Szerző: Pók Enikő
Megjelent: 5 hónapja

Átállás hibrid irodai működésre – miért olyan nehéz meglépni?

Divatos, sokat beszélünk róla, mégis kevés helyen merték meglépni, hogy a pandémiától függetlenül tartós munkaforma legyen. Sok a félelem, a kétség a vezetők fejében a hibrid munkavégzésről, azaz, amikor otthonról és az irodából vegyesen dolgoznak a munkavállalók. Most induló sorozatunk első részében a leggyakoribb dilemmák, hibák és néhány impulzus vezetőknek, HR-eseknek.

Miért is olyan nehéz a cégeknek a hibrid munkavégzés bevezetése? Főként azért, mert ez a cég teljes működését érinti. Hatással van a szervezeti struktúrára, a folyamatok és kontroll rendszerére, beleszól az operatív stratégiába. A teljesítmény menedzsmentet új kihívások elé állítja, a szervezeti kultúra átalakul, azaz a hibrid munkavégzés bevezetése valójában a cég egészére ható, komplex változásmenedzsment.

Kezdjük azzal, hogy vonjunk mérleget az utóbbi másfél évből, amikor a legtöbb cégnél részben vagy egészben távmunkában dolgoztak a munkavállalók.  Vezetőként ösztönösen és részben kényszerből új irányba tereltük a céget.

Vessünk számot:
    • Milyen eredményeket értünk már el?
    • Mik vannak még előttünk a célok felé vezető úton?
    • Mik a pozitív tapasztalataink? Miket tartunk meg belőlük?
    • Milyen próbálkozások nem voltak sikeresek? Milyen tanulságokat vontunk le belőlük?
    • A bevétel nőtt vagy csökkent?
    • Sikerült minimalizálni a működési költségeinket?
    • Összességében eredményesen reagált a cégem a megváltozott helyzetre? Elégedett vagyok azzal, amilyen változtatásokat bevezettem?

A félelem és a biztonságra törekvés nagy úr

Egy szervezet hatékonysága sok tényezőtől függ: a vezetéstől, a termékek és/vagy szolgáltatások minőségétől, a szervezet erőforrásainak hatékony felhasználásától. Az egyik területet érintő változás hatással lesz a másikra, azaz a hibrid munkavégzésben nemcsak a munka helye változik meg, hanem a munkatársak által használt kommunikációs csatornák, a vezető és az alkalmazott közötti kapcsolat, ellenőrzés, a motivációs lehetőségek is. A vállalati kultúra egésze átalakul. Ez a szervezet saját igényeinek felmérését igényli. Ezért sem akar sok cégvezető meggondolatlanul elkezdeni egy ekkora méretű változást, változtatást.

Fokozza a bizonytalanságot, hogy nincs előttünk járt út, nincsenek alaposan leírt és bevált sikertörténetek, így szinte mindenki óvatos és kivár. „Félek, hogy egyben marad-e a csapat, tudom-e motiválni őket, lesz-e annyi bevételünk, mint a tavalyi évben, egyáltalán életben marad-e a vállalkozás” - merül fel foszlányként a cégvezető fejében. Majd keresi a megoldásokat, vagy más, látszólag égetőbb kérdéssel foglalkozik, miközben a hibrid irodára való átállás már egy ideje lóg a levegőben és továbbra sem döntött a szervezet róla.

Minden vezető megtanult magára és az ötleteire támaszkodni, és azt tűzön- vízen keresztül átvinni, de jelen esetben érdemes a munkavállalókat is bevonni a döntési folyamatba. Egyáltalán akarják-e ezt a munkaformát, milyen javaslataik lennének a munka hatékonyabbá tételére. Azért is, hogy magukénak érezzék azt és a változásmenedzsment könnyebben átmenjen a cégen belül.

A hatékonyság mindenek előtt

Lehet, hogy nem nekünk/cégünknek való a hibrid munkavégzés, hanem nálunk akkor hatékony a szervezet, ha mindenki az irodában dolgozik? Akkor legyen úgy. Ne vezessünk be úgy a szervezetbe új munkarendszert, ha az nem támogatja a szervezet hatékonyságát és profitabilitását, hanem csak azért, „mert ezt csinálja a versenytárs, ez most a divat.”  
A hibrid rendszer bevezetése esetén komplex szervezeti dizájnban kell gondolkodnunk, hogy az valóban életszerű legyen, mert a teljes vállalatot, akár megváltozó üzleti stratégiát érintő döntés, nem csak a munkavégzés helye változik. Ne felejtsük el, hogy a változás egy hosszabb időn át tartó folyamat, és nem egy esemény.

    • Mi a cél a hibrid munkavégzés alkalmazásával a szervezetben?
    • Mik a legfontosabb okai a változásnak?
    • Milyen értéket teremt a szervezet a hibrid munkavégzéssel a szervezeten belül?
    • Milyen értéket teremt a szervezet a hibrid munkavégzéssel a külvilágban?

A humán tényezők ugyanolyan fontosak mint az üzleti folyamatok

Mivel a munka helyének változása hatással van a folyamatokra, ezért a folyamat korai szakaszától a sikeres változás feltétele, hogy párhuzamosan foglalkozzunk a rendszer és humán tényezőkkel.  Vannak, akik a családjuktól nem tudnak hatékonyan dolgozni otthon, ezért szívesen járnak vissza az irodába, míg mások annyira megszerették a home office munkavégzést, hogy a jövőben nem szeretnének csak az irodában dolgozni.

    • Kik az érintettek a változásban? Mi a véleményük, tapasztalatuk az elmúlt időszakról?
    • Milyen hatással volt a változás az egyénekre? Hogyan látják ők a folyamatot?
    • Milyen hatással volt a változás az egyes csapatokra? Hogyan látják ők a folyamatot?
    • Milyen hatással volt a változás a vezetőkre? Hogyan látják ők a folyamatot?
    • Milyen hatással volt a változás a szervezetre?
    • Hogyan változott a teljesítménye az egyéneknek, a csapatoknak, és a szervezetnek?  

Érdemes feltenni a szervezet menedzsereinek is kérdéseket:
    • Hogy érzi, mennyire tudtak rugalmasan, gyorsan alkalmazkodni a változáshoz?
    • Mennyire tudja kézben tartani a csapatot?
    • Hol zajlik a kommunikáció?
    • Elégedett a csapaton belüli kommunikáció gyorsaságával?
    • Használják a cég menedzserei a „new wave” meetingeket?
    • Megvannak az irodában a megfelelő területek az új típusú meetingekre?

Új meetingműfajok, új irodafelosztás több közösségi térrel

Ha nem, érdemes új típusú meetingeket bevezetni a szervezetbe. Négyszemközti meetingek a menedzser és a munkavállaló közötti bizalom erősítéséhez, folyamatjavítás és feedback adás céljából. Státusz meeting, a projekt státuszok frissítésére és nyomonkövetésére. Ha nincs szükség meetingre, hanem elég egy e-mailt írni, akkor tegyük utóbbit. Információ megosztó / tudásmegosztó találkozók helyett időspórolás gyanánt, e-mailekben küldjük el a csak információközlés miatt kiírt megbeszélés lényegi elemeit.

A hatékony megbeszélésekhez azt támogató, hatékonyság növelő terek szükségesek. Video konferencia hívásra alkalmas tárgyalók, amelyben az otthon dolgozó kolléga is csatlakozhat a beszélgetéshez. Kollaborációs területre, ahol a kollégák könnyen találkozhatnak, beszélgethetnek, épül köztük a bizalom.  Nincs szükség mindenkinek fix asztalra, hanem „shared desk” rendszer bevezetésével az asztalok kb. felükre csökkenthetőek, így csökkenthető az iroda bérleti terület, ezáltal a szervezet működési költsége. Azt is tartsuk tiszteletben, ha valaki ragaszkodik saját munkaállomásához.

Fontos a szerepe a belső hírvivőknek

A változási folyamat előkészítése után a változások kezdeményezésére van szükség a szervezeten belül. Érdemes olyan belső hírvivőket találni, akik segítik a change managementet, mintegy „ambassadorként”, így az ő segítségükkel, belső támogatással lehet elindítani a bevonást, a változást támogató folyamatokat. Határozzuk meg, a változás hogyan kapcsolódik a stratégiához, és mik azok a mérőpontok, ahol a hatékonyságot mérni tudjuk. Ismerjük fel, milyen hátránnyal járna, ha nem lépné meg a válallat a változást. Az új rendszereket, elképzeléseket integrálni szükséges a szervezetbe, az új folyamatok bevezetésekor támogassuk a kockázatvállalást. Következetesen és rendszeresen kell kommunikálni cégen belül a változási programot, az épp aktuális lépéseket. A változások megszilárdítása fázisban értékeljük a mért eredményeket, és tegyük meg a szükséges finomhangolásokat. Osszuk meg a pozitív fejleményeket, a jó gyakorlatot, és tartsuk fenn a lendületet, amíg beépülnek az új normák a szervezet életébe.

A változásért ki kell neveznünk egy változásért felelős egységet, akiknek a szerepe a változásmenedzsment irányítása, a koordinálás. Ha ez cégen belül nem lehetséges, külsőst érdemes bevonni.

Csak akkor, ha hatékonyságot és jövedelmezőséget növel

Összegzésül: bármennyire is jól hangzik és trendi a hibrid működés bevezetése, divatból és felületesen átgondolva nagy hiba belevágni. Vizsgáljuk meg alaposan szervezeti design és HR oldalról, hogy a távmunkás illetve hibrid munkaforma támogatja-e a cégünk működését, hatékonyabbá, profitabilisabbá teszi-e azt, mennyi költségmegtakarítással jár, mennyire növeli a dolgozói elégedettséget és reagál-e az egyéni igényekre. Ha igen, bátran vágjunk bele. Ha nem, akkor ne erőltessük.

Folytatjuk.

  • 2022.02.01Munkaügyi adatvédelem (GDPR HR-eseknek) Blended képzésünk során a tananyag általános elméleti részét, mely tartalmazza az alapfogalmak, jogalapok és törvények összefoglalását először e-learning videó formában sajátíthatja el. A videó megtekintése után egy fél napos konzultáció keretein belül, feldolgozásra kerül a tananyag további része, melyet online vagy tantermi formában hirdetünk meg. Részletek Jegyek
  • 2022.02.04Sikeres évem lesz! Csoportos coaching az eredményes évért 2022 első heteit éljük. Álmodozunk és tervezgetünk; mi mindent akarunk megvalósítani az idén? Aztán elröppennek a hetek és a hónapok, és azt vesszük észre, hogy sehol sem tartunk ezekkel a tervekkel. Ilyekor elgondolkodunk: hogy lesz ebből sikeres év?! Lehet, hogy veled is megtörtént már ez. Ha azt akarod, hogy az idén másképp legyen, érdemes felkészülni rá! Jelentkezz az eseményre, ahol eszközöket és inspirációt kapsz a tudatos évtervezéshez! Találkozunk? Részletek Jegyek
  • 2022.03.07Hetes Agilis Transformáció Leader képzés online, videokonferenciás Hazánkban egyre több és több vállalat lép az agilis átalakulás útjára, így felértékelődik az agilis transzformációt vezető szakemberek jelentősége. Az Agile Transformation Leader egy olyan szervezetfejlesztő szakember, aki felkészíti és végig kíséri az agilis átalakulás útján a vállalatot. Ügyfél-fókuszt, Design Thinking szemléletet hoz be, vezetőket coachol, csapatokat mentorál, miközben pozitív, felhatalmazó légkört teremt a szervezeten belül. A képzés 3 héten keresztül, 2 hétköznap este valósul meg. Igény esetén 3 munkanapra is szervezhető. Részletek Jegyek
  • 2022.04.22BEMUTATKOZIK A teamwork2022 Képzelj el egy olyan kétnapos csapatépítő képzést, amely minden részletében a Te vállalati csapatodról szól. Jelentkezzetek az ország első csapatépítő eseményére, amelyre háromfős vállalati csapatokat várunk! Részletek Jegyek
Follow hrportal_hu on Twitter
További cikkek
Így javítaná az Európai Bizottság a digitális platformokon keresztül dolgozók munkakörülményeit

Intézkedéscsomagot terjesztett elő az Európai Bizottság a platformalapú munkavégzés munkakörülményeinek javítása és az unióban működő... Teljes cikk

Módosítanák a Munka törvénykönyvét: így szabályoznák a home office-t

A kedd este benyújtott „veszélyhelyzettel összefüggő egyes szabályozási kérdésekről” szóló salátatörvény-javaslatban többek között a home... Teljes cikk

Bedurvult a 4. hullám: Home office-t javasol munkatársainak az OKFŐ is

A főigazgató azt javasolja, hogy a kollégák közüll minél többen térjenek át otthoni munkavégzésre, egészen az év végéig. Mindez országosan 40... Teljes cikk