Hogyan vezessünk exit interjút? - Tippek HR-eseknek

Kilépésből lépéselőny - exit interjú

Míg a kiválasztásban alkalmazott interjúk módszertana és elterjedtsége rendkívül széles, addig a kilépő (exit) interjú gyakorlata, szakmai anyagokkal vagy képzéssel történő támogatása meglehetősen csekély - állítják a tanácsadók. Pedig az exit interjúk során elhangzott információk igen értékesek a HR számára, és felhasználhatóak a szervezetfejlesztési stratégia megtervezéséhez.

Hasznosítsa a kilépő munkatársak tapasztalatait!

Az AT WORK már korábban felhívta a figyelmet több kutatásra, amelyek az exit interjúk létjogosultságát igazolták. Az egyik felmérésből például kiderül, hogy a munkavállalók 70 százaléka vált munkahelyet önszántából anélkül, hogy a váltás valódi oka kiderülne az elbocsátó szervezet számára. A HR nem engedheti meg magának, hogy elvesszenek ezek az értékes információk, hiszen azoknak nagy hasznát veszik a szervezetfejlesztési akciók meghatározásánál. Ezt egy Egyesült Államokban készült, rendszeresen megismételt felmérés is alátámasztja, amely szerint a legnagyobb amerikai cégek felsővezetőinek ötöde minden esetben, több mint a fele az esetek többségében kiindulási alapként kezeli az exit interjúk során elhangzott információkat szervezetfejlesztési stratégiája megtervezésekor.

Diagnosztizáljuk a szervezeti problémákat!

Tanácsadók szerint a kilépő interjú alacsony elterjedtsége hazánkban azért is meglepő, mert ez az egyik legegyszerűbb, legolcsóbb szervezeti diagnosztikai eljárás és nem igényel egyedi előkészületet, idő és erőforrásigénye is alacsony. Dr. Juhos Andrea, a DBM ügyvezető partnere kihangsúlyozta: az exit interjú a legfontosabb beavatkozási módszer, általa ugyanazt az információt megkapjuk, mint egy elégedettségi felméréssel és még olcsóbb is. Arra a kérdésre, hogy a kilépő interjú kiváltható-e egy elégedettségi felméréssel, a szakember úgy válaszolt, hogy a vélemény felméréseknek van egy rákfenéje. Ha a kérdések nincsenek jól feltéve, vagy irányítottak, és a megfogalmazott észrevételekre nem reagál a szervezet, akkor több kárt okoznak, mint hasznot.

A HR szakember elmondta, hogy az exit interjúval egyfajta diagnózist állítunk fel a cégről, annak működéséről, a szervezeti kultúráról, a vezetésről, a közvetlen felettesről.
Az interjú során mindkét fél érdeke érvényesül: a cég értékes információkhoz jut hozzá, a megnyíló munkavállaló pedig végre őszintén elmondhatja, mivel elégedetlen, mi nyomja a szívét és közben érezheti a cég "törődését".

Mi az exit interjú üzenete?

Az exit interjúnak az a kommunikációs üzenete, hogy mekkora veszteség érte a szervezetet. Juhos Andrea rámutatott: a vállalat ezzel érzékelteti, hogy törődik a dolgozóval, értékes számára a munkavállaló tudása, hiszen kíváncsi visszajelzésére és szándékában áll javítani a fejlesztésre szoruló dolgokon.

Kivel folytassunk kilépő interjút?

Háromféleképpen távozhatnak a munkavállalók egy munkahelyről: nyugdíjba mennek, elbocsátják őket, vagy önszántukból mondanak fel.

Azokat a dolgozókat érdemes leginkább meginterjúvolni, akik saját elhatározásukból hagyják el a szervezetet, itt van leginkább tere és értelme a kilépő interjúnak. Juhos Andrea kiemelte: nem mindegy, hogy valaki magasabb fizetésért és pozícióért vagy éppen elégedetlenségből hagyja el a szervezetet, hiszen így tehetségeket, kulcsembereket veszíthet el a vállalat. Emellett a friss munkatárs is érdekes információval tud szolgálni egy exit interjún. Azon dolgozók kilépésének okát érdemes megvizsgálni, akik rövid ideig maradtak a cég kötelékében, például a felvételt követő egy éven belül távoztak a cégtől. A friss munkatárs motivációs szintje ugyanis általában magas, így érdekes megnézni, milyen más tényezők játszottak szerepet felmondásában. Emellett természetesen a több éves munkatapasztalattal rendelkező nyugdíjba vonulóknak is lehetnek észrevételei, amelyek a cég számára releváns tartalommal bírnak.

Nem mindig humánus az elbocsátás

Juhos Andrea kiemelte: nem feltétlenül érdemes exit interjún faggatni azokat a dolgozókat, akiknek a cég mond fel, a sértett lelki állapotú emberektől ugyanis konstruktív, építő jellegű kritikát nem várhatunk. Maximum az lehet értékes a HR számára, milyen módon közölték a munkavállalóval az elbocsátás hírét.

Juhos Andrea úgy tapasztalja, hiába tartanak humánus elbocsátással kapcsolatos tréningeket a vezetőknek, ettől függetlenül ez mindenkinek stresszes helyzet, és előfordul, hogy becsúszik egy-két hiba. Így történt egy multinacionális vállalatnál is, ahol bejelentették, hogy csökkentik a költségeket, és kénytelenek néhány embert elküldeni. A leépítés bejelentése után azonban kiderült, több új BMW-t rendelt a cég. Ez nem volt egy szerencsés taktika - fogalmaz Juhos, aki szerint ezeket a kényelmetlen és nehezen megmagyarázható helyzeteket érdemes elkerülni.

De felhozhatnánk azt a mostanában egyre több helyen alkalmazott - helytelen - munkáltatói módszert is, amikor a dolgozónak meghatározott időn belül kell elhagynia az irodát biztonsági őrrel a háta mögött, aki arra ügyel, hogy csak a legszükségesebb személyes tárgyait vehesse magához. Az is a drasztikus módszerek sorát gazdagítja, amikor az elbocsátott dolgozó az íróasztalához visszaérve tapasztalja, letiltották a belső információs rendszerről, mialatt felmondtak neki.

Vagyis a kilépési interjúból kiderülhet, miként élték meg az elbocsátást a dolgozók, így legközelebb kiszűrhetők ezek a hibák - hívja fel a figyelmet Juhos Andrea.

Amikor a hibás elbocsátási gyakorlatok napvilágra kerülnek, érdemes utána bocsánatot kérni az ex-munkavállalótól, hiszen rossz hírét kelthetik a cégnek, így árthat a cég imidzsének - javasolja a HR szakember.

Be kell azonosítani a fluktuáció okát

A kilépő interjún a munkavállalóktól soha el nem várható mélységben, őszinteséggel kaphatunk visszajelzést a szervezeti kultúráról, a feladatkörről, a vezetésről, vagy akár a konkurenciáról - állítják tanácsadók.

"Biztosan magasabb fizetésért vált munkahelyet a fiatal tehetség" - gondolják általában a vezetők. Ezt a téveszmét azonban nem igazolják a tapasztalatok. A munkavállalók sokszor azért állnak fel pozíciójukból, mert kinőtték a szerepüket és nem látnak már perspektívát, karrierlehetőséget, fejlődési utat a cégen belül. - A dolgozó azonban csak akkor kezd el kifelé kacsingatni, ha a meglévő hely nem elégíti ki. Ha pedig talál egy olyan munkahelyet, ahol megtalálja a számításait és még anyagilag is előrébb tud jutni, akkor lépni fog - szögezi le Juhos.

Sok cégnél csupán egy újabb statisztika

A DBM ügyvezető partnere szerint az lenne az exit interjú lényege, hogy jelezzük a felső vezetésnek azon észrevételünket, ha például minden ötödik dolgozó távozása okaként ugyanazt a személyt nevezi meg. Ilyenkor ki kell vizsgálni, hogy pontosan milyen tényezők vezettek a tömeges felmondásokhoz, amelynek eredményeként szóba kerülhet az illető áthelyezése, eltávolítása is. Az egyéni és csoportos fejlesztéssel foglalkozó szakember azonban úgy tapasztalja, a kilépési interjúkat nem mindig követi akcióterv, vagyis valós eredményekre már nem törekednek a cégek. - Sok vállalatnál lehet azt tapasztalni, hogy statisztika céljából elvégzik ezeket az interjúkat, többször, mint amennyi szükséges volna, konkrét intézkedések viszont nem követik, pedig ez lenne az exit interjúnak a hozzáadott értéke. Juhos Andrea olyan vállalatról is tud, amelyik negyedévente, félévente készít ilyen interjút, majd a HR-esek beszámolnak a tapasztalatokról a felső vezetésnek, de már a közvetlen vezetőhöz nem jutnak el ezek az értékes információk, vagyis pontosan az a személy nem kap visszajelzést, aki a legjobban érintett volna.

Ki vezesse az exit interjút?

Amennyiben van a szervezetben HR osztály/munkatárs, akkor célszerű, ha ők vezetik a kilépési interjút. Egyrészt mivel ők rendelkeznek az interjú lebonyolításához szükséges szakmai tudással, másrészt alapvetően HR feladat a kilépéssel kapcsolatos foglalkozás - mondják szakemberek. Juhos Andrea is egyet ért ezzel.

A tanácsadók úgy vélik, amennyiben nincs HR-es a szervezetben, célszerű kijelölni és kiképezni erre a feladatra egy alkalmas munkatársat. Lényeges, hogy az interjút folytató személy elfogadott legyen a szervezeten belül, ugyanis ekkor nagyobb az esélye annak, hogy a munkahelyváltás valós indokait tudjuk meg a távozóktól.

Szakemberek szerint külső tanácsadót is igénybe vehetünk az interjúk lefolytatásához. Ennek az az előnye, hogy kívül esik a szervezet kapcsolatrendszerén, a mérésben részt vevők érdek-semlegesek, azaz nem kötődik közvetlen érdekük a válaszok manipulálásához, ami garantálja a tárgyilagosságot. Egy idegennek könnyebben beszélünk a belső dolgokról, nem félünk a következményektől. Azonban ez visszafelé is elsülhet, hiszen egy teljesen idegen előtt nehezebben nyílnak meg az emberek.

Csináljuk úgy, mintha toboroznánk!

Juhos szerint, ha belsős ember vezeti le a kilépési interjút, akkor rendelkeznie kell a toborzási munkatárs eszköztárával, szakmai kompetenciáival. - Ha valaki megtisztel a bizalmával, akkor szánjunk rá időt, zárjunk ki minden zavaró tényezőt, vegyük fel az aktív hallgató szerepét, figyeljünk a verbális és non-verbális tényezőkre, tartsuk a szemkontaktust, figyeljünk a gesztusokra. És mindezeket figyelembe véve reagáljuk le az elhangzottakat. Legyünk biztosak abban, hogy megértettük a választ, ne hagyjunk homályos foltokat - sorolja az exit interjú vezetésének kritériumait a HR szakember.

Mennyi ideig tart egy exit interjú?

Juhos szerint fél órától egészen egy óráig is kitolódhat egy kilépő interjú időintervalluma. Ez attól függ, mennyire hajlandó megnyílni a munkavállaló, ami az interjúztatón múlik. Itt a HR-es hitelessége kerül pellengére, azt figyelembe véve, hogy mennyire hasznos információkat osztanak meg vele a felmondott munkavállalók.

Milyen kérdéseket tesznek fel az exit interjún?

A HR szakember szerint mindenekelőtt érdemes megkérdezni az exit interjún, hogy mi a felmondás pontos oka, mit csinálna másként a cégnél, ha ő lenne a vezető stb.

Kérdések, amelyeket érdemes feltenni exit interjún:

Mikor határozta el a felmondást?
Mi játszott szerepet a döntésében?
Milyen okok húzódnak meg ezen döntése mögött?
Mit tudott volna tenni a cég, hogy ne jusson erre a döntésre?
Mi a véleménye a cégről, a közvetlen vezetőről?
Ha Önön múlna, mi az a három dolog, amin változtatna a munkahelyen?
Mennyire elégítette ki a munkaköre?
Mi az, ami vonzó az új munkahelyen?
Magasabb lesz a jövedelme?

Mivel zárjuk le az exit interjút?

Juhos Andrea szerint érdemes egyfajta keretet adni az exit interjúnak. A beszélgetés során emeljük ki, hogy milyen nagy veszteség ez a cégnek, milyen értékes munkaerő volt, mennyire sajnálják, hogy otthagyja a szervezetet. Érdemes megnézni, mi áll a döntés hátterében, hogy hozzá hasonló embert ne veszítsen el a cég. Közöljük azt is, ha úgy érzi, hogy újra csatlakozna a szervezethez, bátran keresse fel a vállalatot.