Munkaügyi dokumentumok papírmentesen

Ha a munkaügyi eljárások digitalizációjára gondolunk, sokszor az jut eszünkbe, hogy ügyviteli rendszerek által támogatott eljárások keretében végezhessünk el ügyeket: például töltsünk ki jelenléti ívet, rögzítsünk szabadságigényt, bérpapírunk átvételét nyugtázzuk és töltsük le vagy épp vegyünk részt online tűzvédelmi oktatáson, stb. Erre most is vannak szoftveres megoldások, platformok, szolgáltató cégek. De mi a helyzet az olyan munkaügyi esetekkel, amelyeknél írásbeliséget várnak el? Gondoljunk csak a munkaszerződésre, különféle nyilatkozatokra, szabályzatokra, bérrel kapcsolatos átvételi igazolásokra, jövedelemmel kapcsolatos dokumentumokra. Ezek jellemzően továbbra is papíron jelennek meg, hogy a kívánt joghatás teljesüljön. 

Ha röviden szeretném megnevezni a megoldást, akkor ez az elektronikus aláírás. Egy vállalatnál a papírmentesség a költség- és környezetterhelés csökkentésének a kulcsát jelenti. Ez legalább annyira ügy egy mikro-, mint egy nagyvállalatnál. Elvárás is, hogy mindkettő számára könnyen hozzáférhető és bevezethető legyen.

Miért érdemes átállni a papírmentes munkaügyekre?

Deák András

Két szempontot hangsúlyoznék, amely reflektál a világban zajló változásokra.

Egyik a távoli munkavégzés.
A pandémia hatására mára a munkavállalók távoli vagy hibrid környezetben dolgoznak, amely azt eredményezi, hogy a klasszikus munkaügyek céljából soha vagy ritkán fordulnak meg az irodában. Pedig az ügyek promptsága nem változott, M30-as dokumentum átvételét írásban és időre kell átvenni, családi pótlék kapcsán időben nyilatkozni kell. Nehezebb ezeket most megoldani, otthon nincs nyomtató vagy épp nyűg a postázást elintézni. 

Másik a költségoptimalizáció.
A világválságok velejárója egy cég költségeinek a racionalizálása. Mivel a költségek egyfajta fájdalompontok, megoldást kell rá keresni. Fájdalmat csökkenteni sokszor óhatatlanul másik fájdalom generálásával lehet, például amikor költségcsökkentés címén a cég hozzányúl különböző juttatásokhoz vagy végsősoron leépít. A másik alternatíva az előre menekülés, amely az addig nice-to-have kategóriába sorolt digitalizációkat felgyorsítja. 

Mindkettő szempontra választ ad az elektronikus aláírás bevezetése, ami megteremti a teljesen elektronikus dokumentumkezelést.

Hogyan lehet teljesen digitálisan kezelni a munkaügyeket? Milyen előnyei vannak az elektronikus aláírás használatának?

Ha jól belegondolunk, valójában a digitális dokumentumkezelés égisze alatt jelenleg kettős ügyvitelt végzünk a HR-en. Digitálisan létrehozott dokumentumot kinyomtatunk, elküldünk a munkavállalónak, aláírattatunk, ha visszajön, iktatjuk, majd szkenneljük, hogy digitális úton újra meglegyen, de közben papíros úton is irattárazzuk. Gondoljunk egy munkavállalóval szembeni munkaügyi dokumentumainak éves számosságára, szorozzuk fel valamennyi kollégával, és nézzük meg ebből adódó költségeinket.

Ha elektronikusan tartanánk mindezt, akkor digitális közegben marad minden, kiesik rengeteg adminisztratív teher, papír, postázás, az irattár helyigényéről nem is beszélve. Ráadásul minden távolról megoldható, és ne feledjük a folyamat csekély időigényét.

Hogyan lehet elektronikus aláírása egy munkavállalónak? Hogyan lehet mindennapossá tenni a használatát?

A mai munkavégzési trendeket alapul kell venni, vagyis azt, hogy a munkavállalók távolról dolgoznak, azt, hogy munkavégzésükhöz van egy számítógép, vagy az se, csak egy mobiltelefon. Az elektronikus aláírásképesség megszerzését ezen említett keretek között kell megugrani. A másik kritikus szempont a felhasználói élmény. Ne higgyük azt, hogy csak online vásárlás vagy szolgáltatások használatánál elvárás a gördülékeny felhasználói élmény, az elektronikus aláírás is egy szolgáltatás. Bevezetése és használatának sikeressége sokszor pont azon múlik, hogy vannak-e belépési korlátai, ill. mennyire szívesen használják ezt a kollégák. Ma az elektronikus aláírásképességhez gyakorlatilag elég egy mobil és egy okmány, ezért is szoktuk mondani, hogy mostantól a mobil az új toll.

Mi egy jó elektronikus aláírás ismérve?

Ha a jogi és biztonsági kereteket adottságnak vesszük, akkor az eAláírás, mint szolgáltatás alkalmazása az egész vállalat életében akkor működik, ha könnyű az igénybevételi lehetőség, a hozzáférhetőség, és nem bonyolultabb a felhasználói folyamat, mint egy egyszerű emailezés, s persze üzletileg is összemérhetőek az előnyök a papírmentességgel.

Ezen kritériumok mentén építettük fel és indítunk útjára egy elektronikus aláírási megoldást, melynek eszköze az okostelefonokon elérhető GoodID digitális irattárca applikáció, felhasználói élménye legalább annyira fontos, mint a biztonsága és a jogszerűsége. 

Arra, hogyan lehet jól bevezetni az elektronikus aláírást a munkaügyekre, minden leendő és meglevő kollégával megszerettetni és napi munkaügyek részévé tenni, és ezzel a digitalizációban nagyobb ugrást tenni, bővebben november 16-án, a  HR GPS „Digitális aláírás a fenntarthatóság tükrében: GoodID” című előadásában megismerhetjük.