A megfelelő projektmenedzsment módszertan előnyei

A "projekt" szóval manapság lépten-nyomon találkozhatunk. A szó hallatán az emberek többségének valamilyen többé-kevésbé összetett, megoldandó feladat jut az eszébe. Tapasztalatom szerint véletlenszerűen kiválasztott tíz ember átlagosan hétféle különböző választ ad, ha a "projekt" definíciójáról kérdezzük. Ha példát kell említeni, van aki a "hol és milyen új ágyat vegyünk a gyereknek, mert a régit kinőtte" típusú feladatról, mint "projektekről" beszél, van akinek csak a híd, vagy a metróépítés méretű feladat "projekt". A legelterjedtebb átlagos definíció szerint akár mindegyik válaszolónak is igaza lehet, hiszen eszerint "A projekt egy időben behatárolt erőfeszítés egy egyedi termék, szolgáltatás, vagy eredmény létrehozás céljából." (Projektmenedzsment útmutató PMBOK Guide, Akadémiai Kiadó, 2006)

Tekintettel arra, hogy az ilyen rutin feladatoktól különböző, az egyediség, újszerűség nyomán kockázatokkal bíró munkákat célszerű felkészülten, tudatosan, rendezetten kiviteleznünk, jelentős segítséget jelent valamilyen bevált projektmenedzsment módszertan alkalmazása. A világon a legelterjedtebb és legismertebb a Project Management Institute (röviden a PMIŽ, non-profit projektmenedzsment világszervezet) által folyamatosan karbantartott szabvány, a fentebb említett, - rövid néven - PMBOK Guide. Az angol, eredetileg a közszféra projektjeire kifejlesztett PRINCE2 módszertan használata is viszonylag gyakori. A módszertanok ajánlásokat fogalmaznak meg a projekt szervezet kialakítására vonatkozóan, részletesen ismertetik a projektekben tipikusan előforduló tervezési, szervezési, vezetési és kontrollálással kapcsolatos feladatokat az előzetes igényfelméréstől a projektek zárásáig. Eszközöket, technikákat mutatnak be (pl. ütem- és erőforrásterv készítésének módja, eszközei). Mindazonáltal a projektmenedzselés mint szakma, a módszertan alkalmazása, legjobban nem dokumentumokból, hanem a WIFI Hungária Oktató és Továbbképző Intézet által megrendezett gyakorlatokat is tartalmazó projektmenedzsment tréning(ek) által sajátítható el.

A továbbiakban először kitérünk a projektmenedzsment módszertan használatának arra a legkevésbé közismert részére, hogy az abban ismertetett folyamat és sok technika akár egyéni, hétköznapi célfeladatok végrehajtásakor, önfejlesztés során, vagy problémás ügyek megoldásakor is nagyon pozitív eredménnyel alkalmazható, sikeresebbé teheti az alkalmazót. (lásd: "Egyéni fejlődés szakasz")

Ezt követően sorra vesszük az egyes szervezeti projektek szintjén mutatkozó jelentős előnyöket. (lásd: "Hatékonyabb csapatműködés: közelebb a sikerhez" szakasz) az egyes vállalatoknál, non-profit szervezeteknél végrehajtandó projektek alatt olyan összetett feladatot értünk, amelyet a szervezet csapata és az esetleges külső közreműködők részvételével hajtanak végre és amely egyedi céllal rendelkezik, egyedi eredmény létrehozását célozza, terjedelmében, minőségében, időben, és az esetek többségében erőforrások és/vagy költség tekintetében is meghatározott, megadott keretek között zajlik. Néhány tipikus projekt, a teljesség igénye nélkül: szervezeti fejlesztés, termékfejlesztés, új rendszer, vagy folyamat bevezetése, szervezeti szintű költségcsökkentő projekt stb. Végül, de nem utolsó sorban, a projektmenedzsment módszertan alkalmazásának általános szervezeti hatásaival foglalkozunk. Itt azt fogjuk megnézni, milyen haszonnal jár a szervezet szintjén, ha projektjei és egyes összefüggő projektjeinek halmazát jelentő programjai egy jól bevált módszertanon alapulnak és a munkatársak ezt ismerik, elfogadják és megfelelően használják. (lásd: "Szervezeti hasznok" szakasz)

Megjegyzem, a projektek sikerre viteléhez a megfelelő módszertan alkalmazásán túl számos más tényező is szükséges, különösen az emberi tényezők területén, ezek tárgyalása azonban a jelen cikknek nem témája. Ezekről hallhat a WIFI Hungária Oktató és Továbbképző Intézet megfelelő projektmenedzsment és egyéb készségfejlesztő képzésein, illetve elérhető a vonatkozó szakirodalom.

Egyéni fejlődés

A projektmenedzsment módszertan alkalmazása egyéni szinten legelőször is nagyobb átgondoltságot, gondosabb tervezést jelent.
Például, a módszertanok jelentős terjedelemben foglalkoznak a célmeghatározás kérdésével. Az egyén céljainak meghatározásakor - legyen szó hosszú távú fejlődési célokról (pl. anyagi, munkával kapcsolatos, egészség, kapcsolatok), vagy valami eseti konkrét célkitűzésről (pl. szakmai előadásra való felkészülésről), netán egy probléma megoldásáról (pl. meghibásodott gépkocsi javíttatása) sokat segít a pm módszertan a szükséglet-igény-cél tisztázásában, majd a konkrét feladataink definiálásában, abban, hogy eljussunk egy kész tervig. Ebben meghatározzuk magunknak mit, mikor, hogyan, mekkora befektetéssel, milyen közreműködés igénybe vételével, milyen eszközökkel fogunk végigcsinálni.

Miközben végigmegyünk a folyamaton, nő a feladatra vonatkozó tudatosságunk, erősebbé válik fókuszunk, valószínűleg alaposabban tájékozódunk. A tervezés által nagyrészt kiiktatjuk az ad hoc lépéseket, ezáltal időt nyerünk. A kockázatok és lehetséges ellenlépések mérlegelése által időben felkészülünk a problémákra, ha esetleg bekövetkeznek, gyorsabban tudunk reagálni. Az átgondoltság anyagi vonzatokban is megjelenhet, gondoljunk csak arra, hogy mennyit spórolhatunk, ha pontosan tudjuk, mit akarunk beszerezni és melyek a lehetséges források, milyenek a feltételek, vagy esetleg azt is mérlegeljük, hogy mi magunk mit tudunk elkészíteni egyes beszerzések helyett. Ha a folyamat során jegyzeteket készítünk, azontúl, hogy ezek a későbbiekben mintául, tanulságul szolgálhatnak, feltehetően jobban át is látjuk és jobban tudjuk követni a történéseket, a feladat megoldás státuszát, hamarabb észrevehetjük a problémás pontokat.

Hatékonyabb csapatműködés: közelebb a sikerhez

A fenti szakaszban bemutatott, egyéni szinten jelentkező pozitív hatások csapat szinten is megvannak (a csapat nagyobb feladat fókusza, tervezettség, problémák megoldására való felkészülés, stb.). Ezek mellé további hasznok társulnak, ha "klasszikus" szervezeti projektekben jól alkalmazzuk a megfelelő módszertant. A várható előnyök nagyobbak, ha a projektvezető profi módon tudja adaptálni az elveket, módszereket, technikákat és a csapatot ezek mentén illetve ezekkel összhangban szervezi. Az ideális, egyéni szakértelemhez és képességekhez is igazított egyértelmű feladatmegosztás szinergikus team munkát eredményez, azaz az eredmény több lehet, mint pusztán az egyéni teljesítmények összessége.

A jól szervezett információ áramlás kulcstényező a projekt sikerében. Fontos, hogy a módszertani ajánlásokhoz igazodó projekt kommunikációs rendszert illetve monitoring-kontrolling rendszert vezessünk be. A projekt környezetének változásai kevésbé okoznak problémákat, ha tudatosan alkalmazzuk a pm változáskezelési ajánlásokat.

A fentiek megvalósulása esetén az ilyen jól szervezett projektet a nagyfokú tervezettség és kiszámíthatóság jellemzi, a folyamatok, az egyes feladatok státusza átlátható. Kellően motiváló légkör esetén nagymértékben nő a csapatteljesítmény, csökken a fajlagos idő- és költség ráfordítás, javulhat a minőség, kevesebb lesz a konfliktus.

Szervezeti hasznok

A projektmenedzsment módszertanok használatának előnyei szervezeti szinten akkor érezhetők leginkább, ha olyan pm szabályozás van életben, amely egységes, minden projekt típusra tartalmaz útmutatásokat, nem túlságosan merev, ugyanakkor kiszámítható. Fontos a pm szervezetre adaptálása. Az adaptálási folyamatba a különböző szakterületek képviselőit vezetői és szakértői szinten egyaránt célszerű bevonni, mivel ezáltal nagy lépést tehetünk a megszületendő testreszabott módszertan elfogadása és majdani valós használatba vétele irányába. Egy jól működő pm rendszer növeli a szervezet működési biztonságát, gördülékennyé, gyorsabbá teszi az információ áramlást. A bevezetett sablonok, formanyomtatványok, előre programozott táblázatok például nem csak egyszerűsítik adatszolgáltatást, de belőlük fokozatosan olyan projektadat- és tudásbázis épülhet, amely visszakereshetővé, elemezhetővé teszi az információkat, alkalmas trendek, tendenciák kimutatására, tanulságok, következtetések levonására is. A teljes szervezetre érvényes pm szabályozás egyes pm folyamatok - pl. változáskezelés - meghatározása által hozzájárul a vezetői döntések megalapozottságának neveléséhez.

Végső soron kijelenthető, hogy egy jól működő szervezeti pm szabályrendszer nagyban növeli a szervezet élet- és versenyképességét. Ennek elsajátításában és begyakorlásában jó alapot adnak a WIFI Hungária Oktató és Továbbképző Intézet képzései.

A szerző, Török Zoltán a WIFI Hungária Oktató és Továbbképző Intézet tanácsadó trénere,
Project Management Professional (PMP) nemzetközi minősítéssel (Project Management Institute) és SAKK minősítéssel rendelkező gyakorlott szakember