Mi is az a hibrid irodai működés? - itt az új varázsszó
A koronavírus miatt elrendelt vészhelyzet elmúltával a vállalatok egy része tanácstalan az irodába való visszatéréssel kapcsolatban. Nincs recept arra, hogy mit tegyünk, de nevet már adtunk neki: hibrid működés. Mi is ez pontosan? Az Office @ home blog rántja le a leplet erről.
Mitől is hibrid?
Az új koronavírus előtt a home office intézményét a legtöbb cég elsősorban azért vezette be, hogy munkaerőpiaci előnyhöz jusson: azért az már pár éve látszott, hogy munkavállalói oldalon a rugalmasság egyre fontosabb elvárás. Azzal azonban már kevesebben foglalkoztak, hogy a rugalmasság működtetése nem egy egyoldalas szabályzaton múlik, hanem azon, hogy valóban változik-e a vállalati kultúra, és hogy a folyamatok, a teljesítmény megítélése, a kommunikációs gyakorlat követi-e ezt a változást.
Az itthoni példák a legtöbb esetben azt mutatták, hogy bár bevezettek valamiféle otthoni munkavégzést, és gyorsan bele is került az álláshirdetésekbe, hogy „home office lehetőség”-et biztosít a cég, az otthoni munkát egyáltalán nem integrálták a vállalati működésbe.
Akkor ment valaki home office-ba, ha jött a gázszerelő, vagy ha olyan feladatai voltak, amik elmélyülést igényeltek, és minimális szükség volt interakcióra a kollégákkal, ügyfelekkel. Az otthonról dolgozókkal nem együtt, hanem párhuzamosan egymás mellett dolgozott az irodai csapat, a megbeszéléseket akkorra tervezték, amikor mindenki az irodában volt.
Valljuk be: ez nem home office program volt, közel sem rugalmas vállalati kultúra.
A COVID beköszöntével gyorstalpalón kiokosodtak vezetők és dolgozók az online kommunikációból (az e-mailek számának megháromszorozódása, a folyamatosan csöngő telefonok megérnek majd egy külön posztot). De mindenki az online térben működött, közös volt az élmény, közösek a problémák.
A nagy csoda viszont most történik: amikor a kollégák egy része az irodából, mások otthonról fognak dolgozni. Mert el kell végezni azt a munkát, amit a home office eredeti bevezetésekor megspóroltunk. Bizony, együtt kell haladni, együtt kell működni a teljes csapatnak munkavégzési helytől függetlenül. Ehhez pedig kommunikációval az online térben kell maradni, kollaborációs szoftvereket kell bevezetni és használni, digitalizálni kell az analóg folyamatokat, automatikussá az információmegosztást, kapacitálni a papírmentességet.
Nem új helyzet van tehát, hanem a home office programokat végre hatékonyan kell működtetni - az a cég, aki ezt korábban megtette, nem is érti, mi ez a hibrid-sztori. Ha az otthoni munkavégzés korábban nem változtatott a vállalati kultúrán, akkor ennek most van itt az ideje.
A hibrid működés tehát nem más, mint egy valóban jól működő home office program.
Élvezzük a lehetőséget, viseljük a felelősséget
Nem az a kérdés tehát, hogy heti egy vagy négy nap home office engedélyezett-e a dolgozóknak. Sokkal inkább az, hogy milyen kritériumok mentén vehet valaki részt a home office programban, és milyen irányelvek alapján határozzuk meg az otthoni, illetve az irodai munkavégzés lehetőségét. Hatékony gyakorlati eszközökkel kell felvérteznünk a vezetőket, hogy biztos kézzel koordinálják a közös munkát.
Szervezeti szinten új kommunikációs protokoll kialakítására van szükség, munkavállalóként pedig garantálnunk kell az otthoni munkanapon a teljesítményt. Vezetőként tudatosítani kell, hogy hogyan és mire használjuk az irodát, mikor van értelme a személyes találkozónak, hogyan biztosítjuk, hogy az otthonról dolgozókhoz is minden információ elér, amihez az irodai csapat első kézből hozzájut.
Mint minden kultúraváltás, ez sem történik magától, vezetők és dolgozók közös munkája nyomán számíthatunk változásra - és ez most nagy vízválasztó lesz a valódi, zsigeri rugalmas működés, és a kamu-rugalmasság között.
Ha nem jól működik a home office program - vagy ahogy most szeretjük hívni, „hibrid”- , akkor legkésőbb két év múlva ilyenkor a rugalmas vállalati kultúra egy újabb lózung lesz.
A teljes írás a HR Blogon itt érhető el.
Az új koronavírus előtt a home office intézményét a legtöbb cég elsősorban azért vezette be, hogy munkaerőpiaci előnyhöz jusson: azért az már pár éve látszott, hogy munkavállalói oldalon a rugalmasság egyre fontosabb elvárás. Azzal azonban már kevesebben foglalkoztak, hogy a rugalmasság működtetése nem egy egyoldalas szabályzaton múlik, hanem azon, hogy valóban változik-e a vállalati kultúra, és hogy a folyamatok, a teljesítmény megítélése, a kommunikációs gyakorlat követi-e ezt a változást.
Az itthoni példák a legtöbb esetben azt mutatták, hogy bár bevezettek valamiféle otthoni munkavégzést, és gyorsan bele is került az álláshirdetésekbe, hogy „home office lehetőség”-et biztosít a cég, az otthoni munkát egyáltalán nem integrálták a vállalati működésbe.
Akkor ment valaki home office-ba, ha jött a gázszerelő, vagy ha olyan feladatai voltak, amik elmélyülést igényeltek, és minimális szükség volt interakcióra a kollégákkal, ügyfelekkel. Az otthonról dolgozókkal nem együtt, hanem párhuzamosan egymás mellett dolgozott az irodai csapat, a megbeszéléseket akkorra tervezték, amikor mindenki az irodában volt.
Valljuk be: ez nem home office program volt, közel sem rugalmas vállalati kultúra.
A COVID beköszöntével gyorstalpalón kiokosodtak vezetők és dolgozók az online kommunikációból (az e-mailek számának megháromszorozódása, a folyamatosan csöngő telefonok megérnek majd egy külön posztot). De mindenki az online térben működött, közös volt az élmény, közösek a problémák.
A nagy csoda viszont most történik: amikor a kollégák egy része az irodából, mások otthonról fognak dolgozni. Mert el kell végezni azt a munkát, amit a home office eredeti bevezetésekor megspóroltunk. Bizony, együtt kell haladni, együtt kell működni a teljes csapatnak munkavégzési helytől függetlenül. Ehhez pedig kommunikációval az online térben kell maradni, kollaborációs szoftvereket kell bevezetni és használni, digitalizálni kell az analóg folyamatokat, automatikussá az információmegosztást, kapacitálni a papírmentességet.
Nincs itt semmi látnivaló
Nem új helyzet van tehát, hanem a home office programokat végre hatékonyan kell működtetni - az a cég, aki ezt korábban megtette, nem is érti, mi ez a hibrid-sztori. Ha az otthoni munkavégzés korábban nem változtatott a vállalati kultúrán, akkor ennek most van itt az ideje.
A hibrid működés tehát nem más, mint egy valóban jól működő home office program.
Élvezzük a lehetőséget, viseljük a felelősséget
Nem az a kérdés tehát, hogy heti egy vagy négy nap home office engedélyezett-e a dolgozóknak. Sokkal inkább az, hogy milyen kritériumok mentén vehet valaki részt a home office programban, és milyen irányelvek alapján határozzuk meg az otthoni, illetve az irodai munkavégzés lehetőségét. Hatékony gyakorlati eszközökkel kell felvérteznünk a vezetőket, hogy biztos kézzel koordinálják a közös munkát.
Szervezeti szinten új kommunikációs protokoll kialakítására van szükség, munkavállalóként pedig garantálnunk kell az otthoni munkanapon a teljesítményt. Vezetőként tudatosítani kell, hogy hogyan és mire használjuk az irodát, mikor van értelme a személyes találkozónak, hogyan biztosítjuk, hogy az otthonról dolgozókhoz is minden információ elér, amihez az irodai csapat első kézből hozzájut.
Mint minden kultúraváltás, ez sem történik magától, vezetők és dolgozók közös munkája nyomán számíthatunk változásra - és ez most nagy vízválasztó lesz a valódi, zsigeri rugalmas működés, és a kamu-rugalmasság között.
Ha nem jól működik a home office program - vagy ahogy most szeretjük hívni, „hibrid”- , akkor legkésőbb két év múlva ilyenkor a rugalmas vállalati kultúra egy újabb lózung lesz.
A teljes írás a HR Blogon itt érhető el.
Hatodik kiadásához érkezett az Emberi erőforrás menedzsment kézikönyv.
Aki válaszol: Sipőcz Iván
Így dolgozunk - ezeket a dokumentumfilmeket nézd meg a munka világáról