A működőképes Home Office programok 5 titka

Kápolnás Vera, az Office@Home másik alapítója a hatékony Home Office program titkaiba avatta be a jelenlévőket, melyeknek lépésről lépésre való betartása elengedhetetlen egy hatékony Home Office program megvalósításához. Első lépéskor mindenképp határozzuk meg, milyen céllal - pl. költségcsökkentés, dolgozói elégedettség, lojalitás növelés - szeretnénk bevezetni a Home Office-t, illetve azokat a mérőszámokat is, amelyekkel az eredményeket akarjuk mérni. Ebben a fázisban döntsünk arról is, kik lesznek a Home Office bevezetésének felelősei - nagy cégnél érdemes minden osztályról bevonni egy-egy felelőst. Ha eldöntöttük, hogy foglalkozni szeretnénk a kérdéssel, nézzünk körül, mit szeretnének a kollégáink, mérjük fel az igényeiket, motivációikat. Kérdezzük meg a vezetőket, milyen mértékben támogatják a Home Office bevezetését. Kápolnás Vera egy kutatásra hivatkozva elmondta, akkor érdemes belevágni a programba, ha a munkavállalók 60% támogatja az elképzelésünket.

Melyek azok a kulcslépések, amelyektől egy Home Office program sikeres lesz?

#1. titok - A bizalom
A boldogság index, mely minden évben rangsorolja az országot a boldogságszintjük szerint, kimutatta, hogy a bizalom mértéke szoros összefüggésben van azzal, milyen szinten van a boldogság mértéke az adott országban. A kutatásban cégeket is vizsgáltak, és megállapították, hogy ahol magasabb a bizalom szintje, ott a lojalitásé és a hatékonyságé is magasabb.

#2. tikok - Megismerés/ checklist
Ha vannak bizalmi problémák, nem szabad rögtön bevezetnünk a programot. A kutatásból az is kiderült, hogy abban bízunk jobban, amit ismerünk. Pszichológusok szerint egyre több olyan eszközzel vesszük körbe magunkat, amelyeket nem ismerünk, és az ismeretlentől való félelem az oka a frusztrációnak. A bizalmatlanság oka lehet tehát az is, hogy a vezetők nem ismerik a csapattagokat. Ezért több csatornán kell információt gyűjtenünk róluk, figyelnünk rájuk, megismernünk őket. Vannak-e objektív számaink a teljesítmény méréséhez? Mindenki érti-e a céljainkat? Milyen eszközök állnak a rendelkezésünkre? Ezek ugyanolyan hatékonyak, gyorsak-e, mint az irodában? Vannak-e projektmenedzsment eszközeink? Rendelkezünk-e olyan szoftverekkel, melyekkel elérik az IT-sokat, ha probléma adódik? Mielőtt elindulunk a Home Office útján, érdemes kipipálnunk ezeket a kérdéseket.

#3. titok - A konszenzus
A bevezetés előtt tisztázni kell a szabályokat is. Miért vezetjük be a Home Office-t? Tisztában vagyunk-e azzal, hogy ez nem szabadnap? Ki, milyen munkakörök vesznek részt a programban? Hogyan kezeljük az ebből adódó belső feszültségeket? Kössük-e a Home Office lehetőségét a teljesítményhez? Milyen mindenki számára tiszta és nyilvánvaló feltételei vannak a Home Office-nak? Ki, hány napot dolgozhat Home Office-ban? Van-e olyan fix nap, amit nekik is az irodában kell tölteniük? Mikor vonhatjuk vissza ezt a lehetőséget? Hol történik pontosan a munkavégzés? Próbáljuk a helyzet összes méregfogát kihúzni azzal, hogy minden ilyen kérdést letisztáztunk. Figyeljünk arra, hogy életszerű szabályokat hozzunk, mert komoly konfliktusok és stresszhelyzetek alakulhatnak ki, ha túlságosan szigorúak vagyunk.

#4. titok -Az építkezés
A Home Office bevezetésének tervezésénél mindenképpen gondoljuk át, mennyi ideig fog tartani a teszt időszak, mik azok a képzések, amelyek szükségesek az induláshoz, mi a bevezetés módja, ütemezése. Mielőtt nekifutunk, teszteljük a programot, a policynkat, próbáljunk olyan embereket bevonni, akik támogatják a Home Office-t.

#5. titok - „Ne hagyd abba”
A cél sosem a Home Office bevezetése, a célunkhoz használjuk a Home Office-t eszközként. Nézzük meg, milyen intézkedéseket hozhatunk a bevezetés után, pl. lecsökkenthetjük-e az iroda méretét, lecserélhetjük-e a személyes tárgyalásokat remote tárgyalásokra. Ne felejtsük el, hogy mindenki személyes körülményei megváltozhatnak, amitől a Home Office már nem a legjobb megoldás a munkavállaló számára, ezért kövessük nyomon ezeket a változásokat. A Home Office körül minden folyamatos változásban van, ezért mindig legyen napirendi ponton ez a téma.

Fotó: http://officeathome.net
Cikkünk több oldalas! Lapozzon!
1. oldal - „A Home Office nem cél, hanem eszköz egy nagyobb eredmény eléréséhez”
2. oldal - A működőképes Home Office programok 5 titka