Így alakul át az irodai munkatér - jön az agilis forradalom?

Nagyon sokféle az a kép, ami elénk kerül, ha az irodára gondolunk. Az elmúlt időszak tükrében egyértelmű, hogy csinálni kell valamit az irodatérrel, sok esetben azonban még nem kristályosodott ki, hogy mit. „Nem a trendeket kell követni,”- hangsúlyozta Paukovics Gábor, a Kinnarps Market Development & Concept managere a 2. Office@Home konferencián - „az üzletvitelt, a munkavállalók napi szokásait, a vállalat átfogó céljait és igényeit kell kielégítenie az irodatérnek.”

Felvázolta az elmúlt hónapok eseményeit az irodákra vetítve: volt a klasszikus iroda, amiből a kijárási korlátozás alatt jelentős részben home office lett. Majd a visszatérés után érkezett az „illékony iroda”, a dolgozók egy része visszatért, távolságtartással és egyéb elővigyázatossági szabályok mellett működnek az irodák, egy más részük pedig vissza sem tért. Következő lépésként pedig ki kell alakítani, hogy hosszú távon mi lesz a megoldás a munkavégzés helyére. Jelenleg úgy néz ki, hogy az iroda „anyahajó” lesz, ami a hátteret biztosítja, kisebb lesz, mint eddig, sokkal kisebb arányban lesznek bent a munkavállalók, több lesz a home office, lesz coworking és egyéb helyszíneken munkavégzés egyaránt.
 

Nincs agilitás bevonás nélkül

Ehhez pedig Paukovics Gábor szerint agilitásra van szükség, gyors ütemű alkalmazkodásra a változásokhoz úgy, hogy közben a vállalat megőrizze a stabilitását, az immunrendszere működőképes maradjon. Ehhez az kell, hogy felmérjék az iroda valós kihasználtságát, kialakítsanak egy munkatér mixet, amit rugalmasan lehet az aktuális igények szerint használni, amihez persze megfelelő belső designra, technológiai felszereltségre van szükség, és arra is oda kell figyelni, hogy az iroda mit kommunikál a munkavállalók felé.

A vállalati kultúrát is ehhez a szemlélethez kell igazítani, be kell vonni a döntésekbe a kollégákat, felmérni az igényeket, az iroda kialakítása önmagában nem elég, mert akkor megint ott tarthatunk, hogy bármilyen jól is igyekszünk kialakítani a munkakörnyezetet, nem lesz kihasználva. Ehhez megfelelő tudatosság kell, amikor érezzük, hogy valami nem jó, nem működik, akkor változástervezésre van szükség, hogy ne csak megtörténjenek velünk a dolgok, ne kényszer szülje a változást, hanem tudatosan történjen ennek a változásnak a menedzselése. Az iroda fontos része minden ilyen szervezeti szintű változásnak. A szakértő a design thinking technikájának bevonását említette. Ezeket a lépéseket érdemes követni: állapotfelismerés, hipotézisek felállítása, kutatás - valóban jól hisszük-e, elemzés, célállítás - milyenek akarunk lenni, majd a változás tényleges beindítása.

Intelligens munkakörnyezet

Az agilis működést elősegítheti például egy irodai foglalási rendszer alkalmazása, amellyel megfelelően után lehet követni a hely- és eszközhasználatot, valamint az egészségügyi védekezéshez szükséges eszközök készleteinek menedzselését is. A digitális rendszeren keresztül könnyebben fenntartható az alkalmazottak megfelelő koordinációja, a munkaállomások közötti optimális távolság betartatása, a fizikai érintkezések minimalizálása. Egy ilyen rendszert ismertetett Patyi László, az Invensol Hungary managing partnere. Mint mondta az eszközzel javítható a helykihasználtság és a munkavállalók is elégedettebbek, ha a munkaigényüknek leginkább megfelelő helyen tudnak dolgozni, attól függően, hogy éppen mi a feladatuk, a csapatok együttműködését is optimalizálni lehet, és az aktuális igényeknek megfelelően alakítani az „ültetést”.

Coworking megoldások

Egyre több nagyvállalat alakít ki együttműködést közösségi irodákkal, amelyek alternatív munkavégzési helyként működnek munkavállalóik számára. A HR ezeket az együttműködéseket a munkaerő bevonzására használja, hiszen ezek az irodák kreatív munkaterek, az Y és Z generáció számára vonzó, inspiráló környezetet jelentenek, ahol bár önállóan, mégis közösségben lehet dolgozni, úgy, hogy az egyén közben változatos ingereknek van kitéve. Gyakran az alkalmazottak produktívabbak a formális irodán kívül, és a munkavállalói élmény is más.

Az online konferencián Füzi Anita coworking szakértő és Levendel Áron a Kaptár társalapítója beszélt arról, hogy 2020-ra várhatóan 40 ezer közösségi iroda lesz a világon. Globális adatok szerint, míg 2012-ben a közösségi irodák „lakóinak” több mint fele szabadúszó volt, az alkalmazottak közel 27%-ban, vállalatok pedig csak nagyjából 13%-ban használták. 2017-re jelentősen megváltoztak az arányok: 41%-ban használták szabadúszók, alkalmazottak 36%-ban, a vállalatok pedig 16%-ot tettek ki. Az irodai költségek akár 20-30%-kal is csökkenthetők, ha csapatokat helyeznek ki közösségi irodákba. Ez a környezet a startup együttműködéseket is elősegítheti, hisz sok startup kezd közösségi irodákban, a velük való találkozás támogathatja a vállalati innovációt. A Kaptárnak létezik már együttműködése például a Telenorral, amelynek fontos volt a belvárosi irodai helyszín, a rugalmas feltételek; az NN-nel, ahol az értékesítőknek jelentett megkülönböztető környezetet; míg a Scolvonál jutalom volt a coworking, a munkáltatói márka része.

Persze másik megoldás is létezhet a startup kultúra céges beépítésére, egyre több vállalat gondolkozik abban, hogy kiadja üresen maradó irodáit, akár feltörekvő új vállalkozásoknak, akár külsősöknek, ami új tudást hozhat helybe egy céghez.