HR vezetők rendkívüli helyzetben (4.) - Szeleczky Noémi, Libri-Bookline

Hogyan változott meg a munkarendje? Csak otthonról dolgozik vagy bejár az irodába?

A munkarendem sosem tapasztalt módon változott meg. Bár a home office nem újdonság nálunk, a központi munkavállalók jelentős részének eddig is rendelkezésére álltak az eszközök és hozzáférések az otthoni munkavégzésre, mégis két hét kellett, hogy áttérjünk a teljes otthoni munkavégzésre és kiürüljön a központi iroda. Ami örömteli, hogy olyan területekről is kiderült, hogy nagyon jól elvégezhetőek otthonról, amelyekre nem is gondoltunk eddig, pl.: ügyfélszolgálat.

A krízis után ezeket a tapasztalatokat biztosan beépítjük a stratégiai gondolkodásba és már előre látható, hogy sokéves hiedelmek dőlnek majd meg, amelyek átrendezik a jövő munkaszervezési trendjeit. Kiderült, hogy amit eddig megoldhatatlannak vagy kivitelezhetetlennek tartottunk, azok nagyon is jól működnek. A management egészen addig tartotta az irodában a frontot, míg minden központi munkavállaló otthoni munkavégzése megoldódott, azóta viszont teljes munkaidőben itthonról dolgozom, dolgozunk. Az első napok, hetek eseményei a munkaidőt is átalakították, figyeltünk minden kormányzati bejelentést, hogy azonnal reagálni tudjunk az eseményekre, szinte folyamatos készenlétben voltunk és próbáltunk mindig egy lépéssel előrébb járni gondolatban, illetve igyekeztünk előkészíteni azokat a lépéseket, amikre nagy eséllyel számítani lehetett.

Hogyan működnek együtt a csapatával? Milyen eszközöket használnak?

Kitörölhetetlen marad annak a napnak az élménye, amikor megbeszéltem a csapatommal, hogy következő naptól otthonról dolgoznak és sejtettük, hogy jó ideig nem találkozunk személyesen. Álltunk az irodában, búcsúzkodtunk, miközben tartottuk a 1.5 méter távolságot.

A munkavégzésünk szerencsére gördülékenyen állt át online munkavégzésre, mivel az elmúlt években minden folyamatunkat automatizáltuk mind a HR, mind a bérszámfejtés területén. A munkamenet és a feladatok elvégzése így akadálytalanul zajlik, megtörtént az első olyan zárás és bérutalás is, ami teljesen home office-ból valósult meg. Eddig ezt elképzelhetetlennek tartottuk. Természetesen ehhez szükség volt arra, hogy megfelelő időben kértük a munkavállalókat, hogy minden bérszámfejtéshez szükséges dokumentációt, elektronikusan küldjenek el, ehhez kommunikáltuk a lehetőségeket és a munkajogi szabályokat szem előtt tartva nagyon sok könnyítést vezettünk be az átmeneti időszakra.

A HR csapattal hetente online megbeszélést tartunk, a boltbezárások előtt sűrűbben „találkoztunk”. Csoportos e-mail címet használunk, ide irányítottunk át minden levelezést, a munkavállalók is erre az e-mail címre írnak, így nem veszítünk el egyetlen levelet és kérést sem. A HR struktúra jól szervezett, mindenki tudja, hogy melyik terület az övé és így egyértelműen eldönthető, hogy a kérések, feladatok kihez tartoznak. Nekem is könnyebb észlelnem, hogy milyen kéréshez van esetleg csak nálam az információ vagy mikor van szükség az én döntésemre, és így azonnal tudok reagálni. A facebook messengeren van egy levelezési csoportunk, ha sürgős kérdés van, akkor ott írunk egymásnak, ezen kívül arra is használjuk, hogy némi vidámságot csempésszünk az izolált napokba és természetesen telefonon is tartjuk a kapcsolatot.

A management minden nap online meetingel, amíg erre szükség van, később heti 2-3 napot tervezünk.

Mit volt a legnehezebb megszokni, megoldani? Mihez volt a legkönnyebb alkalmazkodni?

A megváltozott munkarendhez és körülményekhez könnyen alkalmazkodtunk. A munkatársak elhivatottságát és összefogását tapasztaltam. Nemcsak a vállalat irányába derült ki lojalitásuk, de a munkájuk és egymás felé is. Hirtelen olyan feladatokat kellett megoldanunk, ami eddig nem jelentett problémát vagy nem is létezett. Aki hamarabb tudott jó megoldást, azé volt a feladat. Nem hallottam olyan megjegyzést, hogy ez nem az én feladatom. Például elengedő védőmaszkot több forrásból tudtunk beszerezni és valójában szinte mindenki beszállt, hogy elegendő maszk legyen a boltban és raktárban dolgozó kollégáinknak. Az igazi kihívást a bolti és a raktári munkatársak védelme jelentette.

Milyen intézkedéseket kellett meghozni a munkavállalókra vonatkozóan ebben a helyzetben?

A boltban viszonylag korán át tudtuk adni az egyéni védőfelszereléseket. A bolti pultjaink elég szélesek, ez segített nagyobb távolságot tartani a vevők és munkavállalóink között. A bevásárlókosarakat szinte azonnal eltávolítottuk a boltokból, hogy csökkentsük a vevők közötti fertőzés lehetőségét. A raktárban és a bolthálózatban is új munkarendet vezettünk be, egy műszak helyett két műszakban dolgoznak a kollégák, hogy minél kevesebben legyenek egy időben és egy helyen. A központi irodában lévő kerékpárok és rollerek, amelyek a munkaidőben való sportolást és környezetbarát közlekedést tették lehetővé, most a raktári dolgozókhoz kerültek és segítik a tömegközlekedés kiváltását. A Libri-Bookline vállalatvezetése elsők között reagálva a koronavírus okozta krízishelyzetre úgy döntött, hogy a legfontosabb támogatni a munkavállalóit. A vállalat minden munkatársának, aki igényli, biztosít 300 000 Ft fizetéselőleget, hogy segítsen megoldani a váratlan helyzet miatt esetleg felmerülő napi problémáikat. Ezen kívül Balogh Ákos, a Libri-Bookline többségi tulajdonosa, mint magánszemély további 50 millió Ft-os keretet ajánlott fel, amellyel segíteni szeretné a bajba jutott munkatársakat.

A Libri is bezárta üzleteit, kellett-e leépíteniük vagy hogyan igyekeznek ebben a helyzetben is megtartani a munkavállalókat?

A boltok bezárása óta átszervezzük a feladatköröket és lehetőséget biztosítunk a budapesti és a főváros környékén lakó bolti dolgozók részére, hogy a raktárban dolgozhassanak. Ez természetesen önkéntes alapon történik. A bolthálózathoz kötődő egyéb központi feladatok egy része is megállt átmenetileg, a központban dolgozó munkavállalók között is van, aki csatlakozott a raktárhoz. A raktári és online feladatok megnövekedtek, ezért minden terület átcsoportosította a feladatok felosztását és próbálunk minden munkavállalónknak valamennyi munkát adni, és bért fizetni. A következő két hónapra meg tudjuk oldani a munkavállalóink legalább részleges foglalkoztatását.

Sajnos, voltak olyan új belépő munkavállalók, akiknek az első napjai a boltbezárások utáni időpontokra estek, nekik már nem tudtunk munkát biztosítani, el kellett állnunk az ajánlatunktól, és minden igyekezetünk ellenére néhány próbaidős kollégának, a kialakult helyzetben sajnos nem tudtuk felajánlani a munkaviszony véglegesítését.

Természetesen hoztunk szigorú szabályokat és további változtatásokat léptettünk életbe annak érdekében, hogy a boltok bezárása ellenére mindezt meg tudjuk valósítani. Prioritás élvez számunkra munkavállalóink egészsége, és nem hagyhatjuk figyelmen kívül az egyéni élethelyzeteket. Segítjük azokat a munkavállalóinkat, és igyekszünk anyagi biztonságukat szem előtt tartani, akik gyermekeikkel otthon maradtak, a 65 év felettieket és azokat, akik krónikus betegséggel küzdenek, esetleg olyan családtaggal élnek együtt, akik különösen veszélyeztetettek és ezért kénytelenek voltak hosszabb időre otthon maradni.

Hogyan kellett átstrukturálni, hogyan zajlik a belső kommunikáció?

Az első lépés az volt, hogy minden területen és csoportban létrehoztunk kommunikációs csatornákat. A vállalat jelentős számú munkatársának nincs e-mail elérhetősége a raktárban és a boltokban. Az új kommunikációs csatornáknak biztosítania kellett, hogy mindenkit azonnal elérjünk munkaidőn kívül is. Szükség van a folyamatos és részletes tájékoztatásra, hiszen a munkavállalóink bizonytalansága növekszik.

A HR szakmai tudása nagy segítséget nyújthat ebben a helyzetben a munkavállalók felé. Kisokos formájában munkajogi dokumentumokat állítottunk össze, amelyben részletesen magyaráztuk el például a fizetés nélküli szabadságra vonatkozó szabályokat, felhívtuk a figyelmet a tennivalókra, annak érdekében, hogy mindenki tisztában legyen a teendőkkel és lehetőségekkel. A párhuzamos munkavégzés szabályait is kellő időben kommunikáltuk, készülve arra, hogy a boltjaink bezárása után, munkavállalóink munkát vállalnak olyan területeken, ahol megnövekedett munkaerőigény lépett fel. A vállalat eddig kevesebbet együttműködő kollégái is szolidaritást vállalnak egymással, együttműködnek, így sok olyan pillanatot élünk meg ezekben a napokban együtt, ami átsegít a nehéz helyzeteken mindannyiunkat.

Nyitókép: Egyed Péter