Nekem erre nincs időm!

Igen, kell. Tudjuk, hogy a vezetőknek milyen szerepe van ebben, de ha a HR felelősségét megpróbáljuk lekicsinyíteni, szép lassan az lesz a kérdés, hogy akkor minek is a HR? Az összefüggés valahol ott kezdődik, hogy a HR felelős a munkavállalók képzéséért, fejlesztéséért - és ebbe a vezetők is beletartoznak. Ezenkívül kár lenne tagadni a HR jelentőségét a kiválasztásban. Ezek a folyamatok sajnos a lehető legrosszabbul működnek manapság, és el is kezdődött az egymásra mutogatás (mint a mellékelt ábra mutatja).

Ki lesz az úttörő, aki magára vállalja, hogy megoldja a helyzetet? Biztos, hogy nem lesz sem kényelmes, sem egyszerű, de elfelejtettük volna, hogy hogyan kell kevéssé támogató környezetben a nehézségek ellenére is sikereket elérni?

A HRnek képesnek kell lenni támogatni az egész szervezetet, akkor is, ha a munkatársak a végletekig ki vannak merülve - és a legtöbb HR ezt meg is teszi. De nincs valami jobb megoldás? Az üzleti világban végbemenő változások szinte tálcán kínálják a lehetőségeket, de nincs időnk élni vele. Nem abszurd egy kicsit?

Hogyan csökkenthető a HR-re nehezedő teher?

Vonzó munkáltatói márka építése, munkavállalói élmény kialakítása, HR folyamatok automatizálása, munkavállalói elégedettség növelése, hatékony működés, üzleti érték-teremtés, szakami támogatás - ezeket, és még nagyon sokmindent mást várnak a HR-től. Mégis hogyan támogathatná egy végletekig leterhelt HR pl. abban a vezetőket, hogy hogyan adjanak visszajelzést a dolgozóknak, hogyan motiválják őket, milyen beillesztési stratégiát alkalmazzanak az új belépőknél, vagy hogyan szolgáltathatna tökéletesen pontos adatokat arról, hogy milyen irányú változásokra kell reagálnia a felsővezetésnek?

Márpedig valahol el kell kezdeni. Kidolgozni egy stratégiát, amit elfogadtatunk a vezetőkkel, ami mellé ők is odaállnak, és biztosítják az időt arra, hogy belevághassunk. Hogyan fogjunk hozzá? A következő HR csapatépítésen ne borospincét vagy wellness szállodát látogassunk, ne menjünk a szabadba kikapcsolódni vagy városnézésre. Üljünk be egy kényelmes konferenciaterembe (ha már javasolhatok lehetőleg modern, kreatív és inspiráló környezetet válasszunk) és dolgozzuk ki együtt azt, hogy min akarunk változtatni, és tegyük mellé azt is, hogy hogyan.

Válasszuk ki azokat a területeket, ahol a változás tovább már nem halogatható és lehetőleg látványos lesz. Sokkal könnyebb olyan ötlettel magunk mellé állítani az egész szervezet, ami nekik is fontos, és az eredmény gyors és jól látható - márpedig az együttműködés elengedhetetlen, mert a HR egyedül képtelen lesz változtatni a saját helyzetén.

Dolgozzuk ki, hogy mi szükséges a változás véghezviteléhez, és tegyük félre a következő ilyen meetingre mindazokat az ötleteket, amik most nem kerültek a lista élére. Merjünk nagyot álmodni, és keressünk formabontó megoldásokat, de ne feledkezzünk meg az apró dolgok jelentőségéről (csak, hogy a sokat emlegetett témánál maradjak - automatikus levélküldés). Nem kell elfogadnunk, hogy a riportok Excelben készülnek (vannak ennél sokkal hatékonyabb és modernebb eszközök) vagy, hogy a vezetők csak akkor néznek meg egy-egy önéletrajzot, ha levélben küldjük el nekik (nem kiszolgáló, hanem támogató szervezet vagyunk!).

Így fejleszthetjük folyamatainkat

Óriási hatékonyságnövekedést lehet elérni egyes folyamatlépések automatizálásával, viszont nem biztos, hogy ismerünk minden módszert, technológiát ehhez. Ezért nem árt bevonni egy szakembert is ebbe a beszélgetésbe. Ha már van kiforrott ötletünk arra, hogy mely területtel fogunk dolgozni, hívjunk olyat, aki annak a nagymestere - ha még nincs, hívjunk olyat, aki folyamathatékonysággal foglalkozik és segít nekünk megtalálni a leggyorsabb utat a sikerhez.

Kérdések, amik segíthetnek abban, hogy a csapatépítőnk / workshopunk a legjobb irányban haladjon, és valódi eredményekkel távozzunk:

• 1. Mik a legégetőbb problémák ma a vállalatnál?
  úgy teremthetünk legkönnyebben valódi és látható üzleti értéket, ha ilyen problémákkal kezdünk foglalkozni
  
  
• 2. Mik azok ezek közül, amit mi fontosnak látunk? Mik azok, amik a munkavállalók életére a legnagyobb hatással vannak?
  
  
• 3. Mik azok ezek közül, amire a HR-nek közvetlen ráhatása van?
  fontos, hogy az első megoldandó feladattal ne lépjük túl a hatáskörünket, mert, ha nem kapunk elég támogatást, könnyen elbukhatunk, pedig az első projekt egyik fő célja, hogy a sikerességével támogatókat szerezzünk a későbbiekhez
  
  
• 4. Mi az ezek közül, aminek a javítása a HR számára is valódi értéket jelentene?
  több időnk lenne tőle, szakértőnek látszanánk, azzal foglalkozhatnánk, amivel szerintünk egy HResnek kellene, elismernék a munkánkat, stb…
  
  
• 5. (Építsük fel a projektünket:) Milyen lépéseken keresztül tudunk változást elérni ezen a területen? Kik lesznek a felelősök? milyen határidőket tudunk a részfeladatokhoz rendelni? Mik a sikerkritériumok?
  
  
• 6. Mik azok a feladatok, amiknek a rovására az újonnan megtalált szükséges lépéseket végre tudjuk hajtani?
  felesleges lenne azt hinni, hogy a jelenleg is túlterhelt HR munkatársak képesek lesznek egy új projektet végigvinni anélkül, hogy biztosítanánk számukra egy kis „plusz időt” a jelenleg is futó, de esetleg hátrébb sorolható feladatok rovására. Esetleg át is szervezhetünk bizonyos feladatokat időszakosan más területekre - közvetlen vezetők, pénzügy, marketing nagy segítségünkre lehet ebben, mint együttműködő terület. (Már látjuk is az együttműködés elengedhetetlenségét…)
  
  
• 7. Kik azok a döntéshozók, akiket meg kell győznünk a projektünk fontosságáról?
  próbáljuk meg megtalálni azokat, akik a leginkább profitálnak majd az eredményből, és győzzük meg őket, hogy ennek érdekében lesznek olyan feladatok, amik hátrébb fognak rangsorolódni, és esetleg nem kapnak olyan nagy hangsúlyt a következő időszakban
  
  
• 8. Mikor fogunk ezekkel a döntéshozókkal leülni, és mivel készülünk nekik?
  ne felejtsük ki ezt a nagyon fontos kérdést. Persze, egyszerűbb lenne csak szép csendben, minden konfliktus nélkül levezényelni a változást, és bemutatni az eredményeket, de ha valódban értékes területet választottunk ez nem fog menni.
  

Rozmis Kata
üzleti elemző és oktató
fOrgXpert - HRopoly