Megjelent: 2 éve

Virtuális asszisztensek - a kiszervezett adminisztráció

Míg külföldön elterjedt és a vállalkozások körében elfogadott, addig hazánkban újdonságnak számít, hogy a nők saját vállalkozást alapítva virtuális asszisztensként otthonról dolgozzanak. Sok esetben a nőket a gyermekvállalás után már nem várják vissza korábbi munkakörükbe. Dolgozni, karriert építeni azonban ők is szeretnének. Ehhez teremtik meg maguknak a lehetőséget saját virtuális asszisztens vállalkozásukkal. Magyarországon elsőként Kiss-Márton Adrienn, HR szakember és virtuális asszisztens (VA) mentor fogta össze a hazai virtuális asszisztens közösség tagjait, akiknek most konferenciát is szervezett.

A rendezvényen lehetőségük adódott - a hasznos előadások mellett -, az online térből kiszakadva személyesen is találkozni. Kiss-Márton Adrienn előadásában megosztotta gondolatait, hogyan jutott arra az elhatározásra, hogy a hazai munkaerőpiacon is elősegítse a virtuális asszisztens, mint szakma elterjedését. Kitért az ügyfélszerzésre, melynél kulcs momentumként említette meg, hogy a virtuális asszisztensek a saját személyiségüket viszik a vállalkozásba, mert csakis ők dönthetik el, hogy az eddig megszerzett tapasztalatukkal és értékrenddel mit tudnak, akarnak képviselni. Ebben a munkakörben dolgozók nincsenek könnyű helyzetben, mert a vállalkozói réteg körében nem ismert a VA szakma, és félve próbálnak ki bármilyen újdonságot. Viszont ha szimpatikusak egymásnak - ugyanúgy, mint egy állásinterjún -, akkor ki fogják próbálni a közös munkát.

A virtuális asszisztensek egyik legfőbb problémája, hogy a megszerzett tudásukat "hogyan adják el" a megbízóknak, ezért fontos, hogy tisztában legyenek saját képességeikkel, hogy milyen szakterületeken tudnak hatékony segítséget jelenteni a cégvezetőknek. Ez az alapja minden sikeres együttműködésnek, mert a szakterület meghatározza az ügyfélkört is. Az élethosszig tartó tanulás ma már mindenki számára fontos, egy VA életében viszont elengedhetetlen. Hiszen minden folyamatosan változik. Naponta jelennek meg új applikációk, szoftverek, melyek elsajátítására képesnek kell lennünk. Minél több dologgal találkozik egy VA, annál több feladat ellátásában tud produktív támogatást nyújtani az ügyfeleinek.

„Fontos meghatározni a kereteinket, mert megbízóink csak így tudnak üzleti partnerként tekinteni ránk."

Dr. Kása-Richlach MónikaDr. Kása-Richlach Mónika
A konferencián Dr. Kása-Richlach Mónika, jogász és fotós szakember osztotta meg tudását GDPR témában. Tapasztalatai alapján a GDPR vonatkozásában kettészakadt az ország, mert sokan még nem készítették el szabályzataikat. A hazai vállalkozásoknak kb. 10 %-a készült fel, míg a többiek kockáztatják, hogy rátaláljanak a hatóságok. Valóban nem egyszerű betartani a szabályozást, de az alapok ismerete, mint például, hogy mi minősül személyes adatnak, mindenki számára fontos lenne. A vállalkozásoknak nem kell a GDPR összes részét alkalmazni, sokszor elég, ha az alapelveket ismerik. Mint a hazai KKV szereplőire, a virtuális asszisztensekre is vonatkoznak a GDPR által megkövetelt nyilvántartások vezetése. A kezelt adatok köréről szerződést kell kötniük, és minden esetben garantálni kell a biztonságot. A GDPR rendelkezéseire és gyakorlati alkalmazására online worskhopokon a 2018-as év folyamán már több VA-t is felkészített.

Szabó Ágnes webshop guru, előadásában arról is beszélt, hogy egy webáruház tulajdonosnak heti, akár 60 óra munkaidőt is jelent az online vállalkozás fenntartása. A cégvezetőknek komoly nehézség, hogy egyszerre több munkakört is el kell látniuk, viszont idővel elérhető, hogy a feladatok kiszervezhetővé váljanak. A kiszervezett feladatok elvégzésben kiválóan tudnak segíteni a virtuális asszisztensek, mert speciális szakmai feladatok ellátására képesek. Fontos a szakosodás, a folyamatos önfejlesztés és tanulás.

"Általános irodai asszisztensért eldobsz egy követ, és hatot találsz el vele."

Kardos GergelyKardos Gergely
Az online jelenlét fontosságáról tartott előadásában Kardos Gergely elmondta, hogy a virtuális asszisztensek weboldalainak pontosan kell informálnia az érdeklődőket, mint egy online önéletrajznak, hogy milyen területeken szerzett munkatapasztalatokat és miben tud segítségére lenni egy adott vállalkozásnak. Ehhez ismertette a különböző weboldalkészítő alkalmazások pro- és kontra érveit.

Molnár Barna, marketing szakember előadásában kiemelte, hogy miért fontos egy VA számára a marketing. Véleménye szerint, ha a marketing nem működik, akkor egy vállalkozás csak vállalkozgat, nem képes a fejlődésre és megragad egy szinten. Egy virtuális asszisztensnek javasolt piackutatást végezni, hogy az adott területen, ahol dolgozni szeretne van-e rá igény. Ha ez megvan, akkor ezt az üzenetet kell közvetítenie a VA-nak az ügyfelek felé, és el kell kezdenie felépíteni a saját brandjét. Fontos, hogy ha adott területen szolgáltató VA-nek lehetősége van "válogatni" az ügyfelek között, csak hasonló értékrendekkel funkcionáló megbízókkal dolgozzon, mert csak így tudnak hosszú távon együttműködni.

A találkozó utolsó etapjában, panelbeszélgetés keretében, évek óta sikeresen működő virtuális asszisztensek osztották meg kezdeti tapasztalataikat és nehézségeiket ügyfélszerzésről, mindennapi problémákról, illetve hallhattuk gondolataikat a jövőre vonatkozóan is.

Fotó: Bódogh Gabriella
  • 2021.10.05Tréning Kerekasztal 2021 Komoly kihívások érték és érik a szervezeteket az utóbbi időszakban. Először a járvány okozta sokk, a vele érkező gazdasági megtorpanás, a home office, hogy szinte minden átkerült a digitális térbe. A helyzet továbbra is konstans változásban van, így szükség van folyamatos, rugalmas alkalmazkodásra. A szervezetek VUCA-környezethez való illeszkedésére, a mostanában egyre inkább teret nyerő hibrid működés kialakítására. Mindehhez a képzéseknek, a tréningpiacnak is alkalmazkodnia kell. Ezért is ül össze újra, egy év kihagyás után a Tréning Kerekasztal Konferencia 2021. október 5-én, a New York Palotában. Részletek Jegyek
  • 2021.10.07Jólét és hatékonyság? Mentálhigiénés nagykövet program! Képzést minden olyan vezetőnek, vezetői csapatnak, akik szeretnének tudatosan, hatékonyságot, jólétet növelni a szervezeten belül. Részletek Jegyek
  • 2021.10.12XVIII. Magyar Munkajogi Konferencia – 9 kreditpont A Wolters Kluwer Hungary legnagyobb éves rendezvénye idén válik nagykorúvá. Ezúttal is a megszokott, színvonalas szakmai programokkal és felejthetetlen közösségi élményt ígérve várjuk a munkajoggal foglalkozókat a Dunakanyar szívében. A rendezvényen az ügyvédek és jogtanácsosok 9 kreditpontot szerezhetnek! Részletek Jegyek
  • 2021.10.20Hibrid munkavégzés, távmunka, munkaidő, pihenőidő és egyéb aktuális kérdések a munkajogban Jöjjön el, és tájékozódjon élőben dr. Fodor T. Gábortól a terület egyik jeles szakértőjétől. Részletek Jegyek
Follow hrportal_hu on Twitter
További cikkek
Takarító

Egy takarító munkakörben dolgozó személy feladatai nagyban függnek attól, hogy milyen környezetben takarít: intézményben vagy lakásban. Takarító... Teljes cikk

A megváltozott munkaképességű emberek foglalkoztatásának növelése kulcskérdés lehet a munkaerőpiacon

A Prohuman szerint a megváltozott munkaképességű emberek foglalkoztatásának további támogatásával rejtett tartalékok szabadulhatnak fel a... Teljes cikk

Így építs karriert tiniként – Farkas Kornél fotós

Még csak 13 éves, ám eddigi eredményei megsüvegelendők. Farkas Kornélnak már önálló fotós kiállítása is volt Szentendrén, kreatív... Teljes cikk