Virtuális asszisztensek - a kiszervezett adminisztráció
Míg külföldön elterjedt és a vállalkozások körében elfogadott, addig hazánkban újdonságnak számít, hogy a nők saját vállalkozást alapítva virtuális asszisztensként otthonról dolgozzanak. Sok esetben a nőket a gyermekvállalás után már nem várják vissza korábbi munkakörükbe. Dolgozni, karriert építeni azonban ők is szeretnének. Ehhez teremtik meg maguknak a lehetőséget saját virtuális asszisztens vállalkozásukkal. Magyarországon elsőként Kiss-Márton Adrienn, HR szakember és virtuális asszisztens (VA) mentor fogta össze a hazai virtuális asszisztens közösség tagjait, akiknek most konferenciát is szervezett.
A virtuális asszisztensek egyik legfőbb problémája, hogy a megszerzett tudásukat "hogyan adják el" a megbízóknak, ezért fontos, hogy tisztában legyenek saját képességeikkel, hogy milyen szakterületeken tudnak hatékony segítséget jelenteni a cégvezetőknek. Ez az alapja minden sikeres együttműködésnek, mert a szakterület meghatározza az ügyfélkört is. Az élethosszig tartó tanulás ma már mindenki számára fontos, egy VA életében viszont elengedhetetlen. Hiszen minden folyamatosan változik. Naponta jelennek meg új applikációk, szoftverek, melyek elsajátítására képesnek kell lennünk. Minél több dologgal találkozik egy VA, annál több feladat ellátásában tud produktív támogatást nyújtani az ügyfeleinek.
„Fontos meghatározni a kereteinket, mert megbízóink csak így tudnak üzleti partnerként tekinteni ránk."

Szabó Ágnes webshop guru, előadásában arról is beszélt, hogy egy webáruház tulajdonosnak heti, akár 60 óra munkaidőt is jelent az online vállalkozás fenntartása. A cégvezetőknek komoly nehézség, hogy egyszerre több munkakört is el kell látniuk, viszont idővel elérhető, hogy a feladatok kiszervezhetővé váljanak. A kiszervezett feladatok elvégzésben kiválóan tudnak segíteni a virtuális asszisztensek, mert speciális szakmai feladatok ellátására képesek. Fontos a szakosodás, a folyamatos önfejlesztés és tanulás.
"Általános irodai asszisztensért eldobsz egy követ, és hatot találsz el vele."

Molnár Barna, marketing szakember előadásában kiemelte, hogy miért fontos egy VA számára a marketing. Véleménye szerint, ha a marketing nem működik, akkor egy vállalkozás csak vállalkozgat, nem képes a fejlődésre és megragad egy szinten. Egy virtuális asszisztensnek javasolt piackutatást végezni, hogy az adott területen, ahol dolgozni szeretne van-e rá igény. Ha ez megvan, akkor ezt az üzenetet kell közvetítenie a VA-nak az ügyfelek felé, és el kell kezdenie felépíteni a saját brandjét. Fontos, hogy ha adott területen szolgáltató VA-nek lehetősége van "válogatni" az ügyfelek között, csak hasonló értékrendekkel funkcionáló megbízókkal dolgozzon, mert csak így tudnak hosszú távon együttműködni.
A találkozó utolsó etapjában, panelbeszélgetés keretében, évek óta sikeresen működő virtuális asszisztensek osztották meg kezdeti tapasztalataikat és nehézségeiket ügyfélszerzésről, mindennapi problémákról, illetve hallhattuk gondolataikat a jövőre vonatkozóan is.
Fotó: Bódogh Gabriella