Szerző: Barna Eszter
Megjelent: 11 hónapja

Így alakul át az irodai munkatér - jön az agilis forradalom?

Jelenleg az „illékony irodák” idejét éljük. Vagyis hol bent vagyunk, hol nem. Ugyanakkor mindenkinek meg kell találnia, hogy mi számára a működőképes, nem trendeket kell követni. Most úgy néz ki, hogy az iroda „anyahajó” lesz, és a nagyvállalatok is egyre inkább használják a közösségi lehetőségeket is az irodapiacon.

images

Nagyon sokféle az a kép, ami elénk kerül, ha az irodára gondolunk. Az elmúlt időszak tükrében egyértelmű, hogy csinálni kell valamit az irodatérrel, sok esetben azonban még nem kristályosodott ki, hogy mit. „Nem a trendeket kell követni,”- hangsúlyozta Paukovics Gábor, a Kinnarps Market Development & Concept managere a 2. Office@Home konferencián - „az üzletvitelt, a munkavállalók napi szokásait, a vállalat átfogó céljait és igényeit kell kielégítenie az irodatérnek.”

Felvázolta az elmúlt hónapok eseményeit az irodákra vetítve: volt a klasszikus iroda, amiből a kijárási korlátozás alatt jelentős részben home office lett. Majd a visszatérés után érkezett az „illékony iroda”, a dolgozók egy része visszatért, távolságtartással és egyéb elővigyázatossági szabályok mellett működnek az irodák, egy más részük pedig vissza sem tért. Következő lépésként pedig ki kell alakítani, hogy hosszú távon mi lesz a megoldás a munkavégzés helyére. Jelenleg úgy néz ki, hogy az iroda „anyahajó” lesz, ami a hátteret biztosítja, kisebb lesz, mint eddig, sokkal kisebb arányban lesznek bent a munkavállalók, több lesz a home office, lesz coworking és egyéb helyszíneken munkavégzés egyaránt.

Nincs agilitás bevonás nélkül


Ehhez pedig Paukovics Gábor szerint agilitásra van szükség, gyors ütemű alkalmazkodásra a változásokhoz úgy, hogy közben a vállalat megőrizze a stabilitását, az immunrendszere működőképes maradjon. Ehhez az kell, hogy felmérjék az iroda valós kihasználtságát, kialakítsanak egy munkatér mixet, amit rugalmasan lehet az aktuális igények szerint használni, amihez persze megfelelő belső designra, technológiai felszereltségre van szükség, és arra is oda kell figyelni, hogy az iroda mit kommunikál a munkavállalók felé.

A vállalati kultúrát is ehhez a szemlélethez kell igazítani, be kell vonni a döntésekbe a kollégákat, felmérni az igényeket, az iroda kialakítása önmagában nem elég, mert akkor megint ott tarthatunk, hogy bármilyen jól is igyekszünk kialakítani a munkakörnyezetet, nem lesz kihasználva. Ehhez megfelelő tudatosság kell, amikor érezzük, hogy valami nem jó, nem működik, akkor változástervezésre van szükség, hogy ne csak megtörténjenek velünk a dolgok, ne kényszer szülje a változást, hanem tudatosan történjen ennek a változásnak a menedzselése. Az iroda fontos része minden ilyen szervezeti szintű változásnak. A szakértő a design thinking technikájának bevonását említette. Ezeket a lépéseket érdemes követni: állapotfelismerés, hipotézisek felállítása, kutatás - valóban jól hisszük-e, elemzés, célállítás - milyenek akarunk lenni, majd a változás tényleges beindítása.

Intelligens munkakörnyezet


Az agilis működést elősegítheti például egy irodai foglalási rendszer alkalmazása, amellyel megfelelően után lehet követni a hely- és eszközhasználatot, valamint az egészségügyi védekezéshez szükséges eszközök készleteinek menedzselését is. A digitális rendszeren keresztül könnyebben fenntartható az alkalmazottak megfelelő koordinációja, a munkaállomások közötti optimális távolság betartatása, a fizikai érintkezések minimalizálása. Egy ilyen rendszert ismertetett Patyi László, az Invensol Hungary managing partnere. Mint mondta az eszközzel javítható a helykihasználtság és a munkavállalók is elégedettebbek, ha a munkaigényüknek leginkább megfelelő helyen tudnak dolgozni, attól függően, hogy éppen mi a feladatuk, a csapatok együttműködését is optimalizálni lehet, és az aktuális igényeknek megfelelően alakítani az „ültetést”.

Coworking megoldások


Egyre több nagyvállalat alakít ki együttműködést közösségi irodákkal, amelyek alternatív munkavégzési helyként működnek munkavállalóik számára. A HR ezeket az együttműködéseket a munkaerő bevonzására használja, hiszen ezek az irodák kreatív munkaterek, az Y és Z generáció számára vonzó, inspiráló környezetet jelentenek, ahol bár önállóan, mégis közösségben lehet dolgozni, úgy, hogy az egyén közben változatos ingereknek van kitéve. Gyakran az alkalmazottak produktívabbak a formális irodán kívül, és a munkavállalói élmény is más.

Az online konferencián Füzi Anita coworking szakértő és Levendel Áron a Kaptár társalapítója beszélt arról, hogy 2020-ra várhatóan 40 ezer közösségi iroda lesz a világon. Globális adatok szerint, míg 2012-ben a közösségi irodák „lakóinak” több mint fele szabadúszó volt, az alkalmazottak közel 27%-ban, vállalatok pedig csak nagyjából 13%-ban használták. 2017-re jelentősen megváltoztak az arányok: 41%-ban használták szabadúszók, alkalmazottak 36%-ban, a vállalatok pedig 16%-ot tettek ki. Az irodai költségek akár 20-30%-kal is csökkenthetők, ha csapatokat helyeznek ki közösségi irodákba. Ez a környezet a startup együttműködéseket is elősegítheti, hisz sok startup kezd közösségi irodákban, a velük való találkozás támogathatja a vállalati innovációt. A Kaptárnak létezik már együttműködése például a Telenorral, amelynek fontos volt a belvárosi irodai helyszín, a rugalmas feltételek; az NN-nel, ahol az értékesítőknek jelentett megkülönböztető környezetet; míg a Scolvonál jutalom volt a coworking, a munkáltatói márka része.

Persze másik megoldás is létezhet a startup kultúra céges beépítésére, egyre több vállalat gondolkozik abban, hogy kiadja üresen maradó irodáit, akár feltörekvő új vállalkozásoknak, akár külsősöknek, ami új tudást hozhat helybe egy céghez.
  • 2021.08.28Agilis Transformáció Leader képzés online, videokonferenciás Hazánkban egyre több és több vállalat lép az agilis átalakulás útjára, így felértékelődik az agilis transzformációt vezető szakemberek jelentősége. Az Agile Transformation Leader egy olyan szervezetfejlesztő szakember, aki felkészíti és végig kíséri az agilis átalakulás útján a vállalatot. Ügyfél-fókuszt, Design Thinking szemléletet hoz be, vezetőket coachol, csapatokat mentorál, miközben pozitív, felhatalmazó légkört teremt a szervezeten belül. Részletek Jegyek
  • 2021.09.23HR Basic Sajátítsd el évek helyett 12 napban az operatív HR munka legfontosabb eszközeit! HR gondolkodás e-learning videókkal, esettanulmányokkal, testre szabva gyakorlatorientáltan. Részletek Jegyek
  • 2021.09.28Kötelező visszaélés-bejelentési rendszer bevezetése, alkalmazása Az EU 2019/1937 sz. irányelve új kötelezettséget ír elő. Visszaélés-bejelentési rendszert kell alkalmazni. Minden 50 fő feletti munkavállalót foglalkoztató vállalkozásnak, továbbá a közszférában működő szervezetnek kötelező lesz visszaélés bejelentési rendszert kialakítania és működtetnie. Részletek Jegyek
  • 2021.10.05Tréning Kerekasztal 2021 Komoly kihívások érték és érik a szervezeteket az utóbbi időszakban. Először a járvány okozta sokk, a vele érkező gazdasági megtorpanás, a home office, hogy szinte minden átkerült a digitális térbe. A helyzet továbbra is konstans változásban van, így szükség van folyamatos, rugalmas alkalmazkodásra. A szervezetek VUCA-környezethez való illeszkedésére, a mostanában egyre inkább teret nyerő hibrid működés kialakítására. Mindehhez a képzéseknek, a tréningpiacnak is alkalmazkodnia kell. Ezért is ül össze újra, egy év kihagyás után a Tréning Kerekasztal Konferencia 2021. október 5-én, a New York Palotában. Részletek Jegyek
Follow hrportal_hu on Twitter
További cikkek
Kell-e nekünk nagytárgyaló? - ilyen lesz a jövő irodája

Érdemes újragondolni a régi munkamódszereinket, felülvizsgálni a korábbi tárgyalóink létjogosultságát, ezekre új belső tereket tervezni, amelyek... Teljes cikk

Hajdú-Biharban és Komárom-Esztergomban is új munkásszállók épülhetnek

Nyolc munkásszálló épülhet meg és négy, korábban másra használt épületet újíthatnak fel a "Munkásszállások kialakítása" program ötödik... Teljes cikk

Harc a munkaerőért - van-e alternatívája Budapestnek?

Egyre nagyobb versenytársat jelentenek Budapestnek a munkaerőért vívott harcban azok a vidéki városok, amelyek megfelelő infrastrukturális... Teljes cikk