Megjelent: 6 éve

A munkahelyi beillesztéshez kapcsolódó HR és vezetői feladatok

images

images

A HR-osztály teendői a munkahelyi beillesztés során

Az új dolgozó kiválasztását követően a felvételéről történő értesítéssel egyidejűleg lényegében kezdetét veszi a munkaerő beillesztése. E folyamat során a törvényi előírásból adódó dokumentációkészítés (munkaszerződés, munkaköri leírás, stb.), bejelentési kötelezettségek (adó-és társadalombiztosítási szervek) és oktatási feladatok (balesetvédelmi, tűzvédelmi) mellett számos egyéb általános - a munkahelyi beillesztés részét képező - teendő is adódik. Utóbbiak részletes ismertetését azért is tartjuk fontosnak, mivel ezek egy részéről gyakorta megfeledkeznek:

Körbevezetni az épületben;
Megmutatni: hol található a mellékhelyiség, merre van a menekülési útvonal és hol van a kijelölt dohányzóhely,
Tájékoztatatni: a munkaköri feladatairól, a munkaidőre és a szünetekre vonatkozó előírásokról, az előrelépési, karrierépítési lehetőségekről, a teljesítményértékelés módjáról, a próbaidő hosszáról és részleteiről, a beillesztési/betanulási időszakról, kinek/kiknek tartozik közvetlen beszámolással, beszámolási kötelezettségnek módjáról (írásban vagy szóban, milyen gyakorisággal), a béren kívüli juttatások rendszeréről, a költségtérítési lehetőségekről, a szabadságra és a táppénzre vonatkozó előírásokról (kinek kell jelenteni az igényt, mikor), az étkezési lehetőségekről, a parkolási lehetőségekről, az öltözködésre vonatkozó elvárásokról;
Bemutatni a közvetlen munkatársainak és a felettesének (amennyiben vezetője nem volt jelen a kiválasztás során);
Általános tájékoztatás a szervezetről: szervezeti struktúra, a szervezet történelme, működése és céljai, stb.;
Csináltatni/csinálni neki e-mailcímet (egyéb vállalati access-ek),
Oktatásáról/tréningjéről gondoskodni, annak részleteiről tájékoztatni (amennyiben releváns).
A vonatkozó belső szabályzat, illetve a beillesztésben érintett felek közötti megegyezés e feladatok egy részét a dolgozó munkahelyi vezetőjének teendői közé sorolhatja.

A fentiekben felsoroltak többségét egy néhány órás orientációs tréning vagy egy orientációs nap alkalmával célszerű ismertethetni az újonccal. Fontos megbizonyosodni arról, hogy az új munkavállaló mindent megértett és nincs hiányérzete az elhangzottakkal kapcsolatban. Az orientáció során tehát adjunk lehetőséget kérdések feltevésére és az arra adott válaszokkal egyértelműsítsük a munkáltató álláspontját.

A menedzser teendői a beillesztés során

Míg a beillesztéshez kapcsolódó általános feladatokat többnyire a HR, a szakmai teendőket az új belépő menedzsere végzi vagy koordinálja. A közvetlen felettesnek az újonc első munkanapját megelőzően célszerű tájékoztatnia a munkacsoportot az új dolgozó érkezéséről, pozíciójáról, emellett ki kell jelölnie a mentorálást végző személyt és meg kell vele beszélnie a folyamat részleteit (teendőit, hosszát, módját, ellenőrzési formáját, stb.). Ily módon a menedzser és a kijelölt mentor együttes felelőssége az újonc munkacsoportba történő beillesztése és szervezeti szerepe betöltésének elősegítése.

A munkacsoportba történő integráció során az alábbiak megértésében kell segíteni az újoncot:

  • Tisztában legyen a munkacsoport céljaival;
  • Tudja, hogy a munkája hogyan járul hozzá a csoport egész tevékenységéhez;
  • Értse, hogy az a munkacsoport, amelyben dolgozik, hogyan járul hozzá a szervezeti célok megvalósításához;
  • Értse, hogy a saját munkacsoportja milyen kapcsolatban van a többi csoporttal (hogyan dolgoznak együtt, hogyan segítik egymás munkáját);
  • Tudja, hogy ki milyen speciális szaktudással rendelkezik a munkacsoporton belül (pl. nyelvtudás, programismeret) annak érdekében, hogy adott esetben a leghatékonyabb segítséget kaphassa;
  • Tudja, hogy a munkacsoporton belül ki mivel járul hozzá a csoport együttes produktumához;
  • Értse a vezetőnek a csoporttal kapcsolatos elvárásait;
  • Ismerje a csoportvezető vezetői stílusát annak érdekében, hogy eldönthesse, mikor, milyen kérdésekben és milyen súllyal vehet részt a döntések előkészítésében;
  • Tisztában legyen a csoportban betöltött szerepével;
  • Tudja, hogy a csoport más tagjával vagy tagjaival közösen végzett munkában hogyan kell együttműködnie;
  • Ismerje a csoporton belüli szabályokat és folyamatokat (pl. részvétel a munkában, beleszólás a csoportügyekbe);
  • Tudja, hogyan kell viselkednie, hogy ne sértse meg a csoport értékeit;
  • Ismerje a csoportpolitikát (pl. ki rendelkezik befolyással a csoporton belül, kit miről kell informálni) [Haueter et. al. 2003].

    A munkacsoportba történő integráció mellett fontos, hogy az új belépő tisztában legyen a szervezetben betöltött szerepével. Ahhoz, hogy szervezeti szerepét megismerje és azonosuljon vele, a következők megértésében kell segíteni az új belépőt:

  • Pontosan tudja, mekkora a felelőssége, milyen feladatokat és projekteket kell teljesítenie;
  • Tisztában legyen az egyes részfeladatok elvégzésének módjával, terjedelmével;
  • Meg tudja állapítani, hogy melyek azok a részfeladatok és felelősségek, amelyek prioritást élveznek;
  • Tisztában legyen vele, hogyan működnek azok az eszközök, amelyeket a munkája során használ (pl. software, programok, fénymásoló, fax, stb.);
  • Tudja, hogyan szerezze meg a munkájához szükséges erőforrásokat (pl. eszközök, információk, stb.);
  • Tudja, hogyan és kitől kérjen támogatást/segítséget, ha azt a helyzet megköveteli,
  • Tudja, kik az ügyfelei (amennyiben releváns);
  • Tudja, mire van szükség ahhoz, hogy elégedettek legyenek az ügyfelei (amennyiben releváns);
  • Tudja, mikor kell jelentést készítenie a felettesének a munkájáról (pl. naponta, hetente, határidő lejártával, különleges igény esetén);
  • Tisztában legyen vele, mit várnak el tőle a felettesei;
  • Tudja, hogyan kell a munkájához kapcsolódó adminisztrációt elvégeznie (pl. jelenléti ív, jelentések, egyéb formanyomtatványok, stb.);
  • Tudja, milyen következményekkel jár mások munkájára nézve, ha bizonyos feladatokat nem, vagy nem megfelelően végez el [Haueter et. al., 2003].

    A kutatás az Európai Unió és Magyarország támogatásával a TÁMOP 4.2.4.A/2-11-1-2012-0001 azonosító számú "Nemzeti Kiválóság Program - Hazai hallgatói, illetve kutatói személyi támogatást biztosító rendszer kidolgozása és működtetése konvergencia program" című kiemelt projekt keretei között valósult meg.


    Kozák Anita
    tanársegéd, Ph.D. hallgató


    Felhasznált irodalom:
    Haueter, J. A., Macan, T. H., & Winter, J. (2003). Measurement of newcomer socialization: construct validation of a multidimensional scale. In: Journal of Vocational Behavior, 63, 20-39.


    A cikk első része itt olvasható:
    Néhány praktikus módszer a munkahelyi beillesztés menedzseléséhez
    • 2020.02.20Készülj fel a 2020-as Munka törvénykönyve változására! Hogyan kell előkészíteni munkajogi szempontból a felmondást? Hogyan működhet jogszerűen az elektronikus munkaidő nyilvántartás? Milyen változások várhatók a Munka törvénykönyvében, az elfogadott uniós irányelvek tükrében? Milyen tanulságok vonhatók le a legújabb munkaügyi bírói gyakorlatból? Részletek Jegyek
    • 2020.02.20recruiTECH Idén minden eddiginél erősebb programmal, számos külföldi (IRL, UK, PL) és hazai előadóval indítjuk útjára a recruiTECH, 2020.02.20-i eseményünket! Várjuk szeretettel a toborzási szakma színe-javát, és mindenkit, aki felelősséget érez a tehetségek megtalálásában. Részletek Jegyek
    • 2020.03.207 Skills for Assertiveness_Egy napos nyelvi tréning A tréning nap 100%-ban gyakorlati feladatokra és a tapasztalati tanulásra épül. Egyedülálló alkalom, hogy az idegen nyelvi tudást felszínre hozzuk, gyakoroljuk, hasznos panel kifejezéseket rögzítsünk a folyékony és magabiztos megszólaláshoz Részletek Jegyek
    • 2020.03.31Vigyázz, jönnek az ellenőrök! Az ellenőrzésektől mindenki tart. Sok esetben azonban nem könnyű magunkat kiismerni a jogszabályok és az ellenőrzési folyamatok útvesztőjében. Ebben az eligazodásban szeretnénk segíteni olyan szakértőkkel, akik az ellenőrzések napi gyakorlatára látnak rá. Részletek Jegyek
    Follow hrportal_hu on Twitter
    További cikkek
    A cégek piaci értékét is meghatározhatja kultúrájuk

    A befektetők és a társadalom is nagyobb nyitottságot vár el a szervezetektől - derül ki az EY több mint 1000 pénzügyi vezető körében készített... Teljes cikk

    Mitől lesz elkötelezett a munkavállaló?

    A HR nagy témája manapság az employee experience (EX), a munkavállalói élmény. Ha ez rossz, a hatás előbb-utóbb a fő üzleti mutatókban is... Teljes cikk

    Ha az alapok nincsenek rendben, ne akarjunk wellbeinggel foglalkozni

    A kiégés, elkötelezettség hiánya a legtöbb vállalatnál előtérbe helyezte a wellbeing kérdését, miközben Csikós-Nagy Katalin, fluktuációkezelő... Teljes cikk