12 lépés a hatékonyabb meetingekért
Sok oka lehet annak, hogy egy meeting nem hatékony. Többek közt, hogy nem tiszta, hogy mi is a megbeszélés pontos témája, fókusza vagy ha nem a megfelelő szinten történik az egyeztetés. Lehet azonban lépéseket tenni tenni azért, hogy ne teljen feleslegesen sok ember ideje, mondja Ray Dalio, amerikai milliárdos befektető.
Ray Dalio az egyik legnagyobb kockázati tőkekezelő, a Bridgewater Associates alapítója, vezetője, aki szerint ahhoz, hogy egy szervezet sikeres legyen a benne dolgozóknak számos szinten összhangban kell lenniük: ezek egyike a közös küldetés, az egymással való bánásmód valamint az is, hogy ki, mit hajlandó megtenni azért, hogy elérjék céljaikat. Tanácsai az eredményesebb, praktikusabb meetingek levezetésére irányulnak, hogy kevesebb félreértést kelljen utólag kezelni, és minél kevesebb ember idejét húzzák feleslegesen.
1. Hangsúlyozzuk ki a meeting célját!
Jó előre tisztázni kell az összehívott megbeszélés célját, részletezni a szándékokat és egyértelműsíteni azt is, hogy ki vezeti a meetinget. Ugyanis ha ez utóbbi hiányzik, akkor gyakran értelmét veszti és nem lesz hatékony a találkozás. Fontos már előre tisztában lenni azzal is, hogy mit szeretnénk, ha a többiek magukkal vinnének a megbeszélésről, ennek érdekében kell a megfelelő iránymutatást megadni, hogy elérhető legyen ez a cél.
2. Legyünk precízek!
A precizitás segít elkerülni a kavarodást. Fontos, hogy egy felvetődő kérdés egyértelműen legyen megfogalmazva, így a kérdező és a válaszadó fél egyaránt tisztában legyen a pontos tartalommal.
3. Határozzuk meg, hogy milyen jellegű meetinget tartunk!
A formátumot és a kommunikáció módját is érdemes előre eldönteni, amit meghatároz a cél és a prioritások. Ha az a megbeszélés célja, hogy vitás nézőpontokat közelítsünk egymáshoz, akkor teljesen másként kell kommunikálni, mintha információt, ismereteket szeretnénk átadni. Előbbire szinte biztosan több időt kell szánni, erre szükséges előre figyelmeztetni a résztvevőket is.
4. Legyünk asszertívek és nyitottak!
Néha nem könnyű a különböző véleményeket összhangba hozni. Facilitátorként időnként közbe kell lépni, és figyelmeztetni a vitatkozó feleket a meeting eredeti céljára. A meeting gazdájának feladata, hogy tovább lendítse az elakadásokat, figyeljen az időre.
5. Ne feledkezzünk meg az eredményekről!
A meetingek eredményeinek az adott pillanatban zajló beszélgetésben is meg kell mutatkozniuk, ugyanúgy, ahogy később a csapat munkájában, közös haladásukban is.
6. Ne hagyjuk eltéríteni a témát!
Talán mindenkinek ismerős a helyzet, amikor egyszercsak egy megbeszélésen már teljesen másról van szó, mint amiért eredetileg összeültünk. Ilyenkor jelentős a veszélye annak, hogy egyik témáról a másikra ugrálva egyiket sem zárjuk le, érünk el benne haladást. Ezért érdemes vizualizálni a megbeszélést, akár egy táblán, megjeleníteni, hogy hol is tartunk.
7. Maradjunk nyugodtak és elemezzük a helyzetet!
Ne hagyjuk, hogy elragadjanak az érzelmek, különösen, ha vitás kérdések vannak terítéken. Próbáljunk logikusak maradni, mert az érzelmek a tisztánlátást is befolyásolják. Ráadásul egy logikus érvelést nehezebb figyelmen kívül hagyni, mint egy érzelmi alapú megszólalást.
8. Legyen egyértelmű, hogy kinek, mi a feladata a továbbiakban!
Sokszor csoportos döntések születnek, anélkül, hogy kiadnánk, hogy abból kinek, milyen részfeladatot kell teljesítenie, hogy a közös döntés eredményre is vezessen. Jó, ha mindenki tudja, mi a következő lépés, miért kell felelősséget vállalnia a megbeszélés után.
9. Alkalmazzuk a 2 perces szabályt, hogy elkerüljük a közbeszólásokat!
Mindenkinek legyen lehetősége elmondania a véleményét. Adjunk minden megszólalónak megszakítás nélküli két percet, amikor kifejtheti a mondanivalóját. Ez mindenkinek lehetőséget ad a megszólalásra, anélkül, hogy tartania kellene attól, hogy túlkiabálják.
10. Vigyázzunk a „gyorsan beszélőkkel”!
Dalio azokat nevezi „gyorsan beszélőknek”, akik asszertíven és határozottan adnak hangot véleményüknek, és megpróbálják átnyomni azokat, mielőtt a többiek átgondolhatnák, hogy mit is hallottak vagy ellentmondhatnának. A meeting házigazdájának feladata a vélemények mederben tartása, hogy ne lépjenek túl addig egy kérdésen valaki nyomására, amíg mindenki meg nem emésztette az illető mondandóját.
11. Szülessen a végén következtetés, lezárás!
Egy beszélgetés vagy vita célja, hogy a végére le tudjuk zárni a témát, utána döntést lehessen hozni, majd lépéseket tenni. Ha nincs ilyen eredménye a megbeszélésnek, akkor csak időpocsékolás. Még ha nem is sikerült a vitát lezárni vagy egyetértésre jutni, fontos leszögezni, hogy mi legyen a következő lépés, mit kell tenni ezután. Ha van ilyen lista, akkor osszuk ki a teendőket és társítsunk hozzájuk határidőket, amikorra el kell végezni a feladatot. Ezért is fontos, hogy legyen valaki, aki jegyzetel a meetingen.
12. Gondold át, hogy hatékony volt-e a meeting!
Egyensúlyt kell teremteni a kommunikációs módszerek között, mert ugyan a nyitott kommunikáció nagyon fontos, mégis valahogy időhatékonyan kell levezényelni. Lehet, hogy időnként a jegyzetek megosztása, egy email vagy hangfelvétel, kevesebb résztvevővel megtartott meeting hatékonyabb és gyorsabb tud lenni. Sokszor kísértésbe eshetünk, hogy minél nagyobb létszámban tartsunk megbeszélést, pedig ez gyakran kontraproduktív.
Az online meetingek speciális buktatóiról korábban itt írtunk.
Forrás
1. Hangsúlyozzuk ki a meeting célját!
Jó előre tisztázni kell az összehívott megbeszélés célját, részletezni a szándékokat és egyértelműsíteni azt is, hogy ki vezeti a meetinget. Ugyanis ha ez utóbbi hiányzik, akkor gyakran értelmét veszti és nem lesz hatékony a találkozás. Fontos már előre tisztában lenni azzal is, hogy mit szeretnénk, ha a többiek magukkal vinnének a megbeszélésről, ennek érdekében kell a megfelelő iránymutatást megadni, hogy elérhető legyen ez a cél.
2. Legyünk precízek!
A precizitás segít elkerülni a kavarodást. Fontos, hogy egy felvetődő kérdés egyértelműen legyen megfogalmazva, így a kérdező és a válaszadó fél egyaránt tisztában legyen a pontos tartalommal.
3. Határozzuk meg, hogy milyen jellegű meetinget tartunk!
A formátumot és a kommunikáció módját is érdemes előre eldönteni, amit meghatároz a cél és a prioritások. Ha az a megbeszélés célja, hogy vitás nézőpontokat közelítsünk egymáshoz, akkor teljesen másként kell kommunikálni, mintha információt, ismereteket szeretnénk átadni. Előbbire szinte biztosan több időt kell szánni, erre szükséges előre figyelmeztetni a résztvevőket is.
4. Legyünk asszertívek és nyitottak!
Néha nem könnyű a különböző véleményeket összhangba hozni. Facilitátorként időnként közbe kell lépni, és figyelmeztetni a vitatkozó feleket a meeting eredeti céljára. A meeting gazdájának feladata, hogy tovább lendítse az elakadásokat, figyeljen az időre.
5. Ne feledkezzünk meg az eredményekről!
A meetingek eredményeinek az adott pillanatban zajló beszélgetésben is meg kell mutatkozniuk, ugyanúgy, ahogy később a csapat munkájában, közös haladásukban is.
6. Ne hagyjuk eltéríteni a témát!
Talán mindenkinek ismerős a helyzet, amikor egyszercsak egy megbeszélésen már teljesen másról van szó, mint amiért eredetileg összeültünk. Ilyenkor jelentős a veszélye annak, hogy egyik témáról a másikra ugrálva egyiket sem zárjuk le, érünk el benne haladást. Ezért érdemes vizualizálni a megbeszélést, akár egy táblán, megjeleníteni, hogy hol is tartunk.
7. Maradjunk nyugodtak és elemezzük a helyzetet!
Ne hagyjuk, hogy elragadjanak az érzelmek, különösen, ha vitás kérdések vannak terítéken. Próbáljunk logikusak maradni, mert az érzelmek a tisztánlátást is befolyásolják. Ráadásul egy logikus érvelést nehezebb figyelmen kívül hagyni, mint egy érzelmi alapú megszólalást.
8. Legyen egyértelmű, hogy kinek, mi a feladata a továbbiakban!
Sokszor csoportos döntések születnek, anélkül, hogy kiadnánk, hogy abból kinek, milyen részfeladatot kell teljesítenie, hogy a közös döntés eredményre is vezessen. Jó, ha mindenki tudja, mi a következő lépés, miért kell felelősséget vállalnia a megbeszélés után.
9. Alkalmazzuk a 2 perces szabályt, hogy elkerüljük a közbeszólásokat!
Mindenkinek legyen lehetősége elmondania a véleményét. Adjunk minden megszólalónak megszakítás nélküli két percet, amikor kifejtheti a mondanivalóját. Ez mindenkinek lehetőséget ad a megszólalásra, anélkül, hogy tartania kellene attól, hogy túlkiabálják.
10. Vigyázzunk a „gyorsan beszélőkkel”!
Dalio azokat nevezi „gyorsan beszélőknek”, akik asszertíven és határozottan adnak hangot véleményüknek, és megpróbálják átnyomni azokat, mielőtt a többiek átgondolhatnák, hogy mit is hallottak vagy ellentmondhatnának. A meeting házigazdájának feladata a vélemények mederben tartása, hogy ne lépjenek túl addig egy kérdésen valaki nyomására, amíg mindenki meg nem emésztette az illető mondandóját.
11. Szülessen a végén következtetés, lezárás!
Egy beszélgetés vagy vita célja, hogy a végére le tudjuk zárni a témát, utána döntést lehessen hozni, majd lépéseket tenni. Ha nincs ilyen eredménye a megbeszélésnek, akkor csak időpocsékolás. Még ha nem is sikerült a vitát lezárni vagy egyetértésre jutni, fontos leszögezni, hogy mi legyen a következő lépés, mit kell tenni ezután. Ha van ilyen lista, akkor osszuk ki a teendőket és társítsunk hozzájuk határidőket, amikorra el kell végezni a feladatot. Ezért is fontos, hogy legyen valaki, aki jegyzetel a meetingen.
12. Gondold át, hogy hatékony volt-e a meeting!
Egyensúlyt kell teremteni a kommunikációs módszerek között, mert ugyan a nyitott kommunikáció nagyon fontos, mégis valahogy időhatékonyan kell levezényelni. Lehet, hogy időnként a jegyzetek megosztása, egy email vagy hangfelvétel, kevesebb résztvevővel megtartott meeting hatékonyabb és gyorsabb tud lenni. Sokszor kísértésbe eshetünk, hogy minél nagyobb létszámban tartsunk megbeszélést, pedig ez gyakran kontraproduktív.
Az online meetingek speciális buktatóiról korábban itt írtunk.
Forrás
Hatodik kiadásához érkezett az Emberi erőforrás menedzsment kézikönyv.
„Krízisből Erő” – beszélgetések az újranyitásról