés elején beállítjuk a videó képét, majd miután meggyőződtünk róla, hogy a kameránk nem a plafont mutatja, (vagy egy olyan részletet amit nem szívesen kommunikálnánk magunkról) ezután lehetőleg minimalizáljuk, kicsinyítsük le, vagy tüntessük el a saját képünket a képernyőről. Komoly fókusz-százalékokat spórolhatunk meg ezzel az apró trükkel, és nagyban növelhetjük a szellemi jelenlétünket.

'Face to face' élményt várunk, pedig nem lesz az
Trükkös jelensége ezeknek a beszélgetéseknek, hogy bár tudjuk hogy ez nem lesz személyes, 'face to face' élmény, valójában tudat alatt mégis valami hasonlót várunk el tőlük. Ez az erősen szűrt, érzelmileg is szűkített szituáció azonban legtöbbször steril hatást kelt, és a köztünk lévő távolság is erősen érződik.

Gyakran érződik “még nem, már nem” állapotnak, ugyanis nagyon limitált a kép, amit a többiekből látunk, így gyakran nem kapjuk meg azt az érzetet, hogy a másik velünk beszélget, hozzánk beszél. Erősíti ezt az a vizuális hatás is, hogy a legtöbbünk az online meeting alatt ide-oda nézeget, de legritkább esetben a kamerába, ami ez esetben furcsa módon a szemet “helyettesítené”.

Amikor a levezető kolléga felügyelőnek tűnik
A nagyobb létszámú telefonkonferenciákat gyakran a vállalatok egy moderátor (egy választott kolléga, oktató vagy felettes) segítségével tartják mederben, akinek a szerepe nem csupán a koncentrált témafelvetésekért és a meeting menete miatt fontos, de sokszor technikai akadályokat is kiküszöböl (pl. az egyszerre megszólaló, és emiatt nem hallható kollégákat sorban újra megkérdezi...stb.). Azonban a “felügyelet” érzése, vagy pont a figyelem hiánya ebben az érzékeny szituációban pluszban olyan negatív asszociációkat is behozhat egy munkacsoportba, amivel a személyes kapcsolattartáskor még nem kellett számolnunk.

Létfontosságú az online megbeszélés elején egy közös etikett kialakítása, mely platformtól független. A saját, belső, kicsi szabályok behozatala, egyezményes kézjelek és illemtan sokat segíthet abban, hogy mindannyiunk számára megkönnyítsük ezt a kommunikációs csatornát. Segíthet, ha néha a kamerába is nézünk, vagy tegyük távolabb a kamerát, hogy kicsi látószög eltérés legyen, ez biztosabbá teheti a jelenlétet és a figyelmet.

Az Eureka tippje: "Apró trükk lehet, hogy egy online tréning vagy meeting esetén az előadónak javasolt állnia inkább, nem ülni. Teljesen más energiaszinttel, testtartással, hanghordozással jelenik meg így a mondandónk, és a hallgatóság figyelmét is könnyebb hosszabb távon fenntartani ebben a testhelyzetben."

Az Eureka Games blogja a HR Blogon itt érhető el.