Szerző: Barna Eszter
Megjelent: 4 hónapja

Karantén office vs. Home office

Sok kényszermegoldás született a kijárási korlátozások idején, a járvány első hullámában. A munkahelyek többségében a home office-ra nem volt kialakult gyakorlat, szabályozás. Az azonban látszik, hogy a legtöbb helyen a jövőben nem lehet visszatérni a klasszikus munkavégzésre. Valószínűleg a hibrid működés lesz a megoldás, derült ki a 2. Office@Home konferencián.

A legfontosabb, hogy integrálni kell a home office-t a vállalati működésbe. Akik otthonról dolgoznak, azok nem különálló entitások, a távmunkázóknak és az irodában dolgozóknak együtt kell működniük, kérdés, hogy ezt hogyan tudják megtenni. Hogyan tudja a folyamatot támogatni például a HR? Ezzel indította az egésznapos online tudás és tapasztalat megosztást Kápolnás Vera, az Office@Home alapítója, tréner. És persze a konferencia számos előadója megemlítette az egyik mindenkit a leginkább foglalkoztató kérdést, hogy mit is fog tartalmazni a törvényi szabályozás, amely eddig a home office-t például egyáltalán nem szabályozta.


Fenntartható megoldás a hibrid működés lehet


Magyarországon a home office az új koronavírus járvány előtt leginkább eseti vagy juttatás jellegű volt, ritkán jól működő, szabályozott gyakorlat. Egy 2019 őszi Jobsgarden felmérés szerint azon cégek 88%-a ahol nem volt még home office, nem is akarták bevezetni azt. Ezek egy részénél a cég tevékenysége volt az ok, másutt pedig éppen az, hogy sokat költöttek az ideális irodai környezetre, amelyet nem akartak, hogy kihasználatlanná váljon, ezen felül pedig jelentős tényező volt a vezetők részéről az előítélet és a bizalomhiány. Kevesebb esetben jelentett akadályt az informatikai felkészületlenség.

A KSH és a Portfolio friss felmérése szerint 2020 elején mindössze a munkavállalók 1,1%-a dolgozott rendszeresen home office-ban, 1,8% alkalmanként. Áprilisban ez az arány 9-10%-ig is felment, míg júliusra újra csökkenést mutatott.

A tréner szerint a covid első hulláma alatt az jelentette a sikert a home office-ban, hogy nem állt meg az élet, sikerült fenntartani az üzletfolytonosságot, és meg lehetett őrizni a kollégák egészségét. Azonban az átállás sok helyen nem ment minden szempontból zökkenőmentesen, általában jelentős túlórával, vezetői és IT erőfeszítéssel járt, ami hosszú távon nem fenntartható. Ugyanakkor a munkavállalók részéről részben elvárás lett, míg vannak, akik egészségügyi okból sem szeretnének visszatérni az irodákba, és várják cégeik állásfoglalását arról, hogy mi is várható a jövőben.

Annak érdekében, hogy a rendszer fenntartható legyen megfelelően elő kell készteni a hibrid működést, megteremteni hozzá a feltételeket, és leginkább személyre, azaz cégre szabni a gyakorlatot, hiszen, ami az egyiknek működik, az nem biztos, hogy megoldás a másiknak. Ahhoz, hogy jó keretrendszert sikerüljön kialakítani, Kápolnás Vera szerinte fel kell mérni a cégnél a kompetenciákat, a kommunikációs gyakorlatot, az otthoni munkakörnyezetet, és nem utolsó sorban a munkaköröket, hogy melyek teszik egyáltalán lehetővé az otthoni munkavégzést. A vállalatnak azon is el kell gondolkodnia, hogy kötelezővé teszi vagy lehetőségként kínálja fel a home office-t, köti-e teljesítményhez vagy sem?

A legalapvetőbb, hogy meg kell alkotni mindennek ismeretében a szabályzatot, a jogi hátteret, az IT eszközparkot. Kialaktani, átalakítani tudatosan a folyamatokat. A vezetőket és a munkavállalókat megfelelően felkészíteni a rendszer működtetésére és az információk megosztására.

A rendszer sikeres működtetése érdekében a vezetőknek és a munkatársaknak egyaránt tenniük kell.

Vezetők:

  • áttérni az időről az eredményalapúságra
  • átlátható, egyértelmű munkaszervezési elvek alkalmazása
  • online kommunikációs eszközök használati protokolljának kialakítása

Munkatársak:

  • otthoni munkakörülmények kialakítása
  • munkavégzéshez szükséges szoftverek készségszintű használata
  • időgazdálkodás kialakítása

Ahhoz, hogy a hibrid munkavégzés jól működjön fontos, hogy dinamikusan lehessen változtatni, alaktani a rendszert.


Amit a TEWE elbír - jól működő távmunka gyakorlat



A Deutsche Telekom IT Solutionsnél (korábban IT Services) hat éve vette kezdetét hivatalosan a távmunka. A rendszer pedig, ami minden érintettet összeköt a TEWE (Telework Employment). Ezen keresztül a munkavállalók, vezetők, a HR, a külsős dolgozók egyaránt be tudnak kapcsolódni a feladatok egyes szakaszaiba, valamint az összes a távmunkával kapcsolatos ügyintézés elintézhető rajta keresztül, mondta el Tóthné Harasztovics Gyöngyi HR vezető. Az évek során a távmunkában dolgozók száma 74%-kal nőtt, a teljes cég 33%-a dolgozik részleges vagy teljes távmunkában. Ez egészen az elmúlt időszakig komoly versenyelőnyt is jelentett a munkaerőpiacon, amely azonban a covid helyzetnek köszönhetően némileg csökkent.

Mint mondta az alkalmazáson többek között távoli munkahely auditra is lehetőség van, így már nem kell valakinek a cégtől személyesen kimenni, hogy ellenőrizze a dolgozó otthoni munkakörülményeit. Szintén lehet a TEWE-n keresztül jelentkezni távmunkára, amit a munkavállaló kezdeményez, az engedélyezési folyamat pedig végigmegy a különböző vezetői szinteken, az auditon, majd amennyiben jóváhagyják, akkor sor kerül a munkaszerződés módosítására is. (A szerződésbe belekerül az auditált cím és a dolgozó munkarendje is.) Így könnyen intézhető a távmunkanapok mennyiségének növelése, csökkentése, költözés adminisztrációja, munkakörváltás vagy akár a munkaviszony megszűnése esetén a távmunka megszűnése is.

Mindez a cégnél a törvény szerint, a távmunka keretein belül működött, a vészhelyzet miatt bevezetett otthoni munkavégzés azonban más helyzet, emelte ki a HR vezető. Erre a kormányrendelet szerint július elejéig volt lehetőség, utána a cég kihasználta azt az évi 44 napot, amikor a munkáltató más címen foglalkoztathatja a munkavállalóit. Ezt az időszakot közös megegyezéssel egyszer meg is lehet hosszabbítani. Ezt tették most december 31-ig. Így az DT IT Solutionsnél is kíváncsian várják a jogszabálymódosítást, hogy tudjanak tervezni a következő évre.


Mobil munkavégzés - hogy áll át egy konzervatív szervezet


2019 tavaszán vezette be a mobil munkavégzést a Mercedes-Benz Hungária a budapesti szervezeténél. A mobil munkavégzés sem nem távmunka, sem nem home office. A munkavállaló dönti el, hogy honnan szeretne dolgozni, kiválaszthatja a munkavégzés helyét. Ez a közvetlen felettes jóváhagyásával kezdetben heti egy nap volt, mondta el Dr. Béres Eszter HR vezető. A dolgot eleinte sok vezető nagyon szkeptikusan fogadta. A járvány azonban, ahogy sok helyen másutt is, ezen jelentősen változtatott.

A vezetők egyik félelme az volt, hogy ha nincs irodai munka, akkor „eltűnnek” a státuszszimbólumok, vagyis a látható jegyei annak, hogy valaki vezető. Ezeknek pedig egy hagyományos szervezetben van jelentősége. Valamint az eddigi közös platformok, személyes csapatközösségek megszűntek. Újra fel kellett építeniük csapataikkal a kommunikációt, megőrizni a virtuális térben is a „team spiritet”. Kihívást jelentett a strukturáltság megtartása, a munkavállalók bevonása, a tényleges figyelem.

A HR-nek ezen időszak alatt fontos támogató szerepe volt (van), elfogadtatni az érintettekkel a helyzetet, a változást. Hogy vállalni kell a hibákat, tanulni belőlük. „Együtt tanuljuk, hogy lehetünk esendők” - mondta Béres Eszter. Fontos tapasztalat volt mindenki számára, hogy lehet mégis irodán kívül dolgozni, így is megy az üzlet, a folyamatok működnek. Szinte valamennyi munkakör optimalizálható otthoni munkavégzésre. Aki pedig otthonról nem végzi el a feladatát, az valószínűleg már az irodai közegben sem volt hatékony.

Ugyanakkor összességében cégnél úgy látják, hogy bizonyos mértékben szükség van az irodai légkörre, így hibrid munkavégzésre készülnek hosszabb távon.

Nyitókép: Gerd Altmann from Pixabay
  • 2021.01.25HR Üzleti Vezető Mentoring és Workshop online program Inspirációt és támogatást nyújt HR vezetőknek és a jövő HR vezetőinek az üzleti vezetővé válásuk útján. Ajánlom minden olyan HR vezetőnek, aki szeretné a HR funkciót üzletközpontúbbá tenni, meghatározó hatással lenni üzletre, stratégiára, döntésekre, nagyobb bizalmat, hitelességet és befolyást szerezni a felsővezetésben. Részletek Jegyek
  • 2021.01.30Videokonferenciás 2 napos Scrum Master képzés A két napos intenzív, gyakorlat-orientált tréning szerepjátékokon és szimulációkon keresztül segít a résztvevőknek megérteni, hogyan alkalmazhatóak a legkülönbözőbb projektekben a Scrum alapelvei. Kitérünk arra is, hogy mikor érdemes használni a Scrumot, és mikor nem. Részletek Jegyek
  • 2021.02.04Stratégiai- és teljesítmény controlling A vezetők elmondása alapján a controlling gyakran utókalkuláció fókuszú, célja a pénzügyi számvitel kiszolgálása. Ez a kutatás is rávilágít arra, hogy kimutathatóan sikeresebbek azok a vállalatok, ahol a vezetők támaszkodhatnak a controller tevékenységére. Részletek Jegyek
Follow hrportal_hu on Twitter
További cikkek
Van-e élet egy sajtómunkásnak a médián kívül? - Egy álláskereső naplója 3.

Papp László Tamás májusban vált munkanélkülivé. Álláskeresése történetének harmadik részét írta meg nekünk. Pályázott olyan startup... Teljes cikk

12 lépés a hatékonyabb meetingekért

Sok oka lehet annak, hogy egy meeting nem hatékony. Többek közt, hogy nem tiszta, hogy mi is a megbeszélés pontos témája, fókusza vagy ha nem a... Teljes cikk

Karantén office vs. Home office

Sok kényszermegoldás született a kijárási korlátozások idején, a járvány első hullámában. A munkahelyek többségében a home office-ra nem volt... Teljes cikk