Dobjuk a mély vízbe az új kollégát! - biztos, hogy működik?

Főnökként is az a cél, hogy ne csak egy szakmailag tökéletes új munkatársat kapjunk az irodába, hanem egy kiegyensúlyozott csapattagot, aki hosszútávon elköteleződik cégünk mellett.

Mindnyájan tudjuk, milyen nehéz egy összeszokott közegbe újoncként megérezni, ehhez kétség sem fér. Vannak, akiknek a beilleszkedés és a munkafolyamatok felvétele könnyebben megy, míg akadnak olyanok is, akiknek kifejezetten nehézséget okoz a feloldódás és belerázódás. Munkavállaló részről is hosszú lista szerepelhetne itt arról, mik azok a tanácsok, melyeket betartva könnyebben lehet beilleszkedni egy új munkahelyre, de most vizsgáljuk meg a munkáltatói oldalt.

Fontos, hogy minden vezető felismerje, az új munkatárssal való foglalkozás nem ér véget ott, hogy sikerrel zárta az utolsó körös interjút, megérkezett első munkanapjára, és túl van a munkaügyi és adminisztratív feladatokon, de még ott sem, hogy megmutattuk neki asztalát és átadtuk neki teendőit. Az első napokban tett apró lépések az új kolléga sikeres integrációjára rendkívül fontosak, de kutatások szerint Magyarországon igencsak elhanyagolt területről van szó, ellenben a nyugati országokkal, ahol kifejezett programok, mentorok segítik az új kollégát.

A legalapvetőbb kérdések lehetnek a legfontosabbak

Van jó néhány olyan banálisnak tűnő dolog, amelyek gyakran elmaradnak, pedig nagyban hozzájárulnak ahhoz, hogy az új kolléga feloldódjon a még szokatlan közegben, jól érezze magát és hatékonyan végezze munkáját. Ilyen például, hogy miképp kell kezelni a nyomtatót, hol talál papírt, kitől kérhet borítékot, tehát annak a megismerése, hogy minden, a munkavégzése során használt eszközt hogyan, hol, mikor tud használni.
Ezekre a feladatokra érdemes kijelölni egy külön embert, nem feltétlenül a HR feladata. Az új munkatárs minél inkább megismeri a napi rutinhoz szükséges tudnivalókat, a vállalati kultúra sajátosságait, a csapatot és a munkaköréhez tartozó elvárásokat, annál magabiztosabban és hatékonyabban vághat bele az új feladataiba.

Nagyobb cégeknél szokás és érdemes is egyénre szabott beilleszkedési tervet összeállítani, esetleg beilleszkedési tréningeket tartani, vagy business coachot alkalmazni. Sajnos nagy átlagban, azért az imént felsoroltakkal nem találkozik a magyarországi munkavállalók többsége, ami kis cégeknél érthető és bőven elegendő is, ha a vezető, a HR-es, egy erre kijelölt kolléga, vagy felettes az első napokban segíti új munkatárs orientációját.

Az emberi kapcsolatok

Sajnos napi szinten kérdőjelezzük meg, hogy vajon honnan is ered a messze földön híres magyar vendégszeretet gondolata, kutatások alapján ez hatványozottan igaz a vállalti környezetre. Az emberek nagy része nem szívesen kezdeményez kommunikációt, nehezen fogadnak be új embereket az összeszokott csapatba, nem szeretnek, és jellemzően nem is szoktak energiát fektetni abba, hogy az új kolléga feloldódjon és jobban érezze magát. Persze a kivétel erősíti a szabályt, és nyilván rengetek pozitív példa él. A HR-esnek, vagy vezetőnek érdemes alkalmazottait felkészíteni az új kolléga érkezésére. A mellé kijelölt segítőnek fontos feladata, hogy bemutassa a munkatársakat, megismertesse pozíciójukat, és elmondja, kihez, miben tud segítségért fordulni.

Érdemes meghatározni, hogy a céggel kapcsolatban álló alvállalkozókkal, partnerekkel milyen a viszony, milyen a kommunikáció hangneme, például e-mailezés során stb.

Az pedig, hogy mennyire fontos a jó főnök-beosztott viszony, azt hiszem, nem szorul magyarázatra, egy jó vezető erre külön figyelmet szentel, és hosszú távon igencsak kifizetődő.

Vállalati kultúra

Minden munkahelyen mások a szabályok, az értékek, a vállalati kultúra. Az új kollégának fontos, hogy a félreértések és nézeteltérések elkerülése érdekében ezeket pontosan megismerje. Ha van kézikönyv, szabályzat, ezeket mindenképp látnia kell, de rengetek olyan íratlan szabály, szokás van minden munkahelyen, amelyek beépültek a szervezetbe, ezért ezeket szintén világossá kell tenni számára. Ilyenek például, hogy szokás-e névnapokat tartani, van-e cigiszünet, munkaidőben mennyire zavarja kollégákat, ha szóban kommunikálunk, vagy szorítkozzunk inkább csak az e-mailre stb.

Kommunikáció

Az új kollégával szembeni elvárásokat, feladatokat, szabályokat pontosan határozzuk meg a félreértések elkerülése érdekében. Meg kell beszélni a számonkérés módját, ütemezését.

Egy új feladatkör és egy új környezet napi szinten valószínűleg számtalan kérdést fog felvetni az új munkaerőben, még akkor is, ha tudatosan odafigyelve, megpróbáltunk minden apró részletre kitérve tájékoztatni mindenről. Biztosítanunk kell arról, hogy nyugodtan kérdezzen. Ez az első időszakban talán zavaró lehet a kollégáknak, de a későbbiekben a gördülékeny és önálló munkavégzéséhez elengedhetetlen. Kommunikáljunk pontosan és egyértelműen a negatívumokról is. Ha valamit nem megfelelőn csinált, csak érzi, hogy hibázott, de nem tudja, hogy mit, frusztrálttá válik, nem fogja magát jól érezni, és ebből csak újabb botlások és nézeteltérések adódhatnak.

A befektetett energia és figyelem hatványozottan megtérül

Minden munkaadónak fel kell ismernie, hogy nem csak az alkalmazott van a cégért, hanem a munkáltató is a munkavállalóért. Alkalmazottaink szakértelmükkel építik cégünket, megalapozzák és segítik sikereinket. Ha a kollégák már az első időszakban érzik ezt a szemléletet és nem basáskodó, frusztráló felettesekkel, undok kollégákkal és homályos munkaterületekkel találkoznak, hasznos részeivé válnak a vállalatnak.

Melyik főnök ne szeretne jókedvű, felszabadult beosztottakat látni maga körül? Megéri tehát a kezdeti hónapokban kiemelt figyelmet szentelni az új kollégák integrációjára, hogy szeressenek nálunk dolgozni, hasznos csapattagként tekintsenek magukra, így könnyebben motiválttá és terhelhetővé válnak. Mielőtt tehát abba a bizonyos mély vízbe dobnánk az új munkatársunkat, tanítgassuk kicsit úszni a part közelében.