Szerző: HRPortal.hu hírszerkesztő Megjelent: 3 hete

HR mérőszámok - a tobrozás hatékonysága

Több témát boncolgattunk már az adatvezéreltté válás kapcsán. Volt szó a munkáltatói márka építéséről adat-alapon , arról, hogy hogyan vágjunk bele egy analitikára épülő szervezet kialaításába és a HR analitika területeiről. Ezekben a cikkekben leginkább nagylátószögű kamerán át vizsgáltuk a teljes képet és stratégiai irányokat mutattunk be. Most szeretném egy kicsit „lehozni a földre” az adat alapú működést egy konkrét példán keresztül - Cikkünk szerzője, Rozmis Kata előadóként részt vesz az Adatra fel! Konferencián.

A szervezetek alkalmazkodásának gyorsasága eddig sem volt elhanyagolható, de az, hogy milyen tempóban tudunk reagálni a trendek, igények változásaira, egyre inkább kulcsfontosságú.

Egy jól ismert példát szeretnék felhozni a téma felvezetéseként. A vevőkkel/fogyasztókkal kapcsolatban már régóta tartja magát a szlogen, hogy akkor vagyunk mi a legjobbak, ha már azelőtt elkészítünk valamit, mielőtt az ügyfélben felmerül, hogy szüksége van rá.

Nincs ez másként a leendő munkavállalókkal sem. A különbség csak annyi, hogy ezen a területen eddig nem volt szükségszerű a változások, igények megfigyelése. Nem az volt a vállalatunk sikerének a kulcsa, hogy hogyan és kiket vegyünk fel, mert a kiválasztási folyamat végén egyszerűen ott voltak a legjobb munkatársak, akik nálunk akartak dolgozni. Mint tudjuk, fordult a kocka. Érdemes tehát energiát fektetni most ebbe is, és érdemes szem előtt tartani az ügyfeleinknél már olyan jól bevált gyakorlatot: már azelőtt adjunk valamit, mielőtt a jelöltünk tudja, hogy neki valójában arra volt szüksége.

Ehhez pedig nem kevés információra, kutatásra, elemzésre, összehasonlításra és jól struktúrált döntés-előkészítő riportra lesz szükségünk. Nincs időnk arra, hogy ezeket a szokásos módszerekkel (az egyébként is rendelkezésre álló adatokat excelben összegyűjtve, alakítgatva, rendezve, chart-tá varázsolva, hetente kézzel frissítve, szűrve és természetesen kapkodva) állítsuk elő. Mert azonnal kell reagálni és a leggyorsabbnak kell lenni. Lassan, mikor már a csapból is a vonzó munkáltatói márka felépítése folyik, mindenkinek világos, hogy aki leghamarabb lép, az előnybe kerül, aki pedig túl sokáig halogatja adolgot, lehet, hogy behozhatatlanul lemarad.
Adatra Fel! Konferencia - 2018

A sikerhez vezető út adattal van kikövezve!

Időpont: 2018 december 5. szerda

Helyszín: Magnet Közösségi Ház

Hol tart a HR, miközben (állítólag) már az egész világ adat alapon működik? Digitalizáció, mesterséges intelligencia és adat-vezérelt döntéshozás - lassan a csapból is ez folyik, de tudjuk-e, hogy mit is takarnak a „buzzword”-ök.

Jelentkezés az Adatra Fel! konferenciára.

Természetesen nagyon sok terület van, ahol eredményeket érhetünk el a témában (a jelöltélmény javítása, az onboarding folyamat hatékonyabbá tétele, a munkavállalóink igényeinek megismerése, és „kiszolgálása” stb.), de bármelyikkel kezdünk foglalkozni, nem engedhetjük meg magunknak, hogy ne az adatokra támaszkodjunk.

A HR analitika mindhárom fő területe (a monitorozás, a problémás területek megfigyelése és információszolgáltatás a menedzsmentnek) bevonható a toborzás eredményeinek és hatékonyságának javításába - de kezdjük a monitoringgal.

Monitoring - a recruitment folyamatok hatékonyságának részletes megfigyelése

A mérőszámok kialakításánál egy nagyon fontos szempontot SOHA nem szabad figyelmen kívül hagynunk: a megfigyelt értékek változását mindig valamilyen céllal végezzük! Legyen egy elérendő érték; egy maximum/minimum, ami elfogadható; egy eltérés, aminél nagyobb már veszélyes stb. És ezek az elvárások legyenek megalapozottak - támasszuk őket alá tényekkel, adatokkal.

1. Adatból információ

Hogyan lesz az adatból információ? Vegyünk egy mérőszámot, amit biztosan mindenki előállít és rendszeresen bemutat a toborzással kapcsolatban. Nézzük végig e mérőszám monitorozásának felépítését.

A mérőszám: a toborzási idő hossza.

A kérdések sora ott kezdődik, hogy mit is értünk ez alatt. Lássuk hány féle variáció jut eszünkbe azonnal:

a mért időtartam kezdete például (adat):
o az igény megjelenése
o az igénynek a nyitott pozíciók nyilvántartási rendszerébe való
feltöltése
o a toborzás megkezdése (recruiter elkezd foglalkozni a kereséssel)
a mért időtartam vége például (adat):
o a kiválasztott jelölt elfogadja az ajánlatunkat
o a kiválasztott jelölt belépési dátuma
o az új kolléga betanulási idejének a vége

Az információ az ezek kombinációjából összeállított folyamat eleje és folyamat vége között eltelt idő lesz.

Hogyan válasszunk nekünk megfelelő mérőszámot? Egyértelműen meg kell határoznunk, hogy mi a célunk ezzel a méréssel. Pl. a folyamat során eltelt idő során megjelenő költségek és/vagy a kiesett bevételek minimalizálása, a lojális dolgozók leterheltségének csökkentése, a jelöltélmény javítása stb.

Amikor eldöntöttük, hogy nekünk melyikre/melyekre van szükségünk, pontosan rögzítsük azt is, hogy a kiválasztott mérőszám mit jelent nekünk. A riportokban legyen elérhető, hogy pl. „recruitment folyamat hossza mérőszám: az igény felmerülésétől (bővülés esetén:döntés a bővülésről; pótlás esetén: értesülés a folmondásról) addig a pontig tartó időtartam, amíg a kiválasztott jelölt elfogadja az ajánlatunkat. A mérés célja, hogy a teljes mértékben általunk vezérelt folyamatrészeket figyelemmel kísérjük, a felmerülő költségeket/bevételkiesést csökkentsük.

2. Információból érték

Ha megvan a megfelelő a mérőszám, jöhet a „threshold”. Amiatt is nagyon fontos a pontos cél beállítása, hogy a nekünk fontos elvárást tudjuk ezen a ponton felállítani. Ha pl. az új jelölt megtatálásáig eltelő idő többletköltségeit (és a bevételkiesést) szeretnénk csökkenteni, akkor először is ki kell számolnunk ezeket a költségeket - lehetőleg szervezeti egységenként/munkakörönként. (Ha nem akarunk saját modelt építeni itt van például egy online fluktuáció-költség-kalkulátor).

Ezután pedig meg kell határoznunk, hogy mi az a maximális költség, amit a vállalatunk el tud fogadni a jövőben. Ehhez mérten pedig már be tudjuk állítani - akár ismét szervezeti egységenként/munkakörönként, de az egész szervezetre nézve is -, hogy mit tartunk elfogadható toborzási-idő-hossznak.

Nem elég ezeket az értékeket megérzés szerint „belőni”. Gondoljuk csak végig. Úgy látjuk, hogy a toborzási idő hossza átlagosan 100 nap (a saját eleje-vége beállításainkkal). Ez soknak tűnik, hiszen több, mint 3 hónap, ami akárhogy is nézzük 1 negyed év. Ezalatt senki nem végzi el azt a munkát, ahová az új kollégát keressük (ami bevételkiesés), vagy aki elvégzi annak túlórákat fizetünk - ha csak a költség szempontjából viszgáljuk a dolgot. De mi lenne az elfogadható időtartam? Ehhez kellenek - ebben a példában - a költségszámítások. Ha „elvégezzük a matekot”, pontosan fogjuk tudni, hogy mekkora a megengedhető leghosszabb idő, amit a toborzásra szánhatunk.

Itt érhető el a teljes recruitment minta-dashboard interaktív formában

De hogyan érhetjük el ezt? Hol veszítünk időt? Ahhoz, hogy a következő lépésben kornkrét terveket építhessünk amegtalált információkra, a megmért folyamatot részleteire kell bontanunk. Mégpedig felelősönként/feladatonként jól elkülöníthető részletekre.

Térjünk vissza a példánkhoz: az igény megjelenése és az ajánlat kiadás között eltelt időt mérjük. A részekre osztás nézhet ki pl. így:

• igény megjelenése és az igény a rendszerbe való felvitele között eltelt idő
• az igény a rendszerbe kerülése és az első jelöltek a pozícióhoz való hozzárendelése között eltelt idő
• a jelöltek pozícióhoz rendelése és a behívandó jelöltek kiválasztása között eltelt idő
• a behívandó jelöltek kiválasztása és az első interjú között eltelt idő
• (nem a toborzás hosszához tartozik, de természetesen azonnal felvetődik néhány újabb mérőszám: CV-k száma, interjúk száma, elutasított ajánlatok száma, stb)
• az interjúk és a jelölteknek kiküldött visszajelzések között eltelt idő
• ajánlat kiküldése és elfogadása között eltelt idő

Hogy miért érdemes ilyen részletességgel készíteni a mérőszámokat? Mert így konkrét akciótervek születhetnek a toborzási idő hosszának lecsökkentésére.

3. Akcióterv építése a találatokra

Ahhoz, hogy akcióterveket dolgozzunk ki, megfelelő formában kell tálalnunk az összegyűjtött találatokat. A döntéselőkészítő funkcióban levő munkatársak gyakran viccelődnek azon, hogy a menedzsereknek 2x2-es táblázatoknál nagyobbat nem érdemes mutatni, de valójában ez az „ötlet” megfontolandó. Vannak dolgok, amiknek a megértésére, átnézésére, a megvizsgálásukra komplex kimutatásokat kell összeállítani, de egy monitorozó dashboard nem szabad, hogy bonyolult vagy nehezen értelmezhető legyen. A 2x2 akár igaz is lehet, mert 4-5 chart-nál többet nem is érdemes rázsúfolni. Még jobb, ha elérhető mondjuk mobilról, és folyton naprakész - minden olyan adat szerepel rajta, amit mondjuk tegnap estig bevittek a rendszerekbe, és/vagy beírtak a közös excelbe stb. A megoldás létezik: BI eszköznek hívják, és itthon két szoftver az igazán népszerű (Tableau és Power BI), és mindkettő képes arra, hogy különböző adatforrásokat kapcsoljon össze, beépített funkciókkal segítse az adattisztítást, automatikusan frissítse a riportjainkat, interaktív dashboard-okat állíthassunk rajtuk össze, mindezt semmivel sem bonyolultabb formában (sőt!) mint, ha excelt használnánk, csak ezek az eszközök elemzésre vannak kitalálva, és így sokkal kézenfekvőbb elemzéseket készíteni velük - és mindkettőnek van mobil verziója, amit a vezetők telefonjára telepítve bármikor megnézhetik az aktuális számokat, ahelyett, hogy az üzlettámogatóktól kérnék a friss riportok linkjét 5 perccel a meetingek előtt.

Így néz ki néhány recruitment monitorozó dashboard mobilon

A találatok egyszeri bemutatása a monitorozandó tevékenységek esetében természetesen nem jelenti a munka végét. Meg kell állapodnunk a frissítés rendszerességében, az eredmények rendszeres átnézésének időpotjában, ki kell jelölnünk a felelősöket, és jó ha már előre felvázolunk néhány lehetséges akciót azokra az esetekre, ha a KPI-ok eltérnek az elvárttól. Hiszen az, hogy ránézünk, és látjuk, hogy piros, eddig sem vezetett sehová.

Ebben segít nekünk az, hogy konkrét feladatokhoz és felelősökhöz kötöttük a mérőszámaink részleteit. Így pontosan tudjuk, hogy hol van a probléma és a megoldást is könnyebben megtaláljuk. Maradjunk az előbb felvetett 100 napos átlagos toborzási idő hossznál. Ha ennyit tudunk, mit tehetünk, amikor ez nagyobb, mint szeretnénk? Szomorkodunk, esetleg mutogatunk egymásra, hogy a HR nem hoz elég és elég jó jelöltet, nem szervez időben interjút és nem küldi ki időben az ajánlatokat; a vezető nem nyitja meg időben a pozíciót, és nem ad visszajelzést; a felsővezetés pedig olyan alacsonyan akarja tartani a béreket, hogy ennyiért senki nem akar nálunk dolgozni. És mit tehetünk a részletes mérőszámaink és a jól beállított tresholdunk segítségével? Azt hiszem, mindenki el tudja képzelni a különbséget.

Bővebben az információ - insigh - action hármasról ebben a poszban olvashattok.


Cikkünk több oldalas! Lapozzon!
1. oldal - HR mérőszámok - a tobrozás hatékonysága
2. oldal - Hogyan tovább? - kell egy folyamat és kell egy eszköz
Follow hrportal_hu on Twitter

A robotok és az ember együttélésének valós alternatívái

A Budapesti Gazdasági Egyetem Kibergazdaság Kiválósági Központja (BGE KiKK) és a GfK Hungária Piackutató Intézete (GfK) által készített hiánypótló kutatási program első fázisaként egy reprezentatív ezer fős felmérést végzett a robotokkal kapcsolatos egyéni percepciókról. A kutatásban azt vizsgálták, hogy az egyén milyen tájékozottsággal és milyen attitűddel áll ahhoz, hogy hosszabb és rövidebb távon komoly gazdasági és társadalmi vetületei lesznek a robotizációnak.tovább..

További cikkek
Együtt lépnek a V4-ek az osztrák családtámogatás csökkentése ellen

A visegrádi négyek és több ország közösen lép fel az Ausztriában külföldi munkavállalóknak fizetett családtámogatások csökkentése ellen, az... Teljes cikk

Lemondott a brit Brexit-ügyi miniszter

Nem tudja "jó lelkiismerettel" támogatni a Brexit feltételrendszeréről szóló, a kormány által jóváhagyott megállapodás-tervezetet - indokolta... Teljes cikk

Nem használ munkájához számítógépet a kiberbiztonságért is felelős japán miniszter

Nem használ munkájához számítógépet az egyebek közt a kiberbiztonságért is felelős japán miniszter - derült ki Szakurada Jositakának a japán... Teljes cikk

Megnyugodhatnak az Angliában dolgozó magyarok

A brit EU-tagság megszűnésének (Brexit) feltételrendszeréről szóló, szerda este közzétett megállapodás-tervezet szerint megkötések nélkül... Teljes cikk

Vitatják, miért kell a gazdagoknak kedvezni

A lengyel alkotmánybíróság helyteleníti a leggazdagabbak számára hátrányos társadalombiztosítási módosításokat. A megtámadott előírások... Teljes cikk

Kapcsolódó tartalmaink 1 2 3 Bezár