Automatizálás a kiválasztási folyamatban: hatékonyság vs. személyesség?

Szerencsére manapság az eszközök, szoftverek hiánya nem okozhat problémát: csak ki kell választani, hogy melyik informatikai rendszer milyen fejlesztésekkel támogatja legjobban a vállalat saját céljait. Ez azonban korántsem egyszerű feladat, ugyanis a HR osztály elvárásain túl figyelembe kell venni a vállalat egyéb szervezeti egységeinek, és nem utolsó sorban a potenciális munkavállalóknak az igényeit is.

Alapvető könnyebbség

A kiválasztási folyamatot támogató szoftverek alapvető könnyebbséget jelentenek: szükségtelenné teszik a munkaerő-igényes telefonos előszűrést. A jelentkezők az első lépésben írásban adják meg a válaszokat az alapvető pályázati kérdésekre. A kulcskritériumok (például a megfelelő szintű végzettség, nyelvvizsga) alapján a rendszer automatikusan képes szűrni a jelentkezőket, és aki nem felel meg az elvárásoknak, azonnali válaszüzenetben kaphat visszajelzést a jelentkezése elbírálásáról.

A kiválasztást segítő szoftverek magát az interjúztatást is tudják segíteni: az első körben sem a szakmai vezetőnek, sem a HR-esnek nem kell feltétlenül személyesen találkoznia az adott jelentkezővel, a pozíció betöltése szempontjából esszenciális kérdéseket egy videointerjú segítségével is feltehetik. Ez az interjú nem tesz különbséget a jelöltek között, mindenki szóról szóra ugyanazt a kérdéssort kapja meg, és pontosan ugyanannyi ideje van azt megválaszolni. A videókat később bármikor vissza lehet nézni, azokat egyszerre értékelheti a közvetlen felettes, szakmai vezető, igazgató és a HR-es. Gyorsabb a kiválasztási folyamat, hiszen nem kell személyes interjú időpontot egyeztetni az összes érintettel, a csatorna pedig számítógépről, tabletről, mobiltelefonról is elérhető.

Egyáltalán nem mindegy azonban, hogy a cég mindezzel mit üzen a pályázónak. Azt jelzi-e elsősorban, hogy halad a korral, tartja a lépést a technológia változásaival, vagy esetleg azt, hogy nincs ideje, energiája arra, hogy a jelentkezőt alaposabban megismerje.

Már az első pillanatban el kell nyerni a bizalmat

Fontos látnunk, hogy az automatizációs eszközöket egyértelműen a pályázók, potenciális munkavállalók igényei köré kell építeni. A munkaerőpiacra belépők egészen más elvárásokkal (igen, elvárásokkal) indulnak neki egy álláskeresésnek, mint az előző generáció.
Magyarországon a versenyszférában folyamatosan nő az üres álláshelyek száma. Az ország potenciális munkaerő tartalékai is fogynak, ahogy a fiatalok egyre korábban kezdenek el dolgozni, és egyre később vonulnak vissza a nyugdíjkort elért dolgozók.

Az a filozófia tehát, hogy a vállalatok csak akkor kezdjenek el törődni a munkavállalókkal, amikor azok az első munkanapon belépnek az ajtón, megbukott. A munkáltatóknak a munkaerőpiac, aktív és passzív álláskeresőire is minél pozitívabb benyomást kell gyakorolniuk. Olyan pozitív képet, szimpatikus cégkultúrát kell már a kezdetektől sugározniuk, amelyhez a fiatalok is csatlakozni szeretnének, és ami a tapasztaltabb, régebb óta munkavállalóként tevékenykedők szemében is elfogadó és elismerő környezetként jelenik meg. Az employer branding, azaz a munkáltatói márkaépítési és CSR tevékenységek így kaptak az elmúlt évek során egyre hangsúlyosabb szerepet. Építik a pozitív képet, a szimpatikus cégkultúrát, a jövőképet, missziót, amihez csatlakozni akarnak a fiatalok, amiben elfogadó és elismerő környezetre találnak a régebb óta munkavállalóként tevékenykedők.

Kell a folyamatos visszajelzés

De mi az, amitől a potenciális munkavállalók kedvezően fogják megítélni a céget a kiválasztási folyamatok során? A legfőbb tényező talán az azonnali rendszeres visszajelzés. Gondoljunk csak bele, amikor az interneten vásárolunk valamit, akkor rögtön kapunk visszajelzést, hiszen a szoftverek azonnal feldolgozzák a rendelést, és még a kiszállítási folyamatok egyes pontjairól is kapunk értesítést. Tudnánk anélkül is élni, hogy értesülnénk róla, mikor kerül a kiválasztott termékünk az egyik raktárból a kamionra vagy a közelebbi elosztópontra, hiszen akár napok is eltelhetnek, mire a fuvarozóhoz, a konkrét sofőrhöz, majd az ajtónkhoz kerül az áru. Mégis biztonságban érezzük új szerzeményünket pusztán attól, hogy tudjuk, hol jár éppen a csomag. Ettől még nem lesz több befolyásunk a folyamatra, mégis megnyugtató, hogy több információt kapunk annak lefolyásáról.

Éppen erre van igény a kiválasztási folyamatok során is. A jelentkezők, potenciális munkavállalók szeretnék ismerni a folyamat lépéseit, szeretnének belelátni abba a bizonyos fekete dobozba, szeretnék tudni, hogy hol tart a pályázatuk, milyen lépések vannak még hátra, mennyi idő van még hátra, mire döntéshozatalra kerül sor, mennyi ráhatásuk lehet még a kiválasztásra.

A tapasztalatok azt mutatják, hogy a visszajelzések terén még bőven van tennivaló. Sokan vannak, akik beadják a jelentkezésüket, önéletrajzukat a választott pozícióra, bizalmat szavazva a vállalatnak és az érintett munkatársainak, ám csak hetekkel később, vagy még akkor sem kapnak visszajelzést. Pedig a folyamat automatizációja egy jó előszűrő kérdéssorral gyors és egyszerű megoldást kínálna.

Van, amit egy gép sosem lesz képes megoldani

Ha azonban ezt, illetve a folyamat további lépéseihez kapcsolódó kommunikációt rendszerüzenetekkel oldjuk meg, akkor újabb problémát generálunk: a személyes kötődés kialakulásának állunk az útjába. Nem feledkezhetünk meg arról, hogy a HR hidat képezzen a vállalati működés és a munkavállalók között. A HR digitalizációja és a folyamatok automatizálása mellett az emberi kommunikáció fenntartása kiemelt szempont, ha azt szeretnénk elérni, hogy a potenciális és a már meglévő munkatársak bizalma és elköteleződése megalapozza a hosszú távú, sikeres együttműködést.

Wernitzer Dóra, a BDO Magyarország munkatársa