Cafeteria adminisztráció: szoftver vagy outsourcing?

- A cafeteria-rendszer bevezetésekor az első sarkalatos pont a keretösszeg meghatározása. Mire kell ügyelni ennek során?

- A döntő tényező a keretösszeg meghatározásakor a finanszírozási forrás. Olyan "talált pénzre" van szükség, mely nem kapcsolódik a teljesítményhez, hiszen a cafeteria forrása nem lehet prémium vagy bónusz, s szintén törvénybe ütközik, ha a munkabér egy részét váltják ki cafeteriával. Emellett ügyelni kell arra, hogy a cafeteria juttatások jól felhasználhatóak legyenek, tehát elérje a legalább 15 ezer forintos havi küszöböt. A gyakorlatban azonban általában az egy havi bruttó bérnek megfelelő cafeteriakeretet alkalmazzák a cégek.

- Milyen jellemző hibákat követnek el a vállalatok az előbb említett példán túl?

- Azt tapasztaljuk, hogy a vállalatok igen körültekintőek, így nem jellemzőek a szarvashibák. Tisztában vannak azzal is, hogy a cafeteriát egységes feltételek mellett kell biztosítani, azt azonban már kevesebben tudják, hogy adott a lehetőség arra, hogy dolgozói csoportokat alakítsanak ki valamilyen közös tényező mentén (pl. beosztás, munkakör, a vállalatnál eltöltött idő), s ez alapján differenciáljanak.

- Mikorra időzítsék a cégek a bevezetést?

- A jogszabályi változások miatt a naptári év kezdetét szoktuk javasolni, azonban természetesen ettől el lehet térni. Emellett nem javasolt komolyabb létszámleépítés vagy éppen -bővítés előtt bevezetni, előbbinél érthető okokból, míg utóbbinál a bonyolult szabályok miatt a vállalatra háruló jelentős plusz terhek miatt.

- Rátérve a cafeteria adminisztrációs terheire: milyen lehetőségek kínálkoznak ennek csökkentésére?

- Hogy milyen módon célszerű csökkenteni az adminisztrációt, azt elsősorban az határozza meg, hogy a bérszámfejtés milyen szisztémával működik az adott vállalatnál, hiszen e két terület szorosan összefügg. Az outsourcinggal gyakorlatilag teljesen megszűnik az adminisztráció, csupán egy koordinátor vesz részt a folyamatokban a vállalat részéről. Emiatt egyre növekszik az igény az outsourcing iránt, különösen az ezer fő feletti vállalatoknál.

- Mire kell ügyelni a partner kiválasztásakor?

- Két jellemző hiba szokott előfordulni. Az egyik, hogy a megállapodásban nem rögzítik egyértelműen a szolgáltatást nyújtó cég felelősségét, pedig egy esetleges hiba akár többmilliós büntetést is maga után vonhat. A másik, hogy a vállalat nem gondolja át megfelelően, pontosan milyen szolgáltatást vár el, nem határozzák meg, hogy az adott folyamat mit tartalmaz, csupán az ár alapján dönt. Később pedig azt tapasztalja, hogy nem azt kapja, amit várt.

- A szoftver kiválasztása esetén nyilván szintén körültekintően kell eljárni...

- Mivel a cafeteria juttatások elszámolása a bérszámfejtésben jelenik meg, ezért alapvető, hogy a cafeteria integrált modulja legyen a bérügyi szoftvernek. Vannak olyan díjmentesen elérhető programok, melyek többnyire csupán az alapadminisztráció elvégzésére képesek, és alkalmazásuk további - például biztonsági - aggályokat is felvet. A cafeteria jogszabályi környezete, értelmezése, kivitelezése és elszámolása nem egyszerű, s mint említettem, egy-egy hibának komoly kihatása lehet a vállalatra. A NEXON nexCAFÉ cafeteriaalkalmazását a gyakorlati ügyféligények és a jogszabályi változások alapján folyamatos fejlesztjük, így minden igényt kielégítő, naprakész, megbízható terméket kínálunk ügyfeleinknek.

Emellett egy nagyvállalat esetében a cafeteria-rendszer szinte nem is működhet webes felület nélkül, ahol a munkavállalók maguk "menedzselhetik" cafeteria juttatásaikat. De már a 100 fő alatti vállalatoknál is hihetetlenül népszerű ez a megoldás, hiszen amellett, hogy a webes önkiszolgáló rendszer tovább csökkenti az adminisztrációt, a munkavállaló számára is személyesebbé és átláthatóbbá válik a rendszer.

Mit várhatunk el egy cafeteria-szoftvertől?

Egy cafeteria-szoftver esetében elvárható, hogy az alapvető adminisztráción túl az alábbi funkciókat biztosítsa:

az egyéni választások elemenkénti nyomon követése,

különféle listák (ellenőrző, összegző, elszámoló, megrendelő) elkészítése,

rendelési fájloknak megfelelő speciális listák létrehozása,

a juttatásokra vonatkozó adó- és köztehervonzatok kimutatása,

a rögzített adatok átadhatóak a bérügyviteli rendszer bér moduljába,

bevallások készítése,

ki- és belépők adminisztrációjának kezelése,

hatékonyságvizsgálat, költségelemzés.

NEXON Kft.