Harc az időrablók ellen: hatékonyan a munkahelyen

Nem tudom, Ti hogy vagytok vele, de ebben a húzós januári időszakban én gyakran érzem azt, hogy valahogy nem haladok a munkahelyemen. Minden este úgy állok fel az asztal mellől, hogy még befejezetlen feladatok és kérések végeláthatatlan sora cikázik a fejemben. Néha két álom között éjszaka is fenyegetnek. Persze sok a meló, de hát mindig is sok volt…

Gondolkodhatnék úgy is, hogy fél hatkor lejár a munkaidőm, ami belefér az rendben, a többi nem érdekel. Sajnos ennél lelkiismeretesebb vagyok és megvisel, ha nem fejezem be a dolgom. No és persze bántana az is, hogy mit kapnék az emberektől, akik nem kapták meg például a béren kívüli juttatásaikat, csak azért, mert nem fér bele a megrendelése napi 8 órába.

Szóval elhatároztam, hogy nem mehet ez így tovább. Határidőknek kell megfelelnem és ügyesen kell vágnom az utat, különben elveszek. Körül is néztem a „szakirodalomban”; könyvekben, neten és a saját emlékeimben, hogy rájöjjek, mit tehetnék.

Mindenhol azt olvasom, hogy a hatékonyság alapja a rangsorolás és a napi terv elkészítése. Pont. Ha eddig nem így tettétek, próbáljátok ki, valamelyest közelebb fog vinni a megoldáshoz. No de pipálgathat, meg rangsorolgathat az ember, ha kötelező tíz percenként felvenni a telefont és fogadni az előtte álló munkatársakat. Aztán persze jöhet egy hiper fontos megoldandó dolog a főgórétól és puff, fel is borult a teljes napi haditerv.

Végiggondoltam pár napomat, és rá kellett, hogy jöjjek: egyszerűen túl szociális vagyok. Ki is iktattam a reggeli teát, a munkatársakkal töltött ebédeket, mert ezen tevékenységek közben mindig elcsúszom a dolgaimmal. Szeretem, ha jóban vannak velem a kollégák és akárhol összefutok velük, könnyen beszélgetésbe elegyedek. Amikor kérek valamit, magyarázkodásba fogok, vagy még eszembe jutnak teljesen más hétköznapi témák is. Megfigyeltem, hogy a felsővezetők velem szemben mindig szigorúan a lényegre szorítkoznak. Tőmondatokban beszélnek és gyorsan reagálnak. Először persze ez irtó flegmának tűnik, de kénytelenek, ha egymást érik a találkozók. Ennyire nyilván nem akarom lekorlátozni magam, de azért ebből lehet meríteni.

Nagyon érdekes megfigyelni a dolgozó emberek aktivitását is a nap folyamán. Kevesen járnak be korán a munkahelyre, amit érdemes kihasználni: munkaidő előtt fél órával nem csörögnek a telefonok, nyugodtan végig lehet gondolni ezt-azt. Ugyanez jellemzi az estéket is. Az estékkel azonban az a baj, hogy akkor van idő bepótolni az egész napot és egyszer csak azt veszed észre, hogy már 12-14 órás napi munkánál tartasz. Ebédidőben szintén nagy a nyugalom, viszont nem lehet elérni senkit. Ez lehet az adminisztratív feladatok ideje. A délelőtt és a kora délután pörög igazán, akkor jöhetnek a telefonok és az emberek, mellette pedig végezzük a kevés figyelmet igénylő feladatokat: például papírok fűzögetése, borítékolás, egyszerűbb kérdések megválaszolása emailben, nyomtatás, és a többi.

Sokan hajlamosabbak halogatni a nehezebb feladatokat. Én azonban azt mondom, kezdjük a nehezebbel! Ha túl leszünk rajta, nem fog nyomasztani tovább, és nagyobb energiával intézzük a kisebbeket is.

Sokszor nyomaszt az is, ha beígérek valamit azonnal, aztán két óra múlva rá jövök, hogy ezer más dolgom fontosabb. Ha megkérnek minket valamire, adjunk meg tágabb időt, mint, ahogy el tudjuk végezni, így a másik nem fogja azonnal várni. Nagyon fontos az is, hogy magunk számára jól becsüljük meg a feladatok idejét. Hiába írunk fel tíz dolgot a listánkba, ha abból kettő legalább egy napi munkát igényel.

Sokan esnek abba a hibába is a személyiségükből adódóan, hogy túl segítőkészek. Merjünk nemet mondani, ha úgy érezzük, olyan feladattal bíztak meg minket, amihez nem értünk, vagy amiben más tudna inkább segíteni.

Részesítsük előnyben az emailben való kommunikációt. Érdemes átszoktatni az embereket erre, minden alkalommal kérjük meg őket, hogy írják le pontosan a teendőket vagy a kéréseket. Egyrészt levédjük magunkat, hiszen rendelkezünk bizonyítékkal például egy elkevert szerződés vagy egy ígéret esetében. Másrészt az outlookban is tudunk kiemelni, rangsorolni teendőket, így biztosan nem marad ki semmi fontos. Azt azonban ne engedjük meg magunknak, hogy minden felbukkanó mailre rögtön reagáljunk. Majd ha befejeztük, amit éppen csinálunk.

Rövid meetingeket szervezzünk, a hosszadalmas megbeszéléseknek gyakran nincs kimenetele és elmegy vele az értékes idő.

Vannak olyan apróságok, amiket érdemes teljesen kiszűrni. Ha nagyon úszunk a munkával, kérjük meg a recepciós kollégákat, hogy a reklámgyanús telefonhívásokat ne kapcsolják be. Tiltsuk le a hasonló emaileket is. Rendszerezzük a papírjainkat. Alakítsunk ki mappákat és fachokat, így mindig azonnal tudni fogjuk, mit hol keressünk.

Ki is próbálom ezeket holnap a gyakorlatban! Most úgy érzem, végre biztosan hatékonyabb és nyugodtabb leszek.

Carriercafé
HR Blog