Nem lettek kisebbek az irodák, de a dolgozóknak több a beleszólása a kialakításba

Az Év Irodája verseny szervezői a pályázókat kérdezték meg arról, hogy 2021-ben milyen szempontok alapján és hogyan alakították ki az új munkahelyüket. Az eredmények alapján továbbra is kiemelt helyszín a vállalatok életében az iroda, és bár a home office szerepe növekszik, a személyes találkozások, a kollaboráció, illetve a márkaépítés határozzák meg a céges munkakultúrákat, miközben a közösségi zónák egyre hangsúlyosabb funkciót kapnak.

A munkaerőpiac változatosságát jelzik, hogy a garzonlakás mérettől egészen a több mint tízezer négyzetméteres cégközpontig nagy a szórás a pályázatok között az irodaméretet tekintve. Mindemellett az Y generációs és a többgenerációs munkahelyek képviselik a pályázatok túlnyomó többségét, illetve néhány esetben már a Z generáció kerül a fókuszba. Az indulók között markánsan jelen vannak a technológiai, az építőipari, a PR- és médiavállalatok, valamint a kereskedelemmel foglalkozó cégek, vagyis ezek a tevékenységi körök mozgatják alapvetően a hazai irodapiacot és -trendeket. 

Tudatos brand- és közösségépítés az irodákban

A felmérésből kiderült, hogy a válaszadók 60%-a tudatosan használja toborzásra, külső kommunikációra és az office branding építésére az irodateret. 31% a jövőben szán kiemelkedő szerepet az új munkahelynek ezen szempontok szerint. Elenyésző számban említhetünk olyan indulókat, akik számára a kialakítás során nem voltak fontosak ezek a tényezők. Vagyis ma már az office branding egyre meghatározóbb tényező a cégek számára, hiszen fontos, hogy a munkahely vonzerőt jelentsen az új kollégák toborzásában, illetve a jelenlegi alkalmazottak megtartásában.

A megkérdezettek csaknem fele (48%) jelentős mértékben bevonta a dolgozókat az irodakialakítási folyamatba, vagyis kikérték a véleményüket, míg 18%-uk esetében a dolgozók igényeit maximálisan figyelembe vették. Csak minden tizedik megkérdezett esetén nem volt lényeges szempont a munkaszervezet bevonása az irodaprojekt folyamatába. 

Ebből is látszik, hogy a közösség- és brandépítés kéz a kézben jár, a munkahelyek ma már valóban a dolgozói jóllét színterei, ennek érdekében pedig az irodákat is közösen tervezik a vállalatok a dolgozókkal együtt. Ez az együttes gondolkodás elősegíti a vállalati közösség formálását és ezzel együtt a céges identitás erősítését. A válaszokból az is kiderül, hogy természetesen a felsővezetők szerepe a kialakításban megkérdőjelezhetetlen, azonban szinte minden esetben jelentős vagy intenzív mértékben bevonták az alkalmazottakat is.

Változásmenedzsment felsőfokon

Az új iroda kialakítása és a költözés minden szervezet számára fontos mérföldkő, sőt az új munkakultúra meghonosítása meghatározhatja a vállalat egészséges jövőképét, a termelékenység hatékonyságát, és általánosságban a versenyképességet. Nem véletlenül a válaszadók közel felénél külön csapat foglalkozott a költözési folyamat lebonyolításával, ezzel együtt a változásmenedzsment is előtérbe kerül, hiszen az új irodákban többnyire új együttműködési mechanizmusok és irodahasználati protokollok alakulnak ki.

„A munkahely kialakításánál mennyire vették figyelembe az új munkavégzési stílusok lehetőségeit, a pandémia hatásait?” kérdésre csaknem kétharmad (62%) úgy felelt, hogy a járvány hatására új munkakultúrát honosítottak meg az új irodában, sőt, további 15% kiemelkedő mértékben vette figyelembe az átalakuló szokásokat. Csupán a kérdezettek 7%-a számára nem volt meghatározók a kialakításnál a COVID-19 hatásai. A pályázók többsége tehát figyelembe vette a szervezet működésénél a dolgozók egyedi igényeit, sőt, a pandémia hatására átalakuló munkamódszerek kezdeti tanulságait is beépítették a koncepcióba.

Az alkalmazottakat a költözés/felújítás folyamatáról alapvetően belső céges hírlevélben tájékoztatták függően a vállalat méretétől. A kis cégeknél családias hangulatú beszélgetéseken vitatták meg az új iroda sajátosságait, míg a nagyok között előfordult, hogy tervpályázatot írtak ki, és a győztes projektet valósították meg. Szintén a nagyobb cégeknél volt arra példa, hogy külön projektcsapat jött létre, új kommunikációs csatornát nyitottak a dolgozók számára, hogy az irodaprojekt aktuális állásáról tájékoztassák a dolgozókat. 

Sőt, olyan eset is előfordult, hogy az új irodába kerülő design elemek tervezésére versenyt hirdettek. Másoknál pedig a folyamat elején toboroztak egy belső csapatot, amely az iroda kialakításának alapelveit meghatározta és részt vett a belsőépítész kiválasztásában, az irodaterek kijelölésében, illetve a belső kialakításában. Nagyobb munkaszervezeteknél a céges „influenszerekkel” egyeztették a projektet, akik egyfajta közvetítő szerepet töltöttek be a dolgozók és a vezetőség között.

Nem lettek kisebbek az irodák

Manapság tartja magát az a vélekedés, hogy a pandémia következményeként kisebb irodákba költözhetnek a cégek. A válaszok azonban ezt nem támasztják alá, hiszen a megkérdezettek több mint felénél (54%) nőtt az irodaterület, harmaduk ugyanakkora munkahelyben gondolkodik, míg csupán 13%-uk esetében beszélhetünk méretcsökkenésről. 

Ez is igazolja, hogy egyrészt még nem kristályosodtak ki a pandémia következményei az irodapiacon, és bár lassultak az irodafejlesztések, azok jelentős mértékben már előbérlet formájában kiadásra kerültek, vagyis továbbra is igény mutatkozik az új munkaterekre. Másrészt az is megfigyelhető, hogy bár a dedikált munkaállomások területe folyamatosan csökken, ezzel párhuzamosan a közösségi zónák szerepe és nagyságrendje növekszik. Vagyis egyelőre nem beszélhetünk átfogóan irodaterületcsökkenési trendekről a munkaerőpiacon, miközben a hibrid irodamodellek (benti és otthoni munkavégzés) meghonosítása jelenleg is zajlik.