Megjelent: 3 hónapja

Cafeteria rendszer - Gyakorlati tapasztalatok

Egy komplex cafeteria rendszer bevezetése sok időbe és energiába telik, de jó hatással van a munkavállalók motivációjára.

images

images

A cafeteria rendszer működtetését egy embernek nagy megterhelést jelentő feladat a szerteágazó feladatok miatt. Érdemes elgondolkodni azon, hogy kiszervezzék a munkát, mert így nem kell ehhez új munkaerőt felvenni.

A cafeteriát azért érdemes működtetni, mert mind a munkáltató és munkavállaló számára számos előnnyel jár. A munkavállalónak többletjuttatást jelent és motivációs hatása is van, másrészt a munkáltatónak is jövedelmezőbb az alkalmazása.

- kialakításra került a szervezet kompenzációs politikája, s azon belül meghatározásra és elfogadottá kerültek a juttatási formák
- a felsővezetés elkötelezett a változásban
- elegendő idő áll rendelkezésünkre mind az előkészítés/szabályozás, a rendszer adminisztratív bevezetésének, mind a bevezetés kommunikációjának előkészítésre
- kellő erőforrás (emberi erőforrás szakember, kommunikációs szakember, IT támogatottság, adminisztrációs személyzet) áll a rendelkezésünkre.

A rendszer bevezetésénél első lépés az igények felmérése, a stratégia meghatározása és előkészítése. Miután meghatározták a fő irányvonalat, meg kell állapítani a juttatási költségkeretet, hogy milyen elemek közül választhatnak a dolgozók. A következő lépcső a munkavállalók felé a kommunikáció, melyben kiemelik a juttatás előnyeit és ismertetik a felhasználási lehetőségeket. Miután minden megvan, nyilatkoztatni kell a dolgozókat, hogy hozzák meg döntésüket a Cafeteria igénylésükkel kapcsolatban.
A cafeteria rendszer bevezetése után néhány hónappal hatásvizsgálatot kell készíteni, melynek eredményét elemezni kell és ha szükséges, akkor változtatásokat eszközölni.

2.2. Elfogadottság növelése

2.2.1. Transzparencia

A juttatási rendszerek legnagyobb hátránya, hogy a vállalati vagy egyéni szinten megjelenő anyagi erőforrások nem mindig transzparensek. Bármilyen munkavállalói ellenállást jelentősen csökkenthetünk, ha a költségeket a munkavállalók részére egyértelművé tesszük: vállalati szinten, költségnemenként, vagy egyéni szinten, a kompenzációs csomag részeként.

2.2.2. Források

A szakmai tapasztalatok alapján a választható béren kívüli juttatások költség forrásait vállalati oldalról legtöbször elő lehet teremteni a meglévő juttatási rendszer forrásainak átstruktúrálásával; ugyanakkor egy új rendszer bevezetésénél nagy mértékben növeli a támogatottságot és komoly meggyőző erőt jelent valamennyi többletforrás bevonása, és annak kommunikációja a munkavállalók felé.

2.2.3. Érdekképviseletek meggyőzése

Az elfogadtatás sikerét elősegíti, ha az érdekképviseleti szerveket (szakszervezet, üzemi tanács) már a bevezetés előkészítési fázisától kezdve bevonjuk a folyamatba; ismertetjük velük a rendszer filozófiáját, érvekkel, transzparens kimutatásokkal igyekszünk megnyerni őket a változásnak. Lehetőség szerint a kidolgozási folyamat alatt rendszeresen tájékoztassuk őket az elért eredményekről, adjunk helyet javaslataiknak az elemek kiválasztására, a szabályozásra vonatkozóan.

2.3. Projekt működtetése

A sikeresség és hatékonyság érdekében érdemes a feladat bevezetési szakaszára projekt teamet létrehozni. A csapatba célszerű tagokat delegálni a számítástechnika, a számvitel, a kontrolling, a belső ellenőrzés területéről, akik a HR terület kompenzációért felelős szakemberének vezetésével szakértőként tudnak együttműködni a szabályozások kialakításában, és elkészítik a rendszer működési modelljét.

2.4. Időigény

Ahhoz, hogy a bevezetés körüli lehetőleg összes problémát kiküszöböljük és a megfelelő számítástechnikai háttérrel támogatott adminisztrációs és számviteli szabályozás készen álljon; az előkészítési munkálatokat fél évvel a rendszer indulása előtt célszerű elkezdeni.

2.5. Bevezetési időpont

A rendszer bevezetési időpontját sajátosságai miatt (éves keretösszeg kerül meghatározásra, a vállalat és az egyén adózását érinti) a pénzügyi év elejére érdemes tervezni.

2.6. A sikeresség egyik záloga: elemek kiválasztása

A rendszer sikeressége nagy mértékben múlik az elemek kiválasztásán, hiszen ez a rendszernek az a pontja, ahol a legjobban érvényesülhet az alkalmazottak motivációja, aktivitása, szabad választása, saját igényeinek érvényre juttatásának érzete.

2.6.1. Sikeres elemek kritériumai

A munkavállalók tapasztalatai alapján a munkavállalók között azok az elemek aratnak nagy sikert, amelyek
- figyelembe veszi a munkavállalói fogyasztási szokásokat
- illeszkednek a vállalat munkatársi összetételéhez
- valódi ösztönző jellege van, tehát olyan elem, amelyre az igény megvan a munkavállalók között
- szem előtt tartja az addigi munkavállalói hagyományokat adókímélőek

2.6.2. Hogyan válasszuk ki az elemeket?

Az elemek kiválasztásához elengedhetetlen az addigi juttatási rendszer elemeinek alapos elemzése, más munkáltatóknál végzett benchmark. Az igényekről reális képet kapunk és a munkavállalói támogatottságot is növeljük, ha a rendszer kialakítása előtt a munkatársak között egyszerűbb felméréseket végzünk, fórumot működtetünk a javaslatok közzétételére. Fontos információval szolgálhatnak az érdekképviseleti szervek javaslatai is, amelyek beépítésére mód nyílik anélkül, hogy a munkáltatói felkasználási cél sérülne.

2.7. Kommunikáció

Az új juttatási rendszer a bérezés érzékeny eleme, hiszen a legtöbb munkavállaló még mindig előnyben részesíti a készpénzben kifejeződő juttatási formákat. Ha nem is sikerül rögtön meggyőzni a munkatársakat; kellően előkészített, több csatornás kommunikációval el tudjuk fogadtatni a rendszer kínálta lehetőségeket. Jól időzített ütemterv alapján, az információáramlás minél több lehetőségét kihasználva célszerű "megkeresni" a munkatársakat: belső prezentációk, találkozók az érdekképviseleti szervekkel, intranetes fórum, FAQ működtetése, telefonos-intranetes help desk szolgálat működtetése, ajánlati "egységcsomagok" készítése, munkavállalói kézikönyv kiadása.

2.8. Adminisztráció

A rendszer folyamatos működtetése (nyilatkoztatás, rögzítések, elszámolások, ellenőrzések, könyvelések, utalások, a munkaügyi feladások stb.) egyértelműen adminisztrációs többletterhet fog róni a HR területre. A bevezetés előtt célszerű erre vonatkozóan költségelemzéseket végezni; melynek eredményként lehetőségként merülhet fel az adminisztráció kiszervezése vállalaton kívülre.

2.9. IT-támogatottság

A kafetéria működtetése mindenképpen adminisztráció növekedéssel fog járni. A bevezetési folyamat alatt elengedhetetlen annak a felmérése, majd modellezése és megvalósítása, hogy a meglévő informatikai támogatottság képes-e kiszolgálni a rendszer működését, hogyan lehet az adatokat a bérszámfejtési rendszerrel összekapcsolni; hogyan illeszkedik a meglévő HR informatikai rendszerhez, illetve hogyan jutnak be az adatok a szervezet főkönyvébe.

  • 2022.02.01Munkaügyi adatvédelem (GDPR HR-eseknek) Blended képzésünk során a tananyag általános elméleti részét, mely tartalmazza az alapfogalmak, jogalapok és törvények összefoglalását először e-learning videó formában sajátíthatja el. A videó megtekintése után egy fél napos konzultáció keretein belül, feldolgozásra kerül a tananyag további része, melyet online vagy tantermi formában hirdetünk meg. Részletek Jegyek
  • 2022.02.11X. Vezetői Best Practice Fórum A HR és a vezetés szerepe és kihívásai a jelenlegi piaci helyzetben. A jelenlegi munkaerő piaci helyzetben hogyan lehet megtalálni és kiválasztani a megfelelő mennyiségű és minőségű munkaerőt? – Hogyan lehet a tehetséges munkaerőt a céghez vonzani és megtartani? Employer Branding. A toborzás csatornái, jó gyakorlatai. Munkatárs ajánló program. Részletek Jegyek
  • 2022.03.04Szemléletváltás a toborzásban Alapítsa meg új modern HR kultúráját! 1. nap - Hatékony toborzás 2. nap - Employer Branding 3. nap - Célcsoportok meghatározása a toborzásban 4. nap - Social Media a toborzásban 5. nap - Folyamatkontroll és Projektmenedzsment a toborzásban Részletek Jegyek
  • 2022.04.22BEMUTATKOZIK A teamwork2022 Képzelj el egy olyan kétnapos csapatépítő képzést, amely minden részletében a Te vállalati csapatodról szól. Jelentkezzetek az ország első csapatépítő eseményére, amelyre háromfős vállalati csapatokat várunk! Részletek Jegyek
Follow hrportal_hu on Twitter