Szerző: Dr. Poór Ferenc
Csatlakozz hozzánk a Viberen
Megjelent: 12 éve

Képzési tervvel biztosítható az optimális szakember-gárda

images

A felnőttképzés minden formájában - vállalati képzés, képző szervezet stb. - a követelmények teljesítéséhez meghatározó a tervezés. A 2001. évi CI. felnőttképzési törvény egyértelműen meghatározza, hogy milyen típusú tevékenységhez, milyen tervek készítése kötelező. A céges képzések egy részét nem érinti ugyan a felnőttképzési törvény követelmény-rendszere, azonban a tervezés tartalmi, formai elemeinek jogszabályban történt meghatározása szélesebb körben is érvényesíthető, lényegében az itt leírtak alkalmazása egységesebb tervezést tesz lehetővé minden területen. Célszerűnek tartom tehát, hogy a vállalatoknál tervezett képzések előkészítő dokumentumai (tervei) figyelembe vegyék a felnőttképző intézmények számára előírt tartalmi és formai "követelményeket".

A képzés tervezését több tényező teszi indokolttá, ezek közül hármat említek:

- a 2001. évi CI. Felnőttképzési törvény,
- a cég képzésének, továbbképzésnek igénye,
- a képzéssel foglalkozó szervezet (intézmény) tevékenysége.

A képzés tervezésének alapjai

A vezetési funkciók közvetve vagy közvetlenül kapcsolódnak az emberi erőforrás fejlesztéséhez, ennek egyik leágazásaként a képzéshez (oktatáshoz). A vezetés korszerű felfogásában az oktatás (képzés) a vezetési funkciók szerves része, a képzés a termelés előkészítő eleme. A személyi feltételek - a szakember ellátottság - jelentős mértékben befolyásolják egy vállalat, szervezet eredményes működését. A távlati célok meghatározásához szervesen hozzátartozik a humán stratégia megfogalmazása, amely a termelési, működési célok megvalósításának fontos elemét képezi.

A szervezet (vállalat, intézmény stb.) közeli és távlati terveinek részét képezi a célok eléréséhez szükséges szakember állomány megtervezése. Számba kell venni, hogy a személyi állomány és annak szakmai összetétele mennyiben felel meg a feladatoknak, az eltérés felveti az igények kielégítésének megtervezését, a képzés és/vagy a létszám bővítésének szükségességét. Meg kell tervezni, hogy milyen nagyságrendben kell belső átképzéssel, továbbképzéssel kielégíteni az igényeket, s mi az, amit külső képzéssel lehet megoldani. Ez a számvetés jelenti a képzési terv alapját.

A vállalati képzési terv

A céges képzési terv minden esetben fontos vezetési okmánya a vállalatnak, amely a feladatokkal összhangban tartalmazza, hogy egy adott időszakban (egy vagy több éven belül) milyen létszámban kell szakmai felkészítést végezni a célok elérése érdekében. Alapvető követelmény, hogy a képzési tervvel mindig évekre előre biztosítsuk a szervezet céljaihoz szükséges szakember-állományt. A képzési terv akkor jó, ha hosszabb programot tartalmaz és ezt bontja fel a cég stratégiájának megfelelő időszakok szerint (pl.: öt év, majd ebből évenkénti).

A képzési terv tartalmazza, hogy milyen átképzést, továbbképzést kell megvalósítani, milyen ütemezéssel és milyen létszámmal. A felkészítési igényt milyen belső képzési formákban elégítik ki, ehhez rendelkeznek-e megfelelően képzett előadókkal, mely szakterületeken szükséges külső oktatókat bevonni a munkába.

A képzési terv második elemét az képezi, hogy milyen átképzést, szakképzést kell külső szervezetekkel (iskolákkal, képző vállalkozásokkal), és kikkel megoldani. Azt is számba szükséges venni, hogy az adott szakmai képzés meghirdetett tanfolyamokra való "beiskolázással", vagy a cég számára szervezett külön (zárt) kurzussal történjék. További fontos eleme a tervnek, hogy hány főt és kiket kell iskolai rendszerű képzésben (középiskola, szakképző iskola, felsőoktatás) felkészíteni.

A képzési terv nagyon fontos részét képezi a pénzügyi háttér biztosítása, hisz a terv szakmai részét véglegesíteni, az időbeli ütemezést megállapítani csak a financiális feltételek ismeretében lehet. Itt fontolóra kell venni a felső vezetésnek, hogy a tervezett célok eléréséhez a teljes szakmai felkészítésnek mikor kell befejeződnie. Amennyiben a szakképzett állomány biztosítása időhatárral kényszerít, akkor a pénzügyi lehetőségek megteremtésével biztosítani kell a "termelés" optimális személyi feltételeit. A képzési tervet csak a pénzügyi feltételek biztosítása alapján lehet véglegesíteni.

A céges képzési terv tartalma

A szervezet távlati programja alapján elkészített humán-stratégia megfogalmazza a célok megvalósításához szükséges szakemberek létszámát, szakképzettségi szerkezetét és meghatározza a szakember-ellátottság teljesítésének határidejét. Az első lépés az, hogy a rendelkezésre álló szakember állományt összeveti az igényként megjelenővel és ez képezi a kiindulási alapot a képzési tervhez. Vagyis szükséges egy munkaerő-mérleg, amelyre alapozva meg kell állapítani a szakember-igény kielégítését szolgáló, feladatokat.

A képzési tervben a következők szerepelnek:

- A munkaerő-mérleg alapján mely szakmai területeken és hány fő átképzése, továbbképzése szükséges a szervezet stratégiájának teljes kibontakozásához, ennek évenkénti bontása.
- Melyek azok az átképzések, továbbképzések, amelyek a saját szakemberek közreműködésével valósíthatók meg.
- Melyek azok a belső képzések, amelyeket külső szakembereket bekapcsolva lehet megvalósítani. Kikre és miben építenek?
- Melyek azok a képzések, amelyeket csak a külső képző szervezetekkel lehet megvalósítani. Melyik szervezetek (vállalkozások) jöhetnek számításba a korábban megszerzett tapasztalatok alapján?
- Csak külső szakmai tanfolyamokon való részvétellel megvalósítható felkészítési területek számba vétele.
- Az iskolarendszerben (szakképző-, középiskola, felsőoktatás) megoldható szakképzési területek (feltárása) meghatározása.
- Az összes tervezett átképzés, szakképzés, továbbképzés költségei együtt, valamint évenkénti bontásban
- A teljes (és évenkénti) költségigény és annak egybevetése a rendelkezésre álló összeggel, a jelentős hiány lehetőség szerinti pótlása
- A rendelkezésre álló költség és az ebből megvalósítható felkészítés végleges tervvé formálása. A rendelkezésre álló összeg optimális felhasználásának biztosítása a célokkal összhangban
- A végleges képzési terv alapján a résztvevők körének kialakítása és a személyes egyeztetés elvégzése.

A vállalati stratégia határozza meg a távlati képzési terv tartalmát, a feladatok megoldásához szükséges felkészítési tevékenységet éves programban kell meghatározni. A képzési tervet a szervezet célkitűzéseinek megvalósítása érdekében kell elkészíteni, a részidőkben (évente) aktuális részét minden esetben át kell tekinteni és azt az adott időben megjelenő igények szerint szükséges módosítani. Fontos az, hogy a képzés terve az aktuális feladathoz megfelelő időben biztosítsa a szakembereket, a felkészítésnek tehát mindig meg kell előznie a következő időszakban megvalósítandó (termelési, fejlesztési) tevékenységet.

Egy tanfolyam terve

Az előzőkben egy szervezet (vállalat) teljes képzési szerkezetének tervezéséről beszéltünk, ami nem pótolja egy-egy képzési folyamat (tanfolyam, tréning) tervezését - az operatív tervet -, amely már a konkrét feladatokat rögzíti, az operatív tevékenységet biztosítja.

A tanfolyam (tréning) tervének a következőket szükséges /indokolt/ tartalmaznia (ez nem jogszabályi előírás, hanem a gyakorlatot szolgáló segédlet):

- Mindenek előtt a cél meghatározása szükséges. Mikre akarunk képezni, tovább képezni, milyen cél érdekében kerül sor a képzésre. A célt úgy fogalmazhatjuk meg, mint az elérendő eredményt. Tehát egy képzési alkalom esetében pontosan, konkrétan meg kell határoznunk, hogy mit akarunk elérni és miért. Ez nem formális tényező, hanem ha jól fogalmazzuk meg ezt, akkor motivációs tényezővé (miért áll érdekében valakinek?) válik.

- A tervnek pontosan meg kell határoznia, hogy kiket készítünk fel, kiknek a tudását teszi teljesebbé a tanfolyam (tréning). Körül kell határolnunk a tervezéskor, hogy milyen képzettségi szinttel rendelkezőket fogunk bevonni a hallgatók körébe. Fontos felkészültségi szint behatárolása ahhoz, hogy a célt és a képzési tartalmat összhangba tudjuk hozni. A életkor szerinti összetételt is mérlegelnünk kell, mert egyes esetekben előnyös a vegyes életkor (egységes szemlélet elérése, tapasztalatok feltárása-felhasználása), más helyzetekben a homogénebb csoport szerkezet előnyösebb. A tervezésnél tudnunk kell azt is, hogy a "hallgatók" önként (ez utóbbit kéne elérni!) vagy vezetői döntés eredményeként vesznek részt a tanfolyamon (tréningen). A vezetői delegálás esetén fontos az egyénenkénti egyeztetés (beszélgetés), annak érdekében, hogy érezze az érintett a képzés indokoltságát, lehetőleg alakuljon ki motiváltság. /A képzés eredményessége függ a motiváltságtól!/

- A képzési céllal összhangban megtervezzük a tanfolyam (tréning) tartalmát, valamint az alkalmazandó módszereket. Az előbbiek ismeretében meghatározzuk, hogy mennyi idő szükséges a képzési feladat teljesítéséhez. A tartalomhoz "hozzá rendeljük" az eszközöket, vagyis meghatározzuk, hogy milyen könyv, jegyzet és tanári segédletek kellene az eredményes oktató (képző) munkához (a felkészítéshez).

- A terv fontos része, hogy a képzést hol és kikkel valósítjuk meg, miként biztosíthatók a személyi és tárgyi feltételek.

Természetesen a tervezés elemeinek áttekintése akkor is fontos, ha a képzést nem cégen belül valósítjuk meg, hanem képző vállalkozással. A külső szervvel szemben támasztandó követelményeket akkor tudjuk meghatározni, ha az előbbiekben megfogalmazott tervezési "elemeket" elkészítjük és pontosan meghatározzuk, hogy mire kérünk ajánlatot. Az ajánlat értékekésekor nélkülözhetetlen, hogy szakmailag átgondolt előzetes anyaghoz viszonyítsuk azt.

A tanfolyami operatív terv vázlata

A tanfolyamot (tréninget) megvalósító szervezet (a képzést végző termelő vállalat) gyakorlati tennivalóit foglalja magában a tanfolyam (tréning) operatív terve. Ezt a képzést végző szervezetnek saját munkájához szükséges elkészíteni, ebben rögzítjük mindazokat a tényezőket, amelyek hozzájárulnak a zavartalan képzéshez. Ennek vázlata a következő:

- a képzés megnevezése, tartalmai behatárolása,
- a képzés célja,
- a képzés konkrét tartalma /a feldolgozásra kerülő elméleti témakörök, az ezekhez kapcsolódó gyakorlatok, ezek időtartama egyenként, alkalmazott eljárások, eszközök stb.),
- a képzésben alkalmazott módszerek,
- a mérés és értékelés módja,
- a tervezett időtartam,
- a képzésbe bekapcsolódók köre, a részvétel feltételei,
- a képzési csoport minimális, illetve maximális létszáma,
- a megszerezhető kompetencia,
- a képzés személyi és tárgyi feltételei, valamint
- a költségvetés.

A képzési program

A "2001. évi CI. törvény a felnőttképzésről" minden olyan szervezetet - tehát bizonyos esetekben a saját dolgozói képzését, továbbképzését végző termelő vállalatot is - felnőttképzési intézménynek tekint. A Törvény 16. § (1) pontja kimondja: "Felnőttképzést csak képzési program alapján lehet folytatni", majd a (2) pont meghatározza, hogy egy adott tanfolyam (tréning) programjának mit kell tartalmaznia. Ezek a következők:

a/ a képzés során megszerezhető kompetencia,
b/ a képzésbe való bekapcsolódás feltételei,
c/ a tervezett képzési idő,
d/ a képzés módszereit (egyéni felkészülés, csoportos képzés, távoktatás stb.),
e/ a tananyag egységeit (moduljait), azok célját, tartalmát, terjedelmét,
f/ a maximális csoportlétszámot,
g/ a képzésben résztvevő teljesítményét értékelő rendszer leírását,
h/ a képzésről, illetve a képzés egyes egységeinek (moduljainak) elvégzéséről szóló igazolás kiadásának feltételeit,
i/ a képzési program végrehajtásához szükséges személyi és tárgyi feltételeket, ezek biztosításának módját.

A képzést végzők számára ez a program az alap-dokumentum, ezzel minden megvalósuló képzésre vonatkozóan rendelkezni kell. A program gyakorlatban való elkészítéséhez a következő vázlat nyújt segítséget :

1. A képzés pontos megnevezése, tartalmi jellemzése;
2. A képzési cél pontos megfogalmazása;
3. A képzés tartalma, a feldolgozásra kerülő témakörök megnevezése; A felhasználásra kerülő források (könyv , jegyzet stb.) megjelölése;
4. A gyakorlatok tételes leírása, céljuk, lényeges elemeik megjelölése;
5. A felhasznált tesztek megnevezése;
6. A méréshez használt módszerek, eszközök meghatározása;
7. A szervezés feladatai: időtartam, létszám, a szervezés módja stb.;
8. A személyi és tárgyi feltételek részletes megjelölése, leírása;
9. A képzés kompetenciájának leírása (mire teszi képessé a hallgatót a képzés/melyek azok az ismeretek, azok gyakorlati alkalmazásának szintje, személyiségjegyek/), amely egy feladatra alkalmasságot biztosít;
10. A képzés milyen dokumentumot ad (képzettség igazolása);
11. Formai elemek: dátum aláírás.

A képzés, továbbképzés külső szervvel történő megvalósítása esetén célszerű az ajánlattétellel együtt a képzési programot is kérni. A cég belső képzési szükségletének megfogalmazása és a képzési program összevetése alapján nyerünk biztosítékot arra, hogy az ajánlat alapján valóban nekünk szükséges képzést kapjuk. (Szükséges megemlíteni, hogy a képző szervezet nyilvántartási számát /a Törvény ezt előírja/ kell tartalmaznia a képzési programnak, továbbá célszerű kérni, hogy az adott képzést milyen számon regisztrálta a területileg illetékes munkaügyi központ!)

Dr. Poór Ferenc
Follow hrportal_hu on Twitter
További cikkek
6 tipp - így szerezhet egy coach nemzetközi tudást

Ahogy sok más szakmában, a coachingban is fontos a folyamatos szakmai fejlődés, a folyamatos tanulás. A coach munkája nagyon sokszínű, így sokféle... Teljes cikk

HR helyett Tehetségmenedzsment

Vajon hányszor hallottuk már, hogy „az emberek a szervezetünk legnagyobb értékei”? A tehetségmenedzsment ezt a kijelentést nem pusztán álszent... Teljes cikk

Projektmenedzserek végeztek a Magyar Mérnöki Kamara új mesteriskolájában

Az építőipari cégek termelékenységének, hatékonyságának javításában a technológia megújítása mellett a beruházások kivitelezésének... Teljes cikk