Hány munkatárs kellene? Tippek a stratégiai létszámtervezéshez

Mitől lesz stratégiai egy munkaerő-tervezés?

A stratégiai munkaerőtervezés lényege, hogy közép-hosszú távra készül, nem egy évre, a fókuszában a jövő áll. A lényege nem abban van, hogy tűpontos, hanem abban, hogy kijelöli azt a mezsgyét, amelyen haladni szeretne. Előfeltétele az aktuális állapot feltérképezése és a várt jövőbeli állapot meghatározása. A stratégiai munkaerő-tervezés biztosítja, hogy a jövőben a megfelelő mennyiségű, árú, kompetenciájú munkavállalók a szükséges időpillanatban rendelkezésre álljon. Első olvasatra túl idillinek tűnik a jelenlegi munkaerőpiaci és gazdasági környezetben, de ha megkérdezünk egy vállalatvezetőt, hogy hogyan képzeli el az általa vezetett társaságot 3-5 év múlva, egészen biztosan lesz rá válasz, amelyet tovább lehet fejtegetni, és ami mentén egy stratégia kialakítható. Amikor a jövőbeli kép és az aktuális állapot összevetésre kerül, akkor látjuk azokat a kockázatokat, hiányosságokat, amelyekre reagálni, akár azonnal, akár hosszabb távon kezelni kell. A profit kettős: túl azon, hogy kapunk egy jövőképet egy (vagy több) vélt forgatókönyv alapján, a jelenlegi helyzet feltárása elemzése során a vélt forgatókönyvekre is fel tudunk készülni, azaz különböző környezeti változásokra előre megkoreografált intézkedést tudunk tenni.

Hány főre van szükség?

Azt hiszem elfogadhatjuk kiindulásként, hogy minden szakterület igyekszik a rá kirótt feladatot a lehető legjobb minőségben, a lehető legnagyobb biztonsággal és a lehető legkevesebb konfrontáció mellett ellátni.  Mert ki szeretne azért konfrontálódni, mert egy feladat létszámhiány miatt nincs kész, vagy  túlórát kell elrendelni, vagy a túltervezett létszám miatt alacsony kihasználtsági mutatókat produkálni. Jellemző hozzáállás, hogy a szakterületek a létszámot igyekeznek felfelé srófolni. Mi van ha beteg lesz? Mi van, ha szabadságra megy? Jellemző kérdések és valóban ezek kockázatok, amelyet kezelni kell, de nem feltétlenül plusz létszámmal.

Mennyien is vagyunk?

A létszám megközelítése funkciótól függ. Egy szakterület vezetője jellemzően azt érti létszám alatt, akivel a feladatot el tudja látni, ami értelemszerűen nem jelenti az összes munkavállalót, aki a vállalattal jogviszonyban áll. A két megközelítés a statisztikákban is megjelenik. Az egyik az alkalmazásban állók munkajogi állományi létszáma, amelybe beletartozik minden munkaviszonyban álló munkavállaló a jogviszony kezdetétől, a jogviszony végéig. A másik a statisztikai állományi létszám, amely a fenti körtől szűkebb, hiszen ebbe nem tartoznak bele például a szülési szabadságon lévők, a gyermekgondozási ellátás kapcsán fizetésnélküli szabadságon lévők, a 30 napot meghaladó keresőképtelen állományban lévők, a felfüggesztett és felmentett munkavállalók. Egyik csoportba sem tartoznak bele azok a munkavállalók, akik havi 60 óránál rövidebb időtartamban kerülnek foglalkoztatásra.

A létszám kérdése azért is fontos, mert jónéhány mutatószám alapja. A létszám alapú mutatószámok jól jelzik vissza, hogy például a létszámunk, a folyamataink rendben vannak e vagy esetlegesen beavatkozás szükséges. A teljesség igénye nélkül néhány mutatószám, amellyel képet kaphatunk a szervezet működéséről.

A fluktuáció a leghírhedtebb mutatószám, az elvándorlás dinamikáját mutatja. A kilépők számának és az átlagos állományi létszámnak a hányadosa. Tévhit, hogy ha van fluktuáció, akkor az óriási probléma lenne, hiszen a munkavállalók cserélődésével a szervezet frissül, azaz egy egészséges szintű fluktuáció nem jelent problémát.

Az egy alkalmazottra jutó bevétel ( éves bevétel/ átlagos állományi létszám)  több dologra enged következtetni. Ha a szám alacsony, akkor túl magas a létszám, vagy nem hatékony a szervezet, de akár árazási problémára is utalhat.

A beválási mutató (próbaidőt letöltők/felvettek száma) a szervezet befogadási képességére és/vagy a hirdetési pontosságunkra utalhat ( mennyire azt kapta a munkavállaló, mint amit kínáltunk neki).

A felvételi költség index (felvételi költség/felvettek száma) abban nyújt nekünk támpontot, hogy mennyire jók a hirdetési csatornáink? Jó felületeken, csatornákon hirdetünk vagy feneketlen kútba dobáljuk a pénzt.

Nem szigorúan vett létszám alapú indikátor a munkaidőkeret kihasználtság vizsgálata, illetve annak – gyártási területen a fizikai munkakörök esetében – normarendszerre történő vetítése. A gyártási területek létszámigénye jellemzően a normarendszer mentén kerülnek kialakításra, így ha azt látjuk, hogy a normarendszer szerint rendes munkaidőben kéne legyártani az adott mennyiségű terméket, de ez csak munkaidőkereten felüli túlórákkal valósul meg, akkor vizsgálni kell a gyártás hatékonyságát, vagy a létszámot. A munkaidőkeret alulteljesítése, az állásidő felfutása egyértelműen létszámtöbbletre utal.

Létszám alapon szinte bármire ki lehet találni mutatószámokat, ez kreativitás és a menedzsment érdeklődésének függvénye. Az biztos, hogy a munkavállalók száma szinte egyenes arányban áll a költségekkel, de hatással van a szervezeti kultúrára, hangulatra, termelékenységre és az eredményre, így nem érdemes félvállról venni sem a tervezést sem pedig a végrehajtást.