Kríziskommunikátorok a középpontban

A Budapesti Kereskedelmi és Iparkamaránál miként reagáltak a világjárvány okozta új helyzetre?

Szányi Gabriella: Még március elején összehívattam egy válságstábot, hogy felkészülhessünk dolgozóink egészségének védelmére, és azonnal reagálhassunk a várható kormányzati intézkedésekre. Ahogy az ország egyetlen intézményében, így nálunk sem volt példa még csak hasonló helyzetre sem. Ennek ellenére, látva a járvány külföldi alakulását igyekeztünk nagyon körültekintően felkészülni minden eshetőségre. Március 16-ra kidolgoztunk egy komplex intézkedéscsomagot.

A válságstáb tagjai többek között a kamara főtitkára, gazdasági igazgatja, HR igazgatója, az üzemeltetési vezető, az IT és az Üzemi Tanács elnöke voltak. Bár ekkor még nem volt szó arról, hogy Magyarországon is el kell majd rendelni a munkavállalók otthoni munkavégzését, a válságstábunk mégis elkezdte a felkészülést, hogy zökkenőmentesen állhassunk át a távmunkára. Otthoni munkavégzésre alkalmas laptopokat szereztünk be azoknak a dolgozóknak, akiknek asztali gépük van az irodában.

Emellett elkészítettünk egy a járványveszély esetén alkalmazandó intézkedéseket, utasításokat tartalmazó belső szabályzatrendszert is, amit az első kormányzati bejelentést követően azonnal kiadtunk munkavállalóinknak. Ez a szabályzat kiterjed az otthoni munkavégzéstől egészen a személyi higiéniai szabályokig.

Mindezekkel egyidőben megkezdtük lobbitevékenységünket is, hiszen nem kevesebb mint 300.000 fővárosi vállalkozás tartozik a kamaránkhoz, akiknek az érdekeit képviselnünk kell a kormányzat felé. Így az operatív válságstábbal egy időben létrehoztuk a koronavírus okozta gazdasági válság munkacsoportot is, ahol kizárólag a budapesti vállalkozások problémáival foglalkozunk.

Végeztek egy online felmérést is vállalkozások körében. Ez milyen eredményeket hozott?

Szányi Gabriella: Azért kértük a kérdőív kitöltésére a budapesti vállalkozásokat, hogy képet kapjunk a járványügyi helyzet rájuk gyakorolt hatásáról és feltérképezzük azokat a területeket, ahol a legnagyobb segítségre van szüksége a fővárosi kis- és középvállalkozásoknak. (A felmérésben résztvevő budapesti cégek 83% mikrovállalkozás, 15% kis- és középvállalkozás, valamint 1% nagyvállalat volt. - a szerk.)
A megkérdezettek 60%-a a megrendelések visszaesését, 40% a vendégek, ügyfelek, fogyasztók, kliensek elmaradását tapasztalta. A vállalkozások negyede panaszkodott a munkakörülmények megváltozására, valamint a személyes egyeztetések elmaradására, 22% pedig a munkafolyamatok módosulását tette szóvá. A válaszadók 21%-a szembesült azzal, hogy a vállalkozás, amelynek beszállítanak, csökkentette vagy várhatóan csökkenteni fogja a rendelésállományt.

A BKIK a felmérésében azt is megkérdezte a vállalkozóktól, hogy milyen segítséget tartanának hasznosnak a jelenlegi állapotban. A cégek 40% támogatná egy olyan alap létrejöttét, amely válsághelyzetek esetén az átmeneti likviditási zavarok kezelésére alacsony kamatozású hitelt, garanciát nyújtana a vállalkozások számára a létszámtartás vállalása mellett. Ez a válasz jellemzően a mikro- és kisvállalatokra volt jellemző.

A Kamara szakértőkből álló munkacsoportjában megvizsgáltuk a felmérés eredményeit, hogy a vállalkozók nehézségeire milyen megoldási módszerek alkalmazhatók a korábbi sikeres hazai és nemzetközi válságkezelési gyakorlatok alapján, és be is nyújtottunk egy pénzügyi válságkezelő javaslatcsomagot a kormánynak, amiben egy 100%-ban állami tulajdonban lévő Nemzeti Válságkezelő Holding Zrt. létrehozását javasoltuk. A koronavírus-járvány negatív pénzügyi és gazdasági hatásait ellensúlyozó, 6 pontból álló pénzügyi intézkedéscsomagot a kis- és középvállalkozók közvetlen visszajelzései alapján állítottuk össze.

Az új helyzetben hogyan változott a BKIK kommunikációs csapatának normál munkarendje?

Szányi Gabriella: A csapatomhoz tartozik a kamara teljes külső és belső kommunikációja mellett a kamara online felületeinek kezelése is. Szinte azonnal át tudtunk állni online üzemmódba, a rendezvényeink egy részét is átszerveztük már online platformokra, a munkánkat pedig otthonról is tudjuk végezni. Nyilván nagyon nehéz azon kollégáim helyzete, akik gyermekkel vannak otthon és a munka mellett az ő felügyeletükkel és oktatásukkal is foglalkozniuk kell, de szerencsére lelkiismeretes, jó szakemberek mindannyian, akikre maximálisan számíthatok.

Mivel a digitális átállásra való felkészülést időben megkezdtük, így a munka lényegében zökkenőmentesen és folytonosan ment az otthoni munkavégzésre történő átállás során is. Az IT csapatunk szakszerű és gyors támogatást nyújtott mindenkinek.

A csapatok belső összetartása minden esetben az adott vezető feladata és felelőssége. Mindannyian heti státuszokat tartanak a csapataiknál, napra lebontva, hogy a megváltozott körülmények miatt ki mivel foglalkozik, miért felel az eddigi napi munkája mellett. Mindezek mellett a HR felé le kell adni minden héten egy munkaidőelszámolási nyilatkozatot, amiben pontosan vezetve van az aktuális heti munka.

Azt tapasztalom, hogy amióta home office üzemmódban vagyunk, sokkal aktívabb a társaság. Ez talán betudható annak a bizonyítási vágynak is, hogy a vezetőjük lássa, hogy otthon is ellátják a munkájukat, valamint a heti HR jelentés is biztosan nyom a latba. Azt gondolom, ha megbízható csapatot építettél ki magad köré, akkor nem kérdés, hogy a munkatársaidra nem csak az irodában számíthatsz, amikor szem előtt van mindenki, hanem otthon is lelkiismeretesen végzik a munkájukat.

A BKIK egy érdekvédelmi szervezet, a külső kommunikáció hogyan változott meg az új helyzetben?

Szányi Gabriella: Ebben a krízishelyzetben különösen fontos, hogy ne hagyjuk magukra a vállalkozásainkat. Az ügyfeleink számos fórumon elérhetnek bennünket. Kollégáim szinte a nap 24 órájában azon fáradoznak, hogy válaszoljanak a rengeteg hozzánk beérkező kérdésre. Sokan a közösségi oldalakon írnak nekünk. Ezeket a többi csatornán beérkező megkeresésekkel együtt továbbítjuk az ügyfélszolgálatunk munkatársainak.
A válságkezelésben a legnagyobb feladatunk most a lobbi munka, vagyis a vállalkozásaink érdekeit érvényesíteni és a problémáikra megoldáscsomagokat kialakítani.