Exit interjú

Az "exit interjú" egy olyan interjútípus, amelyet egy munkavállalóval folytatnak le az elbocsátása vagy távozása után. Az ilyen típusú interjú célja általában az, hogy az elbocsátott vagy távozó alkalmazott észrevételeit, visszajelzéseit és tapasztalatait megismerjék, valamint a munkáltatónak lehetőséget nyújtson a saját munkahelyi gyakorlatának és körülményeinek értékelésére.

Az exit interjú során általában olyan témák kerülnek megvitatásra, mint:

1. Elbocsátás vagy távozás okai: Az alkalmazott megoszthatja azokat az okokat, amelyek miatt úgy döntött, hogy elhagyja a vállalatot, vagy épp elbocsátották. Ez segíthet a munkáltatónak abban, hogy megértse az esetleges problémákat vagy aggodalmakat.

2. Munkahelyi tapasztalatok: Az alkalmazott megoszthatja a munkahelyi tapasztalatait, beleértve a pozitív és negatív élményeket. Ez lehetővé teszi a munkáltató számára, hogy felmérje a munkavállalók elégedettségét és az esetleges fejlesztési területeket.

3. Visszajelzések a vezetőségről és a munkatársakról: Az alkalmazott észrevételeket tehet a vezetőségről, a kollégákról és a munkahelyi környezetről. Ez segíthet a vezetőségnek abban, hogy megértse az esetleges kommunikációs problémákat vagy csapatdinamikai kérdéseket.

4. Fejlesztési javaslatok: Az alkalmazottnak lehetősége van javaslatokat tenni arra vonatkozóan, hogy a munkahelyi környezet, a vezetési gyakorlatok vagy a vállalati kultúra hogyan javítható.

Az exit interjúk segíthetnek a vállalatnak megtartani a tehetséges munkaerőt, ha az alkalmazott távozása elkerülhető okokra vezethető vissza. Ugyanakkor ezek az interjúk lehetőséget kínálnak a munkavállalónak is a visszajelzésre, és a vállalatnak a fejlesztési területek azonosítására. Az ilyen típusú interjúk tapintatosan és konstruktívan kell, hogy zajlanak annak érdekében, hogy az információk valós és hasznos visszajelzést nyújtsanak mindkét fél számára.

Kötelező-e?

Az exit interjún való részvétel nem kötelező a munkavállaló számára. Kivétel, ha a munkaszerződésében szerepel, ám ez nem jellemző Magyarországon. Ha tehát a munkavállaló visszautasítja, akkor tartsuk tiszteletben döntését. Ha személyesen nem akar beszélni, akkor B-tervként egy kérdőív kitöltését kérhetjük tőle.

Formátum: írásbeli, személyes vagy online?

Összeállíthatunk egy kérdőívet is és megkérhetjük a munkavállalókat, hogy írásban adjanak választ. Ez számukra kényelmesebb lehet és nem kell szemtől szembe elmondani esetleges kritikájukat. Ez azonban kis hatékonyságú, ritkán kapunk valós okokat. Ám sokkal elterjedtebb a személyes beszélgetés, amely során célzottabban és jobban ki tudjuk deríteni a távozás okait és azt, hogy miben kellene változtatnunk. A Covid-járvány alatt az online konferenciabeszélgetések is elterjedtek, így ezen a csatornán is lehet exit interjúkat készíteni.

Az exit interjú kommunikációs szempontból is előnyös. A vállalat ezzel megmutatja, hogy törődik a dolgozóval, értékes neki a munkavállaló tudása, kíváncsi visszajelzésére és javítani akar azon, amivel elégedetlenek a távozók.

Kikkel beszéljünk?

Azokkal érdemes exit interjúkat készíteni, akik önszántukból hagyják ott a szervezetet. Azon belül is azoknak a véleménye különösen érdekes, akik rövidebb ideje álltak alkalmazásban Ők jellemzően nagy elánnal vetették bele magukat a munkába, aztán valamilyen impulzusok érték őket, amiért felmondtak. Mivel már jó eséllyel új munkaszerződésüket is aláírták, kapósak a piacon, veszteség távozásuk. Persze a régebb óta nálunk dolgozó húzóemberek véleménye is értékes lehet, hogy a jövőbeli távozásokat megelőzzük.

Ki tartsa: közvetlen főnök, céges HR-es, külsős HR tanácsadó?

Az exit interjú sikere azon múlik, mennyire nyílnak meg a munkavállalók, mennyire érkezik őszinte visszajelzés tőlük, és ebben megvan a munkahelyi kultúra és az interjút végző személynek is a szerepe. A közvetlen vezető abból a szempontból nem szerencsés, hogy ha az ő személyével, vezetési stílusával volt gondja a munkavállalónak, akkor azt vélhetően nem mondja el neki illetve ha mégis, akkor a vezető sem biztos, hogy továbbadja ezt az információt a HR felé. Jobb ha egy rutinos, a szervezetben elfogadott, HR- tudással felvértezett munkatárs végzi azt. Ha külsős HR szolgáltatónak adjuk ki az interjú készítését, akkor elképzelhető, hogy jobban megnyílnak a munkavállalók, olyan problémákat, hiányosságokat fogalmaznak meg, amelyek eddig rejtve maradtak a HR vagy a cégvezetés felé. Ha azonban nyitott a kritikus véleményekre a szervezet, felkészült a HR-es, akkor egy belsős exit interjú is lehet sikeres és ez olcsóbb is.

Exit interjú kérdések

Ezek azok a kérdések, amelyek ezen a beszélgetésen elhangoznak:

- Milyen indíttatásból kezdett el állást keresni? Volt-e olyan pillanat, ami erre sarkallta?
- Miért döntött a távozás mellett?
- Miben több az új munkakör, mint amit nálunk betöltött?
- Mit szeretett nálunk a munkájában leginkább és legkevésbé?
- Mit csinálhattunk volna jobban, ami miatt maradt volna?
- Elégedett volt a vezetőjével? (ha nem teljesen:) Milyen problémái voltak vele? (ha lehet kérjünk konkrét példát)
- Egyértelműek voltak a célok és az elvárások cégünknél? Ha nem, mi volt a gond? (ha lehet kérjünk konkrét példát)
- Milyen volt nálunk a munkakörnyezet (iroda, munkatársak, munkaeszközök), mennyire volt ezzel megelégedve?
- Érzett-e bármilyen bántást munkatársai részéről?
- Kapott-e rendszeres visszajelzést a munkájáról?
- Elmondta-e a problémáit a cégen belül a váltás előtt? Ha igen, milyen formában, mi volt erre a reakció?
- Mit javasolna a cégünknek, miben kellene változtatni?
- Ajánlaná cégünket ismerősének?
- Elképzelhetőnek tartja, hogy visszatér cégünkhöz? Milyen esetben?

Kérdezési technika

Strukturált vagy strukturálatlan interjú legyen? Ha fix a kérdéssorunk, akkor könnyebben tudunk eredményeket és statisztikákat gyártani sok interjúból. Ha nincsenek előre megírt kérdések, akkor pedig a valós okokhoz juthat közelebb egy rutinos interjúkészítő. Éppen ezért általában az a célravezető, ha megvan a beszélgetés váza néhány kulcskérdéssel, ám hagyunk teret a válaszok függvényében a spontán kérdéseknek is.

Interjúkészítési stílus

Akkor tudunk a legtöbbet kihozni ebből a beszélgetésből, ha barátságos, türelmes, kíváncsi attitűddel megyünk oda. Az exit interjút készítő HR-es keveset beszél, inkább hallgat, figyel.. A beszélgetés levezetésénél hangsúlyozzuk, hogy sajnáljuk, hogy a távozás mellett döntött és jelezzük a végén (ha tényleg így van), hogy van ha úgy alakul a pályája, vagy nyitott lenne a visszatérésre, akkor keressen meg bennünket.

Fontos, hogy az interjúkészítő ne beszéljen a vezetőség nevében, hanem figyeljen és dokumentálja a véleményt. Ha például egy távozó alkalmazott azt mondja, hogy a vállalatnál túl sok aláírás kell egy szerződés jóváhagyásához, akkor egy gyakorlott interjúztató megkéri, hogy javasoljon megoldást, de nem beszél a vállalat lehetséges döntéseiről, reakciójáról, nem próbálja meg megoldani a problémákat. Ha a kollégát az új munkahelyéről kérdezzük, akkor ne kérjünk összehasonlítást. Nem szerencsés, ha úgy érzi a munkavállaló, hogy meg kell védenie választását.

Üres adminisztráció helyett...

A lényeg, hogy ne formalizált legyen, ne túlesni akarjunk rajta, hanem a valós okokat próbáljuk meg feltárni.

Legyen akcióterv

Mit sem érnek ezek az interjúk, ha nem elemezzük az eredményeket, nem tárjuk fel azokat a belső hiányosságokat, amelyek a munkavállalók önkéntes távozásához vezettek. Ha pedig megvannak az okok, akkor akciótervek kell készíteni, hogy ezzel is csökkentsük a jövőbeli fluktuációt. Az exit interjút kötelező körként, hanem stratégiai lehetőségként kezeljük.
Ha többen is ugyanarra a vezetőre panaszkodtak, akkor a szervezetnek ezzel a vezetővel van dolga: elbeszélgetés, fejlesztés, elbocsátás. Ha több fiatal is az előrelépés hiánya miatt hagyott itt bennünket, akkor azon érdemes gondolkodni, mivel lehet bővíteni a munkakört, hogyan lehet a belső mozgást elősegíteni, karrierterveket kidolgozni. Ha a konkurencia bérei csábítják el embereinket, akkor pedig a kompenzációs politikát kell felülvizsgálnunk. A bérre hivatkozással érdemes óvatosan bánni és további kérdésekkel körüljárni az okokat. Nemzetközi kutatások szerint ugyanis az esetek egy részében erre hivatkozva kenik el a távozók, miért is mondtak fel, valójában más miatt.