Ha már kezd kicsúszni a kezünkből az irányítás

Ha minden jól megy, akkor a cégünk szépen lassan növekszik. Nem csak árbevételben és forgalomban, de a csapat létszámában is. Egyre többen dolgoznak a közös sikerért, jönnek az eredmények, mígnem valami megváltozik. Nehéz megmondani, hogy mi történt pontosan, ám mintha a korábbi családias légkör elillant volna és vele együtt a lendület is megtört.

Vezetői szemmel nézve olyan, mintha kezdenénk elveszíteni a kapcsolatot a csapattal, mintha kicsúszna az irányítás a kezünkből. Nem ritka ez a jelenség, az esetek többségében azonban csupán arról van szó, hogy átmeneti időszakba lépett a vállalat. Ez azt jelenti, hogy már nem elég csupán a saját szánk íze szerint egyengetni a cég mindennapjait, egyértelműen szakmaibb, profibb háttérre lenne szükség, ám ahhoz még nem vagyunk elég nagyok, hogy kinevezzünk egy HR-vezetőt. Sok más humán erőforrással kapcsolatos kihívás mellett az ilyen átmeneti időszakra nyújt segítséget a HR interim management.

A kisebb vállalkozásoknál a HR jó darabig egyet jelent azzal, hogy elintézik a be- és kiléptetéssel, illetve a bérezéssel összefüggő papírmunkát, a kötelező munkajogi teendőket. “Van olyan, amikor gyorsabban, vagy nagyobb mértékben növekszik a vállalat, például rövid időn belül megkétszereződik a létszám. Rendszerint ilyenkor találkoznak a cégvezetők először azzal a problémával, hogy a növekedést követően egyre motiválatlanabbak az emberek, kevésbé összetartó már a csapat, rosszabb esetben pedig elkezdik elhagyni a céget” - mondta Korcyl Kinga HR-szakember. A Business Drive alapítója szerint ilyenkor mindenki érzi, hogy valami nincsen rendben, ám sokszor egyszerűen csak nem tudják, hogy mi lehet a megoldás. Nem feltétlenül tartanak még ott, hogy felvegyenek egy profi HR-igazgatót, azonban szükségük van olyan szakemberre, aki a megfelelő eszközök és rendszerek felállításával valamint működtetésével átláthatóvá, szervezetté és nyugodtabbá teheti a cég életét - teszi hozzá a szakember.

Egy átmeneti, érzékeny állapotban talán még nehezebb megőrizni egy vállalaton belül a családi hangulatot, amely addig olyan természetesnek tűnt. Ilyenkor válik különösen hangsúlyossá az, hogy különböző HR-eszközökkel, folyamatokkal ösztönözzék és segítsék a barátságos légkör fenntartását, hiszen ez az egyik legfontosabb kötőszövet egy szervezet életében. "Az interim management gyakorlatilag azt jelenti, hogy kikölcsönzünk magunknak egy adott időszakra egy HR-igazgatót” - magyarázza Korcyl Kinga. A vállalatot szervezeti szempontok alapján átvilágító szakember külső szemként, objektíven tud ránézni egy-egy cégre és a megfelelő szakmai megoldást kínálni a problémákra.

"Vegyük mondjuk a kiválasztást. Sok esetben azt látjuk, hogy a különböző területek, vagy csoportok vezetőit vagy akár az ügyvezetőt vonják be a kiválasztási folyamatba. Ők főleg a megérzésükre és szigorúan szakmai kérdésekre tudják alapozni a döntésüket, ám a kiválasztás ennél jóval összetettebb feladat. Ráadásul rengeteg olyan eszköz áll rendelkezésre, amelyet az ügyvezetők, vagy csoportvezetők nem ismerhetnek” - mondja a szakértő. Ilyen módon a cégvezetők akaratukon kívül éppen azt kockáztatják, hogy nem az a kolléga kerül az adott pozícióba, akire valóban a legnagyobb szükségük lenne. Egy jól felépített és cégre szabott kiválasztási folyamat, sokat segíthet ezen.

Megváltozott hangulat

Általános, sokszor tapasztalható jelenség az, amikor a cég vezetője már nem ér el az emberekhez, holott eddig még volt ideje és energiája, mindenkihez volt egy-egy kedves szava. A vállalat növekedése miatt viszont ez nem kielégítően tud megvalósulni. Ilyenkor szervezeti átalakulás szükséges. “Egy 100 fős cégnél ehhez már folyamatok kellenek. Egy HR szakember feladata és célja pedig az, hogy felmérje, mit lehet alkalmazni és használni az adott szervezetnél és kialakítsa a szükséges HR rendszereket. Van lehetőség a családias, közvetlen hangulat megőrzésére, ám ez rendszerint már csak olyan eszközökkel oldhatók meg, amelyeket a nagyvállalatok napi szinten használnak” - mondta Korcyl Kinga.

Elég csak arra gondolni, hogy mi a helyzet akkor, ha véget ért a kiválasztás. Megvan a megfelelő új kolléga, na de mi lesz aztán vele az első 30 napon? Korcyl Kinga szerint ilyenkor segíthet a szakember, aki a cég adottságainak megfelelően készít egy ún. onboarding anyagot, ami egyfajta kisokos. Mindent megtalálni benne, amire csak szüksége lehet egy új munkatársnak.

Az onboarding folyamat során, amikor minden olyan információval ellátják az újonnan érkezőt, amire szüksége lehet ahhoz, hogy minél zökkenőmentesebben felvehesse a ritmust.
Sokan pont azért veszítik el a nehezen megtalált munkatársat már az első hónapja során, mert nem találja a helyét a szervezeten belül. Így nem csak az idő és az energia, de a kiválasztásra fordított nem kis összeg is kárba veszhet.” Az új munkatárs kiválasztása és betanítása a kékgallérosok esetében átlagosan 400 ezer forintjába kerül egy vállalatnak, míg egy vezetői pozíciónál már milliókról van szó.

A HR interim management annyiféle lehet, ahány cég és ahány kihívás létezik, attól függ, hogy hol melyik folyamatok hogyan működnek, illetve nem működnek. Van, ahol egy távozó szakembert kell átmenetileg pótolni, van ahol az első HR-vezető érkezéséig kell megkönnyíteni a folyamatokat és van, ahol elég az is, ha tovább képzik azt, aki már eddig is a HR-hez köthető papírmunkával foglalkozott. Így aztán ahány kihívás, annyi különböző feladat adódhat a HR interim manager számára. A kiválasztási folyamat levezénylésén túl az új munkatársak kiképzésére is gondolni kell ilyenkor. Kihívást jelenthet a már meglévők motivációjának fenntartása és megtartása is. Ehhez pontosan feltérképezik azt, hogy a munkatársaink mivel is elégedettek pontosan, mitől szenvednek hiányt, de még arra is megtalálják a módot, hogy mivel lehet fokozni a motivációjukat. Mindezt természetesen egy csinos tervbe csomagolva.



"Száz fő fölött mindenképpen érdemes HR-vezetőben gondolkodni, máskülönben szinte egészen biztos, hogy nem tudjuk kezünkben tartani a cégünk humánerőforrás kapacitásait. Elhalványulhatnak a vállalaton belüli kapcsolatok, a munkatársak úgy érezhetik, hogy kevésbé törődnek velük, nőhet a lemorzsolódás. Átlátható folyamatok, és rendszeres monitoring nélkül, az intuitív döntések kerülnek előtérbe, ami olyan mintha a sötétben tapogatódznánk. Csökkenhet a produktivitás, a motiváció, elveszthetnek az újító ötletek, lassulhat a jóváhagyási mechanizmus. Romolhat a cég hírneve. Párhuzamos munkavégzés, üres járatok, feleslegesség érzése uralkodhatnak el.

“Nagyon nehéz kicsi cégből naggyá válni. Belassulnak a folyamatok és elkezdenek szétfolyni a dolgok. A HR-es dolga az, hogy elejét vegye annak, hogy kicsússzon a kezünkből az irányítás és gyorsan rendszerbe terelje a dolgokat. Olyan ez, mint egy család. Egy család ugyanis nem attól működik, ha mindenki csak csinálja a dolgát, igenis figyelnünk kell egymásra, egymás érzéseire. Akárcsak a cégeknél, hiszen ott is emberek dolgoznak. Foglalkozzunk munkatársainkkal magas szinten, bízzuk ezt megfelelő szakértőre, hiszen cégünk legnagyobb értékét és sikerességét a benne dolgozók adják” - mondta Korcyl Kinga.

Fotó: Pixabay.com