Virtuális asszisztensek - a kiszervezett adminisztráció

A rendezvényen lehetőségük adódott - a hasznos előadások mellett -, az online térből kiszakadva személyesen is találkozni. Kiss-Márton Adrienn előadásában megosztotta gondolatait, hogyan jutott arra az elhatározásra, hogy a hazai munkaerőpiacon is elősegítse a virtuális asszisztens, mint szakma elterjedését. Kitért az ügyfélszerzésre, melynél kulcs momentumként említette meg, hogy a virtuális asszisztensek a saját személyiségüket viszik a vállalkozásba, mert csakis ők dönthetik el, hogy az eddig megszerzett tapasztalatukkal és értékrenddel mit tudnak, akarnak képviselni. Ebben a munkakörben dolgozók nincsenek könnyű helyzetben, mert a vállalkozói réteg körében nem ismert a VA szakma, és félve próbálnak ki bármilyen újdonságot. Viszont ha szimpatikusak egymásnak - ugyanúgy, mint egy állásinterjún -, akkor ki fogják próbálni a közös munkát.

A virtuális asszisztensek egyik legfőbb problémája, hogy a megszerzett tudásukat "hogyan adják el" a megbízóknak, ezért fontos, hogy tisztában legyenek saját képességeikkel, hogy milyen szakterületeken tudnak hatékony segítséget jelenteni a cégvezetőknek. Ez az alapja minden sikeres együttműködésnek, mert a szakterület meghatározza az ügyfélkört is. Az élethosszig tartó tanulás ma már mindenki számára fontos, egy VA életében viszont elengedhetetlen. Hiszen minden folyamatosan változik. Naponta jelennek meg új applikációk, szoftverek, melyek elsajátítására képesnek kell lennünk. Minél több dologgal találkozik egy VA, annál több feladat ellátásában tud produktív támogatást nyújtani az ügyfeleinek.

„Fontos meghatározni a kereteinket, mert megbízóink csak így tudnak üzleti partnerként tekinteni ránk."

Dr. Kása-Richlach MónikaA konferencián Dr. Kása-Richlach Mónika, jogász és fotós szakember osztotta meg tudását GDPR témában. Tapasztalatai alapján a GDPR vonatkozásában kettészakadt az ország, mert sokan még nem készítették el szabályzataikat. A hazai vállalkozásoknak kb. 10 %-a készült fel, míg a többiek kockáztatják, hogy rátaláljanak a hatóságok. Valóban nem egyszerű betartani a szabályozást, de az alapok ismerete, mint például, hogy mi minősül személyes adatnak, mindenki számára fontos lenne. A vállalkozásoknak nem kell a GDPR összes részét alkalmazni, sokszor elég, ha az alapelveket ismerik. Mint a hazai KKV szereplőire, a virtuális asszisztensekre is vonatkoznak a GDPR által megkövetelt nyilvántartások vezetése. A kezelt adatok köréről szerződést kell kötniük, és minden esetben garantálni kell a biztonságot. A GDPR rendelkezéseire és gyakorlati alkalmazására online worskhopokon a 2018-as év folyamán már több VA-t is felkészített.

Szabó Ágnes webshop guru, előadásában arról is beszélt, hogy egy webáruház tulajdonosnak heti, akár 60 óra munkaidőt is jelent az online vállalkozás fenntartása. A cégvezetőknek komoly nehézség, hogy egyszerre több munkakört is el kell látniuk, viszont idővel elérhető, hogy a feladatok kiszervezhetővé váljanak. A kiszervezett feladatok elvégzésben kiválóan tudnak segíteni a virtuális asszisztensek, mert speciális szakmai feladatok ellátására képesek. Fontos a szakosodás, a folyamatos önfejlesztés és tanulás.

"Általános irodai asszisztensért eldobsz egy követ, és hatot találsz el vele."

Kardos GergelyAz online jelenlét fontosságáról tartott előadásában Kardos Gergely elmondta, hogy a virtuális asszisztensek weboldalainak pontosan kell informálnia az érdeklődőket, mint egy online önéletrajznak, hogy milyen területeken szerzett munkatapasztalatokat és miben tud segítségére lenni egy adott vállalkozásnak. Ehhez ismertette a különböző weboldalkészítő alkalmazások pro- és kontra érveit.

Molnár Barna, marketing szakember előadásában kiemelte, hogy miért fontos egy VA számára a marketing. Véleménye szerint, ha a marketing nem működik, akkor egy vállalkozás csak vállalkozgat, nem képes a fejlődésre és megragad egy szinten. Egy virtuális asszisztensnek javasolt piackutatást végezni, hogy az adott területen, ahol dolgozni szeretne van-e rá igény. Ha ez megvan, akkor ezt az üzenetet kell közvetítenie a VA-nak az ügyfelek felé, és el kell kezdenie felépíteni a saját brandjét. Fontos, hogy ha adott területen szolgáltató VA-nek lehetősége van "válogatni" az ügyfelek között, csak hasonló értékrendekkel funkcionáló megbízókkal dolgozzon, mert csak így tudnak hosszú távon együttműködni.

A találkozó utolsó etapjában, panelbeszélgetés keretében, évek óta sikeresen működő virtuális asszisztensek osztották meg kezdeti tapasztalataikat és nehézségeiket ügyfélszerzésről, mindennapi problémákról, illetve hallhattuk gondolataikat a jövőre vonatkozóan is.

Fotó: Bódogh Gabriella