Egyre kisebb térben, ugyanannyi munkavállalóval - ilyenek a hazai irodák

Bizonyára sokakban élénken él az az időszak, amikor a számítógép még csak egy-egy DOS-os alapú, ma már primitívnek mondható feladatot végzett, és az íróasztalunknak olyan elemei voltak, mint az írógép, az indigó, vagy az a hibajavító szalag, amit az írógép billentyűje alá kellett behelyezni, mielőtt újra megnyomtuk volna a kihúzandó betűt.

forrás: footage.framepool.com

Még a kilencvenes évek elején is egy kontírozó könyvelő „papírlepedőkön” dolgozott, oda írta be egymás alá/mellé a bevételeket és a kiadásokat, majd egy asztali számológép segítségével adta össze a számokat, és kereste a hiányt, vagy a többletet adó hibát. Ők többnyire ceruzával írták be a számokat, és csak amikor a jó egyenleg felállt, akkor váltottak tollra, hiszen azt kijavítani nem lehetett. Minden lassabban, kicsit nehézkesebben történt, hiszen nem volt elektronikus felügyelete a munkának.

Az „írógépes kisasszonytól” a tabletig

A kilencvenes évek elejének irodája sok mindenben jobban hasonlított a hatvanas-hetvenes évek irodájához, mint a mostanihoz. Molnárné Westermann Krisztina, a Bene Budapest Kft. értékesítője segített abban, hogy áttekintsük ennek a speciális területnek a történetét. A Bene egy több, mint 200 éves, osztrák bútorgyár, amely több mint 60 éve kezdett el irodabútorokkal, és azok tervezésével foglalkozni. Ez a specializáció nemcsak termékforgalmazást jelent, hanem azt is, hogy ők a múltról, a jelenről kutatásokat végeznek, illetve a jövő trendjeit is vizsgálják.

A Bene Kronológia, és a „Bene Trendreport” című kiadványok, illetve saját, 17 éves iparági tapasztalata alapján nyilatkozott a HR Portálnak a szakember. Westermann Krisztina szerint az ötvenes évekig igazi irodai munka, amely nem az államigazgatás keretein, illetve az üzemeknek a gyártáshoz szükséges adminisztrációján kívül zajlott volna, nem nagyon létezett. Ebben az időszakban jelent meg az a tevékenység, amely független szektorrá vált, és akkor jelezte a saját irodai berendezési igényeit is.

Az ötvenes évek elejének egyik fontos újdonsága volt a drága, nagyméretű írógép, amely viszont csak a kiváltságosok, illetve az őket kiszolgáló szakszemélyzet - a jobb híján „írógépes kisasszonynak” nevezett - gépírónők asztalán állt. Ehhez nyilván egy hatalmas, viszonylag alacsony íróasztalra volt szükség a monstrum írógépek miatt, míg a többi kolléga csak a klasszikus irodai méretű asztal mögött foglalhatott helyet. A főnöknek minden esetben külön helyiség állt a rendelkezésére, extra minőségű bútorzattal.

Egy évtized alatt annyit változott ez a kép, hogy olcsóbbá és kisebbé formálódott az írógép, ezért már mindenki kapott belőle egyet, amelyhez kisebb munkafelületre lett szükség. A hetvenes években még először telexgépeken üzentek egymásnak a földrajzilag nem egymás mellett dolgozók, majd ezt is felváltotta a fax. Míg ezekhez a berendezésekhez külön hatalmas asztalokra volt szükség vagy állványon álltak, egy légtérben a kollégákkal, ma már elsősorban e-mail-ek segítségével kommunikálunk, melyhez nincsen szükség plusz eszközre.

forrás: vintage.es

A hetvenes évek második felétől jelent meg az a szándék, amely az irodákban a kommunikációt segítő terek létrehozását eredményezte. Ekkortól alakítottak ki tárgyalókat, és nem csupán a vezető szobájában történtek a megbeszélések. Ez volt az az időszak, amikor elkezdtek növekedni az irodai cellák létszámai. A kezdeti, 1-2 fős irodák helyett már 4-5 kolléga is helyet kapott egymás mellett.

Nyugaton ekkor jelent meg a számítógép, mint munkaeszköz. Ez akkoriban még egy hatalmas dobozt, és egy nem kevésbé nagy monitort jelentett. Az íróasztal munkafelületének magassága azonban - a korábbi írógépekhez való illeszkedéshez képest - megemelkedett, és egy klaviatúra-tartó felület került az asztallap alá. Ma már ezt sem használjuk köszönhetően az irodai székek egyéni beállítási lehetőségeinek.

A kilencvenes évektől a kétezres évek közepéig ez a nagyméretű íróasztal volt az irodákra jellemző. Íves, „L”-alakú munkaállomásokon dolgoztak az emberek azért, hogy a sarkokban elférjen a nagyméretű, komoly mélységet követelő monitor. Ekkor még a szemet komolyan bántó sugárzásúak voltak ezek a perifériák, ezért védőernyőt is adtak hozzájuk a munkáltatók, a bántalom csökkentésére.

A kilencvenes évek végén már megjelentek a lapos monitorok, és ezzel az extra munkaállomás-méretek feleslegessé váltak. Ma már elég, ha az íróasztal 80 centiméter mély, és 160 centi hosszú a kényelmes munkavégzéshez. Mivel egyre inkább laptoppal, sőt egy tablettel és egy klaviatúrával lehet dolgozni, talán még ez a méret is sok.

Összementek a munkahelyek

Nemcsak a munkaállomások lettek kisebbek, hanem maga a munkavégzés helye is. Magyarországra még a gazdasági átrendeződés előtt megérkezett a cellás irodarendszer helyett az egyre népszerűbb open office, amikor már csak a funkcionális terek lettek elkülönítettek. Majd, a válsággal ezek a terek is egyre kisebbé váltak. Ennek oka részben a sok leépítés volt, de a további költségcsökkentések is éppen annyira szerepet játszottak az ez irányú döntésekben. Westermann Krisztina végletes példaként említette azt, amikor az ajánlott 8-10 négyzetméternyi egy főre jutó tér helyett, már csupán 6 négyzetméter/fő területben kellett újratervezni az irodát.

Ez az egyre általánosabb gyakorlat azonban nagyon zsúfolttá tette a munkahelyeket, ami növeli a feszültséget, és csökkenti a produktivitást. Ugyanakkor ezt a jelenséget próbálják a munkáltatók a technika fejlődésével keletkező előnyök segítségével tompítani. Mivel ma már elég kevesebb papírt használni, gyűjteni, raktározni, ezért nem kell annyi tároló hely, és kisebb munkafelületek is elegendőek. Ezen kívül olyan, atipikus munkaszervezési módszerek is egyre jobban elterjednek, mint a „shared desk”, amikor egy munkaállomáson többen is osztoznak más-más időbeosztás alapján. Forradalmi változást hozott a részben home-office-szerű munkavégzés is. Olyan munkaköröknél, amelyek csak minimálisan munkahelyhez kötöttek -, mint amilyen például a területi képviselő munkája -, nem tesznek be a munkáltatók annyi íróasztalt, amennyi a munkavállalói létszám. Ez azonban megosztó gyakorlat. Még Westermann Krisztina is – az elbeszélése szerint- szemtanúja volt annak a szituációnak, mikor egy partnerüknél Ausztriában egy több évtizede ott dolgozó értékesítő észlelte, hogy nincs saját asztala. Azt tapasztalta, hogy még ebben a hazaihoz képest sokkal nyugodtabb, kiegyensúlyozottabb légkörű országban is bizonytalanságot keltett az, ha valakinek -, aki ráadásul több éve a cég dolgozója - hirtelen többé nincs saját helye egy irodán belül. Természetesen ez a vezetőség megfelelő kommunikációjával, különböző tréningekkel könnyebben átültethető a gyakorlatba.

Az „összemenő irodáknak” van még egy lényeges hatása. Az új területre új bútorokat rendelnek a menedzsmentek tagjai, több okból kifolyólag. Egyrészt, a régi bútorok a kisebb helyiségbe már nem illenének bele. Másrészt „ezzel kárpótolják sok cégnél a munkavállalókat”, hiszen a magyar dolgozók úgy építik fel az életüket, hogy az egy adott szervezet földrajzi elhelyezkedéséhez illeszkedjen. A közelben keresnek iskolát-óvodát a gyereknek, és a munkahely közelében szeretnek lakni. Amint bármilyen elmozdulás következik, mi nem reagálunk olyan rugalmasan, ahogy azt például Ausztriában vagy Németországban a munkavállalók teszik, illetve a következő munkahelyen várható zsúfoltság miatt is az új, szebb irodai környezet lesz az a „plusz dolog”, amit a menedzsment nyújtani szeretne a megmaradó dolgozóknak.

A trendek és azok követői

A Bene jövőkutatással is foglalkozik, és ennek a tevékenységnek a keretében elkészítette azt a tanulmányt, amely a következő évtizedek irodáját mutatja be. Ebben az anyagban egyre hangsúlyosabb szerepet kap a munkát végző egyén szerepe, funkciói. Az ő kényelme, egészsége, hatékonysága lesz majd egészen biztosan a legfontosabb jellemzője a 21. század közepétől kezdve az irodáknak.

Ezen kívül, egyre inkább nyilvánvaló, hogy maga a munka is másfajta természetűvé válik ahhoz képest, amit eddig erről képzeltünk. „Az ötletek 80 százaléka, melyek egy-egy vállalat tevékenységének fejlesztéséhez hozzájárulhatnak, a munkatársak, partnerek közötti kommunikáció során keletkezik, ezért minden, kommunikációs folyamatot támogató iroda-berendezési módszer fontossá vált, és még inkább azzá válik”- állítja a szakember.

Egyre több helyen kerül az iroda középpontjába az étkezések helyszíne, illetve olyan területeket alakítanak ki, ahol a dolgozók egymással kommunikálva oszthatják meg a gondolataikat.

Az irodabútorok maguk is nagy változáson mentek keresztül. Már nemcsak íróasztal, szék és szekrény jelenti egy-egy munkahelyiség berendezését, hanem a színes megoldások, a kis kuckók, tudásmegosztó „terecskék” is fontos tartozékai lettek a modern irodának. „Azért kell egyre színesebbnek, és bensőségesebbnek lenniük ezeknek a munkahelyeknek, mivel ma már 9-10 órát dolgozunk, és egy hagyományos, szürke „szék-asztal-szekrény” kombinációban nem tudnánk ilyen hosszú időt hatékonyan, és kellemes közérzettel eltölteni”- állítja Westermann Krisztina.

Ma már a reprezentativitáson túl három pilléren nyugszik a trendkövető irodabútor-gyártás. Nyilván elsősorban költséghatékonynak kell lennie az irodák berendezésének. Ezen kívül olyan környezetet kell teremteni az irodákban, amelyben hatékonyan és motiváltan dolgozhatnak a munkavállalók. Harmadsorban pedig az ügyfelek szemében, illetve a cégről kialakított képnek megfelelő módon növelnie kell a vállalkozás imidzsét.

Minden területen minőségi termékeket, szolgáltatásokat kell kínálni ahhoz, hogy egy vállalkozás talpon tudjon maradni, a cég irodája pedig azt kell, hogy mutassa, hogy a saját munkájára igényes az adott vállalkozó. A munkaadói márka szempontjából sem mindegy, hogy munkavállalóként kiket is vonz be a cég, illetve jól mutatja azt is, hogyan bánik a szervezet a saját dolgozóival.

Westermann Krisztina szerint, akik ezeket a trendeket „felvették”, diktálják, azok elsősorban az IT-s, illetve a startup-cégek közül kerülnek ki. Mellettük a gyógyszeripari vállalkozások, és a könyvvizsgáló cégek azok, ahol nagyon fontos a kitűnő munkakörnyezet. „Mivel ezeknek a cégeknek a munkavállalói nagyrészt az adott munkahelyen végzik a tevékenységüket, ami nagyon sok időt jelent, ezért ez egy nagyon fontos dolgozói elégedettség növelő elemmé vált”- mondta a szakértő.
A szép, emberi igényekhez igazodó iroda ma már nem luxus, és egyre jobban elterjed mindenféle iparágban. Ez tapasztalható ma már Magyarországon is, és egyre inkább nyomon követhető a bútorok tervezésénél, illetve az irodatípusok elrendezési koncepciója során is. „Az irodát soha nem lehet teljesen gépesíteni, ezért az emberre, az emberi ötletek generálására kell a legnagyobb figyelmet fordítani”- mondta zárásképpen a Bene szakértője.