Néhány praktikus módszer a munkahelyi beillesztés menedzseléséhez

Írjunk listát a beillesztéssel kapcsolatos feladatokról!

Amerikában bevált gyakorlat, hogy a beillesztési folyamathoz listát készítenek. A lista nemcsak a HR-osztály feladatait tartalmazza, hanem az új belépő menedzserének teendőit is. A listás módszer segítségével egyrészt megfelelően elkülöníthetők a HR és a menedzseri feladatok (ergo nem futunk bele abba, hogy kétszer akarjuk neki ugyanazt elmondani vagy megmutatni), másrészt biztosak lehetünk, hogy nem felejtünk el semmi fontosat. Az például mégiscsak elég kellemetlen lenne, ha az új munkatárs elkészítene egy anyagot, aztán kétségbeesetten nézne körbe, hol tudja azt kinyomtatni. Vagy ha valaki meg is mutatja, hol van a nyomtató, de a nyomtatást sehogy sem sikerül elkezdenie, mivel a gép indításához szükséges kódot elfelejtettük megadni neki. Az ilyen és ehhez hasonló helyzetek megelőzésének jó technikája ezért a listakészítés.

Állítsunk össze dolgozói kézikönyvet!

Az újoncnak a munkaköri feladatain túl nagyon sok információt kell megértenie és megtanulnia, így nagyban megkönnyíthetjük a dolgát, ha ezeket egy dolgozói kézikönyv formájában átadjuk neki. Minden szervezet saját juttatási rendszerrel, dress code-dal, üzletpolitikával, rendezvényekkel, díjakkal, szervezeti struktúrával, termelési és/vagy szolgáltatási palettával, stb. rendelkezik. Ha ezeket tematikusan összeszedjük, kinyomtatjuk, összefűzzük, és átadjuk az új belépőnek, sokat segíthetünk neki. Természetesen ez nem helyettesítheti az orientációs tréninget. Az amerikai gyakorlatban a dolgozói kézikönyvet 1-2 nappal az első munkanap előtt adják át egy titoktartási nyilatkozattal. Az új munkavállalónak tehát van ideje, hogy átolvassa a kézikönyvet, így a tréning alkalmával azokra a dolgokra tudunk fókuszálni, amelyek magyarázatra szorulnak. Emellett az újoncunknak van egy olyan kézikönyve hasznos szervezeti információkkal, amelyet bármikor fellapozhat, ha valamire kíváncsi, vagy valamit nem tud.

Ne hagyjuk magára az új dolgozót az első napon!

Szintén amerikai szokás, hogy a menedzser odafigyel arra, legyen kivel ebédelnie az újoncnak az első héten. Az a legjobb, ha az új belépő első munkanapján a közvetlen főnöke ebédel vele. Ez jelzi számára, hogy vezetője fontosnak tartja őt, a mielőbbi "akklimatizálódását" és közérzetének javítását. Amikor valaki új közegbe kerül, szeretne jó benyomást tenni, de nem ismer senkit, nem tudja, mik a szokások és kivel hogyan viselkedjen. Lényeges ezért, hogy ne hagyjuk magára ebédidőben sem. Nem az a fontos, hová megyünk enni vagy egyáltalán elmegyünk-e valahova, vagy inkább rendelünk valamit, hanem az, hogy újoncunk nem egyedül gubbaszt és várja, hogy végre leteljen a félóra.

Tekintsük át időközönként az elvégzett munkát!

A beillesztési folyamat akár félévig is eltarthat. Az új munkavállaló menedzserének érdemes az első munkanap, az első munkahét és az első munkahónap végén, majd azt követően minden hónapban ellenőriznie a beillesztési folyamatot. Azt is kérheti a menedzser vagy a beillesztésért felelős HR-es, hogy a mentor megadott időközönként készítsen beszámolót különböző szakmai szempontok alapján az új munkatárs munkájáról és hozzáállásáról.

Válasszunk megfelelő mentort!

Hazánkban úgy gondolkodnak a mentorról, hogy ő egy "idősebb, tapasztaltabb" munkavállaló, aki az első hetekben vagy hónapokban hozzájárul az újonc szakmai és szervezeti integrációjához. A tengerentúlon ezzel szemben úgy vélik, a mentor egy "jó interperszonális és szakmai készségekkel" rendelkező dolgozó, aki segítségére van az új szervezeti tagnak, hogy az minél hamarabb otthon érezze magát a vállalatnál. Ha az amerikai gondolkodásból indulunk ki, nem biztos, hogy egy huszonéves mellé egy nyugdíj előtt álló mentort kell választani, és nem kizárólag a szakmai tapasztalatait és képességeit kell figyelembe venni, amikor mentori feladatokkal bízunk meg valakit. Annak érdekében, hogy újoncunk tényleg otthon érezze magát a szervezetben, fontos egy olyan szakmai vezetőt választani, aki jó kommunikációs és konfliktus-megoldó készséggel rendelkezik és ismeri a szervezeti networking kiépítésének csatornáit és módszereit. Természetesen mindezek mellett az is lényeges, hogy mentorunk megtiszteltetésnek érezze a feladatot (ezt nekünk kell jól kommunikálni!), és ennek megfelelően felelősségteljesen végezze azt.



Kozák Anita
tanársegéd, Ph.D. hallgató