A munkáltató is adatkezelő: az adatvédelmet érintő munkáltatói kötelezettségekről II.
Előző cikkünkben már megismerkedtünk a munkáltató néhány, alapvető törvényi kötelezettségével a meghirdetett álláspályázatra jelentkező érintettek vonatkozásában. Ha a jelentkező belép hozzánk, kérdés az, hogy milyen törvényi kötelezettségeink merülhetnek fel vele és az adatvédelemmel kapcsolatban.
Meghirdettük az álláspályázatot, jogszerűen lefolytattuk a kiválasztást és kiválasztottuk a legrátermettebb, legmegfelelőbb jelöltet a pozícióra, a többi jelentkező adatait pedig a korábbi cikkben meghatározottak szerint kezeltük (így megsemmisítettük, vagy kértük és meg is kaptuk a hozzájárulást az adatok további, meghatározott ideig és célból történő kezeléséhez).
Nekünk mint munkáltatónak, milyen feladatunk van a belépő munkavállalóval adatvédelmi szempontból, az adataival kapcsolatban, egyáltalán be kell-e őt vonni a törvényi kötelezettségeink teljesítésébe?
A munkáltató a munkavállaló szempontjából adatkezelő, hiszen a munkavállaló mint érintett adatait felveszi, rögzíti, tárolja, továbbítja, tehát kezeli. Ebből fakad az, hogy a munkáltatónak teljesítenie kell az előzetes tájékoztatás kötelezettségét a belépővel szemben is. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy még a munkaviszony megkezdése előtt, tehát még a munkavállalói adatok kezelése előtt tájékoztatnunk kell a jövőbeli munkavállalónkat legalább a következőkről: az adatkezelő a munkáltató, a munkáltatónak, tehát nekünk milyen elérhetőségeink vannak, milyen adatkezelés(ek) során, milyen célból milyen adatait kezeljük, ki felé továbbítjuk, ki felé adjuk át, meddig kezeljük az adatokat, milyen jogai vannak és jogaival hogyan tud élni.
Felmerül, hogy ez a tájékoztatás hogyan, miként történjék, milyen formátuma legyen.
A leghelyesebb, ha a belépés előtt, minden más szabályzatunkkal (pl. kameraszabályzat, iratkezelési szabályzat stb.), tájékoztatónkkal együtt adjuk át az előzetes tájékoztatás kötelezettségét megvalósító adatvédelmi szabályzatunkat vagy tájékoztatónkat. Magunk részéről javasoljuk, hogy szabályzatot hozzanak létre, amelynek rendelkezéseit a munkavállalók ugyanúgy elfogadják és magukra nézve betartani kötelesek, ahogyan más szabályzatokat is. Különösen fontos ez olyan pozícióknál, amelyeknél a munkavállalók a munkavégzésük során személyes adatokkal kerülnek - akár napi szinten - kapcsolatba. A dokumentum a fenti minimálisan megkívánt szabályokon kívül tartalmazhat egyéb rendelkezéseket is, például meghatározhatja az egyes, alapvető fogalmakat, a munkáltató adatvédelmi szervezetét, az adatkezelés alapelveit, az adatbiztonságra vonatkozó előírásokat, az adattovábbítás és adatátadás szabályait stb.
Ne felejtsük el, hogy a belépő adatait törvényi kötelezettségek teljesítése okán, így pl. az Art. 16.§ 4. bekezdése, vagy egyszerűsített foglalkoztatás esetén a 2010. évi LXXV. törvény 3. és 11.§ alapján kötelesek vagyunk bejelenteni az adóhatóság felé, azaz továbbítani. Ez a művelet nem a munkavállaló hozzájárulásán alapul, hanem törvényen, a munkavállaló hozzájárulása maximum annyiban értelmezhető, hogy ha ezt nem fogadja el, akkor nem köt szerződést velünk, persze az önkéntesség itt erősen megkérdőjelezhető, hiszen az érintettnek szüksége van a munkára ahhoz, hogy eltartsa magát, a családját. (A jogalappal már előző cikkünkben foglalkoztunk). Ha más felé továbbítjuk az adatokat, meg kell neveznünk a címzettet, a továbbítás célját, az adatok körét, a várható adatkezelési időtartamot, jogalapját. Amennyiben a bérszámfejtés feladatát külső könyvelőre bízzuk, úgy meg kell határoznunk, neveznünk ezt az adatfeldolgozót is.
És ha már szabályzatot hozunk létre, akkor a megalkotásánál vegyük figyelembe mindazokat az adatkezeléseket, amelyeket egyébként végzünk, hogy a belépő munkavállaló ezekkel is megismerkedjen, hiszen könnyedén elképzelhető, hogy munkavégzése során az adatkezelésekben tevékenyen részt vesz, pl. kezeli a hírlevélküldő rendszert, a kamerarendszert, a céges közösségi oldalakat stb.
Cikkünk több oldalas! Lapozzon!
1. oldal - A munkáltató is adatkezelő: az adatvédelmet érintő munkáltatói kötelezettségekről II.
2. oldal - Átláthatóság, egyszerűség
Nekünk mint munkáltatónak, milyen feladatunk van a belépő munkavállalóval adatvédelmi szempontból, az adataival kapcsolatban, egyáltalán be kell-e őt vonni a törvényi kötelezettségeink teljesítésébe?
A munkáltató a munkavállaló szempontjából adatkezelő, hiszen a munkavállaló mint érintett adatait felveszi, rögzíti, tárolja, továbbítja, tehát kezeli. Ebből fakad az, hogy a munkáltatónak teljesítenie kell az előzetes tájékoztatás kötelezettségét a belépővel szemben is. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy még a munkaviszony megkezdése előtt, tehát még a munkavállalói adatok kezelése előtt tájékoztatnunk kell a jövőbeli munkavállalónkat legalább a következőkről: az adatkezelő a munkáltató, a munkáltatónak, tehát nekünk milyen elérhetőségeink vannak, milyen adatkezelés(ek) során, milyen célból milyen adatait kezeljük, ki felé továbbítjuk, ki felé adjuk át, meddig kezeljük az adatokat, milyen jogai vannak és jogaival hogyan tud élni.
Felmerül, hogy ez a tájékoztatás hogyan, miként történjék, milyen formátuma legyen.
A leghelyesebb, ha a belépés előtt, minden más szabályzatunkkal (pl. kameraszabályzat, iratkezelési szabályzat stb.), tájékoztatónkkal együtt adjuk át az előzetes tájékoztatás kötelezettségét megvalósító adatvédelmi szabályzatunkat vagy tájékoztatónkat. Magunk részéről javasoljuk, hogy szabályzatot hozzanak létre, amelynek rendelkezéseit a munkavállalók ugyanúgy elfogadják és magukra nézve betartani kötelesek, ahogyan más szabályzatokat is. Különösen fontos ez olyan pozícióknál, amelyeknél a munkavállalók a munkavégzésük során személyes adatokkal kerülnek - akár napi szinten - kapcsolatba. A dokumentum a fenti minimálisan megkívánt szabályokon kívül tartalmazhat egyéb rendelkezéseket is, például meghatározhatja az egyes, alapvető fogalmakat, a munkáltató adatvédelmi szervezetét, az adatkezelés alapelveit, az adatbiztonságra vonatkozó előírásokat, az adattovábbítás és adatátadás szabályait stb.
Ne felejtsük el, hogy a belépő adatait törvényi kötelezettségek teljesítése okán, így pl. az Art. 16.§ 4. bekezdése, vagy egyszerűsített foglalkoztatás esetén a 2010. évi LXXV. törvény 3. és 11.§ alapján kötelesek vagyunk bejelenteni az adóhatóság felé, azaz továbbítani. Ez a művelet nem a munkavállaló hozzájárulásán alapul, hanem törvényen, a munkavállaló hozzájárulása maximum annyiban értelmezhető, hogy ha ezt nem fogadja el, akkor nem köt szerződést velünk, persze az önkéntesség itt erősen megkérdőjelezhető, hiszen az érintettnek szüksége van a munkára ahhoz, hogy eltartsa magát, a családját. (A jogalappal már előző cikkünkben foglalkoztunk). Ha más felé továbbítjuk az adatokat, meg kell neveznünk a címzettet, a továbbítás célját, az adatok körét, a várható adatkezelési időtartamot, jogalapját. Amennyiben a bérszámfejtés feladatát külső könyvelőre bízzuk, úgy meg kell határoznunk, neveznünk ezt az adatfeldolgozót is.
És ha már szabályzatot hozunk létre, akkor a megalkotásánál vegyük figyelembe mindazokat az adatkezeléseket, amelyeket egyébként végzünk, hogy a belépő munkavállaló ezekkel is megismerkedjen, hiszen könnyedén elképzelhető, hogy munkavégzése során az adatkezelésekben tevékenyen részt vesz, pl. kezeli a hírlevélküldő rendszert, a kamerarendszert, a céges közösségi oldalakat stb.
Cikkünk több oldalas! Lapozzon!
1. oldal - A munkáltató is adatkezelő: az adatvédelmet érintő munkáltatói kötelezettségekről II.
2. oldal - Átláthatóság, egyszerűség
Milyen tanulságokat rejt a HR számára egy extrém csapatépítő?