Veszteségek a HR folyamatokban

A fenti veszteségformákra keresünk az alábbiakban életszerű példákat és megoldási lehetőségeket.

1. Rossz minőség

A minőségi elvárásoknak nem megfelelő termék. Irodai környezetben ebbe a kategóriába sorolható például a nem megfelelő képességekkel rendelkező alkalmazott; egy alacsony hatékonyságú álláshirdetés; egy rosszul megválasztott fejvadász, egy hibásan elkészített heti/havi jelentés vagy akár a rossz vállalati hírnév.

Megoldást jelenthet ezen problémákra például a kompetencia alapú kiválasztás és munkaerő-fejlesztési program alkalmazása; a hirdetési helyek előzetes statisztikai felmérése, fejvadászok előszűrése és szakosodott/specializált fejvadászok alkalmazása. Jelentéseinket nézzük át még egyszer, mielőtt bárkinek is prezentálnánk. A vállalat jó hírnevének megtartására számtalan példa és jó módszer létezik, melyekről bővebben egy következő cikkemben fogok írni.

2. Túltermelés

Túltermelési veszteségről a HR területeken akkor beszélhetünk, ha túl sok erőforrást használunk fel egy adott feladat elvégzésére, illetve ha felesleget termelünk. Gondoljunk csak arra, hány nagyvállalat alkalmaz toborzási specialistákat? El tudná képzelni, hogy sok esetben fele annyi létszámmal is meg lehetne oldani a kiválasztást hatékonyságromlás nélkül? Megoldás: A HR-es kollégákat projektekbe helyezzük el, vagyis pontosan definiáljuk, ki miért felel, kinek mely területre kell kizárólag fókuszálni. Továbbá alkalmazzuk a "munkanap fényképezés" módszerét (VSM - értékáram elemzés) és vegyük észre az "üresjáratokat"! Ebbe a kategóriába sorolandók továbbá a fénymásolás, sokszorosítás; az adatok több helyen történő elektronikus archiválása; e-mailek túl sok címzettnek való továbbítása.

A fénymásolatokat csak annyi példányban készítsük el, amennyi feltétlenül szükséges, és helyezzük el a dokumentum egy elektronikus formátumát a vállalati szerveren. Ennél jobb, ha egyáltalán nem nyomtatunk, és fénymásolunk, hisz a XXI. század egyértelműen az elektronikus információk százada. A kijelölt mappákban csak az oda tartozó adatokat tároljuk, másrészt az adatokat mindig a megfelelő helyen és csak ott tároljuk el.

E-maileket csak és kizárólag azon személyeknek továbbítsunk, akiknek a benne foglalt információra valóban szüksége van. Köztudott, hogy az e-mailek ~75%-a egyszeri átnézés és a megfelelő postafiókba mentés után nem kerül elő többet, nem nézzük át őket újra és újra. Meg kell próbálni túllépni azon a paradigmán, miszerint "a biztonság kedvéért" tájékoztatjuk a feletteseket, és esetleg ellenlábasainkat az általunk ügyesen elvégzett feladatról.

3. Várakozás

A várakozás egyértelműen időpocsékolás, így az elvesztegetett idő pontosan mérhető pénzbeli veszteséget jelent. Ilyen irodai jellegű várakozási veszteség például, ha HR-esként egy jelölt visszajelzésére várunk, ahelyett, hogy telefonon gyors választ kérnénk tőle. Várakozunk akkor is, ha a feladott álláshirdetésekre jelentkezők önéletrajzait várjuk. Ide sorolható még az az időbeli veszteség is, melyet a többkörös interjúztatási folyamat okoz.

Csökkenthetjük időbeli veszteségeinket, ha az álláshirdetéseket olyan online portálokon adjuk fel, melyek statisztikája bizonyítja hatékonyságát. A többkörös interjúk szükségességét újra kell gondolni. Nem feltétlenül azonos megmérettetésen kell átesnie egy kezdő mérnöknek és egy középvezetőnek. Befolyásolhatja ez irányú döntésünket a pozíció betöltésének időbeli kérdése, vagyis az, hogy mennyire sürgős az új munkavállaló felvétele. Ha találunk egy megfelelő jelöltet, vegyük fel! Az idő a munkavállalói oldalnak is fontos tényező lehet, ezért előfordulhat, hogy a pályázó a Munkaadó késlekedése miatt választ egy másik lehetőséget.

4. Szállítás

Ilyen jellegű veszteséget idéz elő az irodai folyamatokban, ha nem megfelelően használjuk ki a kor vívmányait. Bizonyára sok vállalatnál volt gyakorlat (esetleg ma is ez a módszer él még), hogy egy megrendelési- vagy munkaerő-felvételi igényt 3-5 vezetővel is alá kell íratni papíron, a költség mértékétől függően. A papírt mozgatni, szállítani kell, ami veszteség. Elektronikus úton gyorsabb és hatékonyabb. Könnyen mérhető mutató az elektronikus megoldásnál az is, hogy egy-egy felelős aláírónál mennyi időt tölt az elektronikus nyomtatvány, vagyis milyen hatékonysággal reagál a vezető a kérdésben. Érdemes rávilágítani, hogy a papíron történő aláíratási procedúra várakozási veszteséget is jelent, hisz mindenki találkozott már a főnök ajtaja előtt papírral a kezében izgatottan várakozó kollégával. Ezt a gyakorlatot meg kell szüntetni mielőbb!

5. Raktárkészlet

Rossz emberi szokás, hogy raktározunk. Mindent! Az esetek többségében olyan tárgyakat, melyekre nagyon ritkán van szükségünk. Raktároz, tárol mindenki az irodájában régi papírokat, aláírásra váró igénylőket, melyeken gyakran már vastagon áll a por. Ezekre semmi szükség! Időről időre ezen raktárkészleteket felül kell vizsgálni! Ami nem kell vagy soha nem is kellett, azonnal tüntessük el! Azon iratok, melyek fontosak, kerüljenek a helyükre, jelölve. Ha ezt a tevékenységet rendszeresen végezzük irodai környezetben, akkor az jó kezdet egy 5S-Office rendszer kialakításához, és fenntartásához.

HR területen nem ritka a papíron, postai úton beérkezett pályázatok tárolása egy magas polcon, szép színes mappákban. Jól kezelhető, áttekinthető és egyértelmű rendszert kaphatunk, ha ezen papír alapú önéletrajzokat szkennelve, egy szabványos szintaktika alapján elnevezve, kategorizálva eltároljuk egy erre a célra kialakított gyűjtőhelyen a vállalati szerveren. Igaz, ez egy egyszeri időráfordítás, azonban hosszú távon megtérül, hiszen felgyorsítja és hatékonyabbá teszi a későbbi toborzási folyamatot. Fontos előnye ennek a megoldásnak az is, hogy a hozzáféréseket nagyon jól tudjuk szabályozni, sőt ellenőrizni is. A bizalmas adatok védve maradnak ez által!

6. Mozgások

Mozgások tekintetében irodai folyamataink veszteségei nagyban kötődnek a szállítási jellegű veszteségekhez. Mozgások okozta veszteség, ha HR szakemberként a jelöltet feleslegesen hívjuk meg magunkhoz interjúra. Ez a veszteség ugyan első körben a pályázót érinti, ám előfordulhat, hogy egy felesleges utazás után második alkalommal már nem jön el interjúra. Hasonló jellegű veszteséget takaríthatunk meg, ha kihasználva az informatika adta lehetőségeket videó-konferencián bonyolítjuk le az esélyes pályázó és az éppen adott esetben külföldön tartózkodó leendő területvezető közti interjút. Ez kényelmes és gyors megoldás.

7. Felesleges műveletek

Felesleges műveletet végzünk HR folyamatainkban, ha olyan jellegű elemzéseket, riportokat készítünk, melyek kimenetét később senki nem nézi meg, vagy nem használja fel későbbi folyamatok inputjaként. Ez a jellegű veszteség szorosan kötődik az időbeli veszteségek fenn taglalt formájához. Érdemes időnként végiggondolni, hogy a napi rutin tevékenységek valóban azt az értéket teremtik-e meg, amire kitalálták őket. Ha nincs szükség egy riportra, akkor érdemesebb elhagyni, még akkor is, ha esetleg ezzel minőségirányítási rendszerünknek ellent mondunk. Ne azért végezzünk el egy feladatot, mert a szabályzat azt várja tőlünk, hanem azt a folyamatot rögzítsük szabályzatba, amely valóban értéket képvisel a vállalat számára! Ez természetesen minden esetben felsővezetői hatáskörbe tartozik. A felesleges munkára vonatkozó előírást inkább szüntessük meg, mint azt vakon követve veszteséget produkáljunk!

8. +1: Nem- vagy rosszul kihasznált emberi tényező

Az emberierőforrás-menedzsment szakterület alapvető feladatai közé tartozik a munkavállalók kiválasztása, fejlesztése, motiválása és megtartása. A vállalatnál dolgozó kollégákban óriási fejlesztő-erő rejtőzik, amit ki lehet és ki is kell aknázni. Ösztönözni, motiválni kell a munkavállalókat jobbító javaslattételre, mert nem ritka, hogy ezzel akár több százezres, milliós veszteségtől kímélik meg vagy épp hasonló nagyságrendű előnyhöz juttatják a vállalatot.

Egymás javaslatainak megismerése újabb ötleteket szül, ami újabb és újabb potenciálokat jelent. Ezt a rejtett tartalékot, tudást és akaratot hasznosítani kell! Egy megfelelően ösztönző prémium rendszerrel támogatva a munkavállalók sem érzik "kizsákmányolva" magukat, inkább érzik úgy, részesei lehetnek a vállalat sikerének, és büszkén mutatják majd a családnak a vállalati nyílt nap alkalmával saját újításaikat.
Ha a fenti sorok olvasása közben néhány tényező kapcsán magukra ismertek olvasóim, akkor az már fél siker. Nyitott szemmel járva, folyamatainkat időről időre újraértékelve folyamatos fejlődésben maradhatunk, ami az üzleti szférában elengedhetetlen.

Egyed Ildikó
Vezető HR tanácsadó - LEANCENTER

Verlag Dashöfer