A munkahelyi beillesztéshez kapcsolódó HR és vezetői feladatok

Előző cikkünkben a munkahelyi beillesztés menedzselését segítő módszerek között a listakészítés fontosságát is hangsúlyoztuk, ebben az írásban pedig a lista összeállításához kívánunk segítséget nyújtani. A munkahelyi beillesztés nem kizárólag a HR-csoport feladata, az új belépő menedzserének is számos teendője van. Cikkünkben ezért egymástól elkülönítve soroljuk fel a HR-es és a menedzseri feladatokat. Kozák Anita írása.

A HR-osztály teendői a munkahelyi beillesztés során

Az új dolgozó kiválasztását követően a felvételéről történő értesítéssel egyidejűleg lényegében kezdetét veszi a munkaerő beillesztése. E folyamat során a törvényi előírásból adódó dokumentációkészítés (munkaszerződés, munkaköri leírás, stb.), bejelentési kötelezettségek (adó-és társadalombiztosítási szervek) és oktatási feladatok (balesetvédelmi, tűzvédelmi) mellett számos egyéb általános - a munkahelyi beillesztés részét képező - teendő is adódik. Utóbbiak részletes ismertetését azért is tartjuk fontosnak, mivel ezek egy részéről gyakorta megfeledkeznek:

Körbevezetni az épületben;
Megmutatni: hol található a mellékhelyiség, merre van a menekülési útvonal és hol van a kijelölt dohányzóhely,
Tájékoztatatni: a munkaköri feladatairól, a munkaidőre és a szünetekre vonatkozó előírásokról, az előrelépési, karrierépítési lehetőségekről, a teljesítményértékelés módjáról, a próbaidő hosszáról és részleteiről, a beillesztési/betanulási időszakról, kinek/kiknek tartozik közvetlen beszámolással, beszámolási kötelezettségnek módjáról (írásban vagy szóban, milyen gyakorisággal), a béren kívüli juttatások rendszeréről, a költségtérítési lehetőségekről, a szabadságra és a táppénzre vonatkozó előírásokról (kinek kell jelenteni az igényt, mikor), az étkezési lehetőségekről, a parkolási lehetőségekről, az öltözködésre vonatkozó elvárásokról;
Bemutatni a közvetlen munkatársainak és a felettesének (amennyiben vezetője nem volt jelen a kiválasztás során);
Általános tájékoztatás a szervezetről: szervezeti struktúra, a szervezet történelme, működése és céljai, stb.;
Csináltatni/csinálni neki e-mailcímet (egyéb vállalati access-ek),
Oktatásáról/tréningjéről gondoskodni, annak részleteiről tájékoztatni (amennyiben releváns).
A vonatkozó belső szabályzat, illetve a beillesztésben érintett felek közötti megegyezés e feladatok egy részét a dolgozó munkahelyi vezetőjének teendői közé sorolhatja.

A fentiekben felsoroltak többségét egy néhány órás orientációs tréning vagy egy orientációs nap alkalmával célszerű ismertethetni az újonccal. Fontos megbizonyosodni arról, hogy az új munkavállaló mindent megértett és nincs hiányérzete az elhangzottakkal kapcsolatban. Az orientáció során tehát adjunk lehetőséget kérdések feltevésére és az arra adott válaszokkal egyértelműsítsük a munkáltató álláspontját.

A menedzser teendői a beillesztés során

Míg a beillesztéshez kapcsolódó általános feladatokat többnyire a HR, a szakmai teendőket az új belépő menedzsere végzi vagy koordinálja. A közvetlen felettesnek az újonc első munkanapját megelőzően célszerű tájékoztatnia a munkacsoportot az új dolgozó érkezéséről, pozíciójáról, emellett ki kell jelölnie a mentorálást végző személyt és meg kell vele beszélnie a folyamat részleteit (teendőit, hosszát, módját, ellenőrzési formáját, stb.). Ily módon a menedzser és a kijelölt mentor együttes felelőssége az újonc munkacsoportba történő beillesztése és szervezeti szerepe betöltésének elősegítése.

A munkacsoportba történő integráció során az alábbiak megértésében kell segíteni az újoncot:

Tisztában legyen a munkacsoport céljaival;

Tudja, hogy a munkája hogyan járul hozzá a csoport egész tevékenységéhez;

Értse, hogy az a munkacsoport, amelyben dolgozik, hogyan járul hozzá a szervezeti célok megvalósításához;

Értse, hogy a saját munkacsoportja milyen kapcsolatban van a többi csoporttal (hogyan dolgoznak együtt, hogyan segítik egymás munkáját);

Tudja, hogy ki milyen speciális szaktudással rendelkezik a munkacsoporton belül (pl. nyelvtudás, programismeret) annak érdekében, hogy adott esetben a leghatékonyabb segítséget kaphassa;

Tudja, hogy a munkacsoporton belül ki mivel járul hozzá a csoport együttes produktumához;

Értse a vezetőnek a csoporttal kapcsolatos elvárásait;

Ismerje a csoportvezető vezetői stílusát annak érdekében, hogy eldönthesse, mikor, milyen kérdésekben és milyen súllyal vehet részt a döntések előkészítésében;

Tisztában legyen a csoportban betöltött szerepével;

Tudja, hogy a csoport más tagjával vagy tagjaival közösen végzett munkában hogyan kell együttműködnie;

Ismerje a csoporton belüli szabályokat és folyamatokat (pl. részvétel a munkában, beleszólás a csoportügyekbe);

Tudja, hogyan kell viselkednie, hogy ne sértse meg a csoport értékeit;

Ismerje a csoportpolitikát (pl. ki rendelkezik befolyással a csoporton belül, kit miről kell informálni) [Haueter et. al. 2003].

A munkacsoportba történő integráció mellett fontos, hogy az új belépő tisztában legyen a szervezetben betöltött szerepével. Ahhoz, hogy szervezeti szerepét megismerje és azonosuljon vele, a következők megértésében kell segíteni az új belépőt:

Pontosan tudja, mekkora a felelőssége, milyen feladatokat és projekteket kell teljesítenie;

Tisztában legyen az egyes részfeladatok elvégzésének módjával, terjedelmével;

Meg tudja állapítani, hogy melyek azok a részfeladatok és felelősségek, amelyek prioritást élveznek;

Tisztában legyen vele, hogyan működnek azok az eszközök, amelyeket a munkája során használ (pl. software, programok, fénymásoló, fax, stb.);

Tudja, hogyan szerezze meg a munkájához szükséges erőforrásokat (pl. eszközök, információk, stb.);

Tudja, hogyan és kitől kérjen támogatást/segítséget, ha azt a helyzet megköveteli,

Tudja, kik az ügyfelei (amennyiben releváns);

Tudja, mire van szükség ahhoz, hogy elégedettek legyenek az ügyfelei (amennyiben releváns);

Tudja, mikor kell jelentést készítenie a felettesének a munkájáról (pl. naponta, hetente, határidő lejártával, különleges igény esetén);

Tisztában legyen vele, mit várnak el tőle a felettesei;

Tudja, hogyan kell a munkájához kapcsolódó adminisztrációt elvégeznie (pl. jelenléti ív, jelentések, egyéb formanyomtatványok, stb.);

Tudja, milyen következményekkel jár mások munkájára nézve, ha bizonyos feladatokat nem, vagy nem megfelelően végez el [Haueter et. al., 2003].

A kutatás az Európai Unió és Magyarország támogatásával a TÁMOP 4.2.4.A/2-11-1-2012-0001 azonosító számú "Nemzeti Kiválóság Program - Hazai hallgatói, illetve kutatói személyi támogatást biztosító rendszer kidolgozása és működtetése konvergencia program" című kiemelt projekt keretei között valósult meg.

Kozák Anita
tanársegéd, Ph.D. hallgató

Felhasznált irodalom:
Haueter, J. A., Macan, T. H., & Winter, J. (2003). Measurement of newcomer socialization: construct validation of a multidimensional scale. In: Journal of Vocational Behavior, 63, 20-39.

A cikk első része itt olvasható:
Néhány praktikus módszer a munkahelyi beillesztés menedzseléséhez