Miért menjünk vissza az irodába?

“Egyre jobban érzik magukat a kollégák a home office-ban” - summázott az ingatlan.com és a HR Fest konferenciáján Hinterstein Anikó a Magyar Telekom képviseletében utalva legutóbbi belső felmérésükre. A Telekomnál jelenleg a vállalat nagyjából 80 százaléka dolgozik ebben a formában március 16-a óta, és a munkatársak nagy része berendezkedett erre a munkaformára. Ő maga már vegyes érzelmekkel gondol a több mint két hónapja tartó otthonról dolgozásra. Részint beállt számára a napirend a gyerekek otthoni tanulásával, az online meetingekkel, másrészt hiányzik a kollégák közelsége, a személyes beszélgetések.

Hasonló tapasztalatokról számolt be Seres Nikolett, a Telenor Magyarországtól. Aki visszamenne, neki elsősorban a munkatársak közelsége hiányzik. Mindkét cégnél készülnek a forgatókönyvek az újranyitásra. “Fokozatosnak és ütemesnek kell lennie a visszatérésnek” - mondja az alapelvekről Seres Nikolett. A munkaadóknak nem szabad egymás időzítését figyelniük, minden szervezet a saját igényei és üteme szerint haladjon.

Milyen kihívások jelentkeznek? Egyrészt a cégeknek gondoskodniuk kell arról, hogy a munkavállalók ne legyenek kitéve a koronavírus-veszélynek, másrészt választ kell adniuk az összes dolgozói félelemre, harmadrészt el kell magyarázniuk, miért szükséges a visszatérés. Nagy hiba lenne a munkaadótól, ha érzéketlen lenne a fertőzéstől tartó és nehezebben meggyőzhető csoportokra. A dolgozók nagy részében ugyanis keveredik a megkönnyebbülés, az öröm, a félelem és a bizalmatlanság érzése.

Első lépésben a dolgozó dönt

Éppen ezért a legtöbb vállalatnál a kulcsszó most az önkéntesség. A biztonságos munkafeltételek megléte esetén is csak azokat várják vissza, akik szabad akaratukból jönnének. Vaszary Ádám, a Positive Adamsky ügyvezetője elmondta, ők két lépcsőben veszik fel az irodai munkát. Egy hónapig önkéntes a bejárás, június 15-től kötelező. Egy tartós hatása azonban náluk is érzékelhető a járványidőszaknak: havonta egy hét home office-t mindenki választhat.

A Cushman & Wakefield ingatlanmenedzsment cégnél a munkavállalók 25 százaléka jár be dolgozni, de már tervezik az 50 százalékos személyes jelenléttel működést is. Szekér Attila elmondta, több intézkedést is bevezettek: az irodán belül egyirányú közlekedést terveztek meg, ami csökkenti a találkozásokat. Kitáblázták, hogyan használják a lifteket, a közösségi tereket. A munkaállomásoknál a share deskinget vezették be az “egy nap - egy asztal - egy ember” elvvel kombinálva. Azaz nincs állandó munkaállomása senkinek, a munkanapon viszont a munkavállaló csak egy asztalhoz ülhet le, amit aztán este fertőtlenítenek.

Ami home office-ban nem elérhető

Felvetődik a kérdés: ha kialakult home office-ban az üzletmenet, minek kell ennek véget vetni? Ha nem dolgoztak volna a kollégák, valószínűleg nem működött volna a cég. Kutatások szerint ha a munkaidő 20 százalékánál több a távmunka, akkor ez csökkenti a céghez való kötődést. Emellett a személyes jelenléten alapuló együttműködés az innováció motorja és eddig rejtve maradt energiákat, tudást szabadít fel.

Az irodákra tehát a jövőben is szükség lesz, kérdés, mennyiben változnak. A szakértők szerint az iroda fő funkciója nem az egyéni munka támogatása, hanem a közösségépítés lesz és az, hogy odavonzza a munkavállalókat. Nagyobb szerepet kapnak a közösségi terek és a különböző munkaformák lehetővé tevő megoldások (egyéni munka, kiscsoportos megbeszélések, meetingek). Az ország legnagyobb irodáját, a Magyar Telekom székházát már úgy alakították ki, hogy minden egy helyben legyen ebédlővel, kávézóval, gyerekkuckóval, fitneszteremmel. Az irodai térben a vezetők is a munkavállalók között ülnek, csak bizonyos menedzsment szint felett jár külön szoba.

Több közösségi teret, használjátok a kertet is!

Mit kezdjenek a vállalatok a felszabaduló irodai terekkel? Az ugyanis valószínű, hogy teljesen nem tér vissza a koronavírus előtti világ, valamennyi távmunka a cégek zöménél meg fog maradni. A munkavállalók ráéreztek a home office ízére, a munkaadók látják, mennyire működik ez és mennyivel csökkenthetőek a költségek. Heti 1 home office nap esetén pedig 20 százalékkal kevesebb munkaállomásra és ezzel egyéni térre lesz szükség. Az a cég, mely nem tud vagy nem akar kisebb irodába költözni, neki jó hasznos lehet az együttműködést serkentő terek kialakítása akár szabadtéren, akár beltéren. A koronavírusválság rugalmasságra nevelt, és erről szólhatnak a következő hónapok irodai fejlesztései.

Nyitókép: Austin Distel on Unsplash