Átállás távmunkára

Breiner Ildikó, a témában jártas HR szakértő segítségével körüljártuk, milyen gyakorlati megfontolásokat kell hozni a bevezetés előtt.

Tevékenységünk távmunkának minősül-e?
Magyarországon az 1990-es évek közepétől beszélünk távmunkáról, a körülhatárolása azonban mai napig sok vita témája. Az magától értetődő, hogy a munkaadó telephelyétől távol eső helyen, rendszeresen végzett munkavégzés, a kérdés csak az, hogy ez alatt mit értünk. Az otthoni vagy a munkahelytől távoli feladatok nem ismeretlenek - gondoljunk csak a bedolgozásra (varrás, kosárfonás, fordítás stb.), bizonyos értelmiségi területeken a kutatónapokra (könyvtári, levéltári kutatások) vagy az üzletkötőkre, akik folyamatosan járják az országot. Ők ugyancsak a munkaadójuktól távol dolgoznak, mégsem tekintjük őket a mai értelemben vett távmunkásoknak.

A bedolgozás, kutatónap, vagy az üzletkötői munka nem engedi meg, hogy a munkavállaló nagyobb távolságra éljen munkaadójától, hiszen rendszeresen be kell utaznia és beszállítania munkája eredményét. A rendszeres közlekedés a munkaadó és a munkavállaló között csupán néhány kilométernyi távolságot tud áthidalni. A földrajzi és az időkorlátok leküzdésében a kommunikációs és számítástechnikai eszközök elterjedése jelentett áttörést. Ahol rendelkezésre áll a feladatnak megfelelő technológia és eszközök, ott már nem számít, hogy a munkavállaló a szomszéd szobában, 10-100 vagy akár több ezer km-rel távolabb dolgozik. A lényeg, hogy munkáját infokommunikációs eszközök és technológia segítségével látja el, vagyis olyan tevékenységet végez, amely eredménye infokommunikációs eszközökön keresztül továbbítható.
Az 1992/XXII. évi törvény X/A fejezet 192/D. § meghatározása szerint "távmunkát végző munkavállaló: a munkáltató működési körébe tartozó tevékenységet rendszeresen az általa választott, a munkáltató székhelyétől, telephelyétől elkülönült helyen, információtechnológiai és informatikai eszközzel végző és a munkavégzés eredményét elektronikus eszközzel továbbító munkavállaló". Elvileg az is lényegtelen volna, hogy ezt munkavállalóként vagy vállalkozóként teszi. A 2002. évi Európai távmunka megállapodás ajánlása azonban nem tekinti távmunkásnak a vállalkozóként munkát-vállalókat. Ezt képviseli a 2004. májusától hatályos hazai jogi szabályozás is, (2004. évi XXVIII. törvény A Munka Törvénykönyve és kapcsolódó törvény-módosítások a távmunkáról).

A munkavállaló és a vállalkozó között - adó- és munkajogi szempontokon túl - a különbség abban lehet, hogy ki viseli a munkavégzés eszközeinek költségeit. A munkaadó informatikai felkészültsége és a háttértámogatás minden esetben alapfeltétele a távmunka-végzésnek.

A munkavégzés helyére vonatkozóan egy alapvető elvárást fogalmaz meg a 2002. évi Európai távmunka megállapodás: "a munkát, amely a munkaadó telephelyén is végezhető lenne, rendszeresen attól távol végzik". E kitétel szem előtt tartásával azonban szabadon megválaszthatók a munkavégzés helyszíne és körülményei. A kereteket az adott feladatok és a felek elvárásai adják. Távmunka tehát végezhető
- otthon,
- utazás közben,
- egy közeli/helyi távmunka-irodában, vagy akár
- váltott távmunka formájában a telephelyen és a fenti helyszínek valamelyikén.
Meghatározó tényező viszont a távmunkában ellátott feladatok (betöltött munkakör) technológia-igénye. A távmunkahely kialakításánál nem szabad megfeledkezni arról, hogy a távmunkás és munkakörnyezete a munkaadó szervezet kihelyezett része, amelynek illeszkednie kell a cég munkafolyamataihoz. Bár elsőre úgy tűnik, hogy komolyabb technológiai támogatást igényel, mint a telephelyen dolgozók munkahelyeinek kialakítása, valójában ez nem így van. Hiszen a hatékony munkaszervezés, a vállalati folyamatok irányítása és kontrollálása, mindenhol megköveteli a korszerű informatikai támogatást. A távmunka-végzés infokommunikációs technológiája (ICT) nem sokban tér el a telephelyi technológiai igényektől.

Milyen legyen a távmunka-végzés helyszíne és a munkakörnyezet?
A fentiekből azt látjuk, hogy többféle helyszínen is létesíthető távmunkahely. A munkakörnyezetet a technológiai megfelelés határozza meg. A távmunka helyszínei a feladathoz és a munkáltató elvárásaihoz igazodóan a következők:
Az otthoni iroda a munkavállaló lakásában kialakított külön helyiség vagy elkülönített munkasarok. A bútorok kiválasztásánál és a munkaeszközök elhelyezésénél figyelembe kell venni az ergonómiai szempontokat - akárcsak a telephelyi irodáknál. A legtöbb tevékenység ellátásához a bútorzaton kívül elegendő egy asztali számítógép internet-kapcsolattal, megfelelő szoftverekkel és telefon. Fel kell azonban arra is készülni, hogy az eszközök és a munkavégzés során használt anyagok biztonságosan tárolhatók legyenek, hiszen a család nem tartható távol teljesen a munkavégzés helyszínétől. Ugyanígy nem zárható ki a magáncélú felhasználás sem. Érdemes tehát előre gondoskodni az informatikai eszközök magáncélú felhasználásának szabályozásáról is.

A mobil iroda az elfoglalt üzletemberek irodája. A hordozható számítógépek, mobil telefonok, illetve a kettő összeolvasztásából született smartphone-ok, a WAP, a WIFI és más mobil internet-technológiák lehetővé teszik a hálózati kapcsolatot távolból is, és így lehet küldeni vagy fogadni adatokat. A sok utazással, ügyfeleket felkeresésével járó feladatkör esetén célszerű ezeket alkalmazni. Tekintettel arra, hogy a munkavállalóval együtt az eszközök is folyton úton vannak, célszerű az eszközök és a tárolt adatok védelmére fokozott figyelmet fordítani (adatmentés, biztosítás kötése, jelszóvédelem, stb.).

A helyi távmunka-irodát azok használják, akiknek nincs lehetőségük otthoni iroda kialakítására, vagy nem akarnak az otthonukban dolgozni. Az ilyen - legtöbbször bérelt - iroda a lakóhelyhez közel, könnyen megközelíthető helyen van, bútorzattal, megfelelő infrastruktúrával felszerelve. Lényegesen nem különbözik az otthoni irodában kialakítható munkakörnyezettől. Itt ugyan nem kell számolni a családtagok intoleranciájával, de nem árt számítani az irodahelyiségben dolgozó többi dolgozó távmunkatársak jelenlétével. Előnye, hogy az itteni közösség megvédi a munkavállalót az elszigetelődéstől, amely az otthoni munkavégzés során komoly veszély.

A váltott távmunka vegyíti a munkaadó telephelyén és az előbbi három helyszín valamelyikén végzett munkát - külön munkakörnyezet tehát nem határozható meg e formában dolgozó távmunkás számára.

A távmunkás munkakörnyezetének kialakításakor a következő szempontokat érdemes tehát figyelembe venni:
- a feladat, illetve a munkafolyamat technológiai igényei
- ergonómiai követelmények (fényviszonyok, elhelyezés, bútorzat)
- humánus környezet (felhasználó és családbarát)
- adat-, vagyon- és személyi biztonság

Gyakorlatias szemmel nézve a távmunkás közvetlen munkakörnyezetének kialakításához a következő alapfelszerelésre van szükség:
Az otthoni irodában dolgozó számára:
- bútorzat:
o íróasztal, megfelelő világítás
o szék (munkára alkalmas)
o szekrény (irattárolásra alkalmas, zárható)
- ICT eszközök:
o asztali személyi számítógép,
o megfelelő szoftverek (operációs rendszer, MS Office, vírusirtó, stb.)
o internet-csatlakozás (lehetőleg ADSL)
o asztali vagy mobil telefon
A mobil távmunkás számára:
- notebook vagy smartphone
- megfelelő szoftverek (operációs rendszer, MS Office, vírusirtó, stb.)
- mobil internet-csatlakozás (például WAP)
- mobil telefon
A helyi távmunka irodában dolgozó számára:
- mint az otthoni irodában; Fontos különbség azonban, hogy a munkakörnyezet kialakítása itt az iroda üzemeltetőjének a feladata.

A fizikai környezet kialakítása nem egy ördöngös dolog - mindezt a feladatok technológia igénye, lényegében a munkaadó belső munkafolyamatai határozzák meg. Törekedni kell a lehető legteljesebb illeszkedésre, hogy a távmunka ne "pótkocsiként" lógjon a szervezeten. Fontos előre lefektetni az elvárt eredményeket, az ezekhez szükséges erőforrások biztosításának feltételeit, a folyamatos feladatellátás és ellenőrzés mikéntjét és nem utolsó sorban az adatbiztonság fenntartását.
Ezek után a végrehajtás egy jó beszerzőn és technikai szakembereken múlik.


Petrány Viktória