A Lean office megvalósításának első lépései

Folytatjuk a tavaly megkezdett sorozatunkat, ahol a Lean office koncepció megvalósításának lépéseit mutatjuk be HR-es oldalról. Azóta több olyan vezetővel találkoztam termelő vállalatoknál, ahol bevezették a lean elemeket, de a HR csak passzív szenvedője volt a történetnek. Ez megerősített hitemben a téma fontosságát illetően. Interjúalanyom továbbra is Gyurta Sándor, aki azóta szakmai tudását online formába is öntötte a www.lean-hr.hu oldal megvalósításával.

-Előző beszélgetésünket azzal fejeztük be, hogy az 5S lesz a következő témánk. Lebbentsük fel a fátylat! Minek a rövidítése az 5S?

-Seiri: Távolítsuk el a nem használt iratokat, eszközöket, szabadítsunk fel helyet
Seiton: Dolgozzunk ki tárolási rendszert, legyen meg mindennek a helye, tegyük láthatóvá
Seiso: Tartsuk tisztán és üresen az asztalunkat és fiókjainkat, a nap végén rámoljunk el
Seiketsu: Szabványosítsuk, tartsuk fenn a rendet, rendszeresen végezzünk felülvizsgálatot
Shitsuke: Az 5S legyen mindennapi gyakorlat, mutassunk példát, oktassunk

- Elég száraz, és látszólag evidens. Hogyan használható nem gyártói környezetben ez a lehetőség?

- Tapasztalatom szerint játékossággal. Legyünk őszinték, ki szeret takarítani, rendet rakni, rendet tartani? Illetve megfordítom, kevesebben szeretnek és képesek, mint ahányan nem. Ha sikerül egy kis zenével, versennyel, közös irodafestéssel feldobni a programot és nem a felelősségre vonáson és az "eddig miért nem kereste senki a szekrény mögött megbújó szerződést" felkiáltáson van a hangsúly, akkor látványos változások történhetnek egy alapesetben rendezett irodában is.

Te milyen típus vagy rendrakási szempontból?

- Én magam az a fajta vagyok, aki átveszi a környezet viselkedését, szürke vagyok itt, bár egyébként élesen fekete és fehér is tudok lenni, de hiteltelen lennék, mint "pormenyecske".
Egy háromnapos horgászaton nem hisztizek a konzervek helyén, de otthon rengeteget fejlődtem a beágyazás, szennyes elhelyezés, sufni témakörökben a feleségem türelmes, húszévnyi munkájának köszönhetően. Nem megy egyik napról a másikra a cégben sem.

A munkámban az informatikai rend megjelenése volt, ami érezhető gyorsulást eredményezett. Soha nem dolgoztam kupiban, de nem is voltak igazán magas minőségű rendszereim.

- A rendrakáson kívül tud még mást is az 5S?

- Én sokkal fontosabbnak tartom a szerepét abban, hogy felszínre hoz veszteségeket, feleslegességeket, lebont tabukat (Ez a szekrény 20 éve ott van!), megteremti a lehetőséget a kaizen ötletek megfogalmazásához. Gyakorlási lehetőség, csapatmunka, gyors és látható eredmény. A legfontosabb, hogy meg lehet köszönni, dicsérési esély a vezetőnek, ha kilép az íróasztal mögül, miután ő is megvívta a harcát az asztalrend démonaival.
Bevezetési szempontból a HR első lépése a szervezet felé az 5S program elvégzése.

- Mennyire tartható fenn?

- Nehezen.

- Csak van ötleted rá?

- Én magamból indulok ki és nálam a csokoládé mindig nyer. Játék, mosoly, a szándék díjazása, lehet, hogy holnap hoz még meglepetést.

- Mennyire használtál az eddigi gyakorlatodban az 5S kiegészítéseként vizuális eszközöket?

- Egy százezres nagyságrendű íróasztalon nem keríthetsz le színekkel helyet a berendezéseknek és egy régi parkettán sem sraffozod sárga-feketére a veszélyes helyeket. A vizualizáció irodai környezetben inkább az audit és a visszaellenőrzés, az értékelés eszköze számomra. Piros szalag, vagy kártya jelölheti a veszélyes helyet, ahol rendet kell tenni. Gubancos kábelköteg, irathalmaz az asztalon. Kezelhetetlen szekrény, vagy fiók. Ebben az esetben is játékkal. Veszélyes konnektor, égve maradt égő...

- Mindenki alkalmas arra, hogy megtanulja a lean elemeket?

- Mindenki. Erre nincs igény és elég idő sem. Lesznek, akiket vonz és érdekel, nyúlnak majd a feladatért. Az 5S például csak szándék kérdése. A kaizen már a vezető képességein is múlik. Mindenki képes azonban szerepet vállalni a kidolgozásban. És ez sokkal fontosabb, mint, hogy mindenki egyformán értse a teljes rendszert. Oktatni alapvetően vezetői felelősség, ez már rendszerismeret nélkül nem fog menni. Ez a szint is mindenki számára elérhető. Van, aki jó ötletekkel áll elő, de nem jut el a probléma gyökeréhez, van, aki hozza a számokat és van, aki rendszerezi az egész munkát és még csak nem is vezető. Mindenkinek megvan a lehetősége megtalálni önmagát és vállalni a saját felelősségét önmagáért és a vállalatért. (Belbin itt igazolható)

- Ha mi holnap az irodában szeretnénk elkezdeni, akkor mi legyen az első lépésünk?

- Szerintem hasznos, ha a miérteket is ismerik a munkatársak. Érdemes megmutatni az elméleti alapokat, megmutatni, hogy mi a célja ennek a kísérletnek, kikérni a véleményüket. Fontos, hogy mindenki hozzá tudja tenni magát, a saját tehetségét, a saját emberségét. A lányok hozhatják a gyümölcsöket, a szendvicseket, a jó zeneszámokat, a fiúk a csavarbehajtót, a gurtnit és kezdődhet az iroda szétszedése és ergonómiai újjászületése.

- Milyen gyorsan tud eredményt hozni?

- A közös élmény, a közös megértés már az első pillanatokban jó érzéssel tölti el az embereket. Jó látni, hogy együtt mit érhetünk el. Jó látni, hogy milyen mértékben igazodunk az új, rendezettebb környezethez. Miután részt vettünk benne, jobban megbecsüljük a saját és a társaink munkáját is. A rendszer nem öröklét. A rend stabilizálása többszöri nekifutást igényelhet. A haszon a felmerülő folyamatszabályozási ötletek felgöngyölítésekor jelenik meg, ekkor már a vállalat is profitál, mert csökken a működési költség. Nem szeretném elkerülni a válaszadást. 4-6 hónap volt az én esetemben.

- Mennyire éri meg? Mennyit lehet megtakarítani vele?

- Minimális befektetést igényel. A válságban újra kell értelmezni a sikerkritériumokat. Számomra egy közös program a munkatársaimmal, amelyikre mindenki eljön, és tesz a másik emberért, mindent megér. Megtakarítani sok mindent lehet. Nem vesztesz embert, kevesebbet költesz épületüzemeltetésre, csökken a keresgéléssel eltöltött idő, gyorsabban eljut a számla a pénzügyre, csökkentheted az irodaszerre elköltött pénzt, csökken a betegség, hiányzás, moderált a beszédtéma az irodában. Dicsérésre, pozitív visszajelzésre nyílik lehetőség nap, mint nap.

- Szerinted milyen méretű office esetén érdemes elkezdeni?

- Minél nagyobb az iroda, annál többen profitálnak. Én home-office szinten is alkalmazom a saját lakásomon. Persze a feleségem jó vezető, megdicsér, ha elrámolom a nap végén az irataimat és nincs kupi.

dr. Németh Zoltán
Tudásmenedzsment igazgató
Enetha Learning