Irodaösszevonásokkal spórolnak a cégek

"A telephelyek összevonása csupán bizonyos cégméret fölött jellemző, ezért elsősorban a bankok, biztosítók, állami cégek, illetve olyan multinacionális vállalatok választják jelenleg a költségcsökkentésnek ezt a formáját, akik a gazdasági növekedés éveiben a szervezetük növekedéséből fakadó elhelyezési igényeiket az akkor legmegfelelőbbnek tartott bérirodaházban oldották meg. A válság beköszöntével azonban a költségek lefaragása került az előtérbe" - mondta Lovro Adrienn, Kelet-Közép-Európa egyik legnagyobb ingatlanfejlesztő cége, az ABLON Group magyarországi ügyvezető igazgatója.

Márpedig a telephelyek összevonása a hatékonyabb területkihasználásból adódó területigény-csökkenés révén komoly megtakarítást eredményezhet a bérlőknek - derült ki az ABLON több nagyvállalat jelenlegi és esetleges jövőbeli elhelyezését vizsgáló elemzéséből. Ha egy hat telephelyből álló, több mint 10 ezer négyzetmétert bérlő nagyvállalat telephelyeit összevonják, akár 23 százalékos területi megtakarítás is elérhető, hiszen kevesebb közlekedőre, lépcsőházra, étkezőre, vizesblokkra, folyosóra és recepcióra van szükség.

"Minket is meglepett a vizsgálatnak azon eredménye, hogy milyen nagyságrendű humánköltség-megtakarítás érhető el - a fenti példánál maradva - öt különálló telephely összevonása esetén: egy recepción két fő, két műszakban dolgozik, szemben hat telephely 24 alkalmazottjával. Egy 10 éves irodabérlet esetén - a járulékokat is figyelembe véve - ez csaknem 450 millió forint megtakarítást jelent, - tette hozzá Lovro Adrienn. Megdöbbentő, de csupán ez a humánköltség-megtakarítás havi ezer négyzetméter iroda bérleti díjának felel meg."

A telephelyek munkájának összehangolásából azonban számos további költségcsökkentés is származik, így például megspórolható a telephelyek közötti közlekedés, kommunikáció, akár telefonon, akár futárok révén, nem beszélve a döntések meghozásához szükséges időkiesésről, amely egy közös épületben jócskán lerövidülhet.

"Az egyetlen, közös épületben történő elhelyezés a bérlő számára továbbá az üzemeltetési költségek mérséklődését is jelentheti, hiszen az épületnek nem több különálló szervezet eltérő munkarendjét kell kiszolgálnia, hanem az üzemi berendezések az adott munkarendhez igazíthatóak. Ha például a munkavállalók este 6 óra után már nincsenek a munkahelyükön, akkor a klíma és a szellőzés működése, azaz az egész épület energiafelhasználása hatékonyabbá tehető - mondta Lovro Adrienn. A már említett 10 éves irodabérlet esetén, egy bérlő akár több milliárd forintnyi megtakarítást is elérhet a fentiek eredményeként."

Kérdés persze, hogy amit megspórolnak a réven, azt kifizetik-e a vámon a nagyvállalatok? Ugyanis az ő esetükben a szervezet méretéből, működésük biztonságából vagy egyszerűen az anyavállalati előírásokból fakadóan számtalan olyan beruházás elvégzése szükséges, mely egy átlagos bérlő, azaz egy átlagos irodaház felszereltségébe nem tartozik bele. Ezek az egyedi igényeket kiszolgáló beruházások a bérbeadó számára a bérleti idő lejártát követően értéktelenné válnak, hiszen a következő bérlőnek jellemzően nincs rájuk szüksége. Azaz a piaci gyakorlatnak megfelelően a bérlők ezeket a beruházásokat saját költségükön, maguk eszközlik a bérleményen.

"Előfordult már, hogy egy bérlőnek tevékenysége elvégzéséhez elengedhetetlenül szüksége volt egy teherliftre a 2. emelet és a garázs között, azonban könnyen belátható, hogy a szerződés lejártakor szükségessé válik majd a teherlift elbontása" - teszi hozzá Lovro Adrienn.

Van arra is példa, bár kevésbé jellemző, hogy a nagyvállalati bérlő a bérbeadóval abban állapodik meg, hogy a saját igényei miatt szükségessé váló beruházások ellenértékét a teljes bérleti idő alatt fizeti vissza részletekben. Ekkor az alap bérleti díjhoz hozzáadódik még egy, az ingatlan extra felszereltségéért fizetendő négyzetméterre vetített úgynevezett "fit out fee", aminek összege a bérlői igények nagyságrendjétől és a bérleti időszak hosszától függően 0,25-0,5 EUR/m2/hó összegtől akár 4-5 EUR/m2/hó összegig is terjedhet. Minél hosszabb a bérleti szerződés futamideje, értelemszerűen annál alacsonyabb a fit-out díj.

"Költséghatékonysági okokból már csak ezért is preferálják a nagyvállalatok a hosszú távú bérleti időszakot," - mondta Lovro Adrienn.