Így használhatja ki az interim menedzsment előnyeit egy kisvállalkozás

A vállalkozás hajdúszoboszlói oltottmész-gyártásból indult 1986-ban, tulajdonosai és vezetői a Szűcs-család tagjai. Az évek során tevékenységük egyre bővült: TÜZÉP- teleppel, betongyártással, városnéző kisvasutakkal, majd egy újabb betongyártó egységgel és naperőművekkel gyarapodtak.

2017 végére a megérett az elhatározás, hogy a szülők hátrébb lépnek a vállalkozásban, és Norbertnek kell nagyobb szerepet vállalnia a cégvezetésben. „Akkorra a szüleim belefáradtak a több évtizedes munkába, már tényleg szerettek volna visszavonulni a napi feladatoktól, de nem teljesen abbahagyni a munkát. Én éppen akkor készültem másoddiplomám megvédésére, és az ő munkájukat nem tudtam és nem is akartam egy az egyben átvenni. Ráadásul nem feltétlenül a betongyártásban vagy TÜZÉP- tevékenységben képzeltem el a jövőmet” ‒ idézi fel a kialakult helyzetet Szűcs Norbert.

Egy kávéval indult

Norbert akkoriban egy újságcikkben olvasott először az interim menedzsmentről. Az interjúban Lengyel Péter, az Interim Kft. egyik ügyvezetője bemutatta, hogy mi az az interim menedzsment, elsősorban nagyvállalati ügyfelekről téve említést. „Még nem voltam biztos benne, hogy nekünk ez jó út lehet, de a cikkben az érdeklődőknek felajánlottak egy ingyenes beszélgetést kávé mellett, és én éltem ezzel a lehetőséggel” ‒ meséli Norbert. „Hamar kiderült, hogy nem csak multinacionális nagyvállalatoknak érdemes igénybe venni ezt a szolgáltatást, hanem a kkv szektorban is. Jó volt látni az igyekezetet, és hogy rögtön komolyan vettek minket, mint ügyfelet” ‒ összegzi a cégvezető.

A találkozó meggyőzte Norbertet, hogy az interim megoldás hasznos lesz a cég adott helyzetében. Úgy gondolta, jól jön, hogy egy átmeneti időre megfelelő segítséget kap a vállalkozás, az interim menedzser tudása beépül annak mindennapi gyakorlatába, utána pedig a dolgok mennek tovább a megújult módon, de a megszokott keretek között. Így is lett, de egy feladatnál nem állt meg az együttműködés.

Interim menedzser érkezik

Eddig négy interim vezetővel dolgozott a cégcsoport. Elsőként egy pénzügyi szakértő érkezett, aki a naperőmű üzletet segítette: áttekintette az üzletág finanszírozási struktúráját, a meglévő hiteleinket, segített felülvizsgálni az üzleti terveket és megfelelő finanszírozást találni az új projekthez.

A második interim menedzsment feladat az ERP rendszer bevezetése volt, ezzel a cégcsoport pénzügyeit átláthatóvá és hatékonnyá téve. Amikor a cég belevágott az ERP bevezetésbe, a tranzakciók papíron voltak nyilvántartva. A menedzser támogatásával előbb áttértek az elektronikus adatrögzítésre és kezelésre, majd a szakember segített a megfelelő vállalatirányítási rendszert kiválasztani és bevezetni. „Azért is nagyon hasznos volt az interim vezető munkája, mert a vállalatirányítási rendszer fejlesztője inkább multinacionális cégeknél mozgott otthonosan. Kiemelendő, hogy az intenzív bevezetési időszakot követően sem hagyott magunkra a vezető, hanem még hónapokon át a rendelkezésünkre állt egy-egy napra, amíg stabilan be nem állt nálunk a rendszer működtetése” - összegezte a vállalkozás vezetője.

A jó tapasztalatok nyomán a cégcsoport hamarosan a betongyártásban és az építőanyag-kereskedelemben is igénybe vette átmeneti vezető segítségét értékesítési területen. Értékesítés-fejlesztési projektként indult a harmadik megbízás: az interim menedzser közreműködésével átvilágították a marketing és értékesítési helyzetet, új értékesítési rendszert alakítottak ki és vezettek be. A munka kiterjedt a marketingkommunikáció, az áruszállítás, az értékesítési hálózat és a készletezés értékelésére és átalakítására egyaránt.

Az eredeti megbízás egyre újabb feladatokkal egészült ki, mint például kiemelt ügyfelekkel foglalkozó értékesítő kiválasztása, átpozícionálás és értékesítők továbbképzése.

Amikor a Szűcs-család cégeinél a bérügyintézéssel foglalkozó kolléganő szülési szabadságra ment, a házon belül egy másik kolléga vette át tőle a feladatokat. Jelezte a tulajdonosoknak, hogy vannak javításra, fejlesztésre, standardizálásra szoruló területek, de bevallotta , hogy saját tudása kevés a helyzet orvoslásához. Ekkor már szinte automatikusan interim opcióban gondolkodott a Szűcs-család. „Tudtuk, hogy olyan megbízható megoldást kapunk, ami már rövidtávon megéri nekünk a befektetést”‒ emelte ki a cégvezető. Ekkor kértük fel a negyedik menedzsert, akinek néhány hét intenzív munkával sikerült kialakítania egy fenntartható, hatékony rendszert. A munkaszerződéseket egységesítette, frissítette az adatvédelmi dokumentumokat, elkészítette az adminisztrációs dokumentumok sablonjait, majd távozáskor átadta a teendőket a cég saját munkatársának. Már körvonalazódik a következő feladat számára, többek között a számviteli politika áttekintése.

Szűcs NorbertTanácsok a kisvállalkozás vezetőjétől

Norbert szerint sok példa lehet rá, hogy hol működik jól az interim menedzsment. Az alapszituáció, ha a cég életében valamilyen új esemény vagy változás áll elő, amire a megoldás, hogy átmenetileg kell egy nagyobb tudással rendelkező ember, akit esetleg nem éri meg állandóan foglalkoztatni.

„A tanácsadáshoz képest vannak előnyei az interim menedzsmentnek. A tanácsadó jön, vizsgálódik, ír egy tanulmányt, benyújtja a számláját és veszi a kalapját. Az interim menedzser pedig odajön, és elvégzi a munkát, amire szükség van a helyzet megoldásában. Ez jelentős különbség” - emeli ki Szűcs Norbert.

„Nagyon fontos egy-egy projekt kezdetén intenzíven foglalkozni az átmenti vezető képbe hozásával, az információk átadásával, mert az később szépen megtérül. Amikor új ember érkezik egy kicsi szervezetbe, ráadásul ideiglenesen, nem egyszerű ott gyorsan hatást kifejtenie pedig éppen ezt ígéri egy profi interim menedzsment szolgáltató. Amikor az interim menedzser megkezdi a munkát, sokszor nem tud a működésről egyszerűen tájékozódni, hiszen minél kisebb a cég, annál jellemzőbb, hogy szájhagyomány alapján működnek a dolgok, vagyis nincsenek írott szabályzatban, netalán korszerű elektronikus rendszerben dokumentálva a feladatok, folyamatok, hanem inkább a régebbi munkatársaktól tanulja meg egy-egy új belépő, mi a dolga. Ezen kívül az interim szakembernek meg kell találnia belső hierarchiába és működésbe való gyors beilleszkedés módját is. Optimálisan az interim menedzser működése nem kívánja meg, hogy a tulajdonos vagy a cégvezető állandóan jelen legyen” - foglalta össze Norbert.

Megéri?

„Mára meggyőződtem róla, hogy kkv-közegben is lehet az interim menedzsmentet eredményesen alkalmazni, ha jól jelölik ki a feladatot, az elérendő célt. Akár néhány hét alatt is komoly eredményeket tud felmutatni egy vállalkozás, ha jól képzett, magas szintű tudással rendelkező szakember támogatja a fejlődését” ‒ mondja Norbert. Majd hozzáteszi: „Az Interim Kft-vel együttműködve változott az én szemléletmódom is: a nagyvállalati világból érkező menedzserekkel való közös gondolkodás újdonságokat hozott nekem. Olyasmit, amit nem lehet tankönyvekből megtanulni”.

Norbert számára az is fontos érv volt, hogy az interim vezető fókuszáltan dolgozik az adott feladatokon, a hatékonysága igen magas, így nem heti öt napot dolgozik, és csak a ténylegesen ledolgozott napokat számlázza ki a szolgáltató cég. Az Interim Kft. a megbízónál dolgozó menedzserekkel és a megbízóval is folyamatosan kapcsolatban van az együttműködés teljes ideje alatt, ami szintén hasznosnak bizonyult.

„Két év elteltével még mindig látok a cégcsoport előtt nagy feladatokat rövid- és hosszútávon is. Előfordulhat, hogy stratégiát váltunk, vagy értékesítünk bizonyos üzletágakat. Amint ez kikristályosodik, biztosan tudom, hogy hová fordulok majd segítségért” - zárja Norbert a beszélgetést.