Céges belső képzések: december 31-e fontos jelentési határidő

Még mindig több száz, vagy akár több ezer cég működik úgy Magyarországon, hogy képzéseket folytat anélkül, hogy tudná, milyen jogszabályi kötelezettségekkel jár mindez. Tanácsadóként számtalanszor szembesülök azzal, hogy egy-egy cég úgy hirdet képzéseket, továbbképzéseket, vagy tart a saját munkavállalóinak belső képzéseket, hogy nincs tudatában annak, hogy ezeket be kellene jelentenie.

2020. szeptember 1-től a megújult felnőttképzési jogszabályrendszer elvárásai erős sokkhatásként érték azokat a szervezeteket, amelyek belső képzéseiket (addig) a legnagyobb nyugalommal házon belül tartották és azt hitték semmilyen külső adminisztratív, vagy adatszolgáltatási kötelezettségük nincs „házon kívül”.

Mi számít belső képzésnek?

A felnőttképzés megújult rendszerében ugyanis törvényi szinten definiálták a „belső képzés” fogalmát és ezzel azok a szervezetek is (néhány kivétellel), akik főtevékenységüket tekintve nem képzők, de belső képzéseket folytatnak, a felnőttképzési törvény hatálya alá kerültek és ezáltal felnőttképzővé váltak.

A törvényi megfogalmazás szerint a belső képzés a munkáltató által saját, beszállítói, illetve partner- vagy kapcsolódó vállalkozásai foglalkoztatottjai részére történő oktatás, képzés megszervezését jelenti. A jogszabály egyértelművé teszi, hogy az ilyen felnőttképzési tevékenységet a munkáltató nem üzletszerű gazdasági tevékenysége keretében végzi, azaz ha pénzt kér a saját munkavállalóitól, akkor az már nem belső képzésnek számít.

De mit is jelent az, hogy bejelenteni a képzést és hogyan kell ezt megtenni? A most már több, mint 3 éves szabályozási környezet előírásainak megfelelni azonban még mindig erős kihívást jelent azoknak a minőségi szervezeti kultúrával rendelkező cégeknek, ahol a munkavállalók kompetenciáinak fejlesztése és ismereteinek bővítése rendszeres és tervezett folyamatként magas prioritást élvez.

A szervezet képzési tevékenységre irányuló szándékának jelentési kötelezettsége egy egyszerű regisztrációs folyamat, amit „Bejelentés”-nek hívnak. Ha egy cég képzési (legyen az akár belső képzés) tevékenységet folytat, kötelezően jelentenie kell a képzési szándékát a felnőttképzési államigazgatási szerv felé, ami ez esetben a Pest Vármegyei Kormányhivatal.
A problémát általában az jelenti, hogy a sikeres „intézményi” regisztráció után az egyes képzésekhez is kapcsolódik adminisztrációs és adatszolgáltatási kötelezettség, mindez feszes jelentési határidőkkel és potenciális állami ellenőrzéssel fűszerezve. Milyen képzésekre gondol a jogszabály?

A legfontosabb persze a kivétel, ha belső képzés időtartama nem haladja meg a 6 órát, akkor nem tartozik a felnőttképzési törvény hatálya alá. Ez azt jelenti, hogy egy 6 órás belső képzés esetében nem kell sem a törvény szerinti adminisztrációt, sem az adatszolgáltatási tevékenységet elvégezni.

Belső képzésekre vonatkozó főbb adminisztrációs kötelezettségek

December 31-ig még le lehet jelenteni az idei év ősszel (utolsó negyedév) befejezett belső képzéseket. Bemutatjuk, hogy melyek a legfontosabb teendők a felnőttképzési törvény előírásainak teljesítéséhez.
Felnőttképzési jogviszony létesítése: A jogviszony mindig a képző és a résztvevő közötti kötelmi viszony, nem helyettesíthető például a megrendelő és a képző közötti szolgáltatási szerződéssel. A felnőttképzési jogviszony a felnőttképzési szerződés megkötésével jön létre, de nincs a szerződéskötésnek írásbeli kötelme, így akár szóban, vagy ráutaló magatartással is létrejöhet.

Adatkezelés: A képzésben résztvevők személyes adatairól, valamint egyes, a képzéssel összefüggésben keletkezett adatokat a képzőnek kezelni kell.
    • A személyes adatok az úgynevezett személyes azonosításra alkalmas természetes adatok – más néven 4T adatok - (A természetes személy családi és utóneve, születési családi és utóneve, születési helye, születési ideje és anyja születési családi és utóneve), ezen felül pedig a résztvevő e-mail címét, oktatási azonosítóját és a legmagasabb iskolai végzettségére vonatkozó adatát is kezelnie kell a képzőnek.
    • A képzéssel összefüggésben keletkező adatok nyilvántartása (értelemszerűen csak akkor szükséges, ha következő adatok bármelyike releváns a képzés lebonyolítása szempontjából:
        ◦ a legmagasabb iskolai végzettségével, szakképesítésével, szakképzettségével és idegennyelv-ismeretével,
        ◦ a képzésbe történő belépésével és a képzés elvégzésével, illetve a képzés elvégzése hiányában a képzésből történő kilépésével,
        ◦ a képzés során történő értékelésével és minősítésével kapcsolatos adatok.

Adatszolgáltatás: A képzőnek eleget kell tennie az adatszolgáltatási kötelezettségnek. Az adatokat a felnőttképzés adatszolgáltatási rendszerébe (FAR) kell feltöltenie a far.nive.hu oldalon.
A képző az adott képzéshez kapcsolódóan:
    • adatot szolgáltat az oktatás, képzés megnevezésére, jellegére, helyére, óraszámára, első képzési napjára és befejezésének tervezett időpontjára vonatkozóan,
    • adatot szolgáltat a képzésben részt vevő személyek természetes személyazonosító adataira, elektronikus levelezési címére, valamint legmagasabb iskolai végzettségére vonatkozóan,
    • adatot szolgáltat a képzési díjra és annak költségviselőjére vonatkozóan.
Határidők:
    • belső képzés esetén az adatszolgáltatási kötelezettségnek annak a negyedévnek az utolsó napjáig kell eleget tenni, amelyikbe a belső képzés befejezésének időpontja esik.
    • adatváltozás esetén legkésőbb az adatváltozás keletkezését követő harmadik munkanapig.

Tanúsítványok kiállítása: A képzés végeztével lehetőség van tanúsítvány kiállítására, amit a FAR automatikusan generál minden résztvevő számára. Ugyanakkor ez a belső képzések esetében opcionális, mivel a jogszabály ezen képzések esetén nem írja elő a tanúsítvány kiállításának kötelezettségét.

Összefoglalva, minden vállalkozást arra bíztatunk, vizsgálja meg milyen továbbképzéseket, tanfolyamokat szervez jelenleg munkavállalóinak. Amennyiben ezek a 6 órát meghaladják, mindenképpen figyeljen arra, hogy a felnőttképzési jogszabályok által meghatározott kötelezettségeit teljesítse. A legfontosabb a felnőttképzési jogviszony létesítése és az adminisztratív és adatszolgáltatási kötelezettségek teljesítése a meghatározott határidőkig.

Pádár Tivadar
Felnőttképzési rendszerfejlesztő
EDUCERT Képzésmódszertani és Minőségfejlesztési Kft.