HR vezetők rendkívüli helyzetben - Erdei Kata, Richter Gedeon Nyrt.

Mik voltak az utóbbi hónapok legfontosabb tapasztalatai?
Magyarországon 6000-en dolgozunk a Richternél, akik közül 2500-nak - akinek a munkaköre engedte - volt lehetősége home office-ra, hiszen a többiek többnyire a termelésben, laborokban dolgoznak. Tavaly egyébként is elindítottuk az otthoni munkavégzés lehetőségét, de most számos korábban nem érintett terület is bekerült ebbe a körbe. A kezdeti digitalizációt jelentősen fel kellett gyorsítani, másfajta gondoskodásra, kapcsolattartásra volt szükség, mint korábban. Szerencsére sikerült nagyon gyorsan átállni, jó kommunikációt kialakítani a kollégákkal.

Az üzemekben pedig kialakítottuk a járványügyi helyzetben is biztonságos munkavégzéshez szükséges protokollokat, folyamatos fertőtlenítéssel, a műszakok elválasztásával, buszjáratok sűrítésével, illetve az autós közlekedés anyagi ösztönzésével. Gyógyszeripari cégként a higiénia egyébként is elsődleges fontosságú és alapvető a tevékenységünkben, így egyébként is szigorú előírásoknak kell megfelelnünk.

Milyen csatornákat használtak?

Az intranetes fórumunkon, online és nyomtatott hírlevelekben és a vezetőkön keresztül egyaránt zajlott a kommunikáció. Különböző szintű támogatást nyújtottunk mindenkinek. Alakultak támogató csoportok a vezetőknek és a munkavállalóknak egyaránt, de lehetett csatlakozni otthoni ülő tornához és megosztottunk történeteket is a home office-ból. Az operatív csapathoz közvetlenül is érkeztek levelek a kollégáktól, jó ötletekkel, amelyek közül szinte mindet be is vezettük. Elbocsátanunk senkit sem kellett, nem volt leépítés.

Milyen mértékű szemléletváltásra volt szükség a váltáshoz a vezetők részéről?

Még úgy is jelentős szemléletváltásra volt szükség, hogy egy éve már bevezettük a home office-t, hiszen a nyomás miatt a folyamatokat meg kellett gyorsítani, le kellett egyszerűsíteni. Így korábbi tabuk dőltek le. Az egyik legnagyobb tanulás az volt számukra, hogy ne a tevékenységet próbálják meg ellenőrizni, hanem az eredményt nézzék. Az új helyzetben új eszköztárra, illetve a meglévő bővítésére is szükség volt. A feszültségek, a szorongás csökkentésére, oldására, nagyobb empátiára, figyelemre, értő hallgatásra volt szükség.

Hogyan zajlik a visszatérés az irodába?

Amikor Budapesten megnyílt a lehetőség a visszatérésre, akkor az irodai dolgozók körülbelül fele tért vissza. A tervek szerint a kollégák fele-fele arányban, heti rotációban dolgoznak otthonról, illetve bentről. Kivételt jelentenek ez alól azok, akiknek 12 év alatti gyerekük van, várandósok vagy 65 év felettiek, krónikus betegek. Ők továbbra is otthonról végezhetik a munkájukat.

Mit visznek magukkal a tapasztalatokból, folyamatokból a továbbiakban?

A tanulságok leszűrése még folyamatban van, de néhány dolog már kiderült, például, hogy bizonyos megbeszélések, amelyek kisebbek, rövidebbek, jobban működnek, hatékonyabbak digitálisan. A meeting kultúrára nagy hatással volt ez az időszak. Jobban igyekeztünk tartani az időt, a napirendi pontokat.

Rengeteget javult a belső kommunikáció, az új csatornákat, amiket elkezdtünk használni, biztosan megtartjuk. Ahogy az e-learning lehetőségeket és az irodai tornát is. Az biztos, hogy a tapasztalatok nyomán rugalmasabban fogunk tudni működni a jövőben.

A HR területén minden lépés fontos, ami a digitalizáció területén történt. Az online interjúk például nagyon jól működtek, amiket lehet, hogy nemcsak az irodai, hanem termelési területen is folytatni fogunk. Nagy tanulság, hogy a legyűjthető adatokra ilyenkor mekkora szükség van, így az adatkultúránkat mindenképpen újra kell gondolni.

Valamint az egyszerűség, gyorsaság lehetőségét fenn kell tartani a működésben, hiszen kiderült, hogy a képességek adottak hozzá. A digitális platformok nagyobb mértékű bevonását a kommunikációs és marketing tevékenységbe szeretnénk fenntartani, hiszen az elmúlt időszakban megtapasztaltuk azt, hogy ezek mennyire hatékonyan tudnak működni, de természetesen a hagyományos offline csatornákat is újra használjuk.

A vezetés szempontjából fontos, hogy a bizalmi kultúrát, ami eddig is megvolt a Richternél, tovább fejlesszük, és ez a távoli munkavégzésbe is átültethető legyen. A vezetőknek komoly feladat, hogy csapataikat így is tudják működtetni, az így együtt átvészelt időszak tapasztalatait a vezetőfejlesztésbe is továbbvinni, a csapatszellemet erősíteni.

Sok feltételezés volt eleinte, hogy milyen folyamatokat nem fogunk tudni továbbvinni, például a szenzitívebb beszélgetéseket megejteni. Ezeket azonban nem lehet a végtelenségig halasztani. Például közelednek a teljesítményértékelő beszélgetések, amiknél veszélyes, ha esetleg félresiklik a kommunikáció vagy túl személytelenné válik, így ezen a területen még zajlik az útkeresés. Összességében azt gondolom, hogy kollégáink elkötelezettségének és együttműködésének köszönhetően sikerrel vettük a felmerülő nehézségeket.

Hogyan készülnek egy esetleges második hullámra vagy új vírusra?

Az egészségvédelem a legfontosabb. A higiénés előírások a mindennapok részei maradnak. A steril terek az üzemeinkben eleve adottak, de a tapasztalatokat kiterjesztjük irodai területre is. Emellett most már rendelkezésünkre áll egy pandémiás protokoll, melynek fényében döntéseinket folyamatosan vizsgáljuk felül aszerint, hogy lazításra vagy szorításra van szükség.

Mik voltak a személyes érzései az elmúlt időszak kapcsán?

Számomra az év úgy indult, hogy szinte be sem fejeződött az előző, iszonyú sebességen pörögtünk. Ekkor jött a leállás. A gyors reagálást jó volt látni, a válságkezelés nem okozott problémát. A honvédelmi törzs jelenléte pedig segített a fókuszálásban, hiszen a legfontosabb feladat a termelés szinten tartása volt.

A félelmeket, bizonytalanságokat azonban nehezebb távolról kezelni, a személyes beszélgetések hiánya jobban érződik ezekben a helyzetekben.
Én a home office időszak alatt is bejártam heti két-három napot, mert számomra így volt jobb. Két tinédzser gyerek mellett az online oktatás menedzselése könnyebb volt, de a támogatásra, a jelenlétre nekik is szükségük volt, amit a férjemmel felváltva oldottunk meg. A nagyszülőkkel a távolságtartás továbbra is dilemma, ami a vírus jelenléte miatt egyelőre nehezen oldható fel.

Sorozatunk eddigi válaszadói (időrendi sorrendben):

Széll Hajnalka - Auchan Magyarország
Bessenyei Zsolt - Pick Szeged
Kreiter Éva - Dreher Sörgyárak
Szeleczky Noémi - Libri Bookline
Bauer Dávid - MOL Nyrt.
Steványik Tamás - ELMŰ-ÉMÁSZ
Friedl Zsuzsanna - Magyar Telekom
Mihók Krisztina - Erste Bank
Nagy Annamária - Unilever
Fluck Benedek - MVM Csoport
Martin Eszter - NN Biztosító
Bertók Ibolya- Market-csoport