A munkahelyi beillesztés kockázatai

A beilleszkedés támogatásának három területe

Előző cikkünkben a szervezeti beilleszkedés folyamatát a következőképpen határoztuk meg: "A beilleszkedés egy interaktív folyamat, melynek során az újonc funkcionális részévé válik a szervezeti munkafolyamatoknak, pozitív társas kapcsolatokat épít ki kollégáival és vezetőivel; valamint mindent - tudást, kapcsolatokat, elvárásokat, stb. - átfogó képet alakít ki a befogadó szervezetről."

A definíció - valamint a gyakorlati tapasztalatok - alapján az újoncok integrálódását három irányból támogathatjuk egy adott szervezetben:

- Elősegíthetjük társas kapcsolataik kialakítását
- Támogathatjuk őket a munkavégzéshez kapcsolódó feladataik kivitelezésében
- Segíthetjük őket a befogadó szervezet megismerésében, megértésében

Bármely programnak, mely az újoncok beillesztését célozza meg, magában kell foglalnia a támogatás mindhárom aspektusát, ha egyértelmű sikert szeretne elérni. Természetesen egy-egy részprogrammal is mutathatunk fel eredményeket, azonban ez az alábbi kockázatokkal járhat:

Ha a belépési programunk nem fedi le a teljes spektrumot, azzal könnyen félreérthető üzenetet közvetíthetünk az újoncoknak a szervezet prioritásairól. Például ha az első napokban csak a feladatokról esik szó, az üzenet az lehet: "nálunk csak a munka fontos". Ami könnyen letörhet egy társaságkedvelő alkalmazottat. Ha pedig a feladatok specifikálása nélkül a szervezet jellegének megismerése kerül előtérbe, munkavállalónk könnyen érezheti azt, hogy támpontok nélkül végzi feladatát. Természetesen, ha együtt áttekintjük a programot a résztvevővel, ha támogatjuk az események értelmezésében, akkor elkerülhetjük a torz üzenetek közvetítését, és ezáltal biztos alapot szolgáltatunk a munkaviszonyhoz.

Valamint ha nem térünk ki a támogatás minden aspektusára, attól az újoncaink még beszerzik a számukra szükséges információkat, ezzel pedig a beillesztés kontrollálását kockáztatjuk. Azaz meg kell fontolnunk, hogy bízunk-e az újonnan érkezők aktuális kollégáiban annyira, hogy rájuk hagyjuk a beillesztést. Természetesen egy ilyen bizalmi kérdés megjelenése ritka egy egészséges szervezetben, így jobb ha képzett szakemberek tervezik és irányítják a beillesztés folyamatát.

Három terület: a beillesztési programok tartalma

Miután a beillesztés támogatásának területeit meghatároztuk, ki kell alakítanunk az egyes területekhez kapcsolódó tartalmi elemeket. Tartsuk szem előtt azt, hogy sikeres szocializációs programot csak a szervezet szakmai tevékenységi területéhez, aktuális állapotához és kultúrájához igazítva lehet kialakítani!

A társas kapcsolatok kialakításának támogatásának első lépése az újonc körbevezetése, formális vagy informális bemutatása. Különösen fontos az, hogy a régi kollégák "tudják hová tenni" az újoncot - azaz érdemes már a kezdeteknél tisztázni a munkahelyi szerepeket, felelősségeket. (Ez a lépés akár a kiválasztási folyamat részét is képezheti, a csapat tagjai megismerkedhetnek - és ideális esetben véleményt is formálhatnak - a lehetséges jövőbeli kollégákról.) Természetesen az ismeretségek kialakulását nem minden esetben lehet szervezett programokkal elősegíteni, de próbáljunk meg minél több lehetőséget adni az újoncoknak arra, hogy kötetlenül találkozzanak kollégáikkal. Ennek jó módja lehet például a "szabadnap" (vagy órák) melyekben nem adunk konkrét feladatot a résztvevőnek, csak lehetőséget és felhatalmazást arra, hogy bárkihez csatlakozzon a csapatból. Szintén hasznos tartalmi elem lehet egy - esetleg csoportos - informális munkaebéd is.

A munkakör betöltésében való támogatás első lépése a munkakörnyezet megismertetése legyen: biztonsági/ munkavédelmi és IT eligazítás, belső munkakapcsolatok stb. Ezek az információk képezik általában az alapját az ún. orientációs programoknak.

Az ezt követő lépés a feladatokhoz kapcsolódó dokumentációk - tartalmazzanak üzleti információkat vagy protokollokat, eljárásokat - bemutatása lehet. Mivel a pályakezdő pozícióktól eltekintve a szakértelem kiválasztási követelmény, ezért feltételezhető, hogy a kiválasztott újonc rendelkezik az elvárt szakmai ismeretekkel. Amennyiben azonban a munkavégzéshez cégspecifikus ismeretekre van szükség, - például egyedi technológiai vagy termékismeretre - úgy ezek átadására is a kezdeti időkben, a bemutatandó dokumentációk megismertetése után kerüljön sor. Fontos, hogy a munkakör betöltésének támogatásában hagyjunk "szabadidőt" az újoncoknak, lehetőséget a szakmai és feladat-környezet felfedezésére.

A következő tartalmi elemek az egyre növekvő komplexitású munkafeladatok lehetnek, melyek kivitelezésében - ha a szerep és a szervezet úgy ítéli meg - folyamatos szupervíziót vagy mentori támogatást kaphat a résztvevő. Az egyre nagyobb kihívást jelentő feladatok mellett fordítsunk figyelmet arra, hogy a megbízások tartalmi teljesítése mellett az újonc megtapasztalja az adott szervezetben használt munkamódszereket és folyamatokat is (pl.: adott programok használata, munkaszervezés, kollégák bevonása stb).

A szervezet megismerése - a feladatok, folyamatok és a kollégák megismerésén túl - a szervezetre vonatkozó egyéb tudás elsajátítását, a megszerzett információk megfelelő értelmezését és a szervezeti kultúrába való integrációt takarja. Ennek a támogatását - a tartalmi elemek szintjén- a szervezetre vonatkozó általános információk átadásával lehet elkezdeni. Ide tartoznak a szervezet misszióját, vízióját tartalmazó dokumentumok, etikai kódex mellett a szervezet felépítésére, történetére és hátterére vonatkozó tudás átadása. Itt is fontos, hogy lehetőséget biztosítsunk az újoncoknak arra, hogy a szervezetet jól ismerő kollégákkal beszélhessenek, betekinthessenek korábbi projektek és események dokumentációjába (akár egy teljes mentor-, vagy "buddy" rendszer kialakításával).

A beillesztési programok folyamata: 6 eldöntendő kérdés

A támogatás általános kialakítása során célszerű a következő hat kulcskérdésre válaszolnunk, ezzel kialakítva a programok általános kereteit és irányvonalait.

1. Munka során vagy a munkavégzéstől távol?

Milyen kontextusban történjen az újonc orientációja és beillesztése? Valós munkakörnyezetében vagy attól elkülönítve? A tankönyvi példa ebben az esetben a katonák illetve veszélyes munkakörökben dolgozók lehetnének: nyilván nem viszünk senkit valóban háborúba, csak azért, hogy igazi katonát "faragjunk belőle". Meg kell fontolnunk: az újonc okozhat-e jelentős károkat (vagy: szenvedhet-e bármilyen hátrányt), ha munkavégzése éles környezetében tölti első napjait. A tanulás meghatározó tényezőit figyelembe véve általában jobb eredményt érhetünk el az "on the job" jellegű programokkal, azonban kiemelt figyelmet kell fordítanunk a kockázatokra. Egyes munkaköröknél célszerű lehet ha az első napokban a képzés és a kezdeti tapasztalatok elsajátítása során elkülönítjük az újoncokat, és csak a feladatokon kívül eső időben csatlakozhatnak a többiekhez.

Fontos figyelembe vennünk, hogy az elkülönített beillesztéssel leginkább új csoportokat hozhatunk létre egy szervezetben, azaz a társas integráció - a régi kollégákkal való korlátozott kapcsolat miatt - nem mindig lesz teljes.

2. Egyedül vagy csoportban?

Miként fogjuk kezelni az újoncokat? Egyedül vagy csoportosan?Azaz személyre szabott programokat dolgozunk ki, vagy az újonnan érkezők közösen vesznek részt a támogató tevékenységekben? A kérdés egyértelmű munkaszervezési és logisztikai következményei mellett érdemes figyelnünk újra a program "mondanivalójára": milyen végkicsengése van annak, ha például az új igazgató az új takarítókkal együtt kezdi az orientációs napját? Nyitottság vagy érdektelenség?

Az individuális programok általában gyorsabb tanulást tesznek lehetővé. A csoportos módszerek azonban a tudásátadás mellett lehetőséget kínálnak az ismerkedésre is, mégpedig egy olyan helyzetben, amelyben minden résztvevő "zöldfülű", azaz kevesebb a társas kötöttség, a résztvevők bátrabban építhetnek kapcsolatokat.

3. Melyek a program keretei?

Egyértelműnek tűnik a kérdésfeltevés: vannak-e fix keretei az orientációs/beillesztési programnak és ez egyértelműen kommunikálva van-e a résztvevők felé? Gondoljunk itt egy újonnan felvett junior tanácsadó példájára: mennyi idő után fogja megkapni első valódi feladatát, és mennyi ideig lesz az a dolga, hogy a társaitól tanuljon és mondjuk adminisztratív támogatást adjon? Kommunikáljuk-e azt felé, hogy például csak két hónap múlva láthat először ügyfelet?

Ha a szocializációs program keretei fixek, akkor az gyorsabb tanuláshoz, magasabb motiváltsághoz vezet, azonban a szervezésnél itt figyelmet kell fordítani a tanulás ellenőrzésére is: a próbaidő passzív "lehúzása" nem jogosíthat fel arra, hogy valaki előrelépjen. Egy elhúzódó program az újonc bizonytalanságát és ezzel legvalószínűbben konformitását növelheti, kezdeményezőkészségét csökkentheti.

A leggyakrabban hangoztatott nézet az, hogy egy teljes év - egy teljes üzleti ciklus - megélése után válik valaki teljes tagjává egy szervezetnek.

4. Szervezettség

A beillesztési programunk elemei egymást követő rendszerben - egy fix útvonalat adva az újoncoknak - vagy moduláris rendszerben kerülnek kialakításra? Ezzel a kérdéssel újra a folyamat kontrolláltságához érkezünk vissza: mennyire kívánjuk részletekbe menően irányítani az újoncok integrációját? Megemlítendő, hogy a részletesen irányított programok általában - az újoncok személyiségétől függően - hathatósabb segítséget jelentenek a beilleszkedéssel járó stressz és feszültség kezelésében.

5. Kollégák bevonása

Mennyire kívánjuk bevonni a folyamatba a jelenlegi kollégákat? Ha az újoncunkat konkrétan valaki helyére vesszük fel, vagy egy már létező pozíció duplikátumába (például egy új call-center munkatárs esetében), akkor a már tapasztalt kollégák bevonása igen hasznos, hiszen ők azok, akik átadhatják a szervezetben működő szakmai normákat és megoszthatják az újonnan érkezőkkel a szakmai trükköket. A bevált működésmódok átadása azonban bizonyos helyzetekben hátrány is lehet, hiszen nem bátorítja arra a résztvevőket, hogy "találják fel magukat a szervezetben". Alacsonyabb lehet az innovációs hajlandóság, csökkenhet a kreativitás és az egyéni hozzáadott érték.

A "régiek" kihagyását éppen az egyedi, kreativitást igénylő szerepek esetében lehet bátorítani, bevonásukat pedig akkor, ha az adott pozícióban különösen fontos a folyamatok zökkenőmentes átvétele és a már kialakított működési rendszerek fenntartása. A bevonás természetesen szorosabb személyes kötelékek kialakulását és ezzel erőteljesebb társas integrációt von maga után.

6. A meglévő készségekre építeni, vagy sem?

Milyen mértékben épít az új pozíció - és ezáltal a beillesztési folyamat - az újonc már meglévő készségeire? Egy szakértőt veszünk fel a tudásáért, vagy egy - a pozíció profilja szempontjából - képzetlen személyt, akit "formálhatunk" a korai időszak tapasztalataival? Erre a kérdésre a választ már maga a pozíció feltöltésének stratégiája, illetve a kiválasztási eljárás is megadja a választ, de fontos szem előtt tartanunk a beillesztési program során is az új kollégáktól elvárt képességeket, készségeket. Ha a meglévő készségekre építünk az adott pozícióban, akkor a beillesztés inkább "kihívás" jellegű próbafeladatokra, aktív részvételre építsen, ellenkező esetben pedig az új alapkészségek elsajátításának megkezdését - megfigyelés, gyakorlati tanulás - segítse elő.

A környezet fontossága

A tartalmi elemek és a folyamatszervezés mellett az újoncok környezete érdemel további figyelmet. Fontos tudnunk, hogy bármilyen részletes beilleszkedési programot is szervezünk - extrém esetektől eltekintve - nem áll módunkban maximálisan kontrollálni az újoncok környezetét. Beszélni fognak új kollégáikkal, szemlélődnek, megfigyelnek és vélhetően begyűjtenek minden elérhető információt. Mivel az újonc legtöbbet várhatóan a közvetlen csapatával és munkatársaival fog érintkezni, ezért kiemelten fontos, hogy sikeres beillesztése érdekében az ő környezetét, azaz a régi kollégákat is támogassuk. Próbáljuk meg az új kollégát stressz-mentes időszakban felvenni, informáljuk a csapatot a beillesztési programról, tisztázzuk a szerepüket ebben a folyamatban, akár személyre szabottan is!

Egy hatékony beillesztési program kidolgozása számos tényező mérlegelését igényli. A siker érdekében a legfontosabb talán az, hogy pontosan körvonalazzuk magunkban az újonc szervezeten belüli várható szerepét (ne csak a munkafeladatát!) és erre próbáljuk meg őt a leghatékonyabban felkészíteni. Teremtsünk számára biztonságos tanulási környezetet és lehetőséget arra, hogy elérje a tanulásához szükséges információkat és eszközöket.

Az előzőekben a sikerességet befolyásoló számos tényező támpont lehet a beillesztés folyamatában, azonban óvakodjunk a túlszabályozott programoktól és maradjunk folyamatosan nyitottak a résztvevők visszajelzéseire.

Csigás Zoltán, HR Portal