Hogyan alakítsuk ki a hibrid irodát? – egy belsőépítész szemével

A munkavállalók az irodát hibrid működésben személyes kapcsolódásra használják, azaz olyan lounge és informális meeting területeket kérnek, amelyek megkönnyítik a kollaborációt. Ez azt is jelenti, hogy fix asztalok helyett shared desk rendszerre érdemes átállni. Azaz szabad a vásár. Aki az irodába lépve talál üres asztalt, oda letelepedhet, és aznap az lesz az ő munkatere. A „shared desk” rendszer hátránya, hogy a személyes zóna sérül, de ezt vissza lehet adni saját zárható vagy görgős szekrényekkel, amelyekben tárolhatjuk a személyes tárgyainkat, és ha számunka fontosak, kirakhatjuk az asztalra, amikor bentről dolgozunk.

Funkción alapuló meeting roomok legyenek

Hibrid működésben jellemzően meetingekre használjuk az irodát. Ezek a megbeszélések lehetnek státusz meetingek, kick off meetingek, brainstormingok és olyan, a személyes kapcsolattartást és bizalomépítést segjtő négyszemközti találkozók, amelyeket minden menedzsernek érdemes lenne alkalmaznia.

Ennek alapján tanácsos a tevékenységeknek megfelelő, azaz a funkción alapuló meeting roomokat építeni Ma már a külső világ felé kommunikáló reprezentatív nagytárgyaló helyett hatékony, kicsi, kompakt, a tárgyalás célját segítő tárgyalókat hozunk létre. Brainstorming tárgyalót alakítunk ki faltól falig whiteboard tapétával a csapat ötletelő meetingjeihez, hogy megkönnyítsük a mozgást, a gondolatok szabad áramlását. A kollégák közti kapcsolatteremtés is könnyebb álló helyzetben, mint az asztal másik végén ülve. Érdemes lenne az új időszakban úgy kialakítani az irodát, ahogy azt használjuk. Azaz négyszemközti beszélgetésekhez két fős, foteles, zárható, bizalmi tárgyalókat létesíteni. Funkcióbővítés és jobb kihasználtság okán bővíthetjük ezt egy laptop lerakására alkalmas kis asztallal, így hozhatunk létre „laptop meeting room”-ot, ahová a kolléga egyedül bevonulhat online megbeszélni egy belsős munkatárssal. Látványterveket mutatok azokról az irodákról, amelyeket most tervezünk, végleges képeket azért nem tudok még mutatni, mert ezek az irodák most épülnek.

És íme egy "elvonulós" munkatár egyéni, fókuszált munkára:

Figyeljünk oda a konyha kialakítására

Hibrid munkavégzéssel és a jogszabályi előírások betartásával akár a harmadára is csökkenhet a munkaterület, de ezt így ne alkalmazzuk egy az egyben, hanem mérjük fel a saját szervezetünkben, mi a számunkra hatékony megoldás.

Magyarországon sok irodában a konyha és a folyosó tölti be a „chit-chat” helyiség szerepét, ahol gyors információcsere történik. Javasolt a konyhát nagyobbra tervezni, mint korábban, nemcsak egy teasarkot kialakítani a kollégáknak, hanem lehetőséget biztosítani arra, hogy a munkatársak 20-25%-a egyszerre le tudjon ülni étkezni, mert az emberek kb. közel azonos időszakban étkeznek. Ez nem csak az étkezésről szól, hanem a kapcsolatépítésről is. Jó gyakorlat pados, sok fős asztalos leülőket kialakítani a 4 fős asztalok helyett. Ezzel szétrobbantjuk a klikkeket és lehetőséget teremtünk a nyitottságra azoknak a kollégáknak, akik nincsenek közvetlen munkakapcsolatban egymással.

A recepció korábban is a külső reprezentáció helye volt, ennek funkciója nem változik. Leültethetjük itt a beérkező vendégeket, fotelekbe vagy kényelmes kanapékhoz, ahelyett, hogy tárgyalóba vezetnénk őket.

Milyen bútorok iránt nőtt meg az igény, miből kell kevesebb?

Ma már a WELL standard és egyéb wellbeing és munkahelyi stresszcsökkentő lehetőségnek való megfeleltetés magával hozza a növények, a művészet, a friss víz, a friss levegő utánpótlás, az ergonomikus bútorok és az emelhető asztalok használatát a belső terekben. A munkaadók tudják, ha hosszú távon szeretnék megtartani a munkavállalóikat, odafigyelnek erre, és legjobb esetben a céges kultúra részévé teszik ezt, de minimum beszereznek néhány egészségmegőrzést segítő bútort, de láttam már olyan céget is, ahol minden kollégának emelhető magasságú asztala van. Kérdezzük meg az embereket, szeretnének-e ilyen asztalnál dolgozni. Míg egy pörgős  menedzser örülhet egy ilyen asztalnak, mert igényli a változatosságot, addig lehet, hogy a biztonságra vágyó embereknek ez felesleges plusz. Érdemes a HR osztályt bevonni a dolgozói igények felmérése céjából.

Költözés vagy átalakítás

A tapasztalatom az, hogy azok a szervezetek, amelyek megkapták a támogatást az irodaház oldaláról a Covid helyzetben, például segítették őket a bérleti díj csökkentésével és rugalmasan alkalmazkodtak az igényhez, a hosszú távú gondolkodást, a bérlő megtartását szem előtt tartva, azoknak nem kell félnie attól, hogy elhagyja őket a bérlő, mihelyst lehetősége van váltani.

Az irodapiac változás előtt áll. A korábbi, 3-5 éves hosszútávú bérleti ciklusok nem megfelelőek egy kiszámíthatatlan gazdasági környezetben. Véleményem szerint azok az irodabérbeadó cégek lehetnek a post Covid időszak nyertesei, akik a bérlőik igényeit veszik figyelembe, a most jellemző bizonytalanságot, ennek megfelelően a rugalmas konstrukciókat, és a rövidtávú és közép-rövid távú; 1 éves, vagy akár pár hónapos elköteleződést.

A bérbeadó érdeke az, hogy a bérbeadói terület ne csökkenjen. Érdemes új ültetési alaprajzot, berendezési tervet, és a konkrét igényeinkkel a bérbeadó elé állni az új iroda kialakításával vagy a régi áttervezésével kapcsolatban.

Milyen cégek nyitottak leginkább a hibridre melyek kevéssé?

Azt látni, hogy a szoftverfejlesztő, IT vállalkozások, a munka jellege és a kollégák személyes igényei miatt, jellemzően jól működnek a hibrid rendszerben. Itt korábban is jellemző volt, hogy külföldről dolgoztak, szabadon, akár iroda nélkül voltak kapcsolatban egymással, az internet és egyéb szervezeti hálózatoknak köszönhetően.

A telekommunikációs cégek, és a nagy irodai háttértámogató (back office) osztályokkal rendelkező cégek, belső intranet és egyéb CRM rendszereknek köszönhetően, szintén könnyen meg tudják oldani a belső céges kommunikáció online változatát, ezáltal könnyebben dolgoznak otthonról.

A tapasztalat azt is mutatja, hogy a nagy multik, előszeretettel váltanak a hibrid munkavégzésre, hisz a bérleti területeiket és működési költségeiket jelentősen csökkenthetik és adhatják ki az iroda területeket, épületeket más befektetők részére. Látszanak az iroda piacon az újonnan bevezetett coworking irodák mögött megbúvó teszt lehetőségek, mintegy hosszú távú szervezeti alkalmazás szintjén.

Csak akkor vezesd be, ha növeli a hatékonyságot a nyereségességet

Ne felejtsük el, hogy a hibrid munkarend nem való mindenkinek. Egy „nagybeszédes”, magas szociális igénnyel rendelkező sales-es kollégát ne tegyünk távmunka munkavégzésre, mert nagy valószínűséggel büntetésnek fogja megélni és a teljesítménye csökkenni fog. Érdemes személyesen megbeszélni a munkavállalóinkkal, hogy érzik magukat az adott helyzetben. Érdemes humán oldalról a HR-es kollégáknak felmérni a helyzetet, alkalmas-e a cég a hibrid munkarend bevezetésére, vagy sem. Érdemes rendszer oldalról szervezetfejlesztővel felmérni a helyzetet, növeli-e a cég hatékonyságát, eredményesebbé válik-e a távmunka bevezetésével a cég. A hibrid működés, mint változásmenedzsment folyamat, a szervezet egészét érinti. Biztosítsuk magunkat arról, hogy eredményesebbé válik a cég általa és csak azok a cégek lépjék meg, ameéyek nyernek vele. Sőt, nem kell a teljes szervezetnek hibriddé válnia. Lehet, hogy csak azok az osztályok válnak hibriddé, ahol ezáltal növekszik a hatékonyság, míg mások (pl. jog, könyvelés, pénzügy, vezetőség) az irodában a hatékonyabbak.

Új időszakba léptünk. A post Covid korszak új szabályait mi írjuk.