Exit interjú

Az exit interjú célja, hogy a szervezet visszajelzést kapjon a távozást mögött álló tényezőkről, melynek elemzése segítséget nyújt a maradó munkatársak megtartásában, a fluktuáció kezelésében és a cégen belüli elégedettség javításában.

Kötelező-e?

Az exit interjún való részvétel nem kötelező a munkavállaló számára. Kivétel, ha a munkaszerződésében szerepel, ám ez nem jellemző Magyarországon. Ha tehát a munkavállaló visszautasítja, akkor tartsuk tiszteletben döntését. Ha személyesen nem akar beszélni, akkor B-tervként egy kérdőív kitöltését kérhetjük tőle.

Formátum: írásbeli, személyes vagy online?

Összeállíthatunk egy kérdőívet is és megkérhetjük a munkavállalókat, hogy írásban adjanak választ. Ez számukra kényelmesebb lehet és nem kell szemtől szembe elmondani esetleges kritikájukat. Ez azonban kis hatékonyságú, ritkán kapunk valós okokat. Ám sokkal elterjedtebb a személyes beszélgetés, amely során célzottabban és jobban ki tudjuk deríteni a távozás okait és azt, hogy miben kellene változtatnunk. A Covid-járvány alatt az online konferenciabeszélgetések is elterjedtek, így ezen a csatornán is lehet exit interjúkat készíteni.

Az exit interjú kommunikációs szempontból is előnyös. A vállalat ezzel megmutatja, hogy törődik a dolgozóval, értékes neki a munkavállaló tudása, kíváncsi visszajelzésére és javítani akar azon, amivel elégedetlenek a távozók.

Kikkel beszéljünk?

Azokkal érdemes exit interjúkat készíteni, akik önszántukból hagyják ott a szervezetet. Azon belül is azoknak a véleménye különösen érdekes, akik rövidebb ideje álltak alkalmazásban Ők jellemzően nagy elánnal vetették bele magukat a munkába, aztán valamilyen impulzusok érték őket, amiért felmondtak. Mivel már jó eséllyel új munkaszerződésüket is aláírták, kapósak a piacon, veszteség távozásuk. Persze a régebb óta nálunk dolgozó húzóemberek véleménye is értékes lehet, hogy a jövőbeli távozásokat megelőzzük.

Ki tartsa: közvetlen főnök, céges HR-es, külsős HR tanácsadó?

Az exit interjú sikere azon múlik, mennyire nyílnak meg a munkavállalók, mennyire érkezik őszinte visszajelzés tőlük, és ebben megvan a munkahelyi kultúra és az interjút végző személynek is a szerepe. A közvetlen vezető abból a szempontból nem szerencsés, hogy ha az ő személyével, vezetési stílusával volt gondja a munkavállalónak, akkor azt vélhetően nem mondja el neki illetve ha mégis, akkor a vezető sem biztos, hogy továbbadja ezt az információt a HR felé. Jobb ha egy rutinos, a szervezetben elfogadott, HR- tudással felvértezett munkatárs végzi azt. Ha külsős HR szolgáltatónak adjuk ki az interjú készítését, akkor elképzelhető, hogy jobban megnyílnak a munkavállalók, olyan problémákat, hiányosságokat fogalmaznak meg, amelyek eddig rejtve maradtak a HR vagy a cégvezetés felé. Ha azonban nyitott a kritikus véleményekre a szervezet, felkészült a HR-es, akkor egy belsős exit interjú is lehet sikeres és ez olcsóbb is.

Exit interjú kérdések

Ezek azok a kérdések, amelyek ezen a beszélgetésen elhangoznak:

- Milyen indíttatásból kezdett el állást keresni? Volt-e olyan pillanat, ami erre sarkallta?
- Miért döntött a távozás mellett?
- Miben több az új munkakör, mint amit nálunk betöltött?
- Mit szeretett nálunk a munkájában leginkább és legkevésbé?
- Mit csinálhattunk volna jobban, ami miatt maradt volna?
- Elégedett volt a vezetőjével? (ha nem teljesen:) Milyen problémái voltak vele? (ha lehet kérjünk konkrét példát)
- Egyértelműek voltak a célok és az elvárások cégünknél? Ha nem, mi volt a gond? (ha lehet kérjünk konkrét példát)
- Milyen volt nálunk a munkakörnyezet (iroda, munkatársak, munkaeszközök), mennyire volt ezzel megelégedve?
- Érzett-e bármilyen bántást munkatársai részéről?
- Kapott-e rendszeres visszajelzést a munkájáról?
- Elmondta-e a problémáit a cégen belül a váltás előtt? Ha igen, milyen formában, mi volt erre a reakció?
- Mit javasolna a cégünknek, miben kellene változtatni?
- Ajánlaná cégünket ismerősének?
- Elképzelhetőnek tartja, hogy visszatér cégünkhöz? Milyen esetben?

Kérdezési technika

Strukturált vagy strukturálatlan interjú legyen? Ha fix a kérdéssorunk, akkor könnyebben tudunk eredményeket és statisztikákat gyártani sok interjúból. Ha nincsenek előre megírt kérdések, akkor pedig a valós okokhoz juthat közelebb egy rutinos interjúkészítő. Éppen ezért általában az a célravezető, ha megvan a beszélgetés váza néhány kulcskérdéssel, ám hagyunk teret a válaszok függvényében a spontán kérdéseknek is.

Interjúkészítési stílus

Akkor tudunk a legtöbbet kihozni ebből a beszélgetésből, ha barátságos, türelmes, kíváncsi attitűddel megyünk oda. Az exit interjút készítő HR-es keveset beszél, inkább hallgat, figyel.. A beszélgetés levezetésénél hangsúlyozzuk, hogy sajnáljuk, hogy a távozás mellett döntött és jelezzük a végén (ha tényleg így van), hogy van ha úgy alakul a pályája, vagy nyitott lenne a visszatérésre, akkor keressen meg bennünket.

Fontos, hogy az interjúkészítő ne beszéljen a vezetőség nevében, hanem figyeljen és dokumentálja a véleményt. Ha például egy távozó alkalmazott azt mondja, hogy a vállalatnál túl sok aláírás kell egy szerződés jóváhagyásához, akkor egy gyakorlott interjúztató megkéri, hogy javasoljon megoldást, de nem beszél a vállalat lehetséges döntéseiről, reakciójáról, nem próbálja meg megoldani a problémákat. Ha a kollégát az új munkahelyéről kérdezzük, akkor ne kérjünk összehasonlítást. Nem szerencsés, ha úgy érzi a munkavállaló, hogy meg kell védenie választását.

Üres adminisztráció helyett...

A lényeg, hogy ne formalizált legyen, ne túlesni akarjunk rajta, hanem a valós okokat próbáljuk meg feltárni.

Legyen akcióterv

Mit sem érnek ezek az interjúk, ha nem elemezzük az eredményeket, nem tárjuk fel azokat a belső hiányosságokat, amelyek a munkavállalók önkéntes távozásához vezettek. Ha pedig megvannak az okok, akkor akciótervek kell készíteni, hogy ezzel is csökkentsük a jövőbeli fluktuációt. Az exit interjút kötelező körként, hanem stratégiai lehetőségként kezeljük.
Ha többen is ugyanarra a vezetőre panaszkodtak, akkor a szervezetnek ezzel a vezetővel van dolga: elbeszélgetés, fejlesztés, elbocsátás. Ha több fiatal is az előrelépés hiánya miatt hagyott itt bennünket, akkor azon érdemes gondolkodni, mivel lehet bővíteni a munkakört, hogyan lehet a belső mozgást elősegíteni, karrierterveket kidolgozni. Ha a konkurencia bérei csábítják el embereinket, akkor pedig a kompenzációs politikát kell felülvizsgálnunk. A bérre hivatkozással érdemes óvatosan bánni és további kérdésekkel körüljárni az okokat. Nemzetközi kutatások szerint ugyanis az esetek egy részében erre hivatkozva kenik el a távozók, miért is mondtak fel, valójában más miatt.